大数据背景下事业单位档案管理工作的分析

文/苗学英（山东省滨州市邹平市好生街道办事处）

大数据的应用不仅给生活带来了很多的改变，也对一些传统的工作方式带来了改变。因此，相关单位需要在原有的档案管理人员的基础上再引进一些新的档案管理工作者，通过新人、新技术带来更加先进的工作模式，这样能让管理方式快速地跟上时代发展的步伐，进而增强管理人员的工作效率。现在我国对事业单位档案的管理工作与之前相比有了很大的改善，但在不断地创新中仍然存在着各种不同的问题。

一、基本概念界定

（一）大数据简介

大数据最早作为技术领域的一个专业术语出现，其英文是big data，指无法用常规性手段获取，需要新的信息处理手段、流程优化才能得到的一项信息资产。大数据具备四大特征，一是数量庞大，与最初的小数据不同，大数据往往指海量数据；二是类型多样，大数据分为多种类型，常见的有结构化大数据、半结构化大数据和非结构化大数据，这三大数据共同构成了平常意义上的大数据；三是低价值密度，即其中一条数据单独拎出来，其价值量并不高，两三条数据组合在一起，价值量也不高，所有大数据都是低价值密度，但全部大数据组合在一起，就能产生巨大的价值量；四是强调真实，大数据是对网络用户、网络信息的实时记录和挖掘，因此能真实地反映用户行为和信息。

大数据背景是基于大数据广泛应用的时代背景，在大数据背景下，大数据的获取和使用成为各行各业的日常。例如，大数据应用在广告营销行业：信息流广告、程序化广告等成为广告营销的常见形式；大数据应用在事业单位：数据化、智能化档案管理成为事业单位的重要发展方向等。大数据为社会发展贡献了巨大能量，内嵌于社会发展的方方面面，并从多个角度形塑着这个社会。

（二）档案管理

档案管理又称为档案管理工作，指档案管理人员通过各种方式，对杂乱无章的档案进行收纳、归类、整理、检定、保管、统计等一系列工作。在大数据背景下，事业单位的档案管理工作也面临着新机遇。一方面，大数据技术的进步和普及使数字化档案管理成为日常。人们能通过数字化技术，将原本的纸质版档案转变为电子版档案，从而简化档案储存空间，便于档案调取和储存；另一方面，大数据技术也使得档案随身携带成为可能。人们可以将数字化档案存储在云端，随用随调，更加方便和快捷。

二、大数据对事业单位档案管理的价值

（一）破除信息化的难题

信息化档案管理方式能够很有效地对档案资源进行实时的共享，能够更快促进档案信息化的发展。这种新型的档案管理方案能够让档案管理变得简约化，能够更好地为人民提供全面的服务，事业单位档案管理主要是为人民服务，而我国的服务行业已经有很长一段时间没有进行相关技术的完善，所以当数字化时代来临的时候，就会发现一些档案管理的方式就比较落后。因此，负责档案管理的工作人员需要掌握管理档案信息化技术，能够更好地表现出档案管理的价值。

（二）促进电子档案广泛化的推进

数字化时代的到来为档案管理带来了很多全新的概念。比如，电子档案的概念已经变得非常普遍了，但是在实际的档案管理中会发现还是有很多的管理人员仍然用纸质版的档案，这种纸质档案在很大程度上不便于管理人员的保存和查看。而大数据能够让档案的管理更加方便，而且还可以让档案的管理范围更加广泛，能够让档案管理的工作内容变得更加丰富有趣，还能够让管理机制更加完善，事业单位档案管理的工作不只是一个工作人员的任务，单位中的全体人员都要有责任感，要对档案管理有一个正确的认知。

（三）提高档案的使用率

大数据背景下的档案管理可以把档案管理工作进行详细的分解，工作人员可以把档案进行不同种类的归纳，这样便于以后使用时可以快速地查找。还可以对档案资源进行一个大胆的改变，在个人用户对档案满意的基础上对档案进行不同程度的改进，让档案的管理更加个性化，能够广泛地满足人们的需求，以此来提高档案的使用率。

