工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路探讨

刘夏璐

（山西五建集团有限公司，山西 太原 030013）

0 引言

工程建设环节存在的重要管理工作之一就是档案资料管理，该方面管理工作存在的显著特征为复杂化、烦琐性，需要管理者以标准化、系统化要求为参照依据，收集并分类工程有关文件，加之各种数据、工程技术、工程所获进展等信息的记录，为借助图像、照片等形式系统化呈现整个工程情况提供便利作用。然而，从当下工程档案资料管理情况来看，仍然有显著的不足存在，不仅难以实现良好管理效果，同时传统档案资料管理模式及方式方法已经无法满足社会现代化、信息化发展需求，所以本文关于工程档案资料管理现代化创新路径的探讨十分必要。

1 工程档案资料管理的重要性

工程施工建设环节中，具有重要意义的就是工程档案，工程档案主要借助文字、图表、图像等形式对前期工作、开工、投产、运行、验收等多方面的重要数据进行详细记录，能够以可靠依据辅助后续工程改扩建、维护、改造等工作的顺利开展[1]。在新发展时期，工程档案资料管理应与时俱进，从创新意识的树立出发，将旧模式束缚积极突破，努力探寻管理中存在的不足，进而基于新管理模式、方式方法的搜寻，促进项目建设信息化水平的全面提升，进而推动工程档案管理能力、水平的大幅度提高。

在工程施工建设中，基于科学有效档案管理方法的高效应用，利于企业内部质控体系管理水平的充分体现，同时也意味着企业管理者高度重视内部档案管理。除此之外，国家在工程管理方面的要求十分明确，即住建部明确强调：工程施工建设环节，必须要在工程档案资料方面加强严格管控力度，在档案资料管理与要求不符的情况下，可认为工程质量不达标、不合格，由此可见，工程中较为重要的一项工作就是档案资料管理。此外，住建部严格强调：工程项目建设单位要在档案资料管理方面提高重视程度，为工程项目建设中高度认可工程档案资料管理的重要性及紧迫性提供保障。

2 工程档案资料管理现状

2.1 重工程建设轻档案资料管理

工程建设存在的显著特征就是尤为紧迫，同时在工程施工建设中，任一细微误差都可能会导致严重后果由此产生，所以工程施工建设重，工程自身受到的重视程度较高，且各参建单位也会将大量人力、物力、财力等投入工程建设上，借此为工程质量提供保障。与工程建设相比，因社会各方难以直观了解工程档案资料作用，所以该方面管理不易得到关注和重视的现象十分普遍，甚至一些人会主观认为工程建设中最重要的就是施工质量及工期，而毫无作用的就是档案资料的形成与管理[2]。除此之外，作为参建方之一的监理单位，一般也是以工程质量、工期及成本控制为注重点，导致档案资料在三大目标实现中的重要作用被忽视。

2.2 档案资料管理不规范不理想

工程施工建设中需要在档案资料管理方面投入一定人力物力，能为工程建设和档案资料管理的同步进步提供保障。但从实际情况来看，部分施工单位通常是在完工的情况下，才组织人员对档案资料进行收集整理，此时档案资料整理不仅存在较大的难度，同时对于某些时间跨度较大的工程而言，会普遍出现各档案资料残缺不全的现象。一旦未结合工程建设开展档案资料编码归档工作，此时档案资料的收集仅仅能与质量、规范要求相符，且在经过签认后被施工单位收回，而监理工程师将不会再过问档案资料具体情况[3]。与此同时，在施工单位收回档案资料的情况下，也通常是以整理、归档为主要内容，导致档案资料管理效果、档案资料价值难以充分发挥，因此说现阶段工程档案资料管理普遍存在不规范、不理想的问题。

