行政事业单位政府采购的内部控制对策

任瑞林

（潍坊市工业发展促进中心，山东 潍坊 261061）

行政事业单位作为提供各种社会服务为目的的政府组织，要想完成相关的社会保证职能，就需要采购大量的物资。但是在近些年的发展过程中，由于行政事业单位在规模上也来越大，管辖的方面也越来越多，职能也逐渐增加，采购物品需要花费的资金也就越来越大。就导致部分人员铤而走险，降低购买产品的质量以中饱私囊，为了避免这种情况的出现，相关部门就规定实行政府采购的方案。但是在现阶段的方案实施过程中，还存在很多隐患以及不合理之处，就需要行政事业单位通过内部控制对其进行调节，保证政府采购功能的顺利发挥。

一、行政事业单位、政府采购以及内部控制概述

（一）行政事业单位概述

在我国的相关规定中，行政事业单位一般是执行行政单位和事业单位的统称，其次也可以代表具有行政管理职能的事业单位，其履行的是执法监督和社会一些管理职能。而且其在发展的过程中也有了不同的含义，事业单位一般指以增进社会福利，满足社会文化、教育、科学、卫生等方面需要，提供各种社会服务为直接目的社会组织，事业单位一般不以盈利为直接目的。当其表示为具有行政管理职能的事业单位时，其含义也会产生一定程度的变化，具体是指履行执法监督和社会一些管理职能的单位，如部门所属的执法监督以及监管机构等。而且行政事业单位是国家财政部门全额财政拨款发工资，不以社会盈利为目的。

（二）政府采购概述

行政事业单位作为社会公益性组织，其规模一般较大，对于采购的需求就显得尤为迫切，而在传统的采购环节，由于制度方面存在缺陷，相关部门就推出政府采购这一政策，用来保证行政事业单位采购环节的科学性和合理性。所以政府采购是指各级政府为了开展日常政务活动或为公众提供服务，在财政的监督下，以法定的方式、方法和程序，通过公开招标、公平竞争，由财政部门以直接向供应商付款的方式，从国内、外市场上为政府部门或所属团体购买货物、工程和劳务的行为。一般分为集中采购、分散采购以及半集中半分散式采购三种采购模式，政府可以根据采购需要合理的选择采购方式。现阶段政府主要以集中式采购为首要选择。而且其采购资金由采购人全部或部分使用财政性资金进行采购，属于政府采购的管理范围。

（三）内部控制概述

在行政事业单位进行采购的过程中，由于涉及的资金数目较大，采购流程也较为复杂，就需要通过一些手段进行控制，避免相关人员在采购环节出现一些隐患。内部控制是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施的总称。而在政府采购的过程中，涉及资金花费，就需要通过内部控制的一些职能对政府采购进行规范。但是在现阶段的发展过程中，内部控制在对政府控制进行处理的过程中还存在流程不规范以及制度不完善的现象，就需要相关人员加强对内部控制和政府采购的了解，解决其在工作过程中存在的隐患，保证政府采购的顺利进行。

二、行政单位政府采购以及内部控制的重要意义

（一）政府采购在行政事业单位中的重要性

对于行政事业单位来说，政府采购在其资产管理方面具有重要的作用，行政事业单位作为政府部门的分支，以社会公益性为主要发展原则，就是说相关单位不以营利为目的，所以其经济效益就十分低下，无法满足其支出需要，所以其活动所需要的资金都有国家全权负责。而且相关行政事业单位如学校等一旦要进行采购，就是一笔极大的支出，所以为了保证相关行政事业单位的资金流通和资产管理，就需要通过政府采购进行资产方面的规范。一方面在行政事业单位实行政府采购政策，能够进一步加强政府和相关事业单位的联系，政府部门就能够充分发挥监管职能，对资金的利用流程进行整体把控，保证相关资金的支出具有合理性，能够应用在促进社会发展方面，保证了国有资产的安全性。而且还能通过对资金流向的监管，避免中饱私囊现象的出现，显著降低了违法行为的发生概率。另一方面，政府采购这种方式，通过公开招标、公平竞争，由财政部门以直接向供应商付款的方式，为政府部门或所属团体购买货物，相关部门就能在招标的环节根据实际需要选择质量最好而且较为实惠的企业和厂家，从而在保证采购质量的前提下缩减了开支，提升了资金利用率，促进了行政事业单位的发展。

