高校智慧档案馆现状及路径分析

董 琳 山东建筑大学

智慧档案馆是高校档案馆的发展趋势，学校主管部门应树立顶层设计理念，借助高科技技术手段及优化智能管理模式等方式，实现智慧档案馆为智慧校园的发展建设提供智慧服务的目的。

智慧档案馆的含义

随着智慧城市的不断发展，智慧档案馆作为全新的概念逐渐进入人们的视野。目前学界对于智慧档案馆的定义尚没有给出明确的说明，参照其他同类文献，笔者总结出目前基本存在以下两种观点：一种观点认为智慧档案馆是利用云操作、云平台、大数据及物联网等高科技技术手段，感知并处理相关档案资源，通过多元化智能管理，为用户提供信息服务的一种档案馆模式；另一种观点认为智慧档案馆是一个利用智慧化系统和平台，使用各种资源的整合模式，包括档案资料、档案数据等相关内容，最终实现对档案信息的存储、收集、管理及使用。可以看出，不同领域的人们对智慧档案馆持有不同的想法和认知。笔者认为，可以将智慧档案馆理解为将档案信息、数据开发与推送技术、云计算及互联网技术有效融合，通过对档案资料进行智能化整合和综合管理，并提供以人机交互为目的的智慧服务，最终实现综合感知、方便、高效、互动密切的档案管理新模式。相对于传统档案馆而言，智慧档案馆不受时间、空间的约束，可以随时随地为人们提供智能化、差异化、高端化、个性化的智慧服务。

高校智慧档案馆的发展现状

相关政策引导不到位，没有纳入学校整体规划

目前许多高校在规划学校的整体建设发展时，受发展环境及各种因素的影响，把发展核心放在了科研建设和学科建设上，忽视了对智慧档案馆的全面建设和发展。上级教育主管部门没有出台建立智慧档案馆的统一要求和相关规划，学校也没有出台与之匹配的管理措施和支持政策，没有具体的筹备计划，更没有相对统一的管理制度、管理要求和管理模式，这就导致在智慧校园的发展建设中，没有将建设智慧档案馆融入其中，从而影响了未来数字信息化平台的数据对接和智慧校园的整体建设发展。相关政策的缺乏无形中影响了智慧档案馆的建设发展步伐。

档案管理系统老化，基础设备落后

笔者通过对几所高校档案馆的实地调研，发现目前大多数高校档案馆内使用的档案管理系统仍是初级的操作管理系统，功能单一，操作界面简单，仅仅局限于信息录入、检索功能，缺少对档案信息统计、信息数据分析、数据管理等功能的升级和相关模块的使用；且性能较差，系统软件级别较低，系统更新不及时，不能完全适应当前档案管理工作的发展需要，亟须升级改造。而且，目前很多高校的档案资源仍以纸质资源为主，查阅信息需要先通过档案检索的渠道查看目录，再根据索引号去库房查找案宗，然后再根据案宗中的封皮目录查找档案信息，而封皮目录的相关内容目前还采用手工排序，甚至是手抄的方式进行登录，这极易造成文件的重复标记和错误引导，查找的过程也费时费力。即便是有电子档案查询室的高校，有一定的电子资源，但也仅限于学校方面出台的相关文件，并且还不具备上传及共享功能。各种学籍档案、科研档案、学校的重大事件相关档案资料、教学成果教研项目、发明专利等档案资源还没有全面实现数字化、信息化归档。档案资源数字化迁移是智慧档案馆发展的关键节点，这一将档案纸质版资料迁移到电子档案室的过程，也是升级档案管理方式的过程，其有利于卷宗的检索和查阅，也有利于提高档案资源的使用率。对于那些图片、音频、视频等形式的档案资源，可以通过OCR双层PDF识别的数字档案技术手段进行处理，使之跃迁为数字格式存储方式，成为有利用价值的数据和信息，从而使档案资源实现永久存储。可以看出，档案馆硬件基础设备的落后已经严重阻碍了智慧档案馆的发展，数字化全覆盖已经迫在眉睫。只有实现档案馆全部资源的数字化建设，才能谈智慧档案馆的建设发展。可以说，数字化全覆盖是智慧档案馆的前提和基础，而智慧档案馆是数字化发展的最终表现形式和结果。

