“互联网+”背景下电子发票在企业中的应用

2022-11-24陈瑶四川大西洋焊接材料股份有限公司

品牌研究 2022年28期

文/陈瑶（四川大西洋焊接材料股份有限公司）

“互联网+”是一种经济社会发展新形态，在信息技术支持下，将互联网与传统行业进行深度融合，促进传统行业转型升级，并创造新的发展机会。在“互联网+”背景下，电子商务蓬勃兴起，数字经济飞速增长，并逐渐成为经济增长的新动能。为顺应电子商务发展，推动企业数字化转型，越来越多的企业选择在交易中开具电子发票，以互联网为平台传递交易信息。

一、电子发票发展历程及相关档案管理规定

（一）电子发票发展历程

并存的双轨制发展思路与政策建议。2012年，国家确定推进电子发票。2013年，电子发票试点工作正式启动。2015年，国家税务总局出台《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，在全国范围内推广电子发票[1]。2016年，电子发票进入实质实施阶段。2018年，基本实现了电子发票的全国全覆盖。2020年，增值税电子专用发票开始试点工作，同年财政部发布有关电子发票报销入账归档的通知，促进了电子发票管理的规范化发展。2021年，增值税电子发票全面推广。

2011年，中国物流与采购联合会发布《中国电子发票蓝皮书》，对电子商务税收与电子发票应用作出了战略规划，提出了电子发票与纸质发票

（二）电子发票档案管理规定

财政部、国家档案局相继发布有关政策条例，对电子发票档案管理给出了明确规定。其中，《财会[2020]6号文》第3条、第5条规定：“仅使用电子发票进行报销入账归档的，可不再另以纸质形式保存”；第4条规定：“单位以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存电子发票原件”；国家档案局第79号令第8条规定：“单位在归档电子发票时，需建立电子发票与其相关联的其他纸质会计档案的检索关系。”

二、“互联网+”背景下电子发票在企业中的应用现状

（一）电子发票应用问题

1.电子发票与纸质发票混用

2021年12月，国家税务总局在广东省部分地区开展全电发票试点工作，2022年4月上线升级版电子发票服务平台，将电子发票的应用向稀土、卷烟、建筑服务、旅客运输、货物运输、不动产销售、农产品收购、车船代收、差额征税等行业领域延伸，推动了电子发票类型的多元化发展。然而，电子发票的全面数字化程度较低。从现阶段企业的电子发票应用情况来看，可开具的电子发票类型较少，主要表现为除了增值税发票外，其他类型的电子发票均不可开具[2]。在此情况下，企业电子发票与纸质发票混用的情况较为严重。一方面，根据上述电子发票档案规定，纸质发票必须保存电子发票原件，前者的扫描、保存问题严重阻碍了电子发票的推行。另一方面，电子发票与纸质发票样式不同，部分企业仍然按照纸质发票对打印后的电子发票进行处理。

2.电子发票伪造、重复报销现象严重

虚开发票是一种在电子发票名称、商品数量及单价、总额等方面弄虚作假的一种发票舞弊行为，电子发票易伪造的特点让虚开发票成为不法分子获得高额利益的主要手段之一。当前，全国各地严厉打击以虚开电子发票为主的经济犯罪活动，并取得了显著成效。同时，持续完善电子发票相关法律及政策，力求从法律及政策层面实现对虚开电子发票这一发票舞弊行为的有效管理。2020年，财务部、国家档案总局发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，强调电子发票作为会计凭证与纸质发票有同等法律效力。

电子发票和纸质发票的明显区别在于，前者可重复打印，这就增加了重复报销现象的发生概率。部分企业没有建立规范化的电子发票管理制度，财务会计人员容易出现操作失误，导致重复报账现象严重，从而提高企业管理成本。也有部分企业利用EXCEL对电子发票进行管控，一方面是业务量较大，增加了财务人员的工作量，另一方面是手工统计容易出现差错，难以避免重复报销的情况。

