智慧校园建设中高校人事管理信息化的新路径

刘帅

（天津理工大学，天津 300384）

当前社会信息化水平不断提升，“互联网+”这一有机生态圈应运而生，各行各业的发展也逐渐依赖于大数据体系，在社会大环境的发展变革过程中，高等院校教育的发展也迎来了更多的机遇和挑战，教育部于2018年印发的《教育信息化2.0 行动计划》更是为高等教育的发展指明了道路，高校开始将注意力转向智慧校园的建设。如何有效梳理高校繁冗的人事管理数据、抓住信息技术优势、提高工作效率是智慧校园建设中高校人事管理信息化建设的一大难题。

一、高校在人事管理信息化建设中的困境

（一）缺乏对人事管理信息化建设足够的认知

高校人事管理信息化就是要在人事管理过程中，利用现代信息技术优势，整合现代信息资源，使得信息技术更好地服务于人事管理。当前有些高校安逸于传统校园管理模式，未充分了解智慧校园建设的优势和意义，受困于狭小的资源共享空间，导致传统管理模式下的校园信息无法快速传递，从而造成信息资源利用率大幅度降低。人事管理人员对信息化建设认识的不足，造成对新生的信息管理工作模式的接受程度各不相同，导致在实际工作中出现管理混乱、信息杂糅等问题，阻碍了智慧校园的建设和发展。

（二）高素养的人事管理信息化人才短缺

现今社会信息技术发展日新月异，信息技术更新迭代的频率更是逐渐加快，各种各样的信息一同涌现，高校中拥有信息技术的人才却无法紧跟信息技术更迭的速度，人事管理人员面对信息化在工作中的应用方式所持的态度不同，造成工作人员具备信息技术运用的能力有所差别。目前高校中现有的信息技术设备只发挥了数据记录和存储的功能，人事管理人员未能充分挖掘设备的潜在功能，信息没能得到及时更新和快速应用，无法满足教职工的多元需求。由于人事管理人力不足，受传统思维模式影响，人事管理人员在处理日常琐碎工作内容之外，难以学习新鲜事物，导致新生的信息资源与技术难以被有效吸收和利用。

（三）高校未能打造顶层设计下的信息共享优势

人事管理信息化涉及本校教职工的个人信息、职称、授课等多方面信息，需要多部门、多岗位配合收集，由于各部门工作内容与任务各不相同，各部门只收集统计与本部门工作有关的信息，收集后各部门间也未能将信息统筹汇总成一套完整的人事信息数据。当使用到其他部门掌握的字段信息或数据库时，需要联系其他部门提供，整合各数据库数据，耗费大量时间。部门内部各岗位间存在数据重复录入的现象，还会造成因各岗位间数据统计形式与格式不一导致相同的统计指标有着不同的统计结果。为了保证数据的一致性，人事管理人员不得不耗费大量时间校对数据，找出差异并调整统一数据。究其原因，便是由于高校缺乏统一的顶层设计，数据未能得到充分的规划利用，使部门陷入“信息孤岛”的困境中。

（四）人事管理信息资源投入与建设失衡

在高校发展建设中，有些高校急于求成，重点加强硬件设施的建设，却忽略软实力的提升。因为相较于硬件设施投入，在信息收集、专业技能人员培训等软实力方面的提升会更加耗时耗力，且成果见效缓慢。若这种局面长期得不到改善，高校在信息资源建设方面则会展现出疲软态势，失衡现象越来越明显。由于高校对硬件设施的资金投入缺乏前期数据统计和顶层设计，对于学校实际发展状况缺乏全方位的客观评估，导致硬件设施投入后，利用效率未能达到预期水平，投入产出效益不显著。人事管理信息化建设软实力提升是一个长期的过程，人事管理人员缺乏专业的培训指导，需要耗费大量的时间和精力去学习，等到软实力的发展达到要求时，硬件设备早已更新换代，致使硬件没能完美发挥作用，资源严重浪费。

（五）人事管理信息化建设管理机制有待完善

为了部门内部管控便捷，人事管理部门形成块状化信息工作模式和逐层管理工作方式。当处理重要问题时，人事管理人员将解决方案逐层上报，等待领导审阅与批复，看似面面俱到的工作流程实际上增加了大量无谓的工作时间。在审批过程中，因为侧重点不同，不同领导提出不同的意见，短时间内难以达成共识，基层管理人员只能对方案反复修改，导致错过事件黄金处理期，结果事倍功半。因此，规范人事管理的规章制度至关重要，采用前沿的、科学的管理理念，构建多样的、系统化的管理机制，可推动人事管理信息化建设更加有序地开展。

