浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施

吴慧华 光泽县妇幼保健院

众所周知，档案管理工作的对象是档案，服务的对象是档案利用者。因此，档案管理工作要解决的问题就是将零散、庞杂的档案通过整理、归类、分析、核验、扫描处理等工作变成系统化、整体化的集合，从而尽职尽责地为人民服务，全心全意配合事业单位的工作。档案管理工作可以提高事业单位的工作效率，可以说，它是事业单位的枢纽。但是在实际管理工作中，事业单位缺乏一套处理档案管理工作的完整体系化的机制，在相关工作的处理上缺乏确定的规章制度，从而使工作效率大打折扣。现对事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出相应的解决措施，希望对事业单位的档案管理工作有所帮助。

随着科学技术的进步，社会发展日新月异，人们解决处理问题的方式和手段也越来越智能、简便。计算机网络的普及与应用，无疑是一个巨大的进步，大部分人也因此逐渐抛弃了传统的手写方式与纸张等工具，更倾向于无纸化操作。这也是当前时代背景下许多事业单位档案管理工作的一大特点——信息化处理单位档案，但事业单位也没有完全摒弃传统纸质档案，而是通过对两者融合展开归档整理核验等文书工作。但是不可否认，两者融合在带来极大便利的同时，也引发了我们对档案管理过程中出现的问题的深思。事业单位到底应该如何进行档案管理这项看似简单，实则不容出错的工作？这是一个重点问题。

事业单位档案管理工作的现状

档案管理主要有档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑研究、提供利用等几个大方向。众所周知，档案管理工作的对象是档案，服务的对象是档案利用者。这项工作要解决的问题就是如何将零散、庞杂的档案通过整理、归类、分析、核验、扫描处理等工作，变成系统化、整体化的集合，从而达到尽职尽责为人民服务，全心全意配合事业单位的目的。

档案管理工作可以有效提高事业单位的工作效率，可以说，它是事业单位的重要枢纽。但是对于这样一份重要的工作，许多工作者却认为自己每天只是在重复简单的流水线工作，并没有花心思与力气去做这件事。同时，相关员工处理问题的手段也比较单一，做事方法不够灵活，上级部门也不甚重视这份工作，也因此，许多事业单位的档案管理部门形同虚设，没有发挥其应有的作用，更不用说促进事业单位的发展了。

事业单位档案管理工作的意义

提高工作效率

事业单位档案管理工作作为一项基础性工作，意义重大。很多事业单位部门之间没有互相联结，而是孤立处理事务，没有整合利用单位资源，使其处理事情的效率不够高，质量也不佳。而做好档案管理工作，不仅能够提升事业单位部门之间处理相关事务的协调性和联动性，还能提高日常事务处理的效率和质量。同时，档案管理工作还能够将各个部门紧密联系在一起，充分发挥其枢纽作用。因此，完善事业单位的档案管理工作势在必行。

促进精神文化建设

档案管理部门管理着事业单位的许多珍贵文件和记录资料，对联系事业单位的各个部门及全体员工有着重要的意义。这些资料不仅是事业单位全体员工的珍贵回忆，还发挥着增强单位各部门之间的凝聚力，培养单位之间休戚与共、荣辱与共的团结意识，强化部门之间的精神文化建设，营造和谐轻松、健康向上的工作氛围的作用，事业单位招募更多新鲜力量，对自身的健康发展也具有重要的促进作用。

健全服务功能

事业单位作为国家的服务型机构，应该始终牢记全心全意为人民服务，关心广大劳动人民的利益需求，做到以民为本，不忘初心。档案管理部门作为人民群众与事业单位连接的平台，既保管着人民群众的相关档案，也保存着事业单位的重要文档，它在两者之间搭建了一座桥梁。

因此，完善事业单位的档案管理工作对事业单位本身有着重大意义，同时其也是贯彻为人民服务的宗旨的现实需要。从实际出发，从人民出发，牢记初心与使命，不断完善事业单位的档案管理工作，健全服务功能，才能切实保障好广大人民的根本利益。