三、大数据背景下的档案管理存在的问题

（一）管理人员的管理意识不强

许多档案管理人员觉得档案管理这项工作不是那么重要，这就出现了对档案乱扔、乱放、甚至可能出现档案丢失的现象。在寻找档案的时候不能够较快地找到所需的资料，这样就会使得到档案信息的时间变长，也不能保证档案是否准确，不能对档案进行良好的保护。随着时代的快速发展，我国人才越来越多，同时也会出现大量的档案资料，因此，需要档案管理人员具备专业的知识能力，准确地对档案进行分类和管理，培养、促进档案管理人员的管理意识，加强档案管理人员对档案管理这项工作的重视。档案管理人员也要拥有对工作的热爱，这样才能够让档案管理工作具有创新的发展形势。

（二）档案管理方式落后

档案的管理以及设施是极为重要的，防止档案是没有管理好才导致个人信息被泄露出去，若一直沿用传统的管理方式与管理制度，还有可能导致潜在的问题越来越多，以至于档案泄露现象也会很多。这类问题的出现是由于管理人员对于自己的工作意识不足、缺乏专业的素养、管理方式比较老旧等众多原因都会产生对档案的不利影响。如果管理工作人员还在用古老的方式去管理档案，那么将会有很多的问题出现，导致泄露秘密所带来的不利影响。

（三）管理机制不健全

管理机制不健全，主要有两点体现：第一点，管理权限不明晰。例如，档案室作为存放人员档案的场所，应当具备一定私密性和权限性，只有获取一定资质和权限的人员，才能对档案进行调取，若想调取具备一定秘密登记的档案，还需要盖章和上面审批。然而，在一些事业单位，由于管理权限不明晰，一些人员可以随意调取档案室的档案，这就造成档案混乱。第二点，档案管理经费不足。档案管理往往需要一定的资金进行支持，一方面能作为人员经费，另一方面，也能为项目运行提供基础保障。第三点，要加强对管理制度的管理和实施好工作单位所提供的解决方案。在事业单位工作的发展中不可忽视了对档案信息管理制度的完善，档案管理机制是要对员工进行专业培训，并且增加奖惩制度，这样能够有效地促进员工工作的积极性和保证档案信息的准确性。

四、大数据背景下事业单位档案管理工作的转型

（一）面向发展，树立数据化思维

被称为“大数据之父”的西方学者舍恩·伯格曾提出，数据化思维主要包含三个方面，一是全数据思维，二是混杂性思维，三是相关性思维。大数据背景下，档案管理的思维也发生相应转变。首先，档案管理的全数据思维树立，是在档案管理过程中，充分挖掘数据价值、实现全流程数据化，这已成为档案管理的重要发展思路。其次，大数据背景下的混杂性思维。在档案管理中，管理人员要明晰大数据具备的混杂性特征，在海量数据中，一定会存在信息混杂或有冗余数据，要求档案管理人员要具备一定的数据筛选素养，及时洞察其中存在的错误数据、虚假数据。最后，档案管理中要树立相关性思维。大数据不能表示因果，更多表示相关。在档案管理过程中，管理人员要意识到数据之间的相关性，通过挖掘数据与数据之间的联系，以实现更好的档案管理。

（二）面向用户，档案服务多样化

大数据背景下，档案管理要面向用户，以提升用户体验、促进用户发展作为宗旨，实现档案服务的多样化。首先，对用户档案内容进行拆分、处理、清洗、合并，将原本文字化呈现的档案以数字化、可视化方式进行呈现，以提升档案的可观性，提升档案阅读效率。其次，推动档案跨部门合作。例如，事业单位档案馆可以和地方博物馆、展览馆、美术馆等文化遗产部门进行合作，持续扩展档案资源库，丰富档案备存，更好地为社会精神文明建设服务。最后，针对用户喜好，推出针对性档案服务，形成面向用户的靶向服务。

