“最多跑一次”视域下推进校务服务数字化转型的研究与实践

2022-11-20陈韵雯

吉林省教育学院学报 2022年4期

陈韵雯

在互联网时代背景下，数字化正在深刻地改变高校的教育管理模式。在此影响下，近年来，从中央到地方都对教育管理现代化和教育强国建设提出了新的要求，其中特别针对教育管理方式要实现数字化转型明确了相关的要求。

一、校务服务数字转型的背景

（一）教育管理数字化转型是全面贯彻落实党的十九大战略部署和全国教育大会精神、加快推进教育现代化的重要举措。

习近平总书记在党的十九大报告围绕“优先发展教育事业”明确提出，建设教育强国是中华民族伟大复兴的基础工程，必须把教育事业放在优先位置，深化教育改革，加快教育现代化，办好人民满意的教育。2019年全国教育工作会议提出要继续加大力度深化教育管理方式改革，要依托“互联网+”手段，推广少跑路的革命。

浙江省委省政府在2020年5月印发的《浙江教育现代化2035行动纲要》中重点部署了面向教育现代化的九大战略任务，其中提到要全面推进教育信息化，具体是要实现教育管理数字化转型，建成跨系统、跨部门的全省教育信息查询、事务办理“一网通”。浙江省教育厅陆续出台了《关于推进全省高等学校“最多跑一次”改革的实施意见》《关于印发浙江省教育公共服务领域深化“最多跑一次”改革行动方案的通知》《2020年浙江省教育领域深化“最多跑一次”改革推进教育治理数字化转型工作要点》等文件，要求以“最多跑一次”改革为牵引，应用“互联网+校务服务”，全面深化高校“放管服”改革，梳理公布校务事项清单，建立师生大数据中心，推动跨部门业务协同，更高起点、更高标准、更高质量地推进教育管理数字化转型。

（二）高质量推进校务服务数字化转型，通过建设网上办事大厅平台解决教育治理“最后一公里”问题，仍然面临诸多困难，亟待开展针对性研究。

近年来，师生对日常工作学习最紧密最直接的校务服务事项办理的数字化转型需求强烈，急需建设一个方便事项办理的统一办事平台，增强服务意识，提升服务水平，提高办事效率，真正实现“最多跑一次”。许多高校在数字化转型的道路上迈开步子，高校管理的信息化从单纯地提高管理效率、降低管理成本发展到推动高校业务流程改造的新阶段，但仍普遍存在着不少问题。如，校务数据的整合与治理，推进校务数据信息有序开放、共享、使用存在壁垒；校务服务手续繁琐，流程拖沓，效率不高；校务服务开通网上申请渠道的服务事项数量缺少，全流程在线办理的服务事项办事指南不规范，办理不协同等情况。因此，重视基于数字化转型的校务服务网办大厅平台建设迫在眉睫，聚焦校务服务数字化转型来实现教育管理改革，对推动高校加快建设新型教育管理模式有着深远和积极的意义。

二、校务服务数字化转型的原因

校务服务作为高校教育管理的重要内容，近年来，在教育现代化和信息化的建设中仍存在着不少问题。

（一）智慧校园“不智慧”——查询和汇总信息欠便捷，各业务系统“各自为政”。

一是查询信息不便。学校的一些常用信息分散在校内不同部门的业务系统中，没有实现信息的优化、整合，师生查询使用不方便，需要数据查询有“统一入口”，线上提供“一站式服务”。二是信息汇总不便。现在是大数据时代，强调从“信息公开”到“开放数据”，从“开放数据”到“开放公共服务数据”。在疫情防控期，每位教职工和学生需申报自身健康状况，若按传统方式统计，由部门和二级学院进行汇总，则需每日联系本部门（学院）教工和学生，工作量大，统计烦琐，且变动无法及时更新，若能采用统一平台，由师生各自网上填报，后台直接抓取数据则更为有利，从而能够实现公共服务数据的开放。

（二）校务服务“不服务”——办事指南和流程欠清晰，各服务事项“急需整形”。

如外来人员进校审批制度，过程需要教工依照相关要求填写表格再交各自部门汇总后，再上报相关职能部门审核通过，最后由各部门将结果通知相关人员，其中的职能部门可能涉及多个，审批顺序不明，易造成多头报送，且整个流程拖沓不仅费时、费力，更易造成信息漏报、错报，影响工作成效。

