建筑工程招投标与合同管理优化研究

2022-11-22张德良山东泰开电力工程有限公司

门窗 2022年5期

关键词：投标备案代理

张德良山东泰开电力工程有限公司

徐丽华通建设发展集团有限公司

1 前言

目前，我国很多建筑工程在招投标阶段的合同管理方面都存在问题，各种问题导致风险增大，还带来了其他方面的影响，严重制约行业的健康发展。在这一基础上，如何优化建筑工程招投标阶段的合同管理工作，就成为一项值得思考的问题，有必要展开相关研究。

2 招投标与合同管理的关系及合同管理工作的意义

2.1 招投标与合同管理的关系

建筑工程的招投标阶段与相关合同管理之间的关系密不可分，诸如招投标文件的基本内容中，就包含了合同管理方面的一些基础条款，同时，合同管理内容也基本按照招投标的项目实际需求来设定。这样才能通过合同管理，保障建筑工程项目能够顺利落实。诸如招投标中项目要求在若干时间内竣工，在合同中就应当有明确的工期时间限制、工期超标责任归属等内容，管理工作将按照合同内容展开。在这一基础上，良好的合同管理，可以促进建筑工程招投标工作顺利完成，两者直接有相辅相成的密切关系[1]。

2.2 合同管理工作的意义

招投标阶段的合同管理工作，主要是为了保障多方按照合同条款履约。因此，如果没有做好合同管理工作，就可能导致某一方在项目建设过程中出现违约的现象，又或者带来一些合同陷阱，使得某一方陷入风险，故做好合同管理工作具有规避违约影响、降低项目风险的重要意义。例如，在建筑工程施工组织角度上，若没有做好合同管理工作，出资方就可能会用各种借口拖欠项目款项，导致组织无法得到应有收益；同时因为合同存在缺陷，所以组织很难对出资方追责，款项长期拖欠会给组织造成无尽的麻烦，整体陷入巨大风险，而做好合同管理工作是避免组织陷入风险的最好方法。

3 招投标阶段合同管理工作的常见问题

3.1 招标文件与合同管理无关联

目前来看，一些招标组织在招投标阶段过于注重招标文件的质量，忽略了合同与招标文件之间的关系，因此，导致招标文件编制时没有涵盖所有合同内容，使得招标文件与合同管理关联性减弱，甚至存在无关联的现象。这一情况下，如果建筑工程项目后期出现了问题，招标方就很难合理追究施工方责任，原因在于招标文件内没有对应的内容，施工方会以此为由进行推脱。

3.2 招投标管理机制不健全

目前，我国针对建筑工程施工主体提出了明确的合同备案规定，旨在约束招投标阶段的各种违规、不合理行为，但规定的提出没有得到相关组织的重视，原因就在于部分组织没有根据规定，建立健全的招投标管理机制，诸如一些组织为了更好地达成合作，不选择进行合同备案，这种情况下，如果发生违规或其他不合理现象，无法得到有效处理，且不进行合同备案等类似行为，容易助长行业的“歪风邪气”，比如具有隐瞒、欺诈等恶性竞争行为，又或者是履约法律纠纷问题频发等[2]。

3.3 招投标文件规范性不足

理论上为了更好地完成招投标，招标方与投标方都应当编制足够规范的招投标文件。但现实情况来看，很多招投标文件都存在规范性不足的问题，诸如文件内容不够清晰，权责边界模糊等，这对后期展开的合同管理工作有很大的影响，即管理人员很难根据模糊的内容来执行管理工作，大部分情况下都无法顺利解决纠纷。造成这一现象的主要原因在于“代理机构”的泛滥，即现代很多招标与投标方，在编制招投标文件方面都会选择让代理机构“代写”，之所以做出这样的选择，是因为代理机构的介入能够缩短自身的工作时间，也能解决组织人力资源成本，但这种方式是导致招投标规范性不足的根本原因。

第一，不同代理机构的文件编制水平存在差异。招标方与投标方很可能选择了水平过低的代理机构，因此编制的招投标文件，难免会存在规范性不足或者其他严重问题。诸如，某代理机构并不了解建筑工程项目招投标的相关法律规定，只是擅长写作而已，该机构编制的招投标文件普遍存在法律法规上的缺陷，具有较大的风险。