（二）内部控制的重要性以及意义

在现代企业的发展过程中，由于其规模逐渐扩大，涉及的部门和方面也逐渐增多，相关管理就显得更加复杂，很容易就会出现管理混乱和管理不善现象，制约企业的发展。而在行政事业单位中，现阶段的事业单位是以社会公益性部门，其就承担着政府和人民相联系的重要任务，进行内部控制就显得尤为重要。一方面，在社会的发展过程中，随着城市化发展速度的不断提升，行政事业的任务量就显著增长，如果事业单位内部的管理存在问题，就会严重降低相关事业单位的办事效率，进而影响社会公益事业的发展，不利于社会的进步。另一方面，行政事业单位虽然是相对于企业来说的机构，但是其工作流程和组织构成和企业较为相似，就是说其内部的管理效率和质量决定了事业单位的工作效率。所以进行内部控制，就能在很大程度上促进行政事业单位的发展，推进服务型政府的建立。所以，通过内部控制，一方面是社会发展对于事业单位的需要，另一方面就是事业单位本身的发展需要。

三、现阶段行政事业单位政府采购内部控制存在的问题

（一）采购政策还不完善

在现代化的发展过程中，社会发展速度有了很大的提升，行政事业单位的采购为了满足相关社会的需要，采购形式就面临更加严峻的变化。现有的采购政策虽然对政府行政事业单位的采购环节有了相关规定，但是都是相关宏观方面的调控，对细节方面的处理还缺乏规定，就导致现有的法律存在不完善现象，不利于行政事业单位政府采购的发展。一方面，政府对于采购环节法律制定先教育采购行业的发展速度来说具有一定的滞后性，就是说政府法规不能提前预知到采购方面存在的问题，必须等到相关问题爆发，才能结合相关实际情况做出相关规定，这就导致政府采购在发展过程中可能遇到一些法规没有规定的情况，导致政府采购出现问题。另一方面，就是采购设备方面的落后，在信息化的今天，利用信息技术在互联网上进行相关采购工作的机型，能够在很大程度上加快采购效率和质量，进而推动政府采购在形式上和方法上的巨大变革。但是在相关信息化采购方面，还缺乏相关的规范，就导致信息化建设缓慢，不利于政府采购的发展。

（二）采购的预算编制不合理

在相关行政事业单位进行采购之前，还需要对需要采购的物质的大致价格进行估算和预算，然后得到一个大致的采购价格，并进行资金的申请。通过预算，相关事业单位的人员就可以在政府采购的招标环节有一个低价的估算，从而对比相关投标合同，选择出更加合理的采购企业，进而提升政府采购的质量。但是在现阶段的政府采购环节，相关人员在进行政府采购的过程中往往把工作重心放在决策方面，而在政府采购的预算编制方面存在较大的盲目性。这就导致相关人员在采购的过程中不能和市场价格进行对比，不利于节省开支。而且在相关预算环节，还存在相关人员在没有进行市场调查的情况下就进行采购计划的制定和相 关采购厂家的选择，导致采购价格加高，不利于行政事业单位政府采购的发展。

（三）制度规范设置不合理

内部控制对于事业单位具有重要的作用，但是在部分行政事业单位中，却还存在制度方面的问题。首先就是对于内控的重视力度不足，部分事业单位的内控机构设置存在大量的隐患，还不完善，更有甚者根本没有设置相关机构，对政府采购造成了很大的难题；然后是相关内部控制机构和外界的交流不足，导致在进行采购物资的决定时，内部控制机构难以第一时间了解，在很大程度上制约了内部控制功能的发挥；最后就是岗位设置不规范，人手严重不足，部分事业单位的内控人员还肩负着采购工作，存在岗位职能之间的冲突。

