铀矿冶档案利用存在的问题及其对策

2022-11-23唐利雷

铀矿冶 2022年3期

唐利雷

(核工业北京化工冶金研究院，北京 101149)

铀矿冶档案是指铀矿冶单位在科研、生产、建设、管理各项活动中形成的，具有一定保存价值的文字、图表、音像等历史纪录[1]。这些文字、图表、音像等铀矿冶档案，通过档案管理人员的收集、整理、立卷、归档，保存在铀矿冶单位档案室，具有不同程度的参考价值和凭据作用，而且这些价值和作用通过档案利用得到充分体现[2]30。

铀矿冶档案利用工作是档案工作为铀矿冶单位经济发展服务的直接手段，是档案工作承启归档和外借的重要环节之一，在档案工作中发挥着非常重要的作用[3]87。铀矿冶档案利用工作是铀矿冶档案工作成果的集中体现，引导着档案工作的发展方向。档案利用工作做得如何，是考察档案部门业务水平的重要指标[4]。

1 铀矿冶档案利用工作的具体要求

铀矿冶档案利用工作是一项专业性、服务性的工作，要想做好档案利用工作，切实发挥档案资料的价值，必须达到基本的标准和要求。

1.1 熟悉铀矿冶档案馆馆藏

熟悉馆藏是档案利用工作的前提和基础，档案管理工作者要熟悉所保存档案信息的数量、种类、来源等以及在库房中的位置。档案管理员对馆藏档案越熟悉，越能提高档案利用的效率和质量。

在档案工作中，应遵循先慢后快、由粗到细的认识规律，并了解档案之间的有机联系，从各个方面熟悉档案馆馆藏。在接触档案工作之初，尽可能把馆藏档案全部清点一遍，以便尽快熟悉馆藏档案。同时，档案管理人员还应熟悉档案利用中使用的检索工具，同时尽量了解铀矿冶单位主要业务的发展状况，以便及时掌握科研人员对档案资料的具体需求[5]72。

1.2 明确服务方向，端正服务态度

档案利用工作是档案工作为铀矿冶单位服务的具体体现，这就要求铀矿冶档案利用工作必须树立为单位发展服务的明确方向，以核工业铀矿冶事业的发展为目标的宗旨和理念，铀矿冶档案工作人员必须具备一定的政治责任感和使命感。另外，铀矿冶档案工作应与铀矿冶单位重点工作以及奋斗目标具有一致性，服从和服务于单位的经济发展，根据所保存档案的性质和内容特点以及单位不同时期的具体任务，安排好档案利用工作的重点。

同时，铀矿冶档案管理人员要具有高度负责的服务意识以及踏实的工作作风[5]73。了解科研人员的心理特点，是档案工作人员做好工作需要具备的重要条件。在查阅档案过程中，科研人员希望快速准确获取自己需要的档案资料，并最大程度简化档案查阅流程。档案管理者一定要了解这些心理规律和特点，才能在档案利用工作中既坚持原则，又能为科研人员提供优质的服务。

1.3 积极学习，适应档案工作发展需要

作为铀矿冶档案管理人员不仅要具备档案专业知识，还要尽可能深入地了解铀矿冶相关的专业知识。铀矿冶档案特别是科研档案具有较高的专业性，了解铀矿冶专业知识能帮助档案管理人员了解档案形成的更深层次背景，更快更准确地查找到科研人员所需要的档案，更好地为科研人员提供服务。铀矿冶档案管理人员要做个一专多能的多面手，才能更好地做好铀矿冶档案利用工作，更好地发挥铀矿冶档案的作用。

2 铀矿冶档案利用存在的主要问题

近些年来，随着铀矿冶档案价值被单位及科研人员普遍重视和深度挖掘，铀矿冶档案利用工作得到了较大的进步和发展，但仍存在一些问题。

2.1 部分科研人员对档案制度不理解

部分科研人员的档案意识薄弱，对档案部门的职能、借阅流程、馆藏等不清楚，极大地影响了档案利用的顺利进行。部分科研人员对档案管理制度不理解，认为可以先查阅档案，找到有价值的档案资料后再办理借阅手续；或者也有科研人员要求档案管理人员替为查阅、复印档案，从而不留下借阅的记录；甚至有的人员在归档以后要求涂改档案或撤换档案。在发生这些情况的时候，档案管理人员需要给借阅人员做细致的解释，降低了工作效率，同时也降低了档案利用者对档案管理工作的满意度[6]。

