信息标签分类技术在电子档案管理系统中的应用

2022-11-20秦玲

无线互联科技 2022年9期

秦玲

(常州市高级职业技术学校,江苏常州 213161)

0 引言

在信息时代仅凭借人力对文件与档案进行分类与储存,根本无法满足企业单位日常需要。在这种情况下,企业有必要改变管理方式引入便捷高效的计算机信息标签分类技术,以弥补人工管理所带来的不足。所谓计算机信息标签分类技术,是指企业借助先进的计算机技术,对文件与档案进行科学归类并有效管理一种方式。与人工相比,信息标签分类技术能够对现有的电子档案进行科学的整理与归纳,并按照一定的顺序储存,为后续使用文件与档案提供良好的支撑[1]。

1 信息标签分类技术在档案管理中的必要性

1.1 保证文件与档案信息的完整性需要

文件与档案信息的完整性,对于单位的日常运行非常重要。如果拥有足够完整且准确的资料,就能为使用者提供良好的数据支撑,促进各项决策更加符合单位的发展,提高单位的生产力与市场竞争力。如果文件与档案信息不够完整,则容易导致使用者做出错误的决策,不利于单位的发展。因此各个单位在发展过程中非常重视对文件与档案的管理。此前,对于这方面的管理主要以人工为主,随着社会的发展,人工管理的弊端越来越大。首先,部分文件与档案管理人员由于缺乏纸质文件信息保存方面的知识,导致文件与档案常常出现遗漏、残缺等情况,严重影响了单位的日产生产。其次,工作人员的更换在一定程度上增加了信息遗失的概率,给后续的档案查阅工作带来影响。而计算机技术的应用则可以有效改善上述情况的发生。首先,强大的计算机系统能够根据文件与档案种类的不同,将其进行科学的分类与归纳,为后续使用提供便捷。其次,有关负责人可以通过计算机技术对储存的文件或档案进行信息核对与搜集,从而有效避免信息丢失、残缺等情况的出现,为各种信息的完整性提供必不可少的保障。最后,计算机技术还能及时更新各种信息,确保信息的准确性与连贯性。为此,各个单位有必要通过各种途径加强对计算机技术的引进,以便有效提文件与档案管理工作效率。

1.2 提升文件与档案信息安全性的需要

文件与档案信息的安全性,对每个单位都非常重要。单位在发展过程中不可避免地会产生许多重要的数据,这些数据一旦被泄露或遗失,会对单位造成严重的打击。为了保证获得健康的发展,单位有必要提高文件与档案信息的安全性,确保关键数据不够被遗漏[2]。在传统的管理模式下,文件与档案多以纸质文件为主。这类文件的保存期限是有时间限制的,容易受外界条件的影响出现腐烂、损坏等情况,影响日后的阅读与使用,而计算机技术的应用则可以有效改善这一状况。

将文件与档案信息保存到计算机系统中:一方面,能够有效避免外来因素对文件的损害。管理人员可以通过计算机技术,将文件与档案的信息备份到电脑里,使其不受风吹日晒的破坏。另一方面,能延长文件与档案的使用时间。管理人员可以通过计算机技术将快要到期的纸质文档输入计算机系统,以此保障文件的安全性。但电子文件与电子档案在保存的过程中存在网络技术的风险,如果处理不当可能会泄露文件威胁信息安全。对于这个问题,国家已经制定了一系列的管理制度,而相关人员也提供了许多应对网络技术风险的措施,这对于优化电子档案管理系统是非常有帮助的。因此综合比较,单位保存档案的方式应该以电子文档为主,纸质档案为辅。至于何时采取电子档案,何时采取纸质档案,文件与档案管理人员根据实际情况进行选择即可[3]。

2 信息标签分类技术在文件与档案管理中的有效措施

2.1 加强对单位文档数据库信息保护的力度

须得承认,运用计算机技术对文件与档案进行管理是存在一定风险的。许多不法分子常常利用计算机储存信息方面的漏洞,对用户的计算机实施不同程度的攻击,导致用户电脑中所储存的信息出现遗漏。随着科学技术的提高,国家对不法分子打击力度提升,电子档案的安全性势必会得到有效提高[4]。

比如,单位可以引入先进的计算机保密技术与防火墙技术等,对数据库中信息实施科学的保护与实时监测。一旦发现异常情况立刻采取有效措施积极制止或补救,将计算机的风险指数降低,最大程度保护数据的安全。对于一些重大机密或单位发展的规划,管理人员可以通过计算机技术设置访问权限。

需要注意的是,优化单位文档数据库信息的保护措施是一项长期的工作。相关人员不能因为保密技术或防护墙的技术相对较高就放弃对系统的优化。要知道,某些不法分子碍于对重要数据的窥探,可能会借助先进的科学技术来完成自己的目标。如果管理人员有了敷衍心理,那么文件与数据的处境就比较危险了。因此在具体工作中,相关人员需要通过有效策略时刻优化单位文档数据库信息的保护措施,并定期检测现有的防护技术,确保它处于正常的状态,能够有效阻止不法分子的攻击。