在较多的服务事项中，均存在师生需要一个部门多次往返或多部门之间往返的情况，各服务事项急需“整形”“瘦身”。

（三）现代管理“不现代”——办事过程和反馈欠透明，高职院校治理体系有待完善。

有相当数量的校务服务事项，没有开通线上办理的渠道，师生需要跑多个部门办理业务，找办事人员签字，效率较低。且无法及时跟踪事项办理的进度，透明度不高；等待时限拖沓，师生的相关诉求无法进行及时的评价和反馈，满意度不高，高校管理现代化水平有待提升。

因此，急需以师生工作学习最紧密最直接的事项和业务作为突破口，运用“互联网+校务服务”的模式，通过校务数据的整合与治理，推进校务数据信息有序开放、共享、使用，建设一个方便事项办理的统一办事平台，增强服务意识，提升服务水平，提高办事效率。构建一个更加公平、更加优质、更加高效的校务服务新模式，做到让数据多跑路，让师生少跑路，使师生办事更便捷，推动高校“最多跑一次”改革真正落地，使师生真正得到实惠，增强师生对学校的归属感和幸福感。

三、高校校务服务数字化转型的探索与实践——以杭州科技职业技术学院为例

杭州科技职业技术学院作为一所省会城市的地方性高职院校，在校务服务数字化转型方面近年来做出了积极的探索和实践，也发现了一些问题。

（一）主要做法

1.重视顶层设计，明确工作实施路径

学校重视顶层设计，配强专班，成立了“最多跑一次”改革工作领导小组，由校长担任组长，组员包括校内各部门、二级学院（部）、校属企业负责人；领导小组下设办公室，定期召开例会，研究部署工作。结合实际制订出台《杭州科技职业技术学院关于推进“最多跑一次”改革的实施方案》，明确了指导思想、工作要求、主要任务和工作保障等内容，明确改革工作以网上办事大厅建设为重点，共分为工作启动、全面推进、优化改进、总结提升四个阶段，根据基本实现校务服务事项网上、掌上办事全覆盖的目标，倒排计划，挂图作战，按月报表，推动网上办事大厅平台项目的建设工作，同时建立督查和考核机制，将此项内容列入年底考核指标体系。

2.抓住工作重点，构建“一网通办”平台

按照构建“服务更集聚、数据更集中、管理更集成”的一体化新型校务服务体系的目标，牢牢抓住“一网通办”的工作主线，在征求师生意见的基础上系统全面梳理公布教师、学生、家长和社会到学校各部门办事事项清单，全面开通校务服务事项网上办事通道，并将部分已相对成熟的业务子系统统一纳入平台，一些校务服务事项采用了单点跳转的形式即可访问。充分体现“一网通办”、只进“一扇门”的便捷服务理念。

3.聚焦民生服务，优化服务事项流程

校务服务数字化转型着力服务师生的理念，聚焦民生服务事项，逐项细化办理流程、明晰办事指南、优化服务流程，提高工作效率，提升师生满意度。以学校中层干部因私出国（境）审批流程改革前后为例，改革前，所有流程线下办理，申请人需跑多个部门、多次往返，共需要5个环节；改革后，申请人线上办理，流程简化，只需跑一个部门，跑一次，实际只需2个环节。

（二）建设成效

一是完成校务服务数字化转型全覆盖。各职能部门、校属企业做到全覆盖，高频服务事项全部上线办事大厅，多则十几个，少则两三个，做到了“应进尽进”。通过全面梳理职能部门服务事项，一期推出了100项校务服务事项，内容涵盖教育教学、人事劳动、医保计生、出国出境等方面，其中流程类事项63个，指南类事项25个，信息查询类事项12个。

二是实现高频服务事项一次不用跑。随着办事大厅的上线，师生办事不再受到时间和空间的限制，相当一部分业务可以实现24小时受理，教工在家里也可以在线办理相关业务，时空双纬达到“跑一次”。100项事项中，即办件62项，占比62%；办事大厅上线后，实现“零次跑”事项81项，占比81%。“跑一次”事项19项，占比19%。校务服务数字化成效明显。

