探讨建筑施工资料管理中的问题与对策

周年红 恒元建设控股集团有限公司

1 前言

在建筑工程的施工中，形成大量的数据资料和信息，是建筑项目在生产过程中各项信息的合集，对工程的等级评定具有辅助和参考作用。一个工程的整体管理情况、施工情况，均会体现在建筑工程的施工技术资料中，因此建筑施工资料的管理工作，必须要改进现状中存在的不足、漏洞，提高建筑施工资料的管理水平，将其功能性发挥出来，为建筑行业的健康稳定发展保驾护航。

2 建筑施工资料管理的功能

建筑施工资料管理，是记录和管理建筑工程施工过程中形成的相关数据信息，作为一种见证企业发展历程的文件记录，也是城市建设数据的一部分，在建筑施工资料管理的功能研究中，发现了建筑施工资料对工程质量具有监督的功能，为建筑企业的发展提供了依据和参考。因为科学、合理的施工数据在建筑项目的施工过程中是必备要素，作为全面的依据，在施工资料的监督作用下，才能按照标准化的施工要求进行工程的建设，保质保量地完成施工建设的目标。判断工程的质量检测结果时，由施工质量检测人员，从施工资料中获取依据作为参考，合理、准确的判断建筑施工的质量情况，将施工资料、施工工艺资料、工程施工技术相关的资料信息整合在一起，合理的运用，能够获取充足的资料支持，保证建筑施工质量检测和判断结果的精确性，这体现了施工资料的监督作用。利用施工资料的监督功能，能够将工程的施工质量、工作效率和当时建筑市场的具体情况反映出来，为后续的工程结算提供参考依据和支持，施工资料在整个工程的质量监督中是不可替代的资源[1]。

除此之外，施工资料具有依据功能，为建筑企业的发展提供资料支持和依据，在记录施工资料并进行施工资料的管理过程中，企业的项目施工和发展以此为依据，收集、记录和管理各项施工数据信息，将每一个施工环节记录下来，用保存数据的方式，将施工的过程集中在资料中，后续建筑项目的检测、维修等均有了重要依据，这决定了企业未来的发展水平。因为在施工资料中，从项目开始施工到完成竣工，整个过程均可以体现在资料中，是企业发展的依据，也是总结企业发展历程必要的资源。企业在长期以来的建设和发展中，每一次进步、每一个项目的完成，都记录在施工资料中，这同时也是见证建筑行业发展重要参考资料，反映了我国建筑产业进步和发展中所遇到的困境和取得的成绩[2]。

3 建筑施工资料管理中存在的问题

3.1 管理理念落后

施工资料的管理工作实践，目前仍旧存在着管理意识淡薄、管理理念落后的问题，缺少对施工资料完整性、有效性的高度重视，忽视了施工资料管理工作的重要意义。企业针对施工资料的管理，存在着难以落实制度、制度实施流于表面的普遍现象，甚至有些企业建立起施工资料的管理制度，仅仅是为了应付上级检查，这导致了企业在施工质量的检测中，难以形成把关功能，施工资料保存不全面、不严谨。这都是由于施工资料管理的观念落后、意识淡薄导致的，缺少对建筑工程施工质量、施工进程的全面跟进和及时记录，施工数据的信息不完善，存在缺失和不完整性，降低了企业的建筑施工资料管理有效性，会对后续的施工建设和企业发展形成一定程度的负面影响[3]。

3.2 管理手段单一

信息化的时代，我国各个行业领域的发展均引进了信息技术、智能技术，对企业的发展模式、管理方法进行创新，建筑施工资料管理，目前在管理手段方面存在普遍的落后现象，没有结合信息化时代的发展机遇，引进信息化的管理手段，导致了施工资料管理工作的现代化、信息化水平不足。忽视了资料管理和信息化手段之间的有机融合的必要性，导致了建筑企业按照传统的资料管理方式方法，展开各项工作，降低了资料管理的工作质量、工作效率，在整理资料、查找资料、分析资料等各个环节，形成了困境问题。信息化管理作为施工资料管理中有效的现代化手段措施，能够使管理人员的工作准确性大大提高，但是由于施工资料的管理中手段落后，缺少信息化技术的应用，导致了企业难以将建筑施工资料的功能利用起来，更进一步提高运行水平、管理效率，管理手段落后、单一，是亟待改进的施工资料管理缺陷问题[4]。