2.2 促进文件管理人员计算机水平的有效提升

文件管理人员操作计算机水平的高低直接影响文件管理的质量。如果他们的水平相对较好,不仅能很好地利用计算机优势对文件进行科学的整理与归纳,为后续使用提供良好的支持,还能通过先进的科学技术有效阻止不法分子的攻击确保数据库安全。反之,如果他们的水平相对较低,不懂得科学的整理与归纳,不懂得如何使用计算机防护技术,就很难充分发挥计算机技术,提升管理质量。

在单位发展的过程中,单位负责人既要意识到计算机技术在文件与档案管理过程中的优势,通过增加计算机设备等措施为档案管理人员提供必要的支撑,确保他们能够在实际工作中,利用先进的信息标签分类技术实现管理质量的有效提高,又要意识到管理人员操作计算机水平的重要性。在企业日常运营中,通过各种有效途径提高他们运用计算机的水平,让先进的计算机设备都能得到合理的应用,为日后提升电子档案管理水平创造良好的条件。想要做到这一点负责人就需要做到以下几点:

首先,改变管理人员的观念。部分档案管理人员由于缺乏对计算机技术的了解,对企业单位所推行的信息标签分类技术报以排斥的态度,这会影响档案管理的质量。还有部分档案管理人员,在学习计算机的过程中,由于技术的复杂性而产生了畏难情绪,最终选择退回到原点。管理人员的这些不正确做法,对于提升管理水平毫无益处。因此在引进计算机技术的过程中,负责人还需要通过各种有效措施改变管理人员的观念,促使其树立起科学的管理观念,从而在工作中积极探索提高文件的管理水平。

其次,加强对计算机操作能力的培训。单位需要根据档案管理人员的实际情况制定科学的培训计划,并定期实施,以便能够提升档案管理人员的管理水平,促使其通过运用信息标签分类技术,及时有效的解决工作中遇到的难题。对于在培训过程中表现优异的人员,单位还可以进行物质或者是精神方面的奖励。这么做能够强化档案管理人员在学习计算机技术中的成就感,形成良好的学习氛围,为日后开展计算机技术方面培训创造有利的条件[4]。

2.3 加强对优秀人才的引进

提高现有人员使用信息标签分类技术水平并非在短时间内能完成,其培养周期相对漫长,培养费用相对高昂,并非每个企业都能承受的。其次,部分档案人员已经习惯了现有的管理模式,让他们突然去接触信息标签分类技术,去接触电子档案管理系统,多半会觉得不适应。有些档案管理人员甚至会报以敷衍的态度,这在一定程度上影响了企业的发展。人才是第一生产力,在当前激烈的市场竞争中,人才的质量在很大程度上影响企业发展的速度。如果企业没有在相对较短的时间内建立一支高水平档案管理队伍,那么企业的发展必定会受到制约,这不利于企业可持续发展。在这种情况下,企业还可以加强对外来优秀人员的引进,缓解自身在发展过程中所遇到的档案管理问题[6]。

在引进时,企业要多关注那些既具备高超的计算机技术又懂得电子档案管理的人才,了解他们的需求与难处,并为其创设满意的工作环境,以便他们能在相对较短的时间内稳定下来,迅速投入工作。其次,企业需要为新旧档案管理人员提供交流的平台,促使他们用最快的速度融合到一起,为日后开展电子档案管理工作创造有利的条件。平台管理者可以定期将新旧员工聚集起来,组织他们参加丰富的线上活动,便于他们相互熟悉,有效开展电子档案管理工作,实施信息标签技术。总之,对于引进的优秀人员,企业有必要通过各种途径帮助他们迅速地融入工作,以便他们能够更好地开展工作。

2.4 加强对相关设备的投入

企业负责人想要通过信息标签分类技术实现对电子档案管理系统的优化,促使系统更具科学性、准确性、安全性,离不开相关设备的支持[7]。这些设备既包括硬件设备,如计算机;也包括软件设备,如支持信息标签分类技术开展工作的软件。这些设备的出现,为档案管理人员有效地开展工作提供支持,便于他们根据企业发展的需要对各种电子档案进行总结、整理、调阅等。为了保障信息标签分类技术作用的有效发挥,为了提高电子档案管理质量,负责人有必要通过多种途径为档案管理人员提供先进的设备。在条件允许的情况下,企业要加强对先进设备的投入,比如性能较高的信息标签分类软件等。如果条件暂时不允许,那么企业要为档案管理人员提供设备维修服务,定期派人检测相关设备的状态,对于不能正常工作的设备要及时更换,对于性能不佳的设备要及时维修与护理,确保设备处于正常的状态下,能够最大程度降低由于设备不良而给电子档案管理工作所带来的负面影响[8]。

为了保证档案工作的顺利开展,相关人员还要加强对计算机网络安全的维护,确保电子档案处于在相对安全的环境,以便能够最大程度提高档案的安全性,降低档案泄露、损坏等不良情况发生的概率,如加强对加密技术设备的投入。这种技术会根据企业生产的需要对电子档案进行不同级别的加密保护,通常情况下如果没有解密的钥匙,不法人员无法破解加密档案的内容。但加密技术的实施也需要有设备做支撑的,如果缺乏先进的设备,其加密水平就会有所下降,不利于电子档案管理系统的安全性。为了改善这种状况,企业有必要提供必备的设备支持[9]。