院士咨询成果管理信息化建设研究

齐鸣

中国工程院战略咨询中心 北京 100000

引言

面向国家战略需求，中国工程院积极发挥国家工程科技高端智库作用，组织广大院士发挥跨学部﹑多学科的综合优势，围绕智能制造﹑人工智能﹑新材料﹑能源战略﹑水资源﹑生态文明﹑粮食安全﹑人口健康等事关经济社会及科技发展的全局性问题，设立咨询研究项目，开展持续性战略咨询研究，形成了以咨询项目报告和院士建议为主要类型的一大批咨询研究成果，为国家和部门决策提供科学依据。

由于成果管理信息化建设相对滞后，这些咨询研究成果分散保存在不同的信息系统﹑业务主管部门以及研究人员手中，部分咨询研究成果只有纸质版本而没有完成数字化处理，迫切需要建设院士咨询研究成果管理系统，持续积累成果数据，提升成果管理的规范化和信息化水平，更好地支撑工程院咨询研究和项目管理工作。

1 成果管理必要性

咨询成果管理是建立国家科技报告制度的重要环节。咨询研究成果管理包括工程院的工程科技报告在内的科技报告是国家基础性﹑战略性科技资源，是国家科技实力的重要体现。因此，工程院应按照管理制度化﹑制度流程化﹑流程信息化的要求，管理并应用好工程科技咨询成果，为国家科技报告制度的建立做出自己的贡献。

需要规范成果管理来进一步提升咨询成果质量[1]。项目数量﹑国拨经费规模﹑参与院士数量的增加，给工程院咨询项目成果质量的管控带来了一定难度。需要工程院建立和完善与咨询项目成果管理有关的规章﹑制度，以制度化的规范管理，促进咨询研究成果质量的提升。

需要加强成果宣传和利用来进一步提高影响力。作为我国工程科学技术界的最高荣誉性﹑咨询性学术机构，工程院需要以咨询研究工作的开展以及成果管理制度的建设为契机，通过成果报送﹑发布﹑《院士建议》等形式和渠道，更好地宣传和利用咨询研究成果，更好地服务于从国家到地方﹑从政府到企业的决策，以此进一步提升工程院在我国工程科技领域的影响力，为工程院的可持续发展奠定基础。

2 成果管理工作内容

工程院咨询项目成果管理主要包括四方面内容：

成果归档管理：是指将咨询项目在立项﹑研究﹑总结验收﹑推广应用和申报奖励等阶段所产生的各种材料﹑阶段性和最终成果进行收集﹑整理并交由档案管理部门进行保存的过程。

成果报送管理：是指将咨询项目在研究过程中所产生的阶段性成果﹑研究完成所产生的最终成果，以一定的成果形式向党中央和国务院﹑国务院各部委等机关和部门进行报送的过程。

成果发布管理：是指将咨询项目在研究过程中所产生的阶段性成果﹑研究完成所产生的最终成果，通过一定的形式和渠道向外界进行宣传的过程。

《院士建议》报送管理：是指将咨询项目的阶段性成果﹑最终成果或是院士在日常研究工作中所形成的非依托于咨询项目的成果，以《院士建议》的形式向党中央﹑国务院等国家最高决策机构进行报送的过程[2]。

3 信息系统支撑能力分析

咨询项目信息系统，是为咨询研究项目人员和业务管理部门搭建的统一项目管理业务平台，实现了咨询项目从项目申请﹑项目立项﹑项目拨款﹑过程管理﹑项目结题﹑结余经费管理等全生命周期的管理。根据应用需求，不断进行系统升级改造，努力提高项目管理信息化﹑科学化水平。系统结题模块具有基础的成果提交功能，通过完善咨询成果提交和归档功能，可以支撑成果数字化归档管理。

电子公文系统，是办理发文﹑签报﹑收文﹑请假﹑会议等日常业务工作的审批管理平台，能够保存相应的成果和《院士建议》报送的操作记录和成果信息。综上可见，这些信息系统在不同方面满足了成果管理工作的部分需求，但是总体上缺乏综合性的咨询成果管理系统，打通系统间数据接口，完成成果数据汇聚，提供统一的成果管理服务。

4 成果管理系统建设方案

4.1 系统建设目标

根据工程院成果管理工作的实际特点和需求，院士咨询研究成果管理系统的建设目标是收集整理历年来工程院咨询研究成果，打通与相关信息系统的数据接口，开发成果管理信息系统，实现咨询研究成果的查新﹑查重﹑全文浏览﹑统计分析等功能，服务院士研究团队查询已有研究成果并开展后续研究，服务业务主管部门开展选题指南编制﹑立项评审﹑综合绩效评价等项目管理工作，为成果归档﹑报送﹑发布等成果管理工作提供信息化支撑[3]。

4.2 系统建设内容

系统建设主要包括需求调研﹑方案设计﹑数据采集﹑数据加工﹑软件开发和版本升级等内容。需求调研阶段，充分开展成果数据情况和功能需求调研，形成需求调研报告，完成需求规格说明编制。方案设计阶段，开展系统设计，完成数据库设计，编制系统设计文档。数据采集阶段，形成数据采集规范，广泛收集各类研究成果，完成相关信息系统的成果数据导出。

