信息技术支持下档案管理工作优化措施

摘要：如今，社会发展也在不断地朝着信息化和现代化的方向靠拢，随着信息技术的进一步发展，各个行业在发展中都迎来了新的挑战和机遇。档案管理是党建办工作中不可缺少的重要内容，做好档案管理工作对于党建办相关工作的开展有重要意义。但目前档案管理中仍旧有很多问题，而且传统的档案管理方式已经明显滞后于社会发展，加强信息技术在档案管理工作中的运用，已经成为必然趋势。本文围绕信息技术支持下档案管理工作的优化展开分析，并提出优化措施。

关键词：信息技术；档案管理工作；优化措施

一、引言

如今在信息化的发展背景下，科技的升级频率也在不断加快，与此同时，信息技术的价值也在显著提高。在党建办档案管理工作中，信息技术发挥的关键性的作用，信息技术的有效运用，为档案管理工作效率的提升提供了新的技术手段。将信息技术运用在档案管理工作中，不仅可以实现档案管理方式的创新，同时还能全面实现档案管理工作的改进和优化，在提高档案管理水平的基础上，促进了档案管理工作的稳定发展。

二、档案管理的工作内容

（一）档案收集

档案收集是最重要的工作环节之一，是档案管理工作开展的前提。在科技的发展背景下，档案文件也呈现出多元化的发展趋势，尤其在计算机网络技术背景下，档案文件多以图片、声音等形式进行保存，可见只有做好档案的收集工作，才能保证档案归档的完整性[1]。

（二）档案整理

档案管理工作指的是根据相关的规律，将碎片文件进行系统化的整理。在这个过程中，将文件由分散状态转变为系统状态，并根据一定的有序方式进行管理，然后借助计算机以及其他软件对档案进行分类和编目。

（三）档案鉴定

档案鉴定一般指的是对档案的价值进行鉴别，以便明确档案的保管期限，是决定档案是否有保存价值或者是否需要进行销毁的重要环节。做好档案鉴定，能够实现庞杂状态到优质状态的转化，以便保证档案存儲的优质化。

（四）档案保管

所谓档案保管具体来说，指的是保护相关文件的安全性，并采取有效措施延长档案文件的寿命。档案管理的重点就是保护档案资源的安全性和完整性，只有做好档案的有序存放以及提高传输效率，才能保证档案资源的利用率。而在网络技术的支持下，档案工作人员能够直接进行信息的收集和验证，并将重要文件，借助互联网输送到档案室进行存储和管理。

三、传统档案管理的缺陷

现如今档案管理引起了各部门的高度重视，但传统的档案管理方式已经难以满足工作需要，甚至逐渐开始显现出很多的弊端，所以有必要分析传统档案管理存在的缺陷，并针对性地加强信息技术的有效运用，从而提高档案管理工作效率。

（一）数据收集速率低

在档案管理工作中，收集档案相关的数据资料是档案管理的前提。但传统的档案管理保存方式以纸质文件为主，而且在收集期间需要查封档案袋，并根据相关规定进行数据收集，整个过程需要消耗很多的人力和物力资源；而且工作环节比较复杂，浪费了很多的工作时间。如今社会在向前发展，数据信息量也越来越大，传统的信息收集方式，难免会影响整体档案管理工作的效率，甚至还会给档案管理增加相应的成本。

（二）信息保存不够稳定

传统的档案管理在信息数据的保存方面有着显著的缺陷，一般情况下，档案管理部门为了加强档案资源的保护和存储，大多会设置独立的档案室，但是由于档案室空间比较狭小，存放大量的文件会导致文件存在安全隐患，很容易引起火灾等严重情况，也就难以加强档案资源的保护和利用。如果保存的档案存在丢失或损坏等情况，这时候就需要管理人员进行数据的重新收集和整理，这样一来就会浪费较大的人力资源[2]。

（三）信息查询十分烦琐

在传统档案管理模式下，进行数据信息的收集、整理和归类，难免会存在很多问题，比如说以档案收集为例，尽管在收集过程中进行了数据的分类，但是由于数据量比较大，要想进行细致的档案数据查询，就需要经过烦琐的寻找，这样就会浪费较多的时间，而且工作效率也会大大降低，这在很大程度上影响的档案资源的利用率。

四、档案管理工作中应用信息技术的优势

（一）有利于节约资源

众所周知，传统的档案管理大多使用纸质文件，而且各个单位都需要配备相关数量的打印机、纸张以及牛皮袋，会消耗很多的资源。而且纸质档案资源，也会占据很大的空间，这种很大程度上来看也是一种资源浪费，再加上纸质档案管理，需要多个管理人员共同加强管理，也会消耗很多人力资源，难免会造成不同程度的资源浪费情况。而将信息技术应用在档案管理工作中，档案管理人员可以借助计算机加强数据的分析、统计和查找，能够突破时空限制，节省工作时间；同时在信息技术的支持下，档案管理的搜索程序也会更加的简洁，大大地减少了纸质档案的困扰。在应用信息技术后，档案管理的数据资料也不会在占用过多的空间，不仅能够减少资源浪费情况，同时信息查询也更加的便捷，在较大程度上促进了档案管理工作水平和效率的提升。

