ERP环境下全面预算管理改进思考

文/陈淡云（深圳市蓝盾防水工程有限公司）

随着信息技术的高速发展，基于ERP的信息技术得到高速发展，越来越多企业通过ERP实现对全面预算管理的优化。预算管理体系作为帮助企业实现促进资源优化配置的有效方式，基于ERP的预算管理体系能够有效提高企业的预算管理水平，但是当前真正实现ERP与预算管理融合的企业还不多，因此有必要针对相关工作进行研究，并推动企业的预算管理水平提高。

一、相关概念

全面预算管理是企业对经营管理和财务活动进行合理预测的机制，并通过一系列的控制措施与管理机制，实现企业价值最大化的目标。ERP作为软件应用，当前已成了企业重要的管理工具，通过ERP能够加强企业的人力、物力、财力等各方面的资源配置效果，并实现对供产销各环节数据的统一管控，是对企业内部资源进行有效计划与控制的信息化系统。

二、ERP环境下全面预算管理的问题与成因

（一）ERP环境下全面预算管理的问题

第一，企业的经营管理活动和预算管理相脱节。很多企业在预算管理的活动中，预算仅能实现事后管控，无法结合各项业务活动开展自动化分析。虽然部分企业建立了ERP系统，但是ERP系统的数据还需要通过手动方式导入系统中，导致信息的分析具有严重滞后性，不利于实现对预算数据的动态管控。

第二，预算管理的效率较低。当前还有很多企业通过电子表格的方式编制预算，在预算执行过程中，企业通过电子表格的方式查询相关额度，还没有通过信息系统实现对预算的在线编制以及自动化控制，导致预算管理的效率较低、控制力不足。

（二）ERP环境下全面预算管理问题的成因

第一，预算系统和ERP系统融合度较低。虽然很多企业认识到了基于ERP系统开展预算的重要性，但是很多企业在内部ERP系统和其他系统之间的兼容性不足，ERP系统没有全面覆盖企业内部的人力资源系统、税控系统、OA系统等方面，无法实现对企业内部各项数据的集成，不利于为预算管理工作的开展提供保障。

第二，缺乏专业性的综合人才。基于ERP的全面预算管理工作要求财务人员不仅具有基本的核算知识，还需要具有计算机操作知识，并且各岗位也需要了解计算机操作方法。但是很多企业内部的人员在工作过程中对计算机系统的了解不足，企业缺乏复合型的综合人才，内部的员工专业素养不足。同时，当前大部分企业注重采购、生产、销售等环节工作，忽略了综合性人才的培养，针对ERP的预算管理体系中的各项管理环节要求没有开展培训。

三、ERP环境下全面预算管理的改进

（一）ERP系统与预算管理系统的融合

企业通过应用ERP系统，将ERP融入预算管理体系中，实现预算管理的信息化管控，能够优化企业的各项管理流程，使预算管理工作更加高效、快捷，能够通过预算实现对企业各项工作的全面管控。

第一，财务人员的思想要由重视短期经济效益转向重视战略。企业内部的全体成员需要适应ERP环境下的预算思维，在管理理念方面需要实现转变，全面了解ERP系统工作的优势，熟悉ERP系统的模块，掌握ERP系统的流程，转变传统的管理思路，应用信息技术与财务管理思维提高自身的综合能力与专业素养，帮助企业达成总体的战略目标，并根据企业的经营决策方向与战略导向，不断优化预算流程[1]。在预算开始之前，需要将各类数据通过ERP系统导入，通过ERP系统的数据集成与接口优化，让财务人员的思维方式有所转变，了解信息系统的要求，并将ERP系统的数据与企业经营管理数据相融合，形成整合的管理机制。在ERP系统的环境下，企业将分散的信息系统实现有效整合，财务人员能够通过信息系统将各模块的信息及时获取，实现对财务管理动态的控制，确保数据具有合理性、准确性。其次，在ERP系统的财务模块下，以数据为中心实现对各类数据的自动化汇总与分类，并且制定符合企业实际的管理系统，实现多维度的数据分析，通过可视化报表获取各项工作的情况，并将工作的重点转向为管理层的经营决策提供依据，实现核算会计向管理会计的转型，为企业价值增值的目标提供帮助。财务人员还需要提高自身的管理意识，发挥导向性作用，在企业内部向全体员工宣传预算管理工作的重要性，全体员工也需要配合预算管理工作。企业内部的人员需要共同努力，形成爱岗敬业的精神，切实改进预算管理的有效性。最后，财务工作是专业性要求较高的工作，财务人员在开展ERP的管理机制下，通过ERP系统能够实现对各项数据的有机整合，因此财务部门需要加强与其他部门的沟通。例如在企业内部，新入职员工培训时，由财务部门的人员宣传ERP下预算管理工作要求，从而形成全体员工共同参与预算的管理机制。

