工作流服务中台在企业办公协同中的应用

黄䶮沛 胡瀚凌

(上海烟草集团有限责任公司 上海 200000)

随着互联网的发展速度不断加快，行业业务复杂度增大、数据快速增长，对业务流程的自由度和适应性要求日益提高。然而大部分业务系统难以快速支持愈发复杂的业务发展需要，致使业务系统无法为企业提供其应有的价值。

同时，当一个企业拥有多套业务系统时，业务系统各自独立建设工作流，且大多数业务工作流具有较高的相似性，亦存在系统重复建设且业务流程标准难以达成统一的情况。用户使用时也必需同时登录多个业务系统，业务操作繁琐不便。如何才能通过主流的信息化技术，将多个业务系统联结起来，并针对不同业务提供对应的业务流程，使办公更为高效，为员工提供更便捷的办公体验，为企业提供更高的收益，是企业所面临的一项挑战。

1 工作流服务中台的定义

工作流概念的提出源自于生产组织和办公自动化领域，通过工作任务的分解，由指定角色按一定的规则来完成，从而使办公效率大幅提升的同时降低生产成本，以提高企业对业务工作的管理水平。自定义工作流基本符合工作流管理系统WFMC（Work Flow Management Coalition）所提出的标准结构，通过将任务和用户角色剥离，提供了可由系统管理员自由设计的表单，运用不同类型的多样化自定义控件实现多形式数据的存放；通过图形化的流程设计，更为清晰地显示各业务的流程走向，每个步骤都由对应的用户角色在限定的区域内进行操作，完成后流转至下一节点，直至流程结束[1]。

另外，中台一般是指搭建一个能够灵活快速应对变化的架构，快速实现前台提出的需求，避免重复建设，达到提高工作效率的目的。中台通常分为三类：业务中台、数据中台和组织中台，该文中主要涉及的是业务中台。业务中台是指基于数据和技术，结合行业应用，针对行业应用的模型及产品。业务中台具备业务属性，但本质是一些功能模块组件，基于业务中台可以快速封装出业务产品。业务中台将后台资源进行抽象包装整合，转化为前台友好的、可重用共享的核心能力，实现了后端业务资源到前台易用能力的转化[2]，具体如图1所示。

图1 业务中台结构

结合大型集团化企业的业务场景，在进行信息化规划建设时，将自定义工作流和业务中台组合起来，构建一个工作流服务中台，从而实现集团化各级业务流程的统一处理，通过自定义的工作流服务，满足企业多样化的业务需求。

工作流服务中台的主要优点体现于它的灵活性、扩展性、及时性、可控性和可集成性，具体如下。

1.1 灵活性

工作流服务中台提供了自定义配置的可视化表单和流程，设计者可根据不同的业务需求，通过文本框、单选框、多选框、下拉框、选人、选角色、选单位、选部门、图片、附件等多样的控件来设计符合业务需求的表单，以及图形化的流程走向图，设置串行、并行、会签等不同类型的流程分支，增加不同场景的条件判断，控制流程的走向，并支持按不同角色、不同流程节点的进行操作、数据权限的控制[3]。

1.2 扩展性

工作流服务中台支持设计者根据业务场景的变化，对现有的表单和流程进行扩展、修改，生成新的流程版本，系统支持对新旧流程版本的过渡和交接，并对历史版本进行管理，有助于业务可持续的改善与发展。

1.3 及时性

工作流服务中台具备短信、移动设备通知、系统站内信、邮件等多样的提醒方式，实现第一时间告知用户相关信息，提醒用户对未完成的业务进行处理，并可通过流程配置，通过人工、自动提醒两种方式对逾期未及时处理的用户进行催办提醒，提高业务流转效率。

1.4 可控性

工作流服务中台支持对新版本的业务流程进行流程演练，通过输入数据模拟执行流程并返回演练结果，及时发现流程潜在的风险并修改，确保流程上线后的平稳运行。同时，对已上线运行中的流程进行监控管理，可人工干预流程节点走向，记录相关流程处理日志，从而减少实际使用过程中出现的风险[4]。

1.5 可集成性

工作流服务中台提供标准接口服务，各业务系统通过调用表单流程定义、数据获取、流程发起、流程查看、流程终止等服务接口，实现各自业务审批流程在工作流服务中台的集成，同时便于集团化企业掌握各业务系统的应用情况，使管理更为规范、高效。

2 工作流服务中台的实现

工作流服务集成方案包括前台、中台和后台。其中，工作流服务中台遵循国际标准，结合WFMC参考模型，实现了完整的工作流生命周期管理，其中包括表单设计器、流程设计器、事件管理器、流程监控、外部系统接口，具体如图2所示。

