智慧医院背景下科研经费管理平台建设的探讨<br/>——以U 医院为例

智慧医院背景下科研经费管理平台建设的探讨
——以U 医院为例

2022-11-21郑颖

环渤海经济瞭望 2022年6期

郑颖

一、前言

智慧医院作为今后综合性医院的发展目标及方向，指导着医院建设的方方面面。随着医院科研经费投入的不断加大，传统的科研经费管理模式已经不能满足智慧医院的管理需求，无法激发科研人员的创造性和创新活力。公立医院作为科研主力军，必须从发展战略角度出发，转变管理理念，寻求创新突破点，促进我国医疗卫生科研事业的长足发展。U 医院立足自身发展特点，整合现有资源，创新管理模式，启用一套全新的科研经费管理平台，以期提高科研资金使用效率，促进高质量科技成果转化。本文着重介绍在智慧医院背景下U 医院科研管理平台的重大意义，并就此平台在应用过程中存在的问题进行细致分析，最后针对其不足之处提出建议与对策，为探索智能高效的科研经费管理模式建言献策。

二、智慧医院背景下建设科研经费平台的必要性

（一）公立医院创新驱动力的要求

创新是引领发展的第一动力，是建设现代化经济体系的战略支撑，突出以科技创新引领全面创新，具有重大而深远的意义。加快建设创新型国家是我国迈向现代化强国的内在要求，突出科技创新，以科技创新支撑现代化强国。公立医院在我国医疗科技研究领域承担着关键职能。在时代背景下，公立医院加大科研经费投入，重视科研创新实力为大势所趋。以U 医院为例，截止2021 年末，科研经费在研项目4000 多项，含重点学科建设、临床试验及研究生经费等科研经费总额高达2.5 亿元，为科技创新和人才发展提供广阔的平台。高效而智能的科研经费管理平台在提高公立医院自身的创新驱动力方面变得越来越重要，也是实现创新科技成果的重要保证。

（二）公立医院高质量发展的要求

国家卫生健康委等多部门，明确指出要全力推进公立医院高质量发展，以改革创新为动力，牢牢把握公立医院高质量发展的战略机遇期。公立医院要迎接新一轮的科技革命和产业革命，还要满足人民群众多层次多样化的服务需求，就必须实现技术创新与管理创新。科研经费管理能力的提升正是U 医院面对这一机遇与挑战的有力法宝。增强忧患意识，抓住管理中的薄弱点，从管理中要效益，从管理中促发展。

（三）医院自身发展定位的要求

公立医院高质量发展须以健全现代化医院管理制度为目标。打造高品质的公立医院，建立一流的学科、人才、技术、科研、管理和服务等，是公立医院自身发展定位的必然要求。现阶段，大部分医院的信息化建设整体水平不高，在推动数据统管、智能化应用中，完善科学的科研经费管理系统势在必行。在大数据背景下，U 医院需将内外各个操作环节之间相互配合，数据互联，资源共享，才能体现科研管理的时效性、全面性与科学性，为最终实现U 医院自身发展目标奠定坚实基础。

（四）医院内控管理的要求

医院要不断自我革新，转变理念，减政放权，放管结合，优化服务。医院要给科研人员减负赋能。有效的新技术手段是提升智慧监管的有力措施。通过先进而完善的科研经费管理系统，不仅可以减轻科研人员经费管理与使用环节的负担，还可以提高相关职能科室的监督与控制。例如实现在减少重复审批环节的同时，又能通过有效手段实现加强内控管理，切实保障资金使用安全，真正落实放管服的政策，激发U 医院科研人员的活力与创造性，提高科研经费成果转化率，进一步优化和改进科研资金管理新方式。

三、智慧医院背景下建设科研经费平台存在的问题

在智慧医院背景下，U 医院以科研资金的全面管控与加强内控管理为目标，积极探索信息化管理模式，于2020 年初启用由财务部门牵头管理的科研经费管理平台，使得该医院的科研经费管理方面取得显著成效，但仍存在一些问题亟需改进。

（一）经费管理制度建设不够完善

在国家层面已经出台一系列的管理办法来规范科研经费的使用情况，但落实到U 医院层面仍然存在着一定的不足。现阶段U 医院尚未将相关经费使用制度嵌入科研管理平台运行之中。U 医院人才建设需要各种科研经费的支持，经费来源较广，有国家自然基金、省自然基金、国家百千万人才计划、科技厅联合攻关等等，每种经费由于培养的目的与建设方向有所差异，对应的规章制度也有所不同，制度维护的缺失使得科研人员无法有效按章办事。加上科研经费使用范围不断扩大，科研经费开支项目日益多样化，许多应运而生的新制度需要不断更新或重新匹配。新制度在管理平台中无法实现及时更新替换，也同样使得资金开支存在风险与漏洞。缺乏一个制度完善的科研管理系统十分不利于风险的防控，不仅不能在经费使用期初规范经费使用情况，在发生问题之后也不能有效杜绝同类问题再次发生。