（四）采购流程不规范，缺乏有效的监督

对于行政事业单位的采购工作，我国出台有《政府采购法》等相关政策，其中严格地规定了政府采购政策，包括采购的目标和原则、政府采购的方式和程序、政府采购的组织管理等。但是在部分行政事业单位的政府采购过程中，存在忽视法律的行为，比如在选择购买商家的环节，相关事业单位不是通过招标，而是简单地使用单一来源方式进行采购，浪费了有限的财政资金。另一方面，政府采购过程中，还存在监督不力的现象，政府采购作为政府组织采购的行为，为了保证相关流程的正确性，还需要建立相关的监督机制，这样才能保证采购的质量。但是现阶段的发展过程中，部分事业单位却对于监督机构不重视，没有设立相关的监督机制，就导致无人对政府采购进行制约，造成政府采购的质量和效率存在很大的问题。

四、行政事业单位政府采购的内部控制对策

（一）完善相关法律并推进信息化的建设

对于行政事业单位存在的法律不完善问题，就需要相关部门加强对政府采购环节的重视，在结合采购行业的发展实际情况下，根据其具体要求进行相关法律的制定。并在宏观调控的前提下对具体的细节进行划分，按照采购类别的不同和采购金额的不同分别制定法律。这样一来，就为政府采购环节的内部控制提供了可行性思路，相关人员可以按照法律进行采购作业，一方面保证采购流程的规范，保证采购的质量，另一方面按照依据进行采购也加快了采购的效率，从而促进政府采购的发展进步。在信息化建设方面，信息设备一经出现就对各行各业产生了深远的影响。行政事业单位作为社会公益性产业，在发展的过程中直接连接政府和相关人群，需要掌握的信息众多，所以在相关采购环节需要注意的事项就越多。信息化建设能够在很大程度上方便双方的交流，促进了采购效率的提升。相关部门就需要提供专项资金为政府采购的信息化建设购买设备，推动政府采购的信息化建设速度。

（二）健全预算流程，加强度预算的重视

在行政事业单位的政府采购过程中，利用预算，能够对整体的采购物资价格进行大致的估算，这样一来，在相关的招标环节，就能够结合估算的价格，对相关投标的企业进行对比，选择出最优解。所以就要求相关单位根据政府采购的要求编制详细的部门预算，通过在企业内部宣传预算的重要性或者是开展相关座谈会的方式让相关人员对预算的重要性有深入的了解，从而加强其对预算的重视，根据各类采购项目，对政府采购进行预算。而且要对每笔预算支出进行支出日期、责任人的登记，保证预算的科学性。

（三）完善内控的制度

行政事业单位的政府采购在内部控制方面存在的另一重要隐患就是制度还不规范。在相关行业的发展过程中，我国事业单位发展的速度性和内部控制方面的滞后性就产生了很大的矛盾。制度作为相关行为的保证，一旦出现问题，就会造成相关政策在实行的过程中出现各种问题，制约其发展。在政府采购的内部控制方面，由于相关政策的缺失，内部控制难以发挥其应有的功能，就导致政府采购也存在一定的问题，所以在行政事业单位的政府采购环节，就要对内部控制进行完善。单位可以成立专门的办公室来负责，在政府采购工作的岗位设置上要符合不相容岗位相分离的规定，分开设置采购合同签订以及内部控制监督等。

（四）加强监督，控制采购流程

相关《政府采购法》中规定，相关政府采购的大致流程是确定采购物资、进行公开招标以及选择合适的投标企业这三个环节，所以行政事业单位就要通过设置间断机构，对其流程进行动态的监管。在监督方面，单位要构建专门的政府采购监督队伍，充分发挥内控制度的监督效果，并且将所有环节的内容都纳入政府预算管理中，然后通过要制定评定分离的管理制度，从而实现招投标工作的公平竞争，避免徇私舞弊现象的发生。在采购流程方面，首先要保证实施方案的规范，在做好市场调查的前提下进行采购方案的制定；然后就是完善预算评审，合理估计价格，为选择企业定下范围；最后就是加强政府采购项目的验收，保证采购的质量和规定中一致。

五、结束语

行政事业单位的政府采购需要通过内部控制保证采购的效率和质量，但是在现阶段的发展过程中，由于事业单位发展速度过快，内部的部门和单位规模在不断发展，其内部控制就存在一定的隐患。需要相关部门通过完善法律、健全预算机制、完善内控以及加强监督等方式，充分发挥内部控制的相关职能，从而促进政府采购的发展进步。