从琅琊榜论信息资源归档统计

◇川北医学院图书馆 夏 虹 游强华

以图书馆信息咨询部信息归档为切入点，对传统归档与现代归档进行揭示与感知，阐述收集和保存信息资源的数字化产出并纳入馆藏的重要性，提出运用魔方网表存储、处理、统计和分析信息咨询部产生的大量资源信息，形成结构化信息档案和非结构化信息档案的档案信息存储模式，并从中挖掘出档案资源日益增长的价值，以积极促进图书馆档案资源建设与学校的科研数据信息、教学资源信息整合。

琅琊榜电视剧热播，木制大型情报存储机关、梁国六皇子、太子、信鸽、数据、情报、采集、归档、分析、评估等关键术语咋这么眼熟呢，不就是古代的信息数据归档嘛，正因为有了这些海纳百川的数据信息，现代人称之为大数据，梅长苏才能运筹帷幄决胜千里。反观现在，时代的发展，信息呈兆级增长，不是琅琊榜简单的天下高手排名、富豪排名、公子排名、美女排名，但其信息归档的原理是互通的，其本质和核心功能并没有改变。

1 传统归档和现代归档的揭示与感知

长期以来，图书馆的书刊借阅、采访分编、馆藏量及馆藏布局等是整个图书馆界的重心工作，图书馆的档案建设工作一直处于边缘化，传统归档受传统管理思维和管理技术的限制，常规按《规则》整理纸质文件，程序是按年度分类，以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒，同一事由形成的文件按时间或重要程度排列在一起，客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程[1]，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏科学性和规范性，给查找利用带来困难，信息的爆炸式增长与传统的存储模式矛盾渐渐显现出来，传统归档由于技术水平和保管手段有所限制，对于信息的保存和管理能力明显不足。

随着时代的发展，图书馆的技术环境发生了深刻变化，信息咨询部涌现了很多数字化的信息资源，旧的的归档模式、归档理念、管理体制已经不适合现实需要，信息归档模式从传统模式向现代模式转变，计算机知识管理与知识服务代替了手工管理与手工服务。与传统纸质资源归档相比，信息资源电子归档计划更为复杂、科学和全面，对文件的处置更为宏观和批量化[2]，可操作性更高，采用现代信息化的归档管理手段，不仅解决了传统归档的杂乱无序，还增加了统计分析、提取、挖掘信息资源的便利性及信息资源的长期可保存性。

2 信息咨询部信息归档的意义和方法

复旦大学计算机研究所所长提出信息数据知识将成为个人信息知识结构中的必备要素和基础，随着信息咨询部信息技术环境的变化，其信息资源种类日益增多且复杂，如何存储和处理这些数据对信息咨询部是一个值得深思熟虑的问题，鉴于此，信息咨询部从数据信息收集鉴定的要求和方法出发，考虑到信息咨询部的实际工作和利用主体为具体对象的特征，结合数据信息的发布主体以及内容等特征确定数据信息归档范围和内容的工作模式，选择科学合理的收集方法[3]。首先，制定完善的电子文件归档计划，可以帮助我们有效记录和保留业务活动信息[4]，信息咨询部的日常工作原始记录也属于电子归档计划中；其次，利用电子文件归档计划，电子文件管理系统能够自动化、持续、批量地对数据资源进行价值鉴定，对文件进行安全合理的处置，使得文件管理符合相关法规和业务管理要求[4]。

3 信息咨询部信息归档的项目

信息时代，信息咨询部服务工作也与时俱进，已从单一的、稳定的常态化状态过渡为品种多样化、创新不断的动态化机制，数字化档案、归档信息类型多样，数量呈几何级增长，凡是在业务活动中产生的任何形式的且属于归档范围的信息资源文件，都纳入归档计划中。在文件归类时，要按照文件所反映的职能范围对信息咨询部的信息归档[2]，需要制定相应的归档范围，到底如何构建信息资源归档计划，信息咨询部信息归档内容有哪些？信息咨询部是图书馆的一个下属部门，信息咨询部产生的信息，其存储归档的主体应该为图书馆，信息咨询部作为图书馆的业务部门，有责任和义务收集属于图书馆主管范围之内的各部门与其职能相关且有保存价值的网络信息，从图书馆层面分析，信息咨询部信息归档业务工作有以下四大块：常规归档工作、重点归档工作、创新归档工作、重大建设项目归档工作。

3.1 常规工作采集归档

信息咨询部常规归档工作包含参考咨询服务、信息报道服务、学科导航，参考咨询服务是为解答读者有关文献知识、文献线索和文献检索方法的服务，有线上咨询、线下咨询两种方式；信息报道服务是图书馆传统服务，包含健康咨询、医学信息报道；学科导航是利用互联网信息资源向用户推荐、揭示文献资源网站的服务。