第二，优化预算分析系统。企业要通过ERP系统实现对预算的控制与分析。首先，优化分析机制。企业需要定期检查预算分析的公式和取值规则是否符合企业实际，并在ERP下开展预算分析模块中，对关键指标进行动态管理，持续优化关键指标数据，通过信息系统能够自动出具分析报表，节约了人工分析时间，并且能够确保预算分析工作更具有及时性，通过分析报告提出预算工作改进方案，制定预算管理优化措施，并针对预算建立跟踪机制，通过ERP系统自动实现跟踪，实现对预算工作重大差错的动态纠偏，并帮助各部门分析预算是否执行到位，判断预算的各类要求是否完成[2]。其次，实现对预算数据的全面预测，分析各类数据对企业整体目标的影响，帮助企业实现未雨绸缪，通过ERP系统帮助企业把握市场发展中的机遇，并针对预算系统建立审批机制，定期分析预算系统数据的合理性，通过自动化分析为企业经营决策提供有效依据。再次，搭建预算模型，关注预算计划，形成科学的预算模板，动态监控企业的各项支出。通过系统分析各类影响因素，对预算进行全面管控。在编制收入、利润的预算时，需要结合各类影响预算的因素分析预算编制方法的合理性，并通过财务数据自动实现对预算的预测，通过预算的立项、申请、审批等各环节的全面优化，从预算系统自动调取各项目的信息，并通过ERP系统将预算情况自动上传到企业预算系统中，使预算管理更加具有高效性。在ERP系统中通过系统自动对比月度、年度数据的完成情况，分析企业预算执行的进度，并分析营运能力指标、盈利能力指标等指标的情况，从而帮助企业优化自身的决策。

第三，建立预算考核与人力资源系统相结合的管理机制。企业需要加强预算管理系统和ERP系统的融合，在此基础上需要通过ERP系统接口实现各部门信息的融合，以适应信息技术发展的需求。首先，企业需要优化预算的考评机制，在ERP系统的基础上实现对各类数据的共享，在此基础上健全考评体系。在系统的模块中，通过对ERP调整、控制、反馈等各环节的全面衔接，使各部门、各岗位能够根据自身的权限优化预算活动，并根据信息系统实现对预算的考核，对于预算管理工作中执行效果较好的人员予以奖励，对违反操作规则的人员予以处罚，以保障企业的预算管理系统实现健康发展。企业需要通过ERP系统和其他办公系统的集成，实现预算数据的动态生成，能够简化考核过程中取数的问题，使绩效考评工作更加准确、高效。其次，实现预算考核系统与人力资源系统的结合。企业需要在ERP系统与人力资源系统中建立接口，帮助企业的人力资源部门及时了解预算指标完成情况，并根据预算动态分析考核情况，帮助企业查询预算中关键指标的达成情况，并以考核的结果作为员工调薪、晋升、发放奖金等方面的依据，使考核指标和员工绩效更加匹配，使考核更具有可操作性，从而动态完善企业的全面预算管理机制[3]。

（二）优化人力资源体系

预算管理的有效性受到各部门员工的影响，全体员工都需要配合预算管理，人力资源体系的建设也是ERP体系下预算管理工作能够有效执行的关键。

第一，提高ERP的信息化水平。企业在建立ERP系统下优化预算管理体系，要针对预算编制、执行、分析、考评等各环节实现自动化管控，要求预算项目数据流转要通过ERP系统，再经过授权审批之后方可执行预算工作。例如，预算的调整需要经过ERP系统的流转，经过相关人员的审批后方可调整，对于未经过系统中人员审批的不允许调整。通过ERP系统涵盖企业的各项管理环节与管理模块，优化企业的预算管理各模板，明确各岗位在预算系统中的管理权限。企业需要对预算管理机制进行优化，通过系统设置各岗位在预算工作中的职能。在ERP管理体系下，企业需要实现对企业税控系统、人力资源系统、预算管理系统等各系统的全面衔接，促使企业的各类数据在企业内部得到高效流转，从而体现信息化控制优势。

第二，加强对人员的培养。企业只有确保人才满足企业的需求，才能切实发挥预算管理机制应有的作用，因此人力资源管理也是基于ERP开展预算工作的重要环节，企业需要加强对专业人才的培养，提高企业人才的专业素养与管理水平，通过合理设置企业内部各层级人员的权限，确保企业内部的所有人员能够按照工作要求开展工作，并结合企业的发展优化人力资源管理体系，从而帮助企业实现可持续发展的目标[4]。首先，预算管理强调全员参与，因此各岗位都需要全面参与到预算管理中，企业需要明确各岗位在预算工作中的要求，建立激励约束机制，结合各岗位的工作特点开展奖惩。其次，加强对ERP下预算管理要求的培训力度。基于ERP的预算管理要求企业全体人员了解管理要求，企业应该针对预算管理的相关人员开展定期培训，要求相关人员了解预算管理工作的知识与自身的职责，以更好地参与到预算管理工作中，并促使ERP系统和预算管理系统衔接。再次，建立合理的奖惩机制。企业需要针对各人员在预算管理中发挥的作用开展考评，并针对员工的考评落实奖惩机制，提高员工工作积极性，促使各层级人员主动按照预算管理工作要求开展自身的工作。最后，企业在奖惩中要注重短期激励与长期激励的要点，短期激励是以短期内的绩效工资、奖金为基础，实现对各类工作的有效奖惩，并将预算管理的责任主体和预算工作效果衔接。长期激励是通过股权激励、期权激励等方面的方式激励优秀人才。例如企业通过对企业内部的优秀人员及管理层发放一定的限制性股票，实现员工利益与企业利益的捆绑。