（三）面向未来，推动档案开发粒度化

档案开发粒度化、颗粒化已成为档案管理的重大趋势。在大数据背景下，档案开发可以更加细致、更加精准。档案开发越粒度化，档案开发的精准性就越高，档案管理的细致化程度越深。可以预想，在未来，随着事业单位相关业务的拓展和人员流动的增强，档案开发需要更加细致，档案管理的科学化、粒度化亟需提上日程。为更好支撑事业单位档案管理工作的转型，相关工作人员要面向发展，提出具备长远性、可持续的档案开发策略，推动档案管理工作向粒度化方向发展。

五、大数据背景下事业单位档案管理策略的研究

（一）制定科学的档案管理制度

现如今，传统的档案管理方式已经无法满足事业单位对档案管理的要求，所以需要对档案管理模式进行改变，在改变的过程中，其管理的模式会发生很大的变化，而且还会在管理模式中加入很多信息化的技术。在这样的情况下，相关部门可以根据实际情况对档案的管理制度进行一定的改进，以此来提高档案管理工作的水平。大数据下的档案管理需要档案管理人员对信息的储存、整理、筛选能力更加完善，所以相关单位可以建立比较健全的管理制度，以此来保证档案的管理工作能够有效地进行，而且事业单位的领导还需要安排一些专业的技术人员对档案进行不定期的检查。

（二）加大设备技术支持

档案信息化的管理需要档案管理人员对计算机软件有很好的了解，所以相关的事业单位可以对档案管理工作所需要的设备进行大量的投入使用，把档案管理中所用到的设备进行适时地更换和重置，这样可以让档案信息化管理与数字化进行不同程度的融合。事业单位在更换档案管理设备之后，还需要对工作人员进行不同程度的计算机培训，这样可以让工作人员更加全面地发挥信息化管理的技术水平，好的设备可以让档案管理更加标准、更加科学化，而且还能够增加档案的准确性，减少工作人员在管理档案的过程中因为设备问题出现不必要的错误。

（三）提高档案管理信息化的安全性

事业单位的领导在制定出新的管理制度之后还需要安排一些专门的监督人员对档案管理人员进行监控，需要让档案管理人员严格按照管理制度来进行档案管理，要尽量避免工作上的失误。对档案进行管理的工作人员还需要保证自己所管理的档案在一个安全的环境内，因为现在的计算机技术是比较成熟的，所以需要档案管理人员要对自己的计算机系统不定期地进行安全检测，并对自己所管理的档案实施保护措施，档案管理人员可以在自己的计算机中加入一些防火墙技术，避免其他人的侵入和病毒的侵入，让档案信息与外界的互联网内容用防火墙隔开，可以更好地防止档案信息的泄露，能够更好地保护档案里面的内容。

（四）培养高标准档案专业人员

事业单位档案管理的工作进行改革创新的同时还需要对档案管理人员进行不同程度的培养，相关单位可以对老员工进行定期的专业培训，让他们对全新的档案管理方式有一个全新的认识和了解，之后相关部门也可以培养一些较高标准的管理档案的专业人员。事业单位对已有人员进行专业技术培训的时候，不仅要提高工作人员的管理能力，还需要培训他们计算机的运用能力。

六、结束语

综上所述，在大数据背景下，事业单位对档案的管理方式需要档案管理进行不同方面的完善，单位对档案的管理体系进行改进的同时还需要对档案管理人员进行各方面能力的提升。在大数据的应用下，档案管理人员可以更好保证档案的安全，传统的管理方式很容易让档案里面的内容丢失，所以相关单位为了保护档案信息可以采购一些设备，还需要对购买设备质量进行检查，以确保工作人员在使用的过程中不会出现设备问题。