4 建筑施工资料管理的优化对策

4.1 革新施工资料的管理新观念

建筑施工资料的管理工作实践，应从人员意识层面着手，强化对施工资料的管理工作重要性的明确认识，加强对施工资料管理的有力监管，企业管理层应重视施工资料存在的价值，加强对施工资料管理的力度。在收集施工资料、整理施工资料，保存和后续的查找等各个环节，必须要做好重点的监管措施，形成施工资料管理的意识，逐渐建立起愈发完善的资料管理体系，落实有针对性、有目的性的奖惩措施，制定完善的管理方案，实现责任制，使每一个对施工资料管理的工作人员均负责一定的任务，保证及时、完整的落实施工资料收集和管理工作[5]。

在施工资料的管理观念创新中，明确施工资料管理的目标，改变流于形式表面的制度实施情况，不再以应付上级部门的检查为唯一的目的，而是要认识到施工资料管理的依据作用、保障功能，使企业的发展中以建筑施工的资料作为依据，展开更高效、更具体的管理工作，落实管理措施，提高企业建筑施工资料的管理水平，施工资料的管理人员要了解合同资料的重要意义，及时做好合同资料的收集工作、监管工作[6]。

4.2 优化管理手段

管理手段的创新和优化是提高建筑施工资料管理水平和质量的重要措施，结合信息化时代的发展形势，建筑施工资料的管理工作要借助先进的信息技术、互联网技术，构建起资料存储的系统和信息化平台，借助大数据技术和互联网技术的支持，促进建筑施工资料管理工作的现代化转型和创新。整合性的管理企业的各项资料内容，包括工程内部的资料、施工的资料等，完善信息化资料存储系统的内容，借助信息化技术的功能，保证在资料存储系统中能够录入、修改、保存和查询施工材料，并要强调删除施工材料的功能权限。

值得注意的是，删除功能的权限开放，应面向管理层人员，由建筑施工资料的管理部门领导层掌握删除施工材料的权限，在录入资料环节，相关工作人员需要通过提交申请、由上级领导决定是否进行资料的删除，按照规范的程序，保证施工材料的管理工作规范性、可行性，具备信息化、可溯源化的优势。在建筑施工资料的管理中，要做好分类管理，结合工程施工的不同阶段，进行分类和归档工作，以年月份作为开头进行编号分类，将纸质材料保存完善，并由各个部门在线上平台上编写资料、发送资料，由专门的建筑施工资料管理人员，检验资料，确认、收录、保存资料[7]。

4.3 加强制度建设

制度的保障作用和支持作用，对于建筑施工资料管理工作的优化，是必要的依据，建筑施工资料管理工作的实践探索中，要加强制度建设，将制度体系的保障功能、支持作用利用起来，落实建筑施工资料管理的责任制度。因为在施工资料管理的过程中，涉及多个复杂的施工环节，整体的资料收集也需要经过繁琐、长期的过程，完成资料的收集整理目标。为了保证建筑施工资料的有效性、完整性、准确性，需要做好人员的任务分工，使不同的职能岗位人员实现责任制，明确自身在建筑施工资料收集和整理中的任务，真正将职责落实到个人，在合同中体现出来，实施三级责任制管理的模式。对先进企业在建筑施工资料管理中的先进经验进行借鉴和合理运用，结合本企业的实际运行情况，完善建筑施工资料管理的制度体系。

例如在建筑工程的竣工前夕，要结合具体的竣工日期，提前两个月进行施工资料的管理工作，包括建筑施工材料的归档和审查，均需要由相关的责任人负责监督和管理，并高效的展开资料归档、审查工作[8]。由多方主体共同参与进来，例如企业的总经理、副总经理、工程的负责人、行政部门、资料部门、成本部门的相关人员，将建筑施工资料管理的重要意义体现出来，赏罚分明地做好建筑施工资料的管理和审查工作，实现责任制度。在归档和审查建筑施工资料过程中，实施奖惩措施，对违反要求的事件要及时、严肃的处理，根据合同的内容，惩罚相关的责任人。适当提高建筑施工资料管理人员的收入待遇，使资料管理人员愈发重视建筑施工资料管理的重要意义，营造良好的建筑施工资料管理工作环境、工作氛围，调动人员的工作积极性，挖掘人员的内在潜能，促进建筑施工资料管理制度的落实，提高建筑施工资料的管理效率。