（二）管理机构设立与业务流程不够明确

U 医院历史悠久，经历了时代和社会发展的变迁，在管理部门之间分工与合作存在着一些不合理性。例如科研经费的预算管理部门不具备财务方面的知识，而财务管理部门又不太了解科研经费管理上专业性知识，两个部门的配合缺少制度的规范，管理机构的设立并不能有效提高资金的使用效率与科学管控。部门之间的管理维度与职责相互交叉，但管理的方向仍然是从本科室本专业出发，并未统筹协调后站在经费使用者的角度考虑问题。平台在管理权限的统筹规划功能不健全，无法通过优化审核管理流程来减轻经费管理部门与科研人员工作量，跑断腿与说破嘴的现象仍然存在。U 医院结合自身发展情况，科研管理平台中已标注出相关流程供科研项目组报销与转账时使用，但不同的资金来源对应着不同的业务流程，科研管理平台的业务流程指示仍停留在初始阶段，尚未完整嵌入整个经费使用全环节，项目组还是无法快速辨别课题来源所属的报销流程。业务流程有变更时，经费管理部门不能及时更新系统的匹配制度，同时没有端口将信息发送至有变更的课题与项目，加大了各部门的工作量。

（三）经费使用信息的及时性与全面性有待完善

以U 医院为例，科研经费从申请到结题全流程尚未实现全面管理与控制。经费的申请流程财务处管理人员并未参与且无法及时获取情况，直到经费到账，待生成财务凭证才反馈至经费管理职能部门。由职能部门编辑名册后，财务人员根据财务系统编辑经费使用代码后再次反馈给职能部门，最后由职能部门将经费使用代码及项目预算表上传至科研经费管理平台，并通知相关项目负责人。在经费使用过程中，财务处根据职能部门的预算要求内审核项目组的经费使用申请，虽然经费的开支总额得到有效控制，但科研项目组无法及时获得报销或申请转账的业务处理情况，无法及时收到经费使用过程中存在的问题，尤其是同时申请多个课题的项目负责人无法及时获取横向与纵经费使用情况。整个环节信息不够对称，沟通不够全面。既不能及时向项目负责人反映项目经费进行的情况，也不能全面反映各个环节所需的信息与内容。现阶段XX 医院科研经费管理平台仅能对接医生工作站和财务一体化系统，实现部分单据自动生成凭证的功能。对于医院内部常用的HIS 系统、物资管理系统、科研经费申报系统、财务账务处理系统等等均未连接，无法实现医院内部信息之间的互联互通，兼容性能不足。在充分利用医院内部现有的信息化资源来实现业财融合方面还有待提升。报销票据的审核仍然以项目组提交、财务工作人员现场审核为主，票据自动上传、查重、验真等实用性功能尚未嵌入。经费到账、经费预算、报销流程跟踪、经费使用明细及余额等信息都无法自动发送至项目组负责人手机端，平台的智能化应用尚未实现。无法实现精细的信息化管理，阻碍了科研经费转化成科研成果的进程。

（四）科学的绩效评价体系有待完善

科研经费的使用最终目的是转化为科研技术成果，科研经费的使用效率和科研主体的业务能力成为考核科研技术成果的重要指标，体现了科学研究的价值与核心能力。以U 医院为例，作为本省的科研主力军，但是仍然缺失一套能有效反映科研产出效果的科学评价体系和绩效评估系统。现有的科研经费管理平台对于一些科研课题的绩效仍停留在按上级部门规定的总额百分比来发放，，无需考核经费使用过程的合理性与规范性，同时资产使用进度也未纳入考核指标。同时未将各项数据全面科学的反映给管理者与使用者，并不能体现精准的科研转化成果，未能就该课题的经费使用状况进行深入系统地分析，没有历史数据的全面统计，也就无法利用财务指标引导新课题科研经费的使用方向或优化科研资金的配置配比，为医院管理者提供系统与智能的评价指标。其根本原因还是科研经费管理的方式尚未转变，无法实现高层次的管理信息化需求。从科研经费的预算管理、决策分析、绩效评价等等环节都需要智能化与精细化的管理，才能促进智慧医院的建设成功。

