大数据时代信息化在财务管理中的应用

顾爱珍 中铁上海工程局市政环保公司

引言

随着我国社会经济的爆发式增长，财务工作有了深刻变化及全新要求。其中，财务管理逐渐从传统的记账、核算转化为报表分析、财务预测、预算管理及财务监控等复杂工作，为满足财务管理多元化需求，依托信息化技术构建财务管理系统成为广大企业优化财务工作的重要组成部分。加之大数据时代下信息技术有了跨越式发展，依托财务信息化技术将企业不同部门业务有机融合、协调处理，对各项业务进行事前预测、事中监控、事后结算及业务分析，保障企业项目资金安全性及真实性的同时，有利于提高企业业务过程透明化、公开化，在可视化财务分析报表及降低财务风险方面发挥着积极作用。

一、大数据时代下信息化在财务管理的重要性分析

以财务管理信息平台为基点，依托信息化网络服务推动企业各部门及业务协同发展，为企业项目预算、报销管理、经费支出、财务决算及终端查询等工作提供有力支撑。结合财务管理信息系统设置角色权限分配，精细化分工健全财务管理人员工作负担的同时，可充分发挥其便捷性，以及提高财务管理人员的工作效率。

二、企业财务管理信息化建设原则

(一)满足新形势及大数据时代需求

在我国财政体制深化改革的背景下，财务管理的内涵、管理方法有了较大的变化，新时代下，财务信息管理、内控制度建设及财务资金绩效评估等财务管理功能都成为当前企业在大数据趋势下变革的现实挑战。企业财务管理信息化要与国家中财政改革与发展规划相适应，依托大数据及信息化技术，对现有财务管理系统及模块进行优化与调整，改善传统财务管理单一化及孤岛化问题的同时，有利于提高整体财务管理效率及规范会计工作流程，对于促进企业持续化发展及推动企业财务管理信息化变革具有深远意义。

(二)结合企业的实际业务及特点

大数据时代下，信息技术为我国企业财务变革提供了有利支撑，但从本质角度来看，虽然信息技术的应用可提高企业整体财务管理效率，但如何满足企业市场战略规划及财务管理特点，还需依托企业自身情况，从全局的角度出发制定全面财务管理信息化计划。对此，文章认为，财务管理信息化建设并非局限于财务部门，应统筹规划企业各部门协同合作，通过与企业战略、市场定位及部门应用等角度入手，积极引导各个部门都要配备专门的工作人员，以确保数据的一致性，对于促进企业可持续发展具有实质价值。

(三)利用大数据与互联网技术

大数据时代下，5G 时代悄然来临，随着大数据技术的不断深入，传统的财务管理模式逐渐被替代，企业面临的竞争环境将会出现显著的改变，在大数据时代，企业必须面对自己的地位，并根据自己的发展需要，突破自身管理壁垒，从而实现财务数据信息化。财务数据作为企业财务状况数据，是财务管理的一个重要支撑，它的实质就是要保证财务数据的安全性、规范性及有效性。利用大数据及网络技术，避免纸质数据丢失、统计数据难以查找的缺陷。

三、大数据时代下信息化在财务管理中的应用研究

(一)构建大数据信息交流平台

目前，我国多数企业数据采集仍然采用传统的纸质注册、手工录入，由于文字潦草、数据录入不准确，造成数据错位、乱码等现象频发。同时，加之不同部门的资料内容不同，导致不同部门的资料无法共享，而当资料没有时，又要重新搜集资料，造成资料重复，致使工作效率降低。对此，建立数据交流平台并非仅是满足财务部门的需要，更是为了满足企业整体经济发展的需要。且从本质角度来看，在数据时代下，企业财务管理逐渐朝向多元化趋势发展，财务信息、账目核算、资金来源等问题日益复杂化，必须构建以财务信息为核心的数据交流平台。在具体设计中，该平台将人事、业务、财务等各种业务数据有机整合，通过数据交互平台进行采集、分类、整理，以满足各个部门的业务需要。

(二)制定信息化标准

企业经营中生产、财务等各个环节都要进行数据的采集，各个部门之间的信息是相互独立的，由于信息来源的差异，造成信息的不精确性，而在信息的共享中，往往会出现部分数据差错及冲突，这就需要耗费大量的人力及物力去进行排查及解决。为克服信息“孤岛化”及数据使用单一化等问题，保障企业各种业务数据有效结合，必须建立统一的信息化标准。根据企业组织及机构功能，建立信息化标准应当以“信息技术中心”为主导，并遵循国际标准、国家标准及行业标准，在企业信息资源共享的基础上，制定统一信息化标准。此外，应从企业的实际经营状况出发，从人、物、财三个方面来制订信息化标准。各部门的资料输入要遵循统一的规范，字段编码要一致，对系统中的错误，原则上由“谁录入、谁负责、谁维护”。信息化标准是由企业信息部门负责管理，各单位根据所制订的信息标准来执行相关规范，并依此发展，一方面可防止信息标准不统一而造成的网络安全问题，另一方面则是共用资料及实现信息资源高效整合。