事业单位档案管理工作存在的问题

缺乏完善的体系

档案管理工作系统化、层次化有利于促进事业单位健康发展，遗憾的是，很多事业单位都没有充分认识到这一点。在实际工作中，事业单位缺乏完备的档案管理工作体系机制，同时也缺乏规范性、制度性。因而，其对相关工作的处理缺乏规章制度以供查询，对档案资料的收集范围没有明确划分，也没有按照相关规章制度对资料和档案进行分类、整理、核验等，导致多数员工处理工作没有固定标准，档案管理也变得过于随意化，使得档案管理工作失去权威性。

俗话说，没有规矩，不成方圆。档案管理工作体系不完善，没有固定的档案收集范围，这些问题都导致了档案管理工作的混乱化，将不利于档案管理工作的开展与进行，造成档案管理工作效率低下，不利于事业单位的发展。一些事业单位，虽然制定了相关体系制度，但相关工作人员执行得不够彻底，没有严格按照规章制度办事，抑或规章制度过于死板，在某种程度上捆住了员工做事的“手脚”，使得他们在遇到一些规章制度外的问题时不能灵活变通。

处理方式过时

科学技术的不断进步和发展，使信息技术得到了广泛应用，但是一些事业单位将自己排除在时代浪潮之外，没有将新技术和新设备应用到档案管理工作中去。目前，事业单位的员工大多数年龄较大，他们仍然在使用一些过时的方式处理问题。这不仅使得档案管理工作效率低下，而且任务量也更加庞杂烦冗。尽管一些事业单位引入了信息化设备和技术，但是其应用程度仍远远不够。此外，事业单位档案管理工作的管理方式落后，手段单一，员工的职责模糊，对岗位的定位不明晰，经常出现岗位职责交叉，导致出现问题时，责任落实不到位。

管理人员素质不高

在事业单位内部，大多数人都认为档案管理这份工作不需要很高的专业素养和知识水平，因此在进行招聘时，参聘人员水平参差不齐，只要通过审核就可以从事这项工作，对个人能力的要求也不是很高，有些职工专业不对口，甚至根本没有相关工作经验。部门的考核机制也较为简单，没有从实际出发去考察参聘人员的能力素养水平；日常工作中也缺乏帮助工作人员提高职业技能水平的讲座和培训课程；季度末或年末事业单位组织的考核评价机制也不够健全，没有完善的奖惩机制。这就导致档案管理部门相关工作人员缺乏相应的职业素养和技术水平，部分员工甚至在思想意识上也存在问题，对待这份工作不够认真严谨，出现问题时还会互相推诿，缺乏强烈的使命意识和责任感。

重视力度不够

档案管理工作作为事业单位的一项基础性工作，有其独特的工作定位和方向。但部分人认为这份工作较为枯燥且需要耗费大量精力、物力、财力，所以对这份工作不够重视。事业单位也没有投入足够的资金支持档案管理工作，使其设施装备落后，从而给档案管理相关工作造成了很大困扰，其部门员工也能感觉到明显的差别对待，久而久之就丧失了对工作的积极性。除此之外，健全的管理体系与制度的缺乏，使得事业单位的档案管理工作停滞不前。

解决措施

完善档案管理体系

一个行之有效且健全的管理体系是很有必要的，尤其是对于档案管理这样内容庞杂、牵扯范围较广的工作而言，建立一个健全的制度体系作为标准，为档案管理工作提供专业保证，有利于提高档案管理工作的效率。具体来说，可以依靠管理体系进行科学化治理，促进档案管理工作高效率发展；制定月或季度的档案管理工作规划，将阶段性目标与长远规划相结合；同时结合实际情况，根据事业单位的工作性质和特点制订体系化的管理规划，让员工按照档案管理规划做事，同时这个管理规划不能过于死板或僵化，可以让员工可以随时调整他们自身的做事方法和行为方式，让工作有规可循，促使档案管理工作更加高效便捷。