新冠肺炎疫情发生后，还针对疫情防控和返校复学开发了进校审批、健康打卡、一人一表三个新增事项。月流量分别为3003、2924、1340人次，体现了强大的需求空间。

（三）校务服务数字化转型中存在的问题和困难

一是高校内各个职能部门重视程度冷热不均，存在“温差”。一些部门对办事大厅建设的意义理解不够，认识上仅停留在事项“上线”的阶段，对流程瘦身的重视不够，整体推进较慢。还有一些部门认为能够开通网上申请渠道，实现“跑一次”就够了，而没有意识到还需要尽可能地“跑得快”，三天能办结的事项，就不应该拖到五天，自我加压不够，对事项办结时间的压缩意识有待提高。

二是流程类事项数量偏少，需要“加菜”。部分指南类的事项因开发时间有限，仍为线下办理，线上仅仅只是办事指南，未及时更改为流程类，这需要相关部门进一步明晰工作流程和职责权限，尽快实现指南类事项改为流程类事项。

三是部门之间联动不够，需要“大循环”。上线办理的许多事项的流程大多还停留在职能部门自身内部的“小循环”，部门与部门之间联动的“大循环”还比较缺乏。从一开始的明确事项名称，到规范细化办事指南，以及最重要的优化办事流程和最后的测试阶段都不能仅仅是以某个部门为单位，应该站在师生的角度，通盘考虑部门与部门之间的流程关系。

四是系统对接数据共享的协同不够，有待“深整”。一些业务系统本身已比较成熟，个别部门对与办事大厅进行系统整合、数据共享有些抵触情绪，存在一定程度上的“数据壁垒”现象，这需要信息技术部门的配合和各个职能部门的落实。高校把“最多跑一次”工作纳入考核体系，但存在考核细则尚未健全的情况，调动相关部门的积极性还有待提高。

四、对校务服务数字化转型的实践性思考

（一）要把握数字化转型的实质——“集成”，统筹业务系统，实现平台便捷最优化，让校园更智慧

要对高校的办公系统、学工系统、财务系统、教务系统、科研系统、后勤服务等事项综合集成，网上办事平台除具备内容管理和发布的功能外，还要兼具资源整合、应用集成等功能，用户只进一扇门，即进入网上办事大厅一个平台，就能进入各个业务系统，进行业务的办理。同时打通数据接口，实现数据共享最优化。通过数据共享，来建立信息数据资源大系统，使各个业务系统的数据整合在网上办事大厅的平台上，做到资源共享。

各个职能部门要建好本部门数据仓、单个事项的数据串，技术部门要建好数据库。上下联动、互相配合、协同作战，使平台具有较强的灵活性和可维护性，从而打破信息孤岛。人静数据动，师生“不用跑”，数据“跑起来”，实现数据流与业务流同步。

（二）要抓牢数字化转型的重点——“增效”，推进流程瘦身，实现事项服务最优化，让服务更到位。

一是要更充分地调研业务部门的流程需求。前期调研是基础。除了单一部门申请和审批的业务，必须重点针对跨部门业务的流程，开展一定范围内的师生调研，为网上办事大厅制定可行的实施方案奠定基础。二是要增加业务部门网上办服务事项数量。通过调研让更多事项实现网上办或者开通网上申请渠道，满足师生需求。变“部门上什么菜”为“师生要吃什么菜”。三是持续彻底地梳理事项清单，优化事项流程，细化办事指南。坚持问题导向，通过规范事项名称、明确办事流程、承诺办结时限，事项流程进一步得到优化。将流程开发与系统对接相结合，构建开放、易部署、适应事务流程变化和岗位调整的“一站式”网上办事中心。

（三）要围绕数字化转型的核心——“共享”，理清管理体制，体现跨部门协同最优化，让管理更现代。

高校数字化转型领导小组的工作重心需要转移到重点做好跨部门协同和专题协调上。数转工作专班要集中攻坚，重点抓职能部门校务服务事项流程优化、数据整合、系统对接。通过将业务流程再造，创新服务模式，依据业务流程对部门人员的职责进行配置，设定相应的岗位权限，有利于规范岗位职责及办事流程，有效支持跨部门协作流程，做到信息对称及协同配合，快速方便地对业务事项进行统计及管理，实现精细化管理。同时建立健全督查机制，将督查结果纳入年度综合考评，确保改革有效落实。要持续对网上办事大厅各部门办事满意度等情况进行跟踪调查并公布。管理体制的理顺，使网上办事大厅的联动性、持久性能够跨越提升，也使得高校现代管理体系更加完善。