浅析事业单位财务管理电算化改革

王 镭 王彤 张禹哲

当今社会，信息科技高速发展，促使事业单位在经济管理层面的要求也逐步提高。以人工操作电脑进行单纯会计核算的会计电算化现状已难以满足事业单位管理上的需求，电算化改革迫在眉睫。显而易见，与现有财务报账及核算电算化模式相比，集预算控制、财务报销、会计核算、报表分析于一体的电算化新模式有着明显的优势，提高了整个财务核算工作效率。因而，电算化的应用与发展，值得我们去探讨。

一、事业单位会计电算化发展的现状

会计电算化，是以计算机设备为主体的信息技术在各项会计及相关管理工作中的应用。会计电算化通过将传统的手工记账演变为利用电算化会计信息系统进行财务管理，实现了数据保存、分析的自动化，节约了相关部门人力成本、提高了会计工作效率，不仅是会计发展的需要，更是经济和科技对会计工作提出的要求。

我国会计电算化始于20世纪80年代初，大致分为4个阶段：一是尝试阶段（1979-1983年），以1979年财政部拨款用于长春第一汽车制造厂的电算化试点工作为起点，我国正式步入会计电算化历程；二是发展阶段（1983-1987年），经过前一段时期探索，计算机在国民经济各部门、各领域得到广泛应用，会计电算化开展有了客观的基础；三是商品化阶段（1987年至今），随着经济社会不断发展，市场经济规模不断扩大，出现了一些专门从事会计软件开发与销售和服务的公司，如用友、久其、金蝶等软件公司；四是管理型会计软件发展阶段（1996年至今），新时期，以记账、算账、报账为主要内容的财务会计软件难以满足管理上的需求，各单位需要增强会计在管理中的作用，对事前预测、决策，事中规划、控制，事后核算和分析的“管理型”会计软件需求增加，以满足市场经济发展的需要。

我国会计电算化进程已有40多年历史，但由于国家事业单位的特殊性质及会计基础工作较为落后等原因，会计电算化在部委直属事业单位的发展一直都较为缓慢。目前我国事业单位会计电算化虽已初具规模且涵盖预算、决算、记账、支付等多个环节，但各环节数据依赖人工录入，环节间缺乏有效衔接，数据源共享程度较低。随着事业单位改革发展不断深化，各单位对事前预测和决策，事中执行和控制，事后核算和分析功能的“管理型”财务软件的需求不断增加，当前会计电算化现状已无法满足事业单位管理上的需求，亟待深化改革，让财务人员从繁杂的数字、科目和报表中解放出来，提高办公效率，适应大数据时代发展的需要。

二、当前事业单位财务报账与核算电算化模式及问题

（一）事业单位财务报账与核算电算化模式

当前事业单位财务报销及核算主要包括依据年初预算批复事前审批、填写报销单、处室审核、财务审核、领导审签、支付录入、支付复核、制单、记账等环节。各处室开展业务工作前，需根据上级部门批复的当年预算及工作内容报领导审批，工作结束后填写纸质报销单据，并附相关原始凭证，经处长审核后到财务部门办理相关报销手续。财务部门对报销单据真实性、合规性进行审核，并报单位主管领导审签。主管领导审签后，再由出纳人员将支付信息手工录入网银支付系统，由复核岗位复核后支付。制单岗位依照支付后的单据，将会计分录手工录入核算系统，经记账岗位记账后生成会计凭证。上述涉及到的支付和记账环节虽是由电脑完成的，但报账环节仅能通过纸质报销单据运转来实现，这说明一部分事业单位会计工作仍然采用传统的手工记账，电算化在财务工作中并未得到充分应用。

（二）事业单位电算化模式存在的问题

1.预算控制存在滞后性。根据预算管理要求，事业单位各部门的支出应严格控制在预算范围内。当前电算化模式下，单位对预算执行情况的记录仅依赖于会计记账，而会计记账具有一定滞后性，这就增加了预算执行中支出管理控制不严、随意性较大的风险，容易导致出现预算执行缺乏严肃性和约束力的情况。同时由于财务主管领导在审签有关单据时，并不了解单位预算执行情况，不利于领导对业务工作的指导及对单位整体财务状况的把控。

2.报账环节耗时较长。当前报账环节仅通过纸质单据运转，运转过程中需各有关人员在纸质报销单据上签字，一旦遇到不能及时签字的情况，报账过程就会停滞，这在一定程度上延长了正常报账时间，降低了报账效率，影响了预算执行进度。

3.核算环节人工成本大、耗时长。支付信息录入、会计人员记账两个环节依赖手工录入，人工成本较大，且信息录入人员容易出现主观性错误。此外，如果出现财务人员出差、参加培训、病（事）假等特殊原因无法对单据及时处理的话，就会拖长单据处理时间，增加单据遗失的风险。

