基于文献计量的档案数字化管理研究

田羿鹏

(潍坊市人民医院，山东 潍坊 261041)

0 引言

档案管理是规范档案收集整理、有效保护和利用档案的重要途径，加强档案管理工作是推进我国国家治理体系和治理能力现代化的重要保障。随着数字技术的快速发展，其在档案管理中的应用也日益增多，档案及其管理、利用等诸多环节也都受到数字技术的影响，这给传统档案管理的转型发展提供了重要的路径选择。

学者们从不同维度视角研究了档案的数字化管理。舒爱娟[1]认为档案的数字化管理与利用都是基于互联网和专用网以及局域网环境来进行的，并提出进行高效会计档案的数字化管理要关注安全问题。王翠红[2]认为档案数字化管理具有占用空间小、储藏信息量大，实现了管理模式自动化，查询资料更加快捷，实现了信息资源共享等特点。林琼[3]研究提出了国土档案数字化建设应注意的问题，并从工作效率、过程管理、档案信息安全等方面提出了国土档案数字化建设的建议。陈正萍[4]提出了数字化档案馆的建设思路：一是从自身建设出发，要做到转变管理思想，创新工作手段，搭建多样化服务平台，培养高素质档案管理人才；二是从确保数字化档案信息安全出发，要做到建立健全档案监管体系、安全体系、共享体系。康昆展[5]认为随着技术的发展，过去落后的档案管理模式与时代发展不再相符，并提出疾控中心应当大力发展档案数字化，建设智能档案室。赵艳阳[6]探讨了信息开放制度下的档案数字化管理，提出了在节点留存、集成整合和可持续发展等方面存在的问题。雷水旺等[7]阐述了高校图书档案数字化资源融合服务的内涵及研究的重要性。彭瑜琳[8]提出了大数据视域下人事档案管理模式创新的实现路径，包括建设数字化人事档案馆、植入绩效智能动态预测单元等。张丹青[9]探讨了新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策。虽然关于档案数字化管理的研究成果逐渐丰富，但仍缺乏对档案数字化管理领域内研究成果的系统梳理与综述。基于此，本文利用文献计量方法和相关软件，从多个维度呈现领域内的研究进展，为学术界开展档案数字化管理的相关研究提供参考。

1 研究设计

文献计量分析方法是以统计学原理为基础，通过数据客观描述文献的数量特征和变化规律，进而研究某特定领域的一种方法[10]。本文利用文献计量分析方法和CiteSpace(可视化分析工具)来分析档案数字化管理领域的研究文献，以知识图谱的形式呈现档案数字化管理领域的文献分布、作者机构分布和研究主题等，掌握该领域的研究现状和演变规律。本文的样本文献均来自中国知网，为了确保检索的准确性，在正式检索前进行了预检索，找出高被引文献，并进行追踪，确定了精确的检索主题词或关键词。本文的样本文献检索方式如表1所示，为了进一步精炼与本文研究相关的样本文献，进行了相关处理：一是对科技成果、报刊集萃、各地传真、新闻动态类、信息快递类、讲话等非学术论文进行清洗；二是经过仔细阅读文献的标题、关键词和摘要，剔除与本文研究主题相关度不高的文献，最终确定了3 886篇样本文献作为本文的样本数据。

表1 样本文献的数据获取

2 研究现状分析

2.1 文献发表的总体趋势

文献发表数量可以衡量某个领域科学知识量的变化情况，也能反映出一定的社会关注度[11]。从图1可以看出，2000—2022年，档案数字化管理领域的文献发表数量整体呈现增长态势。2000—2004年期间，文献的发表数量整体处于一个较低水平，每年的文献发表数量不超过50篇，说明该5年期间，档案数字化管理的研究处于一个初始萌芽状态，学者们开始探索档案数字化的相关概念。从2005年开始文献数量出现增长态势，到2011年文献数量基本处于一个稳定水平，每年发表文献数量不少于50篇，但不到150篇，这说明该7年期间，档案数字化的研究处于一个稳步发展阶段，学者们对档案数字化管理的研究进入了更加深入的研究阶段。从2012年开始，文献数量出现了一个快速增长的态势，2012年已经到了200篇，2019年发表数量达到最多的410篇。2012—2021年，年平均发表文献数量超过305篇，这说明该10年期间，档案数字化管理的研究进入了一个快速发展阶段，学者们对档案数字化管理的研究更加投入，文献数量更加丰富，研究热度持续增加。因此，从时间维度来看，本文将档案数字化管理的研究划分为3个阶段：第1阶段为2000—2004年，属于起步探索阶段；第2阶段为2005—2011年，属于稳步发展阶段；第3阶段为2012—2021年，属于快速发展阶段。

2.2 机构分布

利用CiteSpace软件对文献的机构分布进行了可视化分析，发表文献数量排名前10位的机构如表2所示。发表文献数量最多的有3家机构，分别是中国人民大学信息资源管理学院、延安职业技术学院和海口经济学院，这3家机构的文献发表数量均为6篇，发表最多的年份分别是2009年、2012年和2017年；其次，是中国第一历史档案馆、南阳医学高等专科学校和武汉科学大学城市学院，这3家机构的文献发表数量均为5篇，发表最多的年份分别是2013年、2015年和2018年；再次，是中央戏剧学院、云南大学公共管理学院和甘肃省科学技术情报研究所，这3家机构的文献发表数量均为4篇，发表最多的年份分别是2017年、2008年和2011年；排名第10位的是东北大学，文献发表数量为3篇，主要年份是2003年。综上来看，中国的机构发表文献数量最多的为6篇，研究强度和热度投入还不够。