第二，无论代理机构的文件编制水平如何，其本身对于建筑工程项目以及招标方、投标方都不够了解，因此难以写出深层次的内容，也容易引发文件不规范问题。

3.4 合同签订太过盲目

合同签订是合同管理中的重要环节，相关组织应当慎重对待，需要在签订之前展开一系列的调查，确认对方是否值得信赖。但现实情况中，一些招投标组织的合同签订太过盲目，通常只要确认招投标文件、合同条款没有明显问题就会选择签订合同。这种做法明显忽略了对方是否值得信赖的问题，即一些招投标组织本身的履约能力较差，本身并不值得信赖，但出于各种目的参与了建筑工程项目招投标活动，如果组织在不了解这些招投标组织履约能力的情况下，与其签订了合同，就会增加承受风险的概率。

例如，某施工组织与一家招标组织签订了合同，过程中并未了解该组织的履约能力，因此在项目接近尾声的时候，该组织突然不支付款项，开始以各种理由推脱，一开始施工组织为了保障自身能够顺利履约，还是选择继续施工，但一段时间之后款项依然没有到位，这时再寻找该组织却没有音讯，期间该施工组织承受了巨大经济损失。

4 招投标阶段合同管理工作的优化策略及注意事项

4.1 招投标阶段合同管理工作的优化策略

面对建筑工程招投标阶段合同管理工作的各种问题，相关组织要予以重视，意识到这些问题造成的影响，然后采用策略着手优化。下文将提出一些针对性的优化策略，以供存在对应问题的组织参考。

4.1.1 完善内部规范，做好招标文件审查

首先，招标文件与合同管理无关联的问题，说明相关组织内部规范不完善，因此解决问题的第一步，就是完善内部规范，即相关组织应当在内部提出“招标文件必须按照合同管理基本条款编制”的相关规定，并且提出对应的处罚制度，明确权责归属。例如当招标文件出现与合同管理基本条款无关联或关联性不强的情况，应当要求工作人员予以修改，如果多次修改未果，则要给予工作人员处罚，或者在招标文件审查过后，发现招标文件与合同管理基本条款无关联、表述内容不完整的现象，则要对审查人员给予处罚。

其次，着眼于招标文件审查工作，部分组织并未建立专门的审查小组，因此没有做好该项工作。故为了达成优化目的，建议相关组织建立专门的审查小组，同时要保障该小组成员的专业性、设立小组工作监督机制，即相关组织在组建审查小组时，应当选择有丰富经验、了解组织内部情况的人员，然后成立审查部门，所有招标文件编制完成后，都要经过该部门审查，同时为了保障小组工作质量，应当要求该小组在每次审查通过之后，编写审查报告，报告要定期提交给组织高层，经过高层查阅后，若无问题招标文件才可以投入实际应用，期间组织高层就起到了监督作用。

4.1.2 重视招投标前期工作，积极做好合同备案

首先，招投标管理机制不健全的问题在短时间内无法解决，因此为了应对这一问题带来的影响，建议相关组织重视招投标的前期工作，并按照现行法律规定、国家政策建立具有可行性的合同管理体系。以招标工作为例，为了防止恶性竞争现象发生，招标组织应当要求工作人员在制作招标文件之前，对项目进行分析，了解项目主要特点，然后在提出合理的评标方法，如果条件允许还可以选择公众投标方式，这样能够给建筑工程招标工作提供更加客观的反馈，以便招标组织在招投标阶段对众多合同做出选择[3]。

其次，在国家提出的合同备案规定下，许多组织或许是出于“怕麻烦”等因素而选择不进行合同备案，该行为是导致恶性竞争行为出现的最主要原因之一。因此，为了从根本上杜绝这些行为发生，无论是招标组织还是投标组织，都应当积极做好合同备案，多方在这一方面要达成共识，拒绝任何形式的“不备案”理由。例如，某招标组织与投标组织在招投标阶段洽谈愉快，双方很快在口头上达成了合作意愿，但由于招标组织出于个人私利，向投标组织提出了“阴阳合同”的提议，希望能够用一份“假合同”去备案，再按照“真合同”展开项目工作，而投标方迅速做出反应，表示这种形式的合同会导致合同备案规定失效，故拒绝签订合同，其做法是正确的，值得效仿。