档案管理水平落后，专业人员配置不到位

笔者调研的几所高校中，专业档案人员严重缺乏，大部分高校在各个部门设立了兼职档案员，他们一般都有自己的本职工作，上岗前通常只进行简单的培训，相关档案资料收集也仅限于简单的资料归档，档案专业人员严重不足。但兼职档案人员的档案管理水平、专业业务水平及信息化能力明显不能满足智慧档案馆的建设发展需求，这些人员在思想上也缺乏与时俱进的创新意识，而发展智慧档案馆特别需要及时更新思路、创新理念、创新档案意识，顺应时代的发展，摆脱常规思维的束缚，多接受新技术、新思维、新想法、新理念，并以积极的态度接受新生事物。此外，在专业方面，其档案管理工作缺乏专业对口人才的参与，大多数工作人员靠社会再教育和自我学习来提高自身专业能力，档案馆缺乏对档案专业人才和档案管理研究领域的专业团队的培养。尤其是各高校招生规模的不断扩大以及人才培养水平的不断提高，对档案资源整合也提出了更高要求，由最初简单的纸质版档案材料发展到现在多种多样载体的呈现，以图片、视频、音频等不同形式存在的卷宗的数量也在不同程度地增长。当然，档案数量增长的过程也是工作量增加的过程，需要档案管理专业人员分门别类地归档处理，有些需要利用数字技术进行电子档案的转化，然后分类汇总存储。总之，高校专业档案管理人员的缺失、管理水平的落后已经影响了高校档案资源管理水平质量的提高和相关档案资源的开发使用，进而影响了高校智慧档案馆的建设和发展。

高校智慧档案馆建设的路径分析

树立顶层设计理念，融入智慧校园综合发展

学校主管部门应及时出台相关扶持政策及文件，将高校智慧档案馆建设纳入智慧校园建设的顶层设计之中，同时协调好档案馆与其他教学管理单位之间的互动关系，因为智慧档案的建设需要各个教学部门及教学管理部门的参与和互动，其也是智慧校园建设发展的重要组成单元。在进行智慧校园建设的顶层设计时应将智慧档案馆的建设融入进去，尤其是在制定相关规划时应做到同步考虑，同步发展，同步设计，同步规划，以实现最终的同步建设。要避免档案馆独立存在，避免其处在信息闭塞的尴尬境地。目前，各高校都在推广顶层设计理念，因为顶层设计具有前瞻性、全局性、战略性及操作性强的优势。高校应积极利用目前有利的发展环境，利用顶层设计对智慧档案馆的建设和发展进行战略性指导和实践发展性支持，使智慧档案馆的发展得到政策层面的有效保障。目前，大多数高校认可智慧档案馆建设的顶层设计，故应在高校总体规划下将其积极融入，并以开放共享的建设模式和碎片化、快速迭代、协同演进的演进方式将其置于智慧校园发展的各个关键环节。总之，智慧档案馆应全面介入智慧校园发展的方方面面，这将有利于更好地发挥智慧档案馆的育人功能，促进其信息服务功能及校园文化传播功能的发挥。智慧档案馆是目前高校档案管理建设的发展趋势，也是全面实现智慧校园建设的信息资源保障和信息助力，因此，高校应想方设法将智慧档案馆融入智慧校园的整体发展建设中，做好顶层设计的构思和规划。