2.3 核心作者分析

利用CiteSpace软件，将节点类型设置为“Author”，其他参数默认设置，对核心作者分布进行了可视化分析。在生成的档案数字化管理领域的核心作者知识图谱中，核心作者节点数量为133个，形成了14条作者连线，核心作者前10位排名，如表3所示。

表2 主要机构文献发表情况(TOP10)

表3 核心作者情况(TOP10)

从核心作者的知识图谱可知，山东理工大学的张静老师是中国档案数字化管理领域的首位核心作者，张静老师较早提出要推进人力资源档案的数字化建设；其次是西华师范大学的陈媛华老师，重点介绍了高校人事档案管理数字化建设的机制、策略与路径等；谢方、娄翠英等核心作者主要从数字音像档案、数字化背景下高职院校档案管理模式、高校档案数字化管理、档案数字化建设实践与发展策略、地质档案管理、农业科研档案数字化管理等方面开展了探索性研究(见图2)。

3 知识演进分析

3.1 研究热点分析

研究领域的知识演进过程可以通过关键词共现时区图来呈现，档案数字化管理领域内的关键词共现时区图如图3所示，高频关键词如表4所示。从图3可以看出，从2000年开始，“档案管理”就成为领域内的研究热点，出现的频次达到1 091次，成为领域内研究关键词热度首位；“数字化”也在同一年成为领域的研究关注点，出现的频次也达到了972次，位居领域内研究关键词热度的第2位。因此，可以看出，21世纪初，档案管理和数字化逐渐开始成为领域内的研究热点，从知识演进的过程来看，这一时期，学者们开始探索档案管理与数字化的结合，并初步提出了一些理论与方法。随着时间的推移，从2002年开始到2010年期间，“城建档案”“高校档案”“医院档案”“事业单位”“企业档案”“房产档案”“人事档案”等关键词成为研究热点；从知识演进的过程来看，该时期内，学者们在前期建立的理论方法基础上，开始逐渐将档案管理的数字化普及应用到各领域，各行业也开始重视单位内部数字化档案的建设与管理，如图3所示。从图3可以看出，“新时期”出现在2014年，“大数据”出现在2015年；从知识演进的过程来看，2014年之后，档案数字化管理的研究进入了“新时期”的大背景，并开始探索运用更加成熟的大数据技术。

表4 高频关键词(TOP10)

综上所述，本文将档案数字化管理的知识演进分为3个阶段：第1阶段(2000—2002年)为理论探索阶段，探索档案数字化管理的理论与方法；第2阶段(2003—2013年)为应用探索阶段，各行业开始了档案管理的数字化应用建设与管理；第3阶段(2014年至今)为应用拓展阶段，进入新时期，档案数字化管理也在大数据、云计算、物联网等技术发展的背景下，进一步深化拓展数字化在档案管理中的应用。

3.2 研究前沿特征分析

本文利用CiteSpace的关键词突变功能来呈现档案数字化管理的研究前沿，主要关注了2000—2022年期间开始出现的突现词，通过生成档案数字化管理突发性关键词序列知识图谱，选取了排名前20领域内的部分突现关键词进行研究前沿分析，如图4所示。

从图4可以看出，“大数据”的强度最高，达到了11.71，突现开始时间为2018年，结束时间为2022年，即从2018年开始“大数据”成为档案数字化管理领域的研究前沿，持续了4年的时间，且在今后一段时间内也一直是领域内的研究前沿；“电子文件”的强度次之，从2002年开始突现一直到2013年结束，持续时间达到11年，说明档案管理的电子化在较长的一段时间内是学者们研究的前沿领域。突现强度排名第3的是“事业单位”，从2016年开始一直突现到现在，说明近年来事业单位的档案管理逐渐进入数字化时代，档案管理的数字化转型势在必行。排名紧随其后的是“网络化”“应用”“数据库”等关键词，说明应用网络化、数字化的手段来构建档案数据库，并进行广泛应用在一段时期内也是学者们关注的研究前沿。

综合来看，从图4可以看出，近5年来开始突现且一直持续到2022年的关键词包括：“事业单位”“大数据”“人事档案”“管理策略”“企业”“医院档案”，这说明近年来随着数字技术的快速发展，推动了大数据的广泛应用，档案数字化管理领域的研究前沿重点聚焦对象是企事业单位，尤其是高校和医院，重点研究人事档案、病历档案等方面的数字化转型以及企事业单位开展档案数字化管理的策略建议。

4 结论

本文以中国知网作为检索来源，选取3 886篇关于档案数字化管理的文献为样本数据，利用文献计量分析方法和CiteSpace软件，揭示了档案数字化管理领域的研究现状、研究热点、演进规律和研究前沿。主要研究结论如下。

(1)自2000年以来，档案数字化管理领域发表的文献呈现出逐年递增的趋势，尤其从2012年开始，文献数量出现了一个快速增长的态势。因此，本文从时间维度将档案数字化管理的研究划分为起步探索阶段(2000—2004年)、稳步发展阶段(2005—2011年)和快速发展阶段(2012—2021年)。

(2)本文将档案数字化管理的知识演进划分为：理论探索阶段(2000—2002年)，主要探索档案数字化管理的理论与方法；应用探索阶段(2003—2013年)，各行业开始了档案管理数字化应用的建设与管理；应用拓展阶段(2014年至今)，在大数据、云计算、物联网等技术推动下，数字化在档案管理的应用得到深化。

(3)近年来数字技术的快速发展推动了大数据的广泛应用，档案数字化管理领域的研究前沿重点聚焦对象是企事业单位，尤其是高校和医院，重点研究人事档案、病历档案等方面的数字化转型以及企事业单位开展档案数字化管理的策略建议。