4.1.3 合理优化文件编制模式

首先，招标方、投标方等相关组织在自身能力有限，或者确实需要提高工作效率的情况下，可以选择代理机构来“代写”文件等材料，但这里建议相关组织不要盲目相信代理机构的水平，理应破除直接使用代写文件进行招投标合同管理的模式，转而采用代写后进行审查、补充的模式，该模式主要是先通过代理机构来满足大部分文件内容编制需求，一定程度上也能提高工作效率，而在代理机构编制了基本文件内容后，相关组织一定要安排专人审查文件内容。如果在其中发现了漏洞，或者文件内容深度不足的问题，就要予以补充，补充时要结合组织自身情况展开工作，这样能够提高文件质量，避免文件内容不规范的现象发生。同时，考虑到不同代理机构的水平不一，相关组织如果必须选择“代写”，就应当审查代理机构的水平，尽可能择优而选[4]。

其次，在条件允许的情况下相关组织应尽可能不选择“代写”，原因在于：一方面，选择“代写”会增加一笔费用，同时代理机构也无法保障文件内容完善，还需要组织专人负责审查与补充；另一方面，即使依靠审查与补充也未必能够保障文件内容完善，容易遗漏掉一些细节，而往往合同管理问题就体现在各种细节上。故只要条件允许，不建议相关组织让代理机构代为编制文件，转而要在内部建立专门的文件编制部门，同时保持各部门沟通顺畅，以便文件编制部门能够在工作当中获得信息支持，提高文件的规范性。

4.1.4 强化合同管理力度，做好信息审查工作

盲目签订合同，说明相关组织的合同管理力度不足，因此相关组织要强化合同管理力度，具体策略包括以下几点。

第一，相关组织必须严格把控合同签订的合理性，要求工作人员在合同签订之前与对方洽谈，了解对方信息，同时根据对方提供的信息在正规渠道中核实，核实后如果发现信息不匹配，或者存在其他不良信息，要如实告诉组织高层，由高层做出决定。但一般情况下遇到这些现象，都不建议与其签订合同，除非对方能够予以强有力的保障[5]。

第二，相关组织应当要求工作人员在合同签订之前，审查合同内容，过程中主要需确认合同内容是否符合招投标文件要求、是否存在模糊不清问题、是否存在不完整或不规范现象，发现任意问题都应当与对方进行协商，要求改进合同内容，只有在合同内容没有任何问题的情况下，才能签订合同。

除此以外，信息审查工作作为合同管理的主要工作内容，其质量必须得到保证，因此相关组织要针对该项工作提出完善的工作要求，确保工作人员能够做好该项工作。

一般情况下，要求工作人员在信息审查之前，明确审查信息项目，以履约能力信息审查为例，主要需审查的信息项目有：对方历史项目履约记录、资产大体情况、技术水平、资质、内部岗位情况等。这些信息都是判断对方是否具有良好履约能力的重要凭证，对方如果在历史项目当中有不良履约记录，说明对方有可能在本次项目当中再次违约；又或者资产大体情况，现实对方近期资产水平下降，代表对方有可能为了节约资产而选择违约，总体而言，在信息审查工作中，工作人员必须了解所有信息，然后根据信息反馈，做出综合评判，再由组织高层或专人做出决策[6]。

4.2 招投标阶段合同管理工作的注意事项

招投标阶段的合同管理工作中，有一大事项是需要相关组织注意的，即责任归属问题，该问题的形式有很多，本文主要列举其一：当建筑工程项目在签订合同之后遇到了不可抗力，出现了质量等方面的问题，这种情况下会产生一些经济损失，由哪一方来承担经济损失就是一个值得思考的问题。针对这一问题，相关组织在合同管理工作当中，应当明确相关责任，否则问题又会变得无法解决。通常情况下，建议由多方共同承担责任，比例需要多方协商确认。