图2 工作流服务集成方案

工作流服务集成方案中，后台由各业务系统提供业务数据，中台通过外部系统接口接收数据，按表单设计器和流程设计器预设的流程模板进行业务流转，由事件管理器进行业务流程事件的处理，并由流程监控提供业务流程的状态信息，从而为前台的各业务场景提供了工作流审批服务[5]。

工作流服务中台主要提供了表单设计器、流程设计器、事件管理器、流程监控、外部系统接口五大模块，具体如下。

2.1 表单设计器

提供了界面布局的设置，系统预设上下、左右、左中右等不同布局风格，并提供桌面应用和移动应用的展示模板。

提供了多样化的控件，主要包括单行文本输入框、多行文本输入框、下拉框、单选框、复选框、部门选择框、人员选择框、时间日期框、附件上传等，同时支持上传自定义控件，设计者可通过这些控件，个性化地定制符合业务需要的表单。

提供数据关联功能，支持静态、动态数据与控件的关联设置；通过起草视图、审批视图、打印视图等多视图的方式，结合用户角色权限，区别设置界面展示元素及操作功能，具体如图3所示。

图3 表单设计示例

2.2 流程设计器

采用图形化的方式提供流程的展现与设计功能，包括流程节点设置、流程角色分配、流程操作权限、流程转向条件等，便于设计者进行解读并修改维护。

通过流程节点设置绘制完整业务流程，根据业务需求对各节点分配执行角色，支持设置到部门、人员、角色，并提供不同权限的操作控制[6]。

采用智能算法和优先策略，实现流程节点的串行、并行、竞争、会签等流程走向控制，支持设计者对每个分支节点设置转向条件，设置校验逻辑，在实际业务流转过程中，系统会根据预设条件自动实现业务的流转和校验，具体如图4所示。

图4 流程设计示例

2.3 事件管理器

事件指流程节点可能出现的所有动作，它驱动了流程的运转与执行，事件管理器中将正向流程、反向流程所涉及的所有事件提炼为流程启动、流程通过、流程退回、流程转发、流程移交、流程中止、流程恢复、流程完成、流程取消、流程终止等[7]。

上述流程事件是工作流引擎中必不可少的环节，使得流程设计器中定义的流程能够按照预期的业务进行流转。

2.4 外部系统接口

外部系统接口是承接外部系统和工作流服务中台的桥梁，负责将各业务系统的数据集成至工作流服务中台，及审批结果的跟踪与反馈，实现业务数据的闭环流转。

外部系统接口提供了表单身份认证、模板获取、数据保存、流程发起、流程查看，使各业务系统有了统一的工作流接入标准，便于业务系统快速实现流程审批业务，也为企业管理业务流程提供了便利。

2.4.1 身份认证

工作流服务中台提供身份认证接口，确认用户身份，确定是否具有访问权限，从而保证数据和系统的安全，以及授权访问者的正当利益，如表1所示。

表1 身份认证接口参数

2.4.2 模板获取

工作流服务中台提供表单模板编号配置，外部系统可通过接口获取工作流服务中台的表单模板编号，根据数据字典提供对应的业务数据，如表2所示。

表2 模板获取接口参数

2.4.3 数据保存

外部系统通过接口将业务数据传送至工作流服务中台，由工作流服务中台根据数据字典组装表单数据模板，包括主表信息和各从表信息，如表3所示。

表3 数据保存接口参数

2.4.5 流程发起

业务流程发起时，工作流服务中台将流程发起人、发起流程表单标题、附件、数据等信息返回至外部系统。

2.4.6 流程查看

业务流程发起后，外部系统可通过接口获取流程表单模板编号、发起人、审批人、审批意见等流程信息。

2.5 流程监控

流程监控是指对各业务系统的业务流程进行实时监控的过程，掌握流程流转情况，从而保障流程的正常运转。

流程监控提供流程日志、任务监控、模板管理、流程仿真等服务，便于管理员对各流程状态进行管理，同时管理员可查看各业务流程的流转情况，及时对有异常的流程进行处理，同时可以对发起流程预测，发现流程潜在的问题并调整。

3 结语

该文针对于当前企业业务系统的所存在的问题进行分析，引出了工作流服务中台的概念，分析其在改善业务系统上所做出的提升和亮点，结合工作流服务中台的业务操作流程介绍，突出工作流服务中台的灵活性、扩展性、及时性、可控性、可集成性的特点，为集团化企业的业务流转提供更完善的管理方案。