（三）优化预算指标体系

企业设置预算的指标体系，需要结合企业的生产经营各环节特点进行全面设置。

第一，设置基于平衡计分卡的指标体系。企业在基于ERP角度设置预算指标时，指标要对战略的达成具有促进性作用。首先，企业可以通过平衡计分卡的方式，从财务、客户、内部流程、学习与成长角度设置相应的指标，并从ERP系统中直接获取各类指标。例如客户类指标包括市场份额、客户满意度等；学习与成长指标包括员工培训时长、员工专业职称等。通过这一方式，能够避免过于注重财务指标而忽视非财务指标的问题。其次，需要在ERP系统下设置细化的指标，结合各类指标对企业的影响，在ERP系统中设置相应权重，结合企业战略目标分析企业管理达成情况，通过各项指标全面考评并予以奖惩，实现对员工的有效激励。

第二，通过数据集成调取关键指标。随着信息技术的高速发展，预算管理体系的重要性也在凸显，企业需要通过构建专业的数据集成平台，避免数据之间孤立的问题，实现对数据追踪分析与实时传递，帮助企业实现预算工作的顺利开展。首先，企业要优化系统集成机制，企业基于ERP的管理系统需要与其他系统之间建立接口，通过建立数据接口实现数据的交互与实时传递，提高管理流程效率，并且通过数据系统的优化，实现对各模块的全面整合。其次，对预算的结果进行动态分析。通过预算系统，能够自动调取各类信息，并自动生成分析趋势图，第一时间将分析报告发送给使用者，实现对预算数据的高效集成与管控，提高数据的准确性[5]。

（四）完善预算管理制度

基于ERP的预算管理体系，需要通过完善管理制度，以制度约束企业的各项管理机制，为预算工作的开展保驾护航。

第一，健全预算管理制度。企业需要通过预算管理制度，明确企业内部各层级人员管理职责，落实各岗位的工作要求，并对各岗位的工作进行全面分析，提高预算管理工作的合理性，确保对预算管理各环节的全面监督，并通过预算对各方面信息进行全面沟通，通过优化预算编制、执行、控制等各流程，在预算编制时，由各部门根据自身实际情况完成预算编制初稿，并在制度中明确预算编制的说明以及取数规则。企业需要结合信息系统的要求，明确预算执行过程中各项控制节点的审批人员，通过明确审批责任与审批要求，确保预算管理更加科学。在预算分析时，需要结合分析的要求，通过专项分析与日常分析开展预算执行的分析。日常分析指的是在日常工作中，对预算管理各环节进行分析。专项分析是对严重违背预算工作的项目进行分析，通过二者的结合能够帮助企业发现预算管理过程中的问题。在预算考核时，需要严格按照考评制度的要求，从系统中取数，并明确各项指标的权重，实现动态的管理。

第二，完善内部控制制度。基于ERP的预算要求企业通过内部控制制度，实现对各项管理环节的有效控制，通过内部控制制度规范各岗位的管理职责与管理权限，使企业内部各岗位成员的工作紧密结合，帮助企业了解预算工作中存在的问题，并提高自身的竞争力，规范各项管理机制。企业的内部控制制度要贯穿于企业经营管理环节的各流程，通过明确管理制度的规范，形成刚性约束要求，并通过各项制度的全面完善，提高预算管理制度的合理性与时效性，实现对各类数据的全面、动态分析，确保基于ERP的预算管理系统更加高效，避免存在违规的问题。

四、结语

随着信息技术的高速发展，ERP在企业的应用中不断优化，越来越多的企业通过ERP开展全面预算管理，实现了全面预算管理工作的信息化管控，并实现对企业各环节的有效管控。本文基于ERP环境下的全面预算管理进行分析，探讨了ERP环境下全面预算管理的改进机制，认为企业在未来发展过程中，需要基于ERP开展预算管理体系的优化，对ERP环境下的预算各环节进行全面思考，并制定一套科学的改进机制。企业在未来发展中，除了本文所探讨的理论之外，还需要结合自身实际进一步优化全面预算管理体系，帮助企业实现健康发展的目标。