3.2 重点工作采集归档

重点归档工作包括查收查引、论文检测、文献检索服务、专题讲座、学科咨询服务、定题服务，上门服务、主动服务等,其统称为学科服务，学科服务中随时随地产生数据信息，应有选择性地将具有长期保存价值的信息进行电子化归档保存，以满足相关主体的信息需求。其中，查新工作的归档尤其重要，科技查新报告收集、整合及监管，积极推进了校内科研数据的整合，推动了学校信息化发展，也是学校档案管理工作现代化的方向，根据2015年9月11日科技部颁发的《GB/T32003-2015 科技查新技术规范》在查新文件归档栏中明确规定工程技术查新组与医药卫生查新组分别管理自己的查新档案[5]，设专人管理档案；查新档案包括查新合同、查新报告及其附件；一个查新课题形成一个档案记录，每条档案记录保存其电子版和印刷版，建立查新档案数据库；查新档案数据库应包括查新题目、委托单位、查新类型、查新人、查新时间、课题所属科研计划、主题词、编号等数据[5]。

3.3 创新项目采集归档

信息咨询部创新信息项目归档工作有狭义与广义之分，狭义的创新项目归档工作是信息咨询部全体成员所发表的文章、申报的科研课题、国内外参会信息及获奖信息进行电子化信息归档，形成个人数字馆藏，广义的创新项目归档工作是读者在网上发布的信息也是信息咨询部可以选择采集的重要内容之一，具体包括读者的学术研究信息、个人数字档案信息等。这部分信息一方面满足了读者个人需求，解决信息生命周期问题，为用户提供管理数字内容的安全环境；另一方面，弥补了图书馆信息采集的不足，扩大了信息馆藏，增加读者访问量。学术信息、个人档案信息碍于个人自觉性与能动性的限制无法实现信息资源的有效保管[6]，这时候，需要信息咨询部承担起对个人信息资源实行短期保存，信息咨询部有能力负责具体项目的实施，如数据对象的确定、采集工具的选择等。

3.4 重大建设项目采集归档

信息咨询部把业务痕迹归档作为重大建设项目归档工作，也是归档人员探索努力的方向，业务痕迹归档是最近情报档案界研究的一热点，目前少数情报档案部门正在开展业务痕迹归档的试点工作，相关经验并不成熟。比如，《高校OA系统形成电子文件归档程式初探》[7]，《大数据时代电子邮件档案价值及归档机制探析》[8]，《图书馆电子业务文件归档研究》[9]等。考虑到业务痕迹归档的执行难度、可控性、深度性、广度性，技术机制等，信息咨询部可把其作为一重大建设项目进行归档计划，包含文献检索教研活动、会议、月报、工作计划、工作总结，办公软件业务痕迹、OA自动办公系统产生信息、电子邮件、微信、微博等，按职能进行分类，制定完善的电子文件归档计划，可以帮助我们有效记录和保留业务活动信息[4]，业务痕迹归档是信息咨询部归档人员努力的方向，也是档案界、图书馆界长期亟待研究的课题。

4 信息咨询部信息资源电子化归档管理

在大数据时代，依靠手工去归档海量数据信息是不现实的，采用适合的数字化管理平台，才是提高工作效率的关键。研究重点是根据数字化管理平台技术机制、考虑宏观和批量化、可操作性的处置归档信息数据资源，根据信息自身职能的需要和网络信息的特点需要选择合适的平台进行归档，实现信息资源的长期保存，形成不同的网络信息主体，信息咨询部通过摸索比较，最终采用魔方网表存储和处理分析信息数据，魔方网表可以检验其各个字段是不是完整，同时能在不改变其形式和元数据的情况下进行归档，避免重复或遗漏，实现信息咨询部科室内部档案精细化深度管理，形成结构化资源归档存储模式和非结构化资源归档存储模式并存的局面，以实现信息数据资源的规范化管理，用魔方网表作为信息咨询部长期保存记忆的基地。

5 归档信息资源统计分析利用

归档数据资源是图书馆馆藏资源的重要组成部分，信息归档是用于补充集体记忆，然而资源信息归档的保存并不是我们的最终目标，保存信息是为了以后的利用[10]，对电子文件进行分类、归档、统计、汇总，合理利用保存在魔方网表的信息资源，统计数据实现可视化利用，魔方网表数字化管理平台能够导入、导出、修改、持续、批量地对信息数据资源进行价值鉴定，自动化进行数据资源统计、存储、处理、分析。归档信息资源的主体是图书馆，图书馆需要进一步考虑如何更好地存储和处理分析大量的数据，收集和保存研究数据资源的数字化产出并纳入馆藏，从中分析挖掘出用户的信息需求，提供档案深度高效的利用服务，发挥档案个性化精细化价值作用。

6 结束语

“治未病”是中医一直强调的理念，琅琊榜夺嫡是一场信息战，图书馆是信息归档及应用的重地，信息资源将是下一步社会发展阶段的“石油”和“水”，抓取信息资源、储存信息资源、分析信息资源、整合信息资源及挖掘信息资源是图书馆或学校在现代社会竞争中脱颖而出的有力保障，图书馆信息咨询部对信息资源归档取得了一定的阶段性成果，但在解决信息挖掘、保存期限、安全性以及网络同步等问题上，我们还需要不断努力，还需进一步对图书馆信息咨询部信息归档动因、主体、内容与策略等问题进行完善，并进行深入思考，完善归档细则，完善相应归档机制，建立长效归档制度，多角度挖掘档案信息数据资源价值作用，以期对本校相关研究与实践工作的开展有所启示，以积极促进图书馆资源信息建设及学校的科研数据信息、教学信息整合。