3.电子发票流转安全性差

现阶段，企业大多以邮箱发送的形式进行电子发票流转。承载电子发票的邮件处于开放性的网络环境中，流转安全性较差，容易被不法分子或同行获取，严重时还会引起信息泄密事件的发生。而且，在可重复打印的条件下，管理人员难免会放松对电子发票的管理，进而造成发票丢失。

4.对人工认证依赖性较强

企业在电子发票的应用过程中，主要采取人工手段进行发票认证。上文提到，目前企业仅可开具增值税电子发票，而电子发票和纸质发票的样式存在明显差异。人工认证时，管理人员不仅要对纸质发票的电子版文件进行审核，还要审核电子发票的合规性与真实性，实际工作量并没有减少。此外，受人为因素影响，电子发票的认证效率并不高。

（二）“互联网+”背景下电子发票应用实践探索

1.软件公司选择

“互联网+”背景下电子发票的应用，以互联网及信息化系统平台为依托，企业通过建立、引入信息化系统平台打造电子发票的应用软件环境。自主研发、建立电子发票系统平台，尽管能满足企业的个性化电子发票管理需求，但是需要投入巨额资金。资金实力雄厚、已形成系统化信息安全管理体系的大型、超大型企业，才会选择自主研发、建立电子发票系统平台。对于其他大多数企业而言，第三方软件公司所研发的电子发票系统平台才是首选。如何选择需要的软件公司，就是企业应当考虑的重点问题。电子发票以数据的形式的呈现，关系到企业的核心业务与商业机密，因此企业应当对数据存储的安全性作综合考量。不同税控服务器及税控设备差异明显，如果企业业务范围广、日常发票量大，就要重视税控服务器及税控设备的开票效率及负载能力。一般大型软件公司均通过税务局备案，企业应当优选大型软件公司。

笔者所在单位为高新技术企业，以焊接材料的开发、生产、销售及相关技术服务为主营业务，同时开通了进出口业务，且下属分子公司较多，发票数量巨大。在构建电子发票应用体系的过程中，本单位选择与用友进行合作。用友拥有国内最大的企业应用软件及企业云服务研发体系团队，其软件服务全球领先。IDC-2020年中国企业级应用软件（EA）SaaS市场跟踪研究报告显示，用友的企业应用SaaS及应用平台APaaS市场占有率第一。出于对技术的考虑，企业可优先选择用友。

2.解决方案制定

用友代理商从本单位实际需求出发，给出了FSSC一站式“端到端”的全业务解决方案。在该解决方案中，发票报销与业务进行联动，并和内部控制相关联，对接ERP系统、银行系统。报销时，报销人手动打开报账APP并上传发票图片，系统自动进行发票识别填报，调用税务接口进行验真查重，降低了重复报销、伪造发票等违规问题的发生率。查重完成后，系统自动生成报销单，财务人员扫码打开代办，复核纸质票据与电子发票。复核通过后，系统自动进行发票认证，完成资金支付。由于系统具备事前业务预审功能，在费用超出预算标准的情况下，自动检查合规情况，给出预警提示，这就防止了超标超预算问题的发生，做到了对内控风险点的有效控制。此外，系统内置发票有效期管理、关键字预警、报销日期管理、连号管理等功能，满足本单位多元化发票管理需要。

3.一体化管理平台搭建

从当前企业信息化发展情况来看，多数企业建立了ERP系统进行财务、业务信息化管理。电子发票的应用让相应系统平台的建立成为企业信息化建设的重要内容。倘若ERP系统和电子发票系统各自独立运行，企业的电子发票应用效率不仅得不到提升，企业财务会计人员的工作量也会大大增加，仅前端业务票据信息的收集与处理就会给电子发票管理带来巨大困难。因此，企业应当重视一体化管理平台的搭建，对接好ERP系统与电子发票系统。