借助高科技技术手段，助力智慧档案馆健康发展

目前我国正在加速进入信息化强国的发展行列，每一个生活片段都离不开高科技元素的融入，智慧档案馆建设也不例外，因此，应秉承与时俱进的理念，充分考虑高科技技术手段的参与和应用。档案管理的智慧服务体现在使用高端科技技术产品，运用多种信息化技术手段，包括云科技、云数据处理、数据分析与挖掘等，同时整合各种资源、人力、环境等多种要素，体验者可以跨过人力的查阅和检索过程，通过设置的感知系统确定档案资料的准确位置，同时还可以接受相关的智慧服务，包括对所查阅卷宗的内容分析及选择功能。同时还可以为档案的使用者提供综合的智慧信息服务功能，为档案编纂者提供智慧决策服务。智慧档案馆的建设需要专业人员的积极参与，只有将档案专业人员的专业技能与高科技技术有效结合，才能最大限度地实现人机互动和交流。所以，高校教育主管部门应将智慧档案馆的建设纳入智慧校园的整体规划建设中，出台相应的人才招聘政策，积极引进档案专业高端技术人才；同时加大智慧档案馆专项建设资金投入，升级改造现有设备，实现智能化设备全覆盖；通过信息技术构建数据模型，利用大数据、人工智能等技术手段使设备实现智慧服务功能；通过分析档案资源内容，解析用户查阅需求，协助专业人员进行档案材料的编纂整理，做好档案文化产品开发利用及深度研究，进一步挖掘深层次的档案资源，最终实现档案的育人功能，使高校智慧档案馆成为智慧校园的文化服务中心、信息共享中心和资源利用中心。目前倡导的四大核心技术分别是智能楼宇技术、物联网技术、云计算和大数据技术。而将四大核心技术应用得比较好的是威海市智慧档案馆，该档案馆能够提供综合的智慧服务，可以实现档案资源的全方位智能化管理，还能做到及时分析档案信息，处理各种数据信息，共享信息资源，给使用者带来高效、便捷的智慧服务。可以说，四大核心技术的有效融入，为智慧档案馆提供了技术保障，使智慧档案馆与智慧校园在数据对接方面可以实现无缝连接，充分体现了智慧档案馆的智慧服务功能。

使用智能管理模式，实现智慧化服务

在智慧档案馆的建设中，应借助大数据技术、互联网技术等高端核心技术，同时融入智能化管理模式，建立体系化管理运作机制，使用专业管理团队进行精细化管理和维护。利用数据处理平台的功能，完成对信息的检索，感知档案的具体位置以及对不同档案信息内容进行数据分析和数据挖掘。管理者要在每个环节做到持续管理和数据的云端微调，以满足不同用户的各种需求，提高使用者的用户体验。在完成常规的卷宗检索及查阅后，智慧档案馆还能触发相关的档案目标资源，并充分利用和开发档案信息，深度挖掘档案信息的价值，使档案资源的价值得到最大程度的开发和利用。管理的过程离不开人的参与，管理模式的改进也离不开人的进步与发展，所以，打造一支具备档案专业背景、具有档案管理专业技能的人才队伍也是智慧档案馆建设的一部分。档案专业管理人员应加强自身学习，提高信息化业务水平，熟练使用相关设备及软件，强化专业技能，提升业务水平，并努力向全面化、智能化方向发展。例如，要能熟练使用多种高科技技术，包括大数据分析与处理、人脸识别技术、语音识别技术、数据挖掘技术，人工智能技术。学校主管部门及上级教育主管部门应多构建档案专业交流互动平台，多提供核心技术培训机会和平台，多组织技术大比武，以提升专业人员的技术水平，为智慧档案馆建设提供技术支持和人力资源支持。而档案专业管理人员也应抓住各种学习机遇，优化自身知识结构，构建技能化、智能化、信息化、体系化发展模式，全面提升自身的业务水平，为智慧档案馆的建设发展提供优质人力资源的支撑。

总之，人工智能、信息化技术、高科技技术的不断发展在提高人们生活水平的同时，也大大推动了社会发展进步。因此，高校教育也应顺应时代，迈向数字化、信息化、智能化发展的快车道。高校作为国家重要的育人单位，承担着为国家建设发展，提升国家的综合国力和科技水平输出优秀人才的重任，推动智慧校园建设是每一所高校现阶段发展的重中之重，而智慧档案馆的建设发展是智慧校园建设的重要组成部分。学校主管部门应全面考虑学校的综合规划发展，将智慧档案馆建设融入智慧校园建设的顶层设计中，制定有利于智慧档案馆发展的制度政策，投入专项资金支持现有设备的技术改造和档案系统软件的升级。要组建科学的专业团队，要求其创新工作理念，熟练使用各种新型智能化技术设备，做好档案资源的收集、检索、查阅、编纂、数据智能分析、数据内容编研等一系列基础性工作。档案管理人员自身也应积极参与校内校外培训学习，锻炼掌握新技能，全身心投入智慧档案馆的建设发展中。

智慧档案馆的建设是一个长期且复杂的过程。档案管理智慧化是其中的系统工程，也是智慧档案馆发展的方向和目标。在建设过程中，我们应立足于智慧校园的建设发展，利用智慧校园建设的配套设施和现有资源，根据新形势下的档案管理部门的实际情况，逐步落实各项工作任务，稳步推进智慧档案馆全面建设，不断提升档案工作的智能化服务水平，最终实现为智慧校园发展提供感知型综合智慧服务的目的。