（二）有利于提高工作效率

在档案管理工作中，加强信息技术的运用，可以实现传统纸质档案到电子档案的转变，这样一来档案管理人员就可以独立加强档案管理和调控，只需要在程序设置的支持下，加强电子档案的自动分类归纳，为档案管理提供了更多的便捷，同时档案资源的搜索也更加方便，在信息技术的支持下，可以更加精准地找到所需的档案信息。除此之外，信息技术的应用，还能为档案资源的共享提供重要支持，可以让档案获取更加的方便，而且还能节约时间，能够为广大人民群众提供优质的档案服务，也能促进档案管理工作效率的提升[3]。

（三）有利于提高档案的安全性

一般来说，传统的档案管理工作中，必须要做好档案室环境的管理，也就是说要保证环境干燥低温，同时还需要做好防虫工作，以便保证纸质档案的安全性。但是部分单位在搬迁期间，可能会导致档案信息泄露或丢失，这样不仅影响了档案信息的安全性，而且还会引起经济损失。而将信息技术运用到档案管理工作中，能够为档案信息的安全性提供重要保证，在信息技术的支持下，传统的纸质档案可以以电子档案的形式进行保存，同时也能够实现云储存或者云备份，这样一来就可以提高档案信息的安全性。也就是说在信息技术的支持下，只需要具备网络环境，就可以获取和应用相关的档案资源，能够避免出现丢失或者损坏等情况，大大提高了档案信息的安全性，同时也促进档案管理效率的提升。

五、档案管理工作应用信息技术的现状

（一）缺乏统一的管理标准

从党建办档案信息化管理的现状来看，缺乏统一的管理标准是常见的问题。在具体的档案工作中，各机关单位则需要结合实际工作需要来开展信息化的档案管理，但是由于不具备统一的管理标准，导致档案资源难以实现共享，也影响了档案管理的区域性发展，档案管理的效率和质量也受到了严重影响。

（二）档案管理的安全性有待提高

档案管理工作的信息化发展是时代发展的大势所趋，将信息技术运用在档案管理工作中，确实可以提高工作效率和质量，但是与此同时信息技术在应用中也给档案资源的安全性和完整性带来了较大的威胁，一旦受到黑客或者病毒的侵害，就难以保证档案信息的安全性，甚至容易导致档案信息被篡改、盗用，严重时容易引起较大的经济损失。此外，在档案管理系统中也有很多的漏洞，比如说相关组件间的配合度不足，其中的某些部件需要独立运行，这样一来各个环节在连接过程中就容易出现断层的问题，这在很大程度上会影响档案信息管理的规范性。

（三）档案人员的信息化素养不足

如今越来越多的单位纷纷意识到档案管理信息化的重要性，同时纷纷尝试应用信息技术来开展档案管理工作，且经过大量的实践证实，信息技术的运用大大提高了档案管理工作的效率。但是在推进档案信息化管理的过程中，也存在很多的问题，其中主要的问题就是档案管理人员的专业素养不足，部分的档案管理人员并不专业，缺乏专业的档案管理理论知识和技能，尤其是很多年龄较大的管理人员，这些上了年纪的管理人员不仅工作思想比较陈旧，而且也没有掌握电脑操作的方法和技巧，信息化水平不足，给信息技术在档案管理工作中的应用也带来了很大的阻碍。

六、信息技术支持下档案管理工作的优化措施

（一）制定和落实档案管理制度

信息技术的运用，是优化档案管理工作以及提高工作效率的重要路径，为提高信息技术在档案管理中的应用效果，最关键的就是要制定并落实档案管理制度。对此单位内部应该根据《档案法》中的规定，制定完善的档案管理制度，并结合党建办工作的发展需要，对档案管理制度进行完善，并全面加强档案人员的培训力度，引导档案管理人员树立正确的价值观念。同时，在落实档案管理工作制度的过程中，也应该发挥出信息技术优势，利用信息技术加強档案人员的管理，提高档案人员工作行为的规范性，以促进档案管理工作的科学化、规范化发展。制定并落实完善的档案管理制度，可以提升档案管理工作的层次，而信息技术的运用还能及时发现档案管理工作中的问题，并提出有效的解决措施，以便保证档案管理工作的顺利进行。此外，档案管理监督工作也是十分重要的，因此应该建立完善的工作考核制度，并将考核工作与档案工作人员的薪酬进行联系，利用这样的方式提高工作人员的积极性，不断地提高工作人员的责任感，进而提高档案管理信息化的效果和水平[4]。

