“互联网+”背景下电子发票在高校财务管理中的应用研究

陈燕婷

（遵义医科大学，贵州 遵义 563000）

0 引言

电子发票是互联网技术和税务相结合的产物，对我国税收工作有着非常深远的影响，也是对新时期财务管理工作人员提出的新要求，其具有广阔的应用和发展空间。高校在日常运营过程中往往会产生多种形式和类型的交易，需要开具和报销大量发票，但发票开具与接受群体较为复杂，这就极大程度上加大了财务管理工作的难度，在具体工作开展过程中可能存在多重矛盾。为改变这一现状，高校需要充分认识到电子发票对财务管理的影响，有效利用电子发票的优势来提高财务管理的质量与效率。

1 电子发票的应用优势

一是使用与保存更为方便，能满足消费者的便捷化需求，利于保护消费者权益。电子发票的应用让受票企业和个人能够随时打印发票，在打印设备、纸张、次数等方面无限制，同时在交易过程中可以随时查验电子发票的真伪，防止出现收到假发票的风险。另外，企业或消费者个人能够随时登录相关服务平台对加盖电子签章的发票信息进行核对、下载、打印，不用担心因发票丢失而影响维权或报销。

二是有利于强化税务监管工作。在“互联网+”背景下，电子发票的开票信息可以较为迅速地上传到税务部门，税务部门可以随时随地查询电子发票中涉及的信息，在此基础上，对这些信息数据的真实性、合理性进行分析，从而更加规范地监管纳税主体，有效减少假发票、数据失真、虚开发票等问题。对受票企业而言，电子发票的应用能够进一步增强企业开具发票的规范性，有效减少企业数据谎报、发票倒卖等情况。可以说，电子发票的推广应用为税务部门工作开展创造了良好的环境，有助于规范税收征收流程、强化税务监管工作、保护国家财产安全。

三是有利于提高会计工作效率。电子发票的应用能够在很大程度上简化交易环节，并减少财务人员的工作量，其不用往返税务部门领取发票，不会因开票设备故障或打印设备故障耽误时间，大大简化了财务工作的流程，提高了财务会计工作效率，也为企事业单位财务管理优化提供了新的思路，让财务管理工作重心从财务会计转变为管理会计。

四是有利于降低纳税人的成本。电子发票的推广应用可以实现财务流程自动化，在很大程度上降低了纸质印刷环节的成本，节省了不必要的开支，有利于降低纳税人的成本，还响应了国家节能减排、绿色环保的号召，有助于推动我国资源节约型社会的建设。

2 “互联网+”背景下高校财务管理中电子发票应用存在的问题

2.1 缺乏完善的财务会计规章制度

在我国高校财务管理工作中，会计资料与凭据的开具、保管等依然以纸质形式为主，与新时代推行的财务会计制度脱节，电子发票的使用时间比较短。目前，高校实施的财务会计规章制度依然以传统纸质发票开具、保存、报销等内容为主，不够完善健全，而电子发票不同于纸质发票，通常是以电子信息的形式对高校运转中产生的各项经济信息进行记录，但当前高校难以很好地应用电子发票。此外，很多高校在开展电子发票管理工作时，往往是先将电子发票打印成纸质发票才允许报销，致使电子发票的优势得不到发挥。由此可见，当前我国高校财务会计规章制度普遍不包含电子发票管理制度，亟须探索一套包含电子发票报销、归档、保存等内容的财务会计规章制度，从而充分发挥电子发票无纸化与简便化的优势，提高高校财务管理工作效率。

2.2 缺少配套的财务管理系统

针对发票的开具、核查、报销等流程，很多高校存在流程烦琐的问题，即需要经过多个部门的签字盖章，要求报销人员提供纸质报销凭证，财务人员才会对发票进行报销。整个发票报销流程需要耗费大量的时间和精力。而应用电子发票，只需登录财务信息平台，就可完成发票的申报和签字等流程，相关人员无须再往返于多个部门。但是，就当前我国高校对电子发票的应用情况来看，很多高校并没有建立一套完善、高效的财务管理系统，财务管理信息化水平较低，依然将电子发票打印成纸质发票进行报销并存档，这就大大降低了财务管理的效率，不仅没有发挥出电子发票简单便捷的优势，电子发票可反复打印的优点反而增加了重复报账的风险。此外，部分高校缺少配套的财务管理系统，发票信息查询困难，因为发票信息并未完整收录到财务系统中，报销完成后，报账人员想要再次查询发票代码、销售方信息较为困难，往往只能通过金额、报销内容、经办人信息进行模糊查询。鉴于此，为能够有效提高财务管理的质量和效率，高校必须充分利用先进的信息化技术，构建一套完善、高效的财务管理系统，尽快实现财务信息化管理。

2.3 财务会计人员的综合素质有待提升

在“互联网+”背景下，要想确保电子发票在高校财务管理中的作用和优势得到有效发挥，高校财务人员既要具备扎实的专业知识和过硬的业务能力，还需具备良好的信息化管理能力。然而，高校现有的财务会计人员一般不具备信息化管理能力，综合素质有待提升。当前，高校财务管理工作中大多采用纸质发票进行报销和管理，并以物理手段对发票数据的真伪进行辨别。然而，随着电子发票的普及，其对发票数据真实性等方面的鉴别提出了更高的要求，主要原因在于以下方面。①电子发票网上查验真伪存在一定的难度，增加了财务人员工作量，若电子发票没有经过查验，很可能会被伪造或篡改，从而大大降低发票的真实性，不利于后续会计核算工作的开展；②没有对电子发票特别是小额发票进行查验，会严重影响后期账务核对工作的顺利开展。为避免这一问题发生，高校财务人员就要提高自身的信息化管理能力，对电子发票的真伪进行及时、准确的鉴别，防止虚假金额入账、重复或多次报销等问题发生。