二、高校人事管理信息化建设的作用与意义

（一）顺应社会时代发展潮流

在互联网发展迅猛的新时代，信息资源已经成为一项国家提高国际竞争力、实现复兴之路的新型战略资源。依托于互联网平台，信息化发展的优势逐渐显现，高校人事管理信息化有利于解开长期扣在人事管理人员身上的枷锁，这一枷锁便是人事部门常态化的数据统计处理等繁杂的工作，人事管理人员不再局限于当前的工作内容，拥有更多时间投身人事信息资源的整合与维护等工作。基于此，可以通过数据的统计与分析，全面了解掌握各部门人员配备、年龄等情况，根据部门发展目标，为各部门合理配置教师与管理人员，实现高校人力资源的战略性开发利用。

（二）提高工作服务效率

高校人事管理不仅包括教职工招聘与岗位聘用，还包括教职工调配、职称评定、职务晋升、激励奖惩等工作内容。人事存档材料多为纸质材料，导致如今若想去翻找之前的人事信息资料十分困难，降低了工作效率，甚至有时还会存在资料遗失的风险。依托于信息化技术，对人事管理信息化革新，将纸质化的作业形式转变为电子化的作业形式，可以将人事管理人员从传统手动操作处理信息的方法中解脱出来，人事管理人员不再局限于繁杂的数据整合、报表分析、纸质材料上交存档等琐碎工作，而是在系统中设置需要统计录入的数据信息字段，对信息进行分类、汇总、更新，无须花费大量时间翻阅纸质材料查找信息，部门需要何种形式的报表信息均可在系统中直接生成，省去人工制作报表的时间，增强了资料保存的安全性、完整性，避免了纸质材料的丢失和损毁。

（三）满足多元化的增值服务需求

在国家大力发展高等教育的形势下，高校已经施行扩招政策，每年招录的学生人数呈递增态势，使得高校需要配备更多教职工来完成学生授课与管理工作。这就要求高校对教职工实行分类聘用与岗位分类管理，随之而来的是人事管理人员工作强度和难度的加大。人事管理涉及各个部门和人员，人事信息的分类汇总更为复杂，传统管理方式和流程加大了数据收集、统计、整理的困难，人事管理人员分身乏术，无法及时建立人员信息，无法满足不同部门和学院的要求。通过建立人事管理信息系统，设定合理规范的工作流程，解决教职工的实际问题，满足多元化需求，还可以提供多元的增值服务。

（四）降低人力资源管理成本

高校人事部门不仅仅拥有人事系统，还有工资管理、职称评定等系统，这些系统内的数据高度重合，但各系统之间不存在关联性，导致各岗位重复录入相同数据，大大削减管理人员工作的积极性，降低工作效率。以往的人事管理工作大多凭借人工操作实现，这对管理人员的专业技术提出了较高的要求，以至于占用过多的人力资源，并且易出现人工失误。通过搭载电子设备，大数据算法可取代人工操作整合信息，降低人力资源投入成本，投入产出效益得到大幅度提升。

（五）增强信息资源利用率

多年来，传统的人事信息多以纸质材料作为载体，不仅不方便查找、携带，更不利于传递、保存。同时会产生由于信息采集不全面、信息更新不及时而导致数据失准等问题。开展人事管理信息化建设，人事信息资源不再依托于实体，而是通过数字资源进行传递和利用，人事信息更为全面，更新更加及时，大大提高了数据的一致性、完整性和实效性，信息资源也可得到高度共享，实现信息资源的最大化利用。人事管理信息化建设不仅可以为高校领导者提供准确的人事信息，还可以为人才配置提供合理的依据，从而保证领导者的决策更为合理、科学。

三、高校人事管理信息化建设的新路径

（一）明确人事管理信息化建设的急迫性

高校信息化建设已成为现代高等教育发展的重要举措，信息化技术是人事管理信息化建设的核心问题，因此高校领导者要提高站位，树立科学高效的管理理念，学校领导对于信息化建设的理解与支持直接影响校内人事部门信息化发展的程度，只有意识到当前学校建设智慧校园迫在眉睫，大力支持和推动信息化发展进程，校园中才能实现信息化技术的广泛应用。人事管理信息化不只局限于人事部门，人事部门还与多个部门之间存在关联，人事管理信息化建设离不开其他部门的协作与帮助。在信息化建设过程中，除了要充分利用现代的信息技术优势，还要融入创新理念，打破固有的条条框框的限制，不断地创新，改革人事管理工作流程。学校可以请校外专业的信息化管理人才或团队进驻学校，分析当前校内信息化发展的现状和不足，并对校内信息化改革工作提出建设性建议。同时还可参考国内外信息化发展成熟的高校，借鉴先进的技术与经验，逐步提高人事管理信息化水平。