与信息化手段相结合，更新管理方法

信息技术的发展使人们的生活方式不断改变。人们将信息技术运用到更多领域，尤其是与传统工作方式相融合，促进传统工作方式不断革新，实现良性发展。档案管理这项传统工作，也可以借助信息化手段获得飞跃式发展。在日常事务处理中，档案管理相关人员要学会运用档案管理网络平台，充分整合内外资源，使之互相融合，促进部门内资源的有效利用并向其他部门提供新的资源。档案管理部门可以配备相应的信息化设施，并尝试运用信息技术完善部门档案管理建设工作。

另外，档案管理部门也可以运用信息技术革新管理手段和方式，提升档案管理工作水平，将信息技术与管理方式相结合，推陈出新，让管理方式与时俱进。信息技术在带来便利的同时，也存在信息泄露的安全隐患，所以事业单位一定要做好防止信息泄露的安排工作，设置相关管理权限与开展信息安全保护工作至关重要。

提高管理人员素养

档案管理工作人员的素养直接关系到档案管理工作的水平、质量和效果，也和事业单位的日常工作息息相关。因此，事业单位必须重视档案管理工作人员的职业技能水平和核心素养能力。招聘时要严格认真地面试每一个应聘者，在员工入职后要注重培养员工的能力，积极开展相关技能培训学习等。

上级部门还应给档案管理工作配备专业的管理人才和技术人才，使其发挥好带头作用，在部门内带动知识素养欠缺的员工努力学习、积极进取、互帮互助。员工的潜能是需要培养与开发的，事业单位应该重视员工培训，积极开展员工职业技能培训及专题讲座，并定期对员工进行职业技能考核或者比赛，同时设立奖惩机制，以激励员工努力学习，提升自己的专业素养。

对于技能水平较落后的员工，应该以鼓励为主，另外，可以建立新老员工互助学习机制，互帮互助，帮助他们提升能力素养；同时还要帮助员工端正思想态度，使其规范自身行为，自觉更新自身知识体系，以便其能更好地适应档案管理工作。

树立正确观念，提高重视程度

俗话说，思想是行动的先导。端正思想态度和树立责任意识是做好一份工作的第一步。事业单位的档案管理工作更应如此，只有部门员工对档案管理工作的思想认识与职责意识足够清晰，才能促进部门良性发展。首先，部门领导身为部门的管理者、监督者、参与者，无疑发挥着至关重要的作用。所以，部门领导应该发挥良好的带头作用，引领全体员工端正部门思想作风，引导员工树立对工作的责任意识，使部门形成一个良好的思想文化氛围。同时，部门管理人员还应定期开展思想主题会议和责任意识培训专题讲座等活动，并于月末或季度末定期开展思想汇报工作，以充分发挥思想的先导作用，引领部门形成积极的思想风尚和良好的文化氛围。其次，针对档案管理工作，员工应该调整好自身对工作职责的认知，保持积极进取的态度，以充分饱满的热情和精力去对待档案管理这份看似枯燥实则至关重要的工作。只有部门从上至下都树立正确的档案管理工作思想，事业单位才能实现长足发展，档案管理的工作效率才能得到明显提高。

档案管理工作是事业单位的重要组成部分。因此，事业单位应该加大对档案管理工作的重视程度。首先，建立健全档案管理制度，并结合信息技术不断革新管理方式，做到与时俱进。其次，事业单位要重视对员工的招聘与培训，通过定期培训学习提高员工的职业技能和知识水平；员工也应以积极饱满的热情去对待自己的工作，并不断主动提升自己的专业素养，不断学习，不断进步。最后，建立完善的奖惩与考核机制，奖惩得当有利于提高员工的办事积极性和专业能力，推动事业单位健康发展。

当前，事业单位档案管理工作日常处理事务中仍然存在很多问题，以上这些问题及对策虽并不适用于所有事业单位，但也要求事业单位档案管理工作部门在实际处理事务时要及时发现问题，提出对策解决现有问题，并做好预防措施。只有这样，档案管理工作才能实现长足发展，从而进一步推动事业单位档案管理日常工作顺利进行。