(三)组织的整合控制

目前，我国内部控制制度及有关标准日益完善，但从本质角度来看，目前我国企企业财务内部控制体系及制度在具体实施过程中，仍与企业经营活动及战略规划存在离析现象。造成这一现象的主要因素在于企业领导对于内部控制制度的完善性建设缺少重视，单一认为财务部门是企业内部控制的主要执行者。因此，在具体实施中过于注重财务部门的执行情况，同时在具体实施阶段中，因内部控制制度的不健全，导致内部控制制度无法有效发挥风险监督作用。对此，应依托大数据技术，从业务、资金、数据、服务、监督等入手，不断实现从“立规矩”到“见成效”的过程。具体如图1 所示。

图1 业务框架图

部门经理业务实施后会启动内部控制权限，经理对符合规定的业务办理予以授权，对不合格的申请予以拒绝并通过数据交互平台反馈至各部门。企业财务经理审查业务申请，实时查看企业的经营过程、内部监督、预算等，并将业务处理的结果通过数据交互平台反馈给各部门，以便相关部门及时了解业务进展，并将业务信息汇总到决策系统中。组织机构的整合控制就是利用闭环管理、统一的数据接口，对各部门的经营状况进行实时掌握，以确保各部门的经营状况，并严格执行授权制度及强化专项资金管理，及时发现、解决问题，从而有效地推进有关工作的程序化、常态化[1]。

(四)业务流程信息化

改革开放至今，我国社会经济结构的转型与升级催化了企业财务管理面临新型挑战。为应对当前日益复杂的财务信息管理，依托大数据技术优化业务流程成为当前企业绕不开的现实命题。且在大数据时代下，为保障企业数据资源利用合理化，必须建立起“以核算为本、以财务为中心、以信息化为支撑”的管理理念，突破传统的资金流动管理方式，重构业务流程，实现预算、报账、科研管理、核算管理等业务信息化、共享化及可视化，为管理者提供决策依据，提高工作效率。

1.财务基础业务流程设计

遵照我国现行《会计准则》及结合大数据特征，在综合传统业务流程不足的基础上，对现有的财务基础业务流程进行调整。在设计中，主要以日常的财务录入、记账、转账及结算为主。不仅可以与网上报销、经费申请、工资管理、合同管理、指标管理等业务互联，而且还可以对预算分析、决策分析等各种财务报表进行查询，为企业的财务管理提供数据支持。

2.预算管理业务流程设计

现行企业预算管理是由各个部门按照工作计划编制预算，再经过层层领导审核后方可下发，财务部门对部门的预算申请也仅仅是与以前的数据进行大致的比对，与申报部门之间的信息不对称，尤其是年底，各个部门的预算突然增加，造成了预算与实际情况不符。目前，我国企业预算管理中，存在着预算管理信息化滞后，预算编制不合理，预算执行不够严密的问题。对此，应结合企业的具体情况，对预算管理系统进行分析后进行优化。将财政部门近三年来的预算数据、预算执行数据导入数据互动平台，以实现数据采集及数据比对；再由报关部按预算方案设定网上预算，由管理层批准；财务部将各部门的预算项目名称、预算编制数据，并将预算数据与数据库进行对比分析，最终完成最终审核，并通过数据交换平台向各部门汇报。为更好地监督预算实施，需要对预算的信息进行及时反馈。预算发布后通过数据交互平台对预算进行记录，各部门在提出业务申报时要根据预算的不同对预算进行调整，实现对预算的实时互动，增强预算的可控性及透明性，为管理者提供真实、准确的预算报表。

3.报销管理业务流程设计

当前，我国企业规模越来越大，但会计人员的人数并未增长，在越来越多的报销业务面前原有的传统的支付程序已不能适应。要想从根本上改善会计报表的工作效率及提高会计管理的质量，就必须实现会计报表的信息化、网络化、标准化。通过在线报销系统，通过扫描、拍照、扫描等方式将报销信息输入报销系统，报销人员不需要重复填写各种繁琐的申报流程，也无需往返于财务部门、领导审批签字，只需通过电脑或者手机就可以完成报销业务，出纳人员根据报销人员的报销申请在系统中进行核对后给予办理报销手续，出纳人员对报销内容审核无误后交由先关领导签字后给予报销。