（二）加强档案资源的云存储和云备份

信息技术在档案管理中的运用，最重要的环节就是实现纸质档案到电子档案的转变，而档案管理人员可以根据人工输入或机器扫描将纸质档案变成电子档案，同时将这些文档收录在计算机中，并进行云存储和云备份，以便保证档案信息的完整性。使用电子档案管理不仅可以避免以往占用空间以及存储难度大的问题，而且还能够提高档案管理工作的时效性。如今正是大数据广泛应用的时代，大数据技术的应用范围越来越广泛，所以档案管理工作人员必须要根据时代发展趋势，加强信息技术、大数据技术等手段的运用，以提高档案管理的信息化以及数字化水平。通过信息技术的应用，档案信息可以转换为数字档案，同时还能在云端进行储存和备份，进而在保证档案数据安全的基础上，促进档案管理工作的稳定发展。

（三）建立专业化的档案信息网

利用信息技术开展档案管理工作，是提高档案管理工作效率的重要要求，但实际上很多档案管理人员缺乏对信息技术应用的深入认知，甚至在应用信息技术的过程中也存在不少问题。为了能够解决这一问题，档案管理工作人员需要强化计算机程序以及网络技术的有效运用，要深刻地认识到信息技术应用的必要性，并在此基础上构建专业的档案信息网络，构建完善的沟通机制，进而为不断地拓展档案管理的信息通道，来全面加强档案管理流程的优化和完善，保证档案信息传递的有效性，从而实现工作效果的提升。

此外，在档案管理工作中，也可以发挥出信息技术的预测作用，对档案信息进行预测，以提高工作效率。档案信息的预测方法有很多种，但各个预测方法也有不同的优势和缺陷，所以应该选择最适宜的预测法，保证预测的准确度，从而为档案管理提供更多便利[5]。

（四）打造智能化档案管理平台

为迎合时代发展需要，途径档案管理的信息化和智能化发展，还需构建智能化的档案管理平台。智能化档案管理平台主要就是借助信息技术以及大数据处理技术，围绕档案信息的生成、存储、传输和应用制定更加智能化的管理平台。首先，发挥出大数据技术的优势，对档案数据进行严格筛选，并对其中的异构数据进行有效修改，以便形成统一的数据表达方式；其次，结合大量的数据信息资源构建大数据资源存储库，加强云技术的应用，为档案信息的共享提供新的支持；再次，档案信息的生产和采集，需要做好档案录入、个人自主信息填报以及数据实时自动更新等工作；最后，建立完善的档案信息共享平台，打破时空界限，以便提高档案信息共享和利用的效率。

（五）加强档案管理队伍建设

为发挥出信息技术在档案管理工作中的优势，还需做好档案管理队伍的培训和教育工作。在加强档案管理队伍的建设期间，需要增加一定的投入，选择和聘用专业的档案管理人员，成立一支高素质的专业档案管理团队，保证管理队伍中的人员，具备专业的业务能力和综合素质，最重要的是要保证管理人员熟练掌握信息技术的应用，以便保证信息技术的有效应用，从而提高档案管理效率。除此之外，还应该加强档案管理队伍的定期培训工作，以信息技术的运用为主要培训内容，提高档案工作人员的信息技术应用能力，以便灵活的运用信息技术开展档案管理工作，从而改善工作效率。只有提高档案管理人员的信息化运用水平，才能充分地发挥出信息技术在档案管理中的应用优势，以便真正地发挥出档案资源的实际价值[6]。

七、结束语

总而言之，纵观社会发展形势，档案管理工作的发展趋势必然是信息化和智能化。传统的档案管理模式俨然落后，对此就必须要加强信息技术的有效运用，来不断地提升档案管理的信息化以及智能化水平，这样才能真正地为实际工作提供便利，才能全面提升档案管理工作效率，以便为人民群众提供优质的档案服务，促进档案管理工作的长足发展。

作者单位：武凡芝    邹城市为民服务中心

参  考  文  献

[1]王正红.信息化背景下医院文书档案管理工作转型策略[J].黑龙江档案，2021（6）：208-209.

[2]杨丽丽.事业单位档案管理规范化与科学化发展思考[J].黑龙江档案，2021（6）：268-269.

[3]李焱.探析事业单位文书档案管理的方法、路径与保障[J].兰台内外，2021（36）：21-22.

[4]杜梦唯. 企业档案管理“三化”合一的困境与路径[J].兰台内外，2021（36）：45-46.

[5]林剑.信息技术在自然资源档案管理中的应用[J].城建档案，2021（12）：17-18.

[6]谢杏.大数据时代房产测绘档案管理的信息化建设与应用[J].城建档案，2021（12）：13-14.