四、智慧医院背景下建设科研经费平台的建议

（一）精细分类，完善制度

智慧医院背景下必须实现横向一体化与纵向精细化管理，完善的科研经费管理平台首先要将纷繁复杂的诸多科研经费依据不同的制度要求做不同的分类，分区域类型进行处理。只有将分类工作实现完整才能提高经费的使用效率。从经费申请伊始，科研经费管理的档案设计上就要全面反映每个课题的来源、性质、项目负责人、研究时间、经费预算等各项信息，尤其是经费编号要统一起来，订立基础字典与管理标准，与医院内部其他相关管理系统统一路径，做到每一个课题都有自己的专属档案，不重复不串户。精细化的划分才能为制度的匹配与融合打下坚实基础。科研人员在申请报销界面即可浏览相关制度，能有效及时的了解经费的每一个环节与每一方面，规范科研开支活动，并及时提醒是否存在超标准支出行为，有效规避风险降低工作量。如有制度更新或替换，管理平台应能及时通知相关科研人员，精准定位匹配的课题，同时也能做好新旧制度衔接阶段的报销审批工作，所有开支项目都做到有据可依、规范支出。摒弃传统的粗放管理，不断规范经费的事先管理。

（二）归口管理，重视人才

在医院层面应当结合自身发展状况，重视革新管理模式，进行流程再造。科研经费管理需设立专门的管理机构，传统的科教科与财务处相结合的方式已经不适用于科研经费的精细化管理，实现科研经费的归口管理，各部门之间要从科研工作者实际需求角度出发，在加强内控的基础上实现管理部门科学配合，并简化审批流程，给于科研人员经费使用自主权，提升科研报销活动灵活度，激发科研热情，这样才能真正意义上提高科研经费的使用效率。管理平台要依托各硬件设备（如报销机器人），启用电子签章，全流程无接触式线上办公，打破报销审核空间与时间的限制。报销环节的每一步骤都能公开透明化，准确反映经费使用过程，并自动将业务状态变动通知科研人员。除日常报销外，管理平台还应当延伸提供课题经费下拨进度、课题预算调整、课题结题、课题延期等服务，实现全能化的经费管理平台。

同时，医院应当立足于发展需要，与自身实际情况向结合，建立科学合理的激励机制，培养针对性的复合人才，既有科研教学方面的管理经验也具备财务管理的专业知识，也能很好地运用信息化的平台，普及相关经费管理相关知识，能从经费申请开始全流程跟踪，全面管理经费使用，避免因管理不善导致经费使用出现问题。建立一支具有专业知识且结构稳定高素质的人才，为实现科研经费管理信息化建设提供有力保障。

（三）信息互联，业财融合

科研经费平台建设是医院智慧化管理中的重要环节，建设一个以科研经费平台为中心向四周发散的医院管理信息系统势在必行。现行的医院内部管理系统包含了HIS系统、财务管理系统、科研项目申请系统、科研经费使用系统、物资管理系统、财务一体化系统等等，科研经费管理平台要先与HIS 系统信息共享互联，实现科研经办人员权限与办公系统相互匹配，避免未入册人员经办，降低管控风险。平台还要与科研经费申报系统对接，实现经费划拨回收结题等状态及时更新。同时对接物资管理系统申请设备采购等项目，连接报销一体化系统、财务账务处理系统、电子档案管理系统以提高财务人员管理效率。医院外部层面，需要连接税务系统、票据管理平台、网上银行系统等等，在此基础上，科研经费管理平台可以将各类信息有效发送至相关负责人或经办人，同时实现线上报销与线上审核，减少报销等待时间，科研项目组可以通过手机互联网就实现报销流程全面了解。对于财务人员可以实现自动生成凭证，自动生成报表等等功能，打破业务与财务之间的壁垒，真正实现业财融合。逐步完善管理平台的集成性与扩展性，做大做强科研经费管理平台的航母效应，为提高管理效能提供强力支撑。这些系统之间的信息互联与共享是智慧化医院的基本要求，也是科研经费管理上的重要保障。

（四）科学评价，全面促进

科学的绩效考核与评价体系与加大科技成果转化密不可分，根据《中华人民共和国促进科技成果转化法》等有关规定，国家鼓励多种形式的科技成果转化。建议科研经费管理平台应当引进一套科学的评价指标体系，科研经费的绩效发放与考核指标应当根据国家政策的最新要求来核定科，研经费的绩效发放考核指标应当重视过程考核，重点考核经费使用过程中阶段性执行情况，加强经费预算管理，优化科技创新类引导资金的使用，拓宽基础研究经费投入的渠道。项目结题时，不仅要在项目上做好财务验收也要做好技术验收，对科研课题的研究质量、原创价值、实际贡献、人才聚集等进行全方位的综合绩效考评，推动更多具有重大价值的科研成果转化应用。真正实现智慧医院的实质性飞跃，助力于医院的可持续发展。同时要不断探索和完善科研项目资金激励引导机制，根据创新能力贡献因子，向绩效突出的团队和个人倾斜间接费用，调动科研创新活力。在国家不断扩大科研经费管理自主权的背景下，充分利用平台评价指标数据，合理分配结余资金使用范围，提高管理效能。