利用在线报销管理系统，可以使报销程序更加规范化，保证原始凭证的正确性；同时，为财务管理的信息化平台提供了数据支撑。

四、企业财务管理信息化保障措施

(一)优化内部控制制度

随着我国企业财务信息化建设的不断深入，传统的管理体制、内部控制体系已不能满足当前的发展需要。完善内部控制及监督机制是规避财务风险的重要保障制度，对此，要结合企业自身的实际情况，强化内部控制管理，具体如下：

1.强化财务管理人员的风险意识培养，财务人员要清楚地了解企业的整体经营过程，并严格控制自己的工作职责范围。对财务管理人员要从内而外地进行管理，注重内部控制，遇到问题要向上级汇报，确保在紧急情况下，业务流程能够正常运转。

2.健全授权管理机制，财务管理信息化平台将财务管理分为两种类型，一种是授权使用者，另一种是管理使用者，这种设定是为了规避管理风险，针对不同的个人，设定不同的权限，不能越权，防止一人独揽一切事务。

3.健全内部控制评价体系按照学院的制度，建立一个联合工作组，定期对执行的制度进行检查，重点是检查制度执行中的缺陷、新问题的处理、会计核算变更所产生的影响。

4.建立财务制度监管制度。目前我国企业现行的监管制度仅限于传统的纸质凭证稽查，忽视财务制度自身的监管，对此，要通过完善的信息披露制度，使财务系统的各个部门得到统一的监督，接受上级部门的监督。

(二)建立评价制度

第一，目前多数企业目前尚未对财务管理人员进行绩效评价的制度，部分财务管理人员不关心自身工作态度、工作质量、服务质量，导致部分财务管理人员的工作效率低下，业务流程不够规范，财务问题经常发生。企业应该建立一个以提升财务管理人员工作效率为目的的评价系统，以财务管理人员的工作能力为基础，制定相应的评价指标，并设置优秀、及格、不及格三个级别，从中层干部、员工多个维度进行匿名评定，并根据评价的级别，给予相应的惩罚及奖励[2]。

第二，为实现各个部门财务管理的信息化，不仅要把业务、人员、财务、数据整合起来，还要把人力、物力、财力投入到企业财务管理中去，使企业的经营管理能力得到有效的发挥。为保证企业财务信息系统的正常运转，必须对各个部门进行评价。一是要严格执行预算，利用大数据分析，对未完成的单位，下一年要从一定的预算中扣除相应的预算限额；在资金运用上，要将投入、完成情况等纳入评估范围；二是关于业务处理，未在限期内完成的，将列入年终业绩考评。

第三，根据财政部门的要求，对经营活动进行准确的风险评估，确保经济活动的合法性、合理性，确保财务信息的公正性及透明性。

(三)数据交流平台的维护

建立数据交流平台可实现各个部门数据统一及共享，有效地解决财务部“信息孤岛”问题的基础上，实现各个部门间的数据及时更新，切实实现财务管理从被动变成主动，在促进财务工作效率提升方面发挥着积极作用。而在建立了财务管理信息平台后，主要工作是维护数据交互平台[3]。对此，在企业的基本组织结构下，须统一安排数据交互平台的维护机制，具体措施如下：

1.加强硬件设备的投资，硬件设施作为大数据及信息技术的重要组成部分，企业应全面提高硬件设备投入力度，通过优化硬件运营设备及及时更新软件，以此确保财务专线、外网等多重存取控制机制及财务数据的安全性。

2.软件技术保证：通过安装应用软件，实时、准确地监控平台的工作，并根据所建立的网络拓扑结构，及时地发现异常并增强了数据的保密性。

3.建立数据备份机制，考虑停电、主机故障及病毒等因素，为防止数据丢失，需要进行备份。备份并不是单纯地把文件复制到U 盘上，而是通过各种方法进行备份，包括本地备份、异地备份、U 盘备份、光盘备份等，并定期对备份数据进行备份。

4.建立信息数据管理岗位各部门设置专业技术人员，负责在系统运行中发现问题，提出需求及改进意见，并按照信息系统的要求，对相关部门的数据进行分析，并建立相应的接口。

五、结语

综上，依托大数据信息技术构建以业、财、用、管等需求为导向的财务信息管理系统，实现融合财务、服务、预算、收支、资产综合管理的信息系统，结合数据交互中心实现数据对接传递，使企业各部门可根据企业实际情况进行协同管理。同时管理层可通过财务数据风控展开预警分析，全过程绩效跟踪，以此提高企业财务管理科学性及智能性。■