2.3 缺乏健全的档案资料管理制度

从当下部分工程项目实际情况来看，一些参建方已经认识到工程施工建设环节档案资料管理的重要意义、作用所在，与此同时，也将档案资料管理上升到了相对较高、较重要的位置。但值得注意的是，因健全档案资料管理制度缺失，加之缺少明确档案资料编制要求等，所以档案资料管理中仍然有不足存在。一旦缺少切实可行、行之有效的流程标准、管理规范为依托开展档案资料管理工作，自然不利于施工单位工程档案资料的收集，致使工程档案资料难以顺利整编的同时，最终无法贯彻落实保障答案资料质量的措施[4]。除此之外，一些参建方并未在领导职责中纳入档案资料管理，所以档案资料管理的系统化目标难以实现，相关制度完善的动力、决心不够。

2.4 档案资源管理信息化程度低

从当下一些建筑施工单位实际情况来看，在开展工程档案资料管理工作时，已经开始引进信息化管理手段，但值得注意的是，从档案资料管理实际情况来看，并未完全实现信息化管理手段的有效应用和全面信息化管理目标，导致整体上的信息化管理程度较低。目前，部分工程施工建设中，一些重要的档案资料仍然是以纸质管理模式为主，而受天气等自然因素影响，会导致纸质档案出现严重损坏现象，如环境潮湿时，纸质档案易腐烂问题会十分严峻，致使不可挽回的损失由此产生，也会导致重要档案资料存在缺失、不全面等现象[5]。除此之外，再保存纸质档案的过程中，普遍存在的问题之一就是需要使用时的快速查找目标很难实现，致使工程档案管理人员工作效率随之降低，也不利于档案资源的高效利用及其价值作用的充分发挥。

3 工程档案资料管理信息化管创新路径

3.1 高度重视档案资料管理

要想从根本上做好工程单资料管理工作，必须要高度重视该项管理工作。对于企业管理人员来说，要注重自身管理意识的增强，与档案管理人员建立密切联系，并以相应情况为参照依据，将对应管理部门积极组建出来，之后通过专门管理人员的配备，对应档案资料管理机制的制定，为工程档案资料管理贯彻落实提供保障。具体开展档案管理单资料管理工作时，要整合现场数据及审批管理、数据填报，在统一管理流程中纳入上述内容。在信息化时代背景下，部分工程档案资料管理人员开展该项管理工作时，仍然是以传统的管理模式为主，管理意识并未更新、信息化管理服务意识并未树立，致使档案资料管理的信息化水平较低。要想增强信息化服务意识，一方面需要自觉、主动学习，基于视野的开阔，使管理观念有效更新；另一方面，也要从外部开展针对性实践[6]。对此，需要施工单位注重各种档案培训活动的积极组织，使档案管理人员信息化服务意识逐步增强，基于信息化知识、技能的讲解，为工程档案资料管理基于科学高效为前提，实现不断创新和进步提供保障。工程档案资料信息化管理环节，要基于信息化模式为前提，引进计算机网络技术等信息化手段，使原有管理模式弊端切实消除。

3.2 加强档案资源分类管理

要想促进工程档案资料管理水平有效提高，前提保障就是要规范、有序开展工程档案资料管理工作，也能确保工程档案资料后期的充分利用，使其价值最大化发挥。在社会飞速发展的背景下，信息技术开始呈现出繁荣发展态势，而在档案资料管理工作中贯彻落实现代化信息技术手段，能为工程档案资料的分类管理提供促进作用，进而为档案有序、便捷查询提供保障[7]。所以，在开展工程档案资料管理工作时，相关管理人员要注重信息化手段的主动应用，基于各种电子设备的配备，加之各种检索工具的完善，使档案目录得以有效编制，确保工程档案资料的数字化、信息化建设水平有效提高，在此基础上基于档案资料科学管理工作的认真、高效开展，将工程档案资料整理工作切实做好，使相应档案信息得到及时补充和完善，为后续类似工程建设提供可靠依据。