2.2 档案数字化程度不高

由于档案数字化的质量及安全保密问题制约了档案的数字化进程，目前大多数铀矿冶档案馆保管的档案主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，适应于传统的保管与传递方式，实行手工操作和点到点的传递，覆盖面不大，很难适应现代铀矿冶科研的发展要求。这种情况下，档案资源的经济效益和社会价值也难以充分体现，传统档案的保管利用方式越来越受到限制，因此加快推进档案管理数字化是大势所趋。

2.3 铀矿冶单位档案专职人才匮乏

目前多数铀矿冶单位档案管理人员配置不高，专职档案管理人员少，兼职人员较多；而且专职档案管理人员的时间和精力被消耗在档案的收集、整理、管理、服务等事务性工作中，无暇顾及档案编研等深度挖掘档案价值的工作[2]30。档案专职人才的欠缺，对铀矿冶档案利用工作的开展和利用质量的提升产生了较大影响。

2.4 检索方式滞后

大部分铀矿冶单位的档案管理经费短缺，特别是在购买档案硬件设备和引进检索软件方面，例如现阶段有的单位还没有实现自动检索原文，采用的是电子化目录检索以及人工调卷，这就造成检索效率低下，档案的查准率、查全率较低，档案利用的方便性和快捷性受到很大影响，限制了档案利用效率的提升[2]31。

3 加强铀矿冶档案利用的方法研究

针对铀矿冶档案利用中存在的问题，档案管理人员要深入分析和研究，寻找切实可行的方法和途径，更好地促进档案利用。

3.1 加强组织领导，采取各种方式做好宣传

铀矿冶单位应建立和完善档案工作的组织管理体系，将档案工作纳入单位发展规划和年度计划、纳入领导议事日程、纳入领导和业务有关人员的岗位责任制[7]。单位应定期开展档案专项工作会议，落实档案管理工作的进度和制度等，为有效开展档案利用工作创造良好的条件[3]90。

铀矿冶单位档案部门要采取灵活多样的方式做好宣传工作，加强科研人员对档案知识的了解。一是经常举办档案知识讲座，讲解收藏范围、档案目录编目方式、档案借阅流程等，提高大家的档案利用意识[2]31。二是举办档案展览、档案知识竞赛活动等相关的主题活动，营造了解档案、利用档案的良好氛围，提高档案的影响力和认知度。

3.2 提高档案数字化程度，拓展档案利用渠道

铀矿冶单位要加大力度进行档案数字化建设。首先，建立健全档案管理体系，完善档案利用规章制度，并定期进行修订和更新，提高制度有效性和适用性，确保档案的安全。其次，实行档案服务网络化。例如，在档案管理系统归档OA系统中的在线文件，以便提高归档效率，在馆藏电子化的基础上，在保证档案安全和符合保密要求的条件下，开辟网上档案利用新途径。再次，按照国家及上级档案主管部门发布的制度及规范，结合档案部门的具体情况，明确档案目录等信息，规划并逐步建立文件数据信息库。最后，加强档案信息化和办公电子化深度融合，最终实现档案信息系统和OA系统一体化[5]90。

3.3 引进和培养档案人才，加快人才队伍建设

引进和培养专业档案人才是加强铀矿冶档案利用工作的基础和重要环节，稳定和高水平的档案人员是档案利用、档案编研等工作顺利开展的有力保障[2]31。铀矿冶单位应尽快配备与业务量相适应的档案人员，建立稳定、高水平的档案人才队伍，为档案利用工作的顺利进行提供保障。一是加大档案人才的引进和培养力度。二是加强档案管理人员的实际工作能力的培养，采取“请进来，走出去”的方式，邀请档案专家来单位，就档案管理中的具体问题进行指导；也可以经常组织档案管理人员去集团公司档案馆交流和学习档案管理经验，提升实际工作能力。三是注重对档案管理人员的业务知识培训，加强档案人员的上岗培训和继续教育。