3 “互联网+”背景下高校财务管理中电子发票的有效应用策略

在“互联网+”背景下，高校在财务管理中应充分认识到电子发票的应用优势和存在的问题，然后采取科学有效的应用策略，如加强财务信息化管理系统的搭建、加强安全风险防范、加大财务会计人才队伍建设力度等，从而提升高校财务管理效率和质量。

3.1 搭建配套的财务信息化管理系统

第一，在“互联网+”背景下的高校财务管理工作中，高校必须结合电子发票的特征，积极健全相关配套设施和制度，搭建完善、统一的网络报销系统，从而确保电子发票的价值得到有效发挥。首先，设立专门的网络报销系统管理岗位，由专业技术人员负责网络报销系统的维护与管理工作，确保系统正常运行。其次，高校需要制定科学可行的网络报销制度，落实电子发票实名制度，要求报账人员进入国家税务部门官方网站或财务网上预约平台，对电子发票的真伪进行查验认证，然后选择发票进行预约报销，待页面显示为“已认证”状态后，即可凭预约报销单或打印的电子发票进行报销。最后，为让全校师生尽快熟悉网络报销系统，高校财务部门可以通过校园官网、工作群、微信公众号、宣讲会等渠道，向广大师生宣传电子发票的相关概念、法律效力、开具注意事项、报销流程与规范等，从而提高发票报销的效率。

第二，建立报销信息自动采集与真伪核验系统。在“互联网+”背景下，高校应重视对电子发票网上报销系统的应用，鼓励全体师生使用移动终端。在公务消费过程中使用移动终端，按照相关规范要求对电子发票进行申请，系统中就会迅速生成包含支付记录、消费内容的电子发票，再以加密的形式将电子发票上传到电子网络报销系统，从而完成发票的申请报销。其中，针对电子发票的认证，财务人员需要登录国家税务总局发票查验网站，获取发票代码、发票金额、开票日期等信息，以验证发票真伪。鉴于此，高校需要建立报销信息自动采集与真伪核验系统，以减少财务人员工作量，提高发票报销效率。与此同时，报销信息自动采集与真伪核验系统可通过电子发票数据库来对发票是否存在使用记录、是否是第一次报销进行检测，进而有效保证电子发票报销的唯一性和真实性。还可以基于已采集的信息对电子发票进行快速检索，追踪付款进度，实现信息一次采集、多次运用，让信息多跑路、人员少跑路。

以复旦天翼财务系统为例，该系统中设置了电子发票模块，在接收到报销人提交的相关信息后，其能够对这些信息数据进行自动查验，及时找出可能存在的问题。若明确有问题，系统会马上退回电子发票，而通过审核的发票就会自动发送到高校财务人员的手中等待审批。之后，财务人员可进入系统中接收发票信息，并按照相关标准和要求对电子发票信息进行人工核对，再进行电子签名，最终完成审批工作。复旦大学应用这一信息化系统，解决了以往电子发票多次报销与报销手续烦琐等问题，有效提高了发票报销效率，还大大减少了财务人员的工作量。

3.2 加强安全风险防范

在互联网技术应用中，信息安全风险频繁发生，若不加以有效防范，将会产生严重的后果。为此，在实际的财务管理工作中，高校必须积极建设电子发票安全防范系统，对现有财务工作流程进行有效改善，极大程度上降低财务风险的发生概率。此外，高校要想加强电子发票应用中的安全风险防范，具体需要做好以下几点：①创建统一的发票查验平台，利用该平台来防范电子发票查验过程中病毒、黑客等对高校财务系统的侵害；②加强对网络报销系统、智能审批系统等信息化系统的维护，定期对这些系统进行升级，通过信息加密、用户认证及访问权限控制等先进技术，确保电子发票应用过程中的安全性、完整性及真实性；③加强高校财务内控管理工作的开展，制定标准化、合理化的电子发票报销流程，进一步扩大电子发票应用覆盖范围，以此来有效保证财务管理工作的精准度。同时，需建立严格的财务信息传输机制，确保电子发票在传递和共享过程中的可靠性与安全性，构建专门的电子发票数据库来对各类电子发票进行有效保管，确保发票的安全，并做好电子发票数据的备份工作。

3.3 加大财务会计人才队伍建设力度

在“互联网+”背景下的高校财务管理工作中，高校必须积极组建一支高素质的财务会计人才队伍，以此确保电子发票在财务管理中的优势和作用得到有效发挥，切实提高财务管理工作效率与质量。高校具体可从以下几点来加大财务会计人才队伍建设力度。①加大对财务会计人员的教育培训力度。高校可通过定期组织全体财务人员参加专业化、系统化的培训，使其充分了解我国电子发票的相关政策方针和规章制度，具备良好的电子发票审批、真伪鉴别能力，并不断提升计算机网络技术应用能力，能够熟练使用电子发票网络报销系统、智能审批系统等，从而能够更加高效地完成电子发票的开具、接收、报销、入账等工作。②加强场景模拟培训。高校可以通过搭建真实的电子发票应用场景，以便财务人员在具体的场景中运用所掌握的理论知识，从而提升其实际工作能力，让财务人员具备较强的实践能力，使电子发票在财务管理中得到更好的应用。

4 结语

电子发票作为信息化时代的新事物，其具有使用与保存更为方便、有利于强化税务监管工作、提高会计工作效率、降低纳税人成本等方面的优势。对于高校财务管理工作，高校应与时俱进，积极推广和应用电子发票，并结合自身具体状况加强财务信息化管理系统的建设，加强安全风险防范，加大财务会计人才队伍建设力度，以此来充分发挥电子发票的价值，获得更加理想的财务管理成效。