4.电子会计档案收集不全面、有难度。会计核算系统仅对电子记账凭证、电子会计报表进行存档，其他会计档案只能以纸质形式保存。纸质凭证存在易损毁丢失等问题。对于按规定需单独保存的电子发票等非纸质会计档案，则需要人工单独进行归集保存，一定程度上加大了会计人员工作量，也增加了档案管理难度和风险。

5.财务信息安全性弱。财务信息安全性对核算单位至关重要。在会计电算化环境下，电子符号代替了会计数据，电子介质代替了纸介质，财务信息面临安全风险。目前，我国各财务软件没有形成一定的产业规模，大多数机关事业单位财务软件对于信息数据泄漏存在很大风险。加之管理不严或者具体财务软件使用人员在思想上缺乏保密的红线意识，使得有些未经授权的人员可轻易通过单位内部计算机或者网络浏览相关数据文件，如果出现非法进入者进行复制、销毁或者计算机病毒侵入，将会直接导致本单位财务系统遭到破坏，其所产生的恶性连锁反应不堪设想。

三、会计电算化改革后事业单位报账与核算电算化模式及优势

（一）会计电算化改革后事业单位报账与核算电算化流程模式

会计电算化改革后，财务报账及核算主要包括系统内预算控制、线上事项审批、线上填写报销单据及线上多方审签、线上自动支付、自动记账等环节。每年预算批复后，财务人员将预算信息录入财务报账系统，各相关处室在预算范围内进行线上事项审批，之后经办处室线上填写报销单据，并上传电子原始凭证。报销单据经线上各环节审批后，由系统自动生成支付信息，经出纳人员确认后提交银行支付，并由系统自动制单，经会计人员复核后生成会计凭证。

（二）会计电算化改革后事业单位会计电算化优势

1.实现财务报账全程预算控制。各单位预先将年初批复的预算额度录入财务报销系统，经办人员在填写单据时受到预算额度和类别的限制。同时系统可对报销情况进行实时记录，并随时统计分析预算执行情况，以达到实时控制预算效果，解决由于会计记账滞后无法控制预算的问题。

2.有效缩短报账时间。财务报销通过线上报销系统进行操作，各环节人员通过线上身份认证登录系统即可进行各项审签操作，可实现异地审签、适时审签，有效解决了原有模式下因审签人员不在现场而延误报销进程的情况，一定程度上缩短了报账时间，提高了报账效率。

3.有利于会计信息收集。电算化报账核算各环节均可实现会计信息实时记录，有效避免信息滞后和丢失。同时利用计算机的优势和特点，可实时进行会计预测、会计决策、会计控制以及会计分析活动，会计管理职能更加完善，为后续信息实时处理反馈打下了坚实基础。

4.便于提高会计工作效率。财务报账及核算中可实现支付信息自动录入、自动生成凭证等，有效降低了财务人员工作出错率，在提高财务工作效率的同时，将财务人员从繁重的日常单据整理工作中解脱出来，把主要精力转向加强管理和监督方面，更好地发挥会计人员的参谋助手作用。

5.规范会计档案管理。线上报销系统支持多方式影像采集，会计资料全面影像化，可实现会计凭证、会计账簿、报表等会计资料全面归档管理。将会计信息资料通过电子影像进行传递，可有效提高会计档案收集的及时性和全面性，降低会计档案丢失风险，形成会计档案“前端生成—财务核算—档案管理”全生命周期电子化闭环管理。

6.确保财务安全。财务报账及核算均在线上进行，将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，从而提高监督的时效性，有效防范会计核算风险。对财务报账及核算系统涉及到的操作人员设置权限，降低了会计信息资料通过电子影像传递的风险，可以防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严格财务工作流程，确保财务工作的完整性、严肃性和安全性。

四、进一步加强事业单位财务报账与核算电算化改革的建议

一是加强事业单位财务报账核算系统宣传培训。为推进财务报账与核算电算化在单位内部应用，应定期举办相关业务培训，加强会计电算化宣传，使各处室充分意识到会计电算化在工作中的重要意义。同时各处室应相对固定设立财务助理人员，专门负责报销、单据整理等事宜，以利于系统管理和沟通。

二是优化事业单位财务报账系统审核智能识别功能。当经办人员将填写完成的单据提交系统进行审核支付时，系统可根据预先设置的模板及标准要求对报账材料进行智能识别，并自动反馈审核结果，对不符合规定或缺少相关资料的情况自动提示，以便经办人员通过系统提示即时对所提报单据进行补充完善，做到审核留痕，提高财务人员自动化办公效率。