归档资料收集工作在新冠疫情背景下的改进方向之研究

文/张宏学

新冠疫情发生以来，铁路部门在抓好疫情防控工作同时，对疫情防控档案的收集工作也提出了更高要求。为防控疫情通过铁路传播，铁路部门在防疫过程中形成了大量的文字、照片、音像、实物等材料。在认识到疫情防控档案收集工作重要意义的基础上，还需建立全过程、广渠道、多类型的档案收集体系，并通过拟定完善的归档体系，实现对防疫档案资料全面、高效的收集归纳

一、疫情防控背景下的档案收集新要求

档案不仅是人类活动的真实记录，也为人类社会发展提供经验借鉴。2017年，世界卫生组织（WHO）的“天花根除规划”档案入选《世界记忆名录》。这份档案详细记录了世界卫生组织1966年提出天花根除规划，到1980年确认天花被根除期间，世界人民根除天花的决策和举措，为人类控制类似疾病提供指导。

一方面，国家档案机关对于新冠疫情下的档案工作给予了高度关注。疫情发生后，国家档案局及时印发《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，要求各级档案部门认真做好疫情防控期间的档案工作，服务大局，充分发挥档案资政作用，确保工作不停摆、服务不断线。2020年3月，中办、国办转发了《国家档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意见》，对做好疫情防控档案资料的收集、整理、保管、利用等工作作出整体部署。以上两个重要文件成为谋划部署、有力推动新冠肺炎疫情防控档案工作的重要指导性文件，意义十分重大。

另一方面，立法机关也为档案工作改革提供了法律基础。2020年6月20日，新修订的《中华人民共和国档案法》颁布，对突发事件应对活动相关档案的管理作出明确规定，使建立健全相关档案收集、整理、保护和利用工作机制成为一项法定要求。同年12月，国家档案局发布了《重大活动和突发事件档案管理办法》，对建立重大活动和突发事件任务清单、提前介入机制及专题数据库建设等作出制度性安排，为档案管理和档案资源整合、开发利用提供了体系化解决方案。

回归铁路行业，为防控新冠肺炎疫情通过铁路传播，铁路部门在做好职工、旅客的健康保护、应急物资支持、协调病例和密切接触者医疗救治等环节中形成大量的文字、照片、音像、实物等资料。收集这些资料，整理形成疫情防控档案是档案工作者抗击疫情的特殊记忆，是铁路人顽强拼搏的见证，具有重要的查考利用价值。

但疫情处理具有紧迫性、特殊性，极易发生上述文件材料的损毁流失漏归，直接影响档案的真实性、完整性、系统性和准确性。因此，疫情当前之时，如何既不增加疫情防控工作负担、不消耗疫情防控精力，又为铁路留下珍贵的历史记录，是档案工作者面临的挑战。本文尝试结合实践经验，探索通过制定疫情归档范围表的方式，实现全方位档案收集，为提高疫情防控档案质量积累经验。

二、改革疫情防控档案收集工作的重要意义

档案工作应结合新时期的时代背景，与时俱进，由封闭转向开放，由重保管转向重服务。而档案收集工作作为变革核心，对于服务大局、积累经验、提升能力的三大发展导向都有着不可忽视的作用，将成为新冠疫情背景下档案工作改革的重要突破口。

（一）加强疫情防控档案收集，有助于服务铁路防疫工作大局

新冠肺炎疫情告诉我们，大流行性传染病的威胁始终存在，我们必须保持警惕并做好准备。

疫情防控档案能为铁路应对疫情提供信息咨询与决策支持,能为科学研究提供跨领域和跨地域服务,为铁路职工家属提供卫生健康知识服务。档案工作极具系统性，收集是档案工作的基础环节，因此提高档案的服务能力，首先要从档案收集着手。

（二）探索档案收集范围，有助于积累现场管理和档案管理经验

疫情突发、形势严峻，铁路部门在确保安全运输的前提下，以有限的人力承担了大量的防疫一线工作，尤其是疫情暴发初期，各岗位人员分散在各个抗击疫情点，任务繁重、时效紧急。

在此背景下，明确归档范围，传达档案收集这一管理理念，不仅有益于向一线作业人员提供信息支持，也能够让工作人员在身心高度繁忙紧张的状态下，认识到肩上的历史责任，坚定信心抗击疫情，还能为今后的疫情档案收集工作积累经验。

（三）加强档案收集全面性，有助于提升档案工作质量与服务能力

疫情防控是一项联防联控机制下的行动，现场工作往往涉及多个机构部门，多种业务交叉进行，现场复杂、千头万绪，档案资料易出现损毁和流失。采取措施加强收集，可以避免不必要的损失，确保档案充分发挥存凭、留史、资政、育人的作用。

一三、防疫档案收集工作之改进措施

结合新冠疫情背景，本文提出通过探索铁路疫情档案归档范围表的方式，提升档案收集效率与全面性，同时通过配套措施，实现全过程、广渠道、多类型的档案收集，全方位反映铁路人在抗击新冠肺炎疫情中承担的各项工作和精神面貌，为今后铁路承担抗疫工作提供服务。

（一）全过程收集

专业服务，提早介入。疫情发展十分迅速，铁路行业更是时刻受到疫情的影响，因此档案收集工作一定要把握全面与高效两点原则，根据疫情不同时间段的特点，转变工作重心，实现全过程的档案收集。

在疫情响应后的第一时间，档案工作者即应对工作职责、内容和要求进行分析，同时可以借鉴2003年“非典”疫情的档案收集经验，逐一明确各部分收集范围和内容，尽快拟定出归档内容表单，让现场收集工作有所依循。