（二）引进、培育高精尖的人事管理信息化专业人才

为建设智慧校园，高校亟须建设一支高精尖的信息化管理专业人才队伍，可以采取引进与培育相结合的方式，二者相辅相成，共同打造信息化管理专业团队。在人才引进方面，高校可通过招聘、推荐等多种方式引进一批拥有交叉学科背景、专业技术过硬的高层次人才，推动人才储备工作的顺利开展，并合理分配到相应的岗位，打造综合型的专业人才队伍。在人才培育方面，人事管理人员的本职工作是服务好校内广大的教职工群体，要树立科学的信息管理观念，掌握先进的信息化管理技能。高校可有针对性地邀请信息化管理方面的专家学者开展专题研讨和讲座，引进专业的技术人才对现有的管理人员展开培训工作，对人事管理人员进行思想武装和技术指导，提高人才队伍的职业道德素养，增强服务意识，练好工作本领，树立职业道德底线，维护好校内教职工的基本信息安全，做到服务精准到位，将管理人员的专职工作与建设目标完美契合，保障信息化建设进程稳步推进。在信息化建设过程中，社会更迭发展速度迅猛，先进的工作理念和方法也在不断更新，高校应定期开展教育培训活动，为人事管理人员提供学习交流的平台和机会。高校应建立科学化的管理模式，完善用人制度，开设绩效管理考核机制，奖惩并行，优秀的员工要加以奖励，不合格的员工要及时调整岗位，以保证管理队伍的健康发展。

（三）建立资源信息数据共享平台

建立资源信息数据共享平台，设置统一格式字段，搭建起平台与已有数据库之间的关联，实现资源的整合，不仅可快速查询与统计所需数据，节省查询与统计时间，而且能保证数据的准确性，提高工作效率。人事信息系统中的字段要根据工作需要不断更新迭代，这样人事管理信息系统才能日臻完善。无论是否单独设置人事管理信息化岗位，在系统里更改信息时，可把相应的文件或者调整依据的材料以附件形式上传至系统中。当一位教职工的岗位信息发生变动时，有了系统中的文件作依据，可快速调整工资待遇等信息，不仅调有所依，而且实现了“一人一档”的效果。考虑到人事部门的工作人员轮岗调换，可以将工作操作流程与政策文件上传到系统中，当换岗交接工作后，新任人事管理人员可以依据系统文件了解工作流程与规范，降低工作失误率，提高服务质量。

（四）合理配置资金投入

高校人事管理信息化建设不是一蹴而就的，而是一个长期性的建设工作，高校需要加大信息化资金投入力度，合理分配资金，平衡好资金的使用。首先，配备先进的硬件设备、设计具有云服务的大数据存储处理集群系统，保障数据存储等工作顺利开展，预留出部分资金，对设备进行定期检修、维护。在保障基础设施建设完善的基础上，着力向管理方面倾斜，设立专项资金用于人事管理信息化建设。高校需每年拿出部分专用资金来修复前期使用系统过程中发现的漏洞，并根据工作需求设计开发新模块。人事部门可将一部分专项资金用来购买外包的人事系统，请外包公司派人开展专门的技能培训工作，培训人事管理人员如何快速导入、导出、整理数据，并对接部门实际需求建立人事管理信息系统，可以节省一定的人力资源。

（五）改革人事管理工作模式

当前，人事部门业务繁多，经常出现排队咨询处理事务的现象，在这种现场办公模式下，人事管理人员的工作积极性容易受到严重影响。为此，建立线上信息处理平台，构建平台化管理信息和平台解决问题新模式，教职工可在平台上提前预约处理时间并提出问题，实现人事管理工作者与教职工一对一线上沟通，逐步将现场办公转向网络办公，增强时间的自由度和可控性，打破人事部门排队拥挤的局面，人事工作人员的办事效率也可得到有效提升。信息技术的开放性对人事信息安全带来了更高的风险，人事管理信息化涉及教职工基本信息、工资等重要内容，这对数据的稳定性和安全性提出了新的要求，因此要充分保障人事信息的机密性，严防外部病毒恶意攻击系统，造成信息泄漏。

四、结语

“互联网+”时代是社会发展历程中的必然选择，大力开展信息化建设是大势所趋，智慧校园建设则是当下高校改革的最终目标。由于存在对人事管理信息化建设的认知浅薄、高素质人才短缺、缺乏共享、资金投入失衡、管理机制不完善等问题，阻碍了人事管理信息化建设的稳步发展。因此，需要对症下药，明确管理信息化的重要性，引进、培育专业人才，打造高素养队伍，建设信息平台，实现信息资源共享利用，平衡资金投入方式，改善工作模式，构建借助平台工作新范式等举措将有助于推动人事管理信息化建设进程，打造智慧校园。