两系统对接的主要技术障碍，在于系统的协同运行、数据标准的统一以及数据安全的保障。要突破这些技术障碍，首先，企业应建立系统协同机制[3]。以国网某省电力公司发票业务为例，该公司将电子发票自动预验审、纸质发票验审、发票校验等功能嵌入到了ERP系统中，就纸质发票验审而言，供应商登录OCR（增值税发票智能扫描）系统进行自助发票扫描，该系统平台自动采集发票票面信息后与ERP系统交互，自动对比验审纸质发票与ERP系统电子发票，验审人员现场交接、认证纸质发票，业务人员进行发票人工认证，以国税系统为依托完成税务抵扣[4]。其次，企业应建立统一的数据标准。国家税务总局对电子发票数据标准建设给出了明确指示，要求企业以XML（可扩展标记语言）作为发票数据统一标准。企业要严格遵循国家税务总局规定。最后，在区块链技术支持下加强数据信息安全保障。区块链电子发票具有全流程完整追踪、信息不可篡改的特点，企业可获取区块链电子发票的开具资格，有效追溯发票真伪等信息，解决发票伪造、重复报销的难点问题。

三、“互联网+”背景下电子发票在企业中的应用保障措施

（一）加强业务风险管理，规避虚假票据信息

电子发票风险多数来源于业务管理，业务真实性、实际业务发生金额正确性、发票获取渠道正规性的质量高低与否，对电子发票风险的发生有直接影响[5]。倘若业务人员在发票报销的过程提供虚假发票，财务人员无法在短时间内核验发票真伪。因此，企业应当加强业务风险管理，从业务源头规避虚假票据信息。在此过程中，根据电子发票管理需要重构业务流程，细化各岗位职责，并建立财务、业务人员的法律意识与电子发票正确应用意识，同时将电子发票管理与业务部门绩效考核相关联，结合电子发票管理情况进行员工绩效考核，以考核结果作为激励奖惩的重要依据，促进业务人员及时汇报电子发票报销情况、举报伪造或重复报销行为相关责任人。

（二）健全财务管理制度，落实发票真伪审核

电子发票在企业中应用起步较晚，当前国内企业财务管理制度中的电子发票相关内容并不完善，难以为电子发票应用提供有力的制度保障，也无法通过制度约束人员的发票舞弊行为。所以，企业应当健全财务管理制度，在制度指导下充分落实发票真伪审核，从而实现对发票舞弊行为的有效规避。以电子发票报账为例，企业根据电子发票的使用、查验需求，制定电子发票报账查验规则，要求财务人员定期评估已完成记录的电子发票，并开展电子发票报账审核工作[6]。

（三）加大专业人才培养，提升人员信息素质

电子发票的应用让企业财务管理效率得到了大大提升，与此同时，对人员专业素质提出了更高要求。财务会计人员不仅要充分了解国家电子发票相关政策规定，明确电子发票与纸质发票的差异以及常见的电子发票风险，也要熟悉信息化环境下电子发票的各个管理流程，掌握电子发票开具、报销、归档等规则以及基本信息技能。不少企业的相关人员并不完全满足电子发票应用的人才需求，对此企业应当加大专业人才培养，深化人员对电子发票的应用认知，提升人员信息素养，促进人员专业化发展。

（四）完善管理平台建设，满足动态管理需要

“信息孤岛”“系统壁垒”是当前企业电子发票应用要解决的关键问题，在企业内外、上下层及各部门信息不对称的情况下，电子发票风险无法被及时发现与处理。企业应当完善一体化管理平台建设，加快落实各管理系统间对接工作，并建立系统化的信息沟通机制，逐步解决“信息孤岛”“系统壁垒”问题，从而满足“互联网+”背景下电子发票的动态管理需要。

四、结束语

综上所述，我国电子发票应用起步于2011年，为深入推进电子发票在企业中的应用，国家相关部门及组织机构相继出台多个政策规定，以规范企业电子发票管理。“互联网+”背景下，企业电子发票应用问题突出，具体存在于发票开具、报销、流转与认证等多个环节。大型企业及上市公司在电子发票应用方面提供了可参考的实践经验，企业应当结合实际应用需要，合理选择可提供电子发票系统解决方案的软件公司，科学制定解决方案，建设一体化管理系统平台，以支持电子发票的应用。同时，企业也要做好业务管理、财务制度建设、人才培养、信息化建设等多方面的保障措施，以促进电子发票的有效应用。