疫情得到初步控制后，档案工作者应当按照《国铁集团办公厅关于做好新冠肺炎疫情防控档案管理工作的通知》梳理收集内容，制定铁路抗击新冠肺炎疫情防控档案归档范围表。为提升收集全面型，档案工作者还应主动服务，实现收集与抗疫同步。面对重大疫情，不应一味遵循“档案资料第二年甚至隔年才开展收集工作”的惯例，因为一旦信息如有遗漏，后期将无法补救，就会造成无法弥补的损失。

特殊背景下，一方面，应当在不增加疫情防控工作负担、不消耗疫情防控人员精力的前提下，将档案服务关口前移，以组建微信工作群等方式，提供档案收集的线上“无接触式”服务；另一方面，应当将档案收集责任落实到人，并在工作组人员出现变动时，及时将档案收集工作通知到新入组员，避免衔接中断出现断档。

（二）广渠道收集

档案收集的全面性，不仅体现在纵向的时间上，还需要在横向的渠道上足够重视。本文认为可以着重从宣传、人群、地域、防控领域等渠道入手。

首先，宣传渠道方面，不拘泥传统，探索更多的媒体渠道。除了从常规渠道归档，也收集网站网页、自媒体、社交媒体等宣传渠道上的资料，确保疫情档案收集工作的应收尽收；其次，人群渠道方面，除通过官方渠道之外，特别强调收集一线工作记录，收集疫情亲历者、疫情防控工作第一线工作人员形成的一手材料；地域渠道方面，同时收集多地的档案资料。再次，防控工作领域渠道方面，将疫情物资采购、验收、发放全流程的文件资料也纳入收集范围。

（三）多类型收集

新冠疫情属于突发的重大公共卫生事件，举国上下全体动员，应对与处置是涉及面广且复杂多变的过程，仅凭单一载体或类型的档案并不能全面详细地反映整个事件的全貌。本小组除了注重收集常规文书档案外，还重视引导职工收集照片、音视频、实物等多种类型的档案资料，来反映铁路人抗击新冠肺炎疫情的思想和行为。

为确保质量，应当采取线下服务线上指导的方法。线下方面，可以利用发放疫情物资的服务机会，向疫情防控人员宣传档案素材收集，宣传档案的形式多样，灌输主动收集的意识；线上方面，由专人负责收集新闻媒体、自媒体、社交媒体的宣传报道材料，及时下载保存。同时，对于收集新形式档案中发现的问题利用线上优势及时解决，在微信工作群请融媒体专员向现场同志讲照片、视频的拍摄方法和注意事项，强调现场工作照片以原图发送的方法，确保档案资料质量可靠。

四、防疫归档体系之构建与反思

全面性的档案收集离不开归档统筹。全方位收集新冠肺炎疫情档案资料之后，仍需建立完整的归档体系。制定《疫情防控档案归纳范围表》（以下简称《归档范围表》）、《疫情档案移交清册》与《归档文件移交目录》，对于实现归档系统的良好运行有着重要的基础性意义，其中确立《归档范围表》的涵盖范围尤为重要。结合实践经验，本文尝试将需要收集归档的疫情防控档案分为文件、声像、实物三类，具体分类如下：

第一，文件类档案包括：1.铁路系统关于疫情防控工作的重要部署、规定、通知、通报等；2.关于疫情防控工作重要问题的请示和上级部门的批复、指示等；3.建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定等形成的文件材料；4.关于疫情防控工作的通知、通报、工作计划、实施方案、防控措施、统计报表、动态数据、工作报告、工作总结等；5.关于疫情防控工作会议记录、会议材料等；6.防控疫情的应急预案、监测方案、监测报告、工作流程等；7.疫情防控工作医疗保障、物资保障和生产生活保障等方面形成的文件材料，疫情防控物资捐赠、调配等文件材料；8.关于疫情防控工作的在新闻媒体、社交媒体的纪实资料和宣传报道；9.防控疫情工作中关于先进典型人物、事例的文件材料；10.疫情防控健康教育、法治宣传、科普宣传的文件材料；11.与地方疫情防控工作沟通协调产生的文件材料；12.关于疫情防控的站车测温记录及交接记录、消毒记录或证明；13.关于疫情防控的旅客登记表、隔离通知书、病例个案调查表、密切接触者登记表、调查情况记录、调查报告等。

第二，声像类文件包括：反映铁路抗击疫情的照片、音频、视频作品。

第三，1.疫情防控一线人员的请战书、医疗队队旗等；2.铁路职工以疫情防控工作为主题创作的绘画、书法等作品。

需要注意的是，任何档案都有着不可轻视的价值，因此对档案收集进行筛选，在提升效率、节约资源的同时，也意味着不可避免地会存在遗漏。譬如《归档范围表》中，并没有收集到职工群众在新冠肺炎疫情期间的生活瞬间，也还没来得及对收集到的资料及时进行整理。如何实现全面性与高效性的统合，也将是防疫归档工作下一步的探索之处。

新冠肺炎疫情仍在世界范围肆虐，疫情防控工作远未结束。受到中央与国家机关各部门高度重视的疫情防控档案工作，也应及时跟进、主动作为，扎实做好疫情防控档案收集工作，记录铁路人抗击疫情的全景历程。力争整理与收集同步，探索档案利用与档案收集相互促进，在档案收集工作中实现全面性、多样性、深刻性与高效性的统合，运用档案讲好铁路的战“疫”故事，弘扬铁路人的抗“疫”精神。