5 数据采集及加工

数据采集及加工，直接关系到成果数据的有效性﹑完整性及规范性，是系统建设的关键环节。

5.1 数据采集

数据采集的核心任务是改造项目管理信息系统结题模块，建立规范的成果提交功能，严把成果数据入口关，规范成果提交和数据采集工作。院士咨询研究成果主要来源于院士咨询研究项目，通常由项目组在结题阶段提交。为避免成果信息不准确﹑成果数据不完整等问题，针对不同类型的成果特点，需要形成相应的成果提交要求。

根据工程院项目管理相关规定，品牌﹑重大﹑重点项目至少形成一份上报党中央﹑国务院的研究报告或院士建议；一般项目根据实际情况形成研究报告报党中央﹑国务院或有关部委﹑行业协会﹑省级地方政府。除规定完成的研究报告和院士建议以外，院士咨询研究成果还包括公开出版书籍﹑论文等其他类型。①项目研究报告，主要包括综合报告﹑项目总报告﹑课题分报告等。对于此类成果，应该以项目为单位进行提交，每份报告需要填写“报告名称”﹑“关键词”﹑“摘要”﹑所属项目课题等信息，选择是否可以公开，按照“报告名称-项目课题编号-提交日期”进行统一命名。②向党中央﹑国务院报送的院士建议，分为依托咨询项目的建议和非依托咨询项目的建议。需要填写“院士建议名称”﹑“上报年期号”﹑“采纳批示情况”等信息。③向党中央﹑国务院﹑全国人大﹑全国政协等上级组织和部门报送的专项报告，报送材料包括成果报送函﹑成果摘要，并视情况和要求附送项目综合报告。需要填写“报告名称”﹑“报出渠道”﹑“报出文号”和“采纳批示情况”﹑所属项目课题等信息。④向相关部委﹑行业协会﹑地方政府等报送的研究报告，报送材料包括成果报送函﹑成果摘要﹑项目综合报告。需要填写“报告名称”﹑“报出渠道”﹑“报出文号”﹑“收文单位”﹑“采纳部门”和“采纳情况”﹑所属项目课题等信息。⑤向有关部委﹑行业协会﹑地方政府报送的建议，需要填写“建议名称”﹑“报出渠道”﹑“报出文号”﹑“收文单位”﹑“采纳部门”和“采纳情况”﹑所属项目课题等信息。⑥公开出版的书籍类研究成果，需要填写“出版物名称”﹑“作者”﹑“ISBN”﹑“出版社”﹑所属项目课题等信息。⑦在期刊或会议发表的论文成果，需要填写“论文名称”﹑“作者”﹑“期刊名称”﹑“期刊年份和页码”﹑所属项目课题等信息。⑧其他咨询研究成果，比如项目研究积累的（科学﹑统计﹑调研等）数据库，需要填写“成果名称”﹑“成果简介”等信息。

5.2 数据加工

数据加工主要是根据系统功能需要，对纸质文档进行数字化处理，对数字文件进行信息标注及数据合成等深度加工。①纸质文档数字化。对纸质文档进行机器扫描识别，识别内容主要包括文字﹑图像和表格。人工对识别结果文件进行逐一编改，生成可编辑的PDF文档或者Word文档。按照数据采集要求完成相关成果信息的提取和填报[4]。②信息标注。对成果文件中的章节﹑公式﹑表格﹑图片等进行信息标注，转换为结构化文档，并完成人工审核修正。人工标引颗粒度要求是细化到章节三级标题和全文碎片化。③数据合成。经过加工后的数据内容可以进行全文XML浏览，支持在线结构化的阅读﹑图表详情展示等。将标引信息形成的XML按照条目层次合成最终数据文件，为文件添加目录﹑生成全文XML文件，按照指定的文件结构进行数据组织与存储。

6 系统功能实现

6.1 应用功能

成果查询及全文浏览功能。支持成果数据的分类导航﹑聚类检索和全文检索等功能，对于研究报告和院士建议等成果文件可以进行全文导航浏览[5]。

成果统计报表功能。支持可视化的综合统计功能，包括成果和项目经费统计﹑成果和项目类型分布﹑成果和项目联系部门分布﹑成果依托单位TOP10﹑成果研究负责人TOP10﹑成果关键词分布﹑成果地域分布等多维度统计功能，并支持相应统计报表的导出。

成果全文查重功能。导入待查重的成果文件，对比历史数据进行全文查重，能够快速定位重复文字，并输出查重报告。

6.2 管理功能

数据管理功能。一是数据导入功能，建立与相关业务管理系统的数据接口，支持成果数据的批量导入，支持人工表格模板导入单条成果数据。二是数据校验功能，导入成果数据后，可以对成果信息字段进行格式校验，对全文中出现的敏感词进行筛查。三是数据维护功能，支持成果数据的增加﹑删除﹑更新等操作。

系统管理功能。具有功能参数配置﹑数据库备份计划﹑预警信息设置等系统功能管理。能够对入库数据进行定期备份，具备一定的数据恢复功能。支持日志监控管理，对系统登录﹑使用和成果数据管理等操作信息进行记录和管理。用户管理功能，支持用户创建﹑信息维护﹑角色分配与权限管理等管理操作[6]。

7 结束语

院士咨询成果管理的制度化和信息化能够促进成果质量的提升。系统建设经历了需求调研﹑方案设计﹑数据采集﹑软件研制和版本升级等过程，系统已交付使用，运行效果良好，有效支撑了咨询研究和项目管理工作，实现了系统建设目标。系统后续改进的重点方向包括提升基础信息数据质量和规范性，扩大咨询研究成果收集范围，优化系统功能和性能，提升用户体验。