4.4 强化保密意识

对建筑施工资料进行管理时，必须要站在保密视角，强化施工资料管理人员的保密意识，做好施工资料的保密工作，因为有很多的建筑施工资料是要在长期的记录、整理、使用过程中形成的，接触到不同岗位的人员，建筑施工资料的管理要做好保密工作，防范资料遗失、签字代签等问题的发生。在施工资料的保密工作中，保证建筑施工资料的管理职责明确，每一名经手的人员都要负责一定的施工资料管理任务，防范资料遗失问题的发生，形成难以挽回的后果。

对于出现建筑施工材料遗失时各人员相互推诿、责任不明的现象，要进行有效的防范，在实施建筑施工资料的保密工作过程中，要明确不同施工资料的保密目的、保密价值，合理利用建筑施工资料，防范资料浪费或资料遗失、缺失等问题。建筑施工资料管理人员要突破传统观念，将束之高阁的建筑施工档案资料利用起来，避免资源被浪费，将建筑施工资料的功能和管理价值利用起来，挖掘内在的建筑施工材料价值，妥善保管施工材料的基础之上，最大限度地开发材料价值，获取更高的企业经济效益、综合效益，在保密工作任务目标落实基础之上，保证建筑施工材料不遗漏、不遗失，被充分利用到建筑产业的建设与发展中[9]。

4.5 加强人才建设

提高建筑施工资料管理人员的素质，加快人才建设的脚步，有利于优化建筑施工资料的管理工作，实现对建筑施工资料管理方法的创新目标。在建筑施工资料管理人员的培养中，要将其作为建筑施工资料管理中的主体，加强对资料管理人员的专业技能培训、职业道德培养，实现建筑施工资料管理的最终目标。制定切实、可行的培训和再教育方案，使建筑施工资料管理人员不断提高自我，认识到建筑施工资料管理的价值和建筑施工资料的功能，用专业、严谨的态度，加强对建筑施工资料管理人员技能和知识水平的培养，使其形成良好的道德品质，提高职业素养，站在专业的视角，将建筑施工资料的搜集、保管、使用、整理、保密任务落实，防范人为失误的风险。针对现有的建筑施工资料管理人才队伍，要进行有目的性的专题培训，利用网络讲座、会议交流、课堂培训、专家指导等不同的方式，使相关人员在多种形式的培训活动中，了解新知识，走在行业的前沿，掌握新理念、新技术、新方法，合理的在建筑施工资料管理工作的实践中，运用新学到的知识，提高筑施工资料的管理水平、管理效率。

在对建筑施工资料管理工作的方式进行创新时，要引进先进的信息技术，因此针对建筑施工资料管理人员的培训，要设置与信息化技术、大数据技术相关的主题培训活动。邀请行业内的专家、学者，对相关的建筑施工资料管理人员进行技术上的指导和培训，使其掌握先进的软件使用方法，了解信息化时代建筑施工资料管理的新理念、新思路，主动将先进的科学技术利用到建筑施工资料的管理实践中，提高管理水平，挖掘资料价值。企业要建立起人才持续提高的良好环境，加快企业文化的建设脚步，营造良好的工作环境，使建筑施工资料的管理人员融入企业积极向上的氛围中，养成总结工作的好习惯，提高对自身的要求，推动建筑施工资料管理工作向着更规范化、具体化、细节化、智能化的方向不断发展[10]。

5 结束语

综上所述，在建筑产业的发展中，要对建筑施工资料进行全方位、立体化的管理，因为这是将建筑工程施工过程记录下来的重要依据。建筑施工的部门人员必须要明确认识到施工资料存在的重要意义，了解建筑施工资料管理的功能所在，合理利用施工资料，发挥出施工资料的重要作用，提高利用率，为建筑施工的质量安全提供切实的保障，推动我国建筑产业的不断发展。