3.3 完善档案资源管理制度

为保障工程档案资料管理有据可依且顺利开展，就需要政府部门将科学有效的管理制度、管理法规积极建立起来，而在这些制度、法规建立的过程中，应与工程档案资料管理要求、现状相符，只有档案资料管理的制度及法律具备可行性特征，才能从根本上促进工程档案资料管理水平的有效提高。与此同时，企业也要以自身情况为参照依据，将健全档案管理制度积极建立起来，进一步规范工程档案资料管理工作的同时，确保该项管理工作能够贯彻落实[8]。工程档案资料管理工作具体开展时，相关管理人员要在施工现场深入，通过实地调查工作的积极开展，对现场施工情况进行了解，在此基础上以现场施工要求为参照依据，制定科学合理的档案资料管理方法。项目完工后，档案管理人员要在档案资料收集、整理方面提高注重程度，基于项目施工建设中各方面信息的整合，开展归纳、分析、处理等工作，进而将归档工作切实做好。

3.4 优化档案管理信息化设施和设备

工程档案资料管理环节，相关管理人员要在资料信息的收集、整理方面提高注重程度，大难管理人员要本着终身学习的理念，跟随档案业务的指导，对项目各种档案资料信息进行及时、准确整理，使档案资料管理效率、质量有效提高。在新时代背景下，快速发展和不断普及的信息技术、网络技术，为各行业、各领域管理工作的开展提供了极大便利。与此同时，工程档案资料管理也应与时俱进，注重信息化技术的积极引进，基于信息化技术优势作用的充分发挥，确保档案资料管理效率、质量进一步提升，比如说档案资料存储和利用的过程中可引进相关信息软件；也可将档案信息管理平台积极建立起来，有效连接档案管理系统和项目管理信息系统，或者是在项目管理系统中有效集成文件及档案管理，切实整合项目管理系统与档案管理模块，此时即便新项目开展，也能借助档案信息管理平台同步把握档案资料收集归档及新项目建设进度，为更高准确度提供保障的同时，促进档案资料管理有效性的大幅度提升[9]。档案信息管理平台的构建，使传统档案心理整理形式开全面改善，此时档案管理人员在面对来自各部门的档案信息时，能够同步开展整理和电子输入工作，使统一数据格式有效建立起来，从纸质式、数字式出发双向开展资源归档工作，在确保工作人员压力有效减轻的同时也利于档案管理数据的高效录入，使重复劳动现象切实规避。

3.5 提高管理人员综合素养

档案管理人员与工程档案资料管理质量、效果密切相关，也是档案资料管理中的重要影响因素之一，一旦档案管理人员技能、素养水平较低，必然会给该项工作的顺利、高效开展带来直接影响，阻碍档案资料的充分利用，也不利于其价值作用的发挥，所以必须要在当纳管理人员素养水平提升方面提高重视程度。近年来，在社会经济快速发展的背景下，建筑行业获取的进步之势十分显著，与此同时，对于工程档案资料的管理来说，也进一步提高了对相关管理人员的要求。面对此种情况，必须要注重管理人员综合素养、技能水平的全面提高。从信息化操作技能、内容、注意事项等的讲解出发，辅助档案管理人员信息化管理水平有效提高。这一过程需要施工单位定期组织档案管理人员参与培训，通过相应手册的发放开展教育工作，加之专家的积极聘请，进而开展专题讲座活动，使档案管理人员素养水平、业务能力有效提高。与此同时，也要引导档案管理人员树立信息化的档案管理创新理念，立足技术层面开展档案资料管理工作，并结合以往档案管理对新管理模式进行积极探索，尤其是要贯彻落实大数据、信息化等技术，从技术角度保障工程档案资料管理工作的高效、高质量开展。

4 结语

新时代，工程管理工作开展时，不容忽视的一项重要工作内容就是工程档案资料管理，要易工程施工建设特殊性、行业发展具体现状为参照依据，明确管理重的不足所在，之后从全新档案管理模式、方式方法的探索出发，提高重视程度并强化信息化、现代化管理理念，积极构建必要的管理制度体系，加快信息化建设力度，基于信息技术优势作用的充分发挥，促进档案资料管理实效性的不断提升，确保不断优化、完善档案资料管理工作。