有效提升管理效率 实现精准管理

文/叶芳毅

“一人一档”在企业中的应用，主要是给每位员工建立档案，记录员工从入职到离职的所有情况，如员工基本信息、教育培训资料、职业健康资料等。建立“一人一档”，能够帮助企业有效提升档案管理效率，迅速掌握员工基本信息，动态评定员工能力等级等。但很多企业“一人一档”制度运用得并不好，一些仅停留在员工基本信息层面，更难以推广运用到安全生产工作中。如何推动“一人一档”的运用，并助力安全生产管理呢？笔者提出一些思考。

其实，在安全生产法律规范中，就明确了要建立档案的要求，如《安全生产法》（修正案）第二十八条规定“生产经营单位应当建立安全生产教育和培训档案，如实记录安全生产教育和培训的时间、内容、参加人员以及考核结果等情况”；部分省市的安全生产管理条例更是明确指出要建立“一人一档”，如《河北省安全生产条例》第二十四条规定，“生产经营单位应当按照一人一档的要求建立安全生产教育培训档案”。档案管理在安全生产管理中的重要性不言而喻，而“一人一档”更是档案管理的升华，那么，在安全管理中，有哪些工作可以运用“一人一档”这个工具呢？

一是安全教育培训档案，包括入职安全教育培训、日常教育培训等；二是职业健康档案，包含健康体检、健康记录等；三是证件档案，包括身份证、特种作业证等；四是安全技术交底；五是安全生产责任书等。在安全生产工作中，管理对象为“人”的工作，都可以实现“一人一档”管理，可以说“一人一档”实现了安全生产中关于人员管理的集合，它是所有关于人员安全管理工作的交叉点，所以，抓住了这个“点”就能抓住“人”的安全管理，抓住了“人”的不安全行为管理，就能有效遏制安全生产事故的发生，而这也正是“一人一档”的核心价值所在。应把“一人一档”当作系统工程进行建设，那么，安全生产“一人一档”应该如何构建，如何实施，有哪些步骤？

“一人一档”的实施，笔者认为可以分为4 个步骤，第一步订立制度，通过管理制度方式，明确“一人一档”内容及工作流程，并自上而下进行实施；第二步建立档案，应充分利用人力资源力量，建立员工档案；第三步过程更新，在安全管理过程中，定期更新和维护“一人一档”信息；第四步档案封存，员工离职后，对档案进行封存管理。

但是，考虑到“一人一档”推行和实施的难度，还需要做好以下应对措施，以保证“一人一档”的落实。一是需要领导的充分支持。企业主要负责人应充分理解“一人一档”建立的目的和意义，在推行和实施过程中，做好协调和支撑作用，化解推行“一人一档”的阻力。二是人力有效利用。“一人一档”实施过程中，需要大量人力支撑，企业应当以专职安全人员为主力，充分利用人力以及其他部门人员，共同协助完成“一人一档”的档案建立和维护更新工作。三是强力资金支持。企业应当在“一人一档”实施前，做好资金预算工作，以使“一人一档”工作顺利推进。四是信息化支撑。应充分利用信息化手段，推进“一人一档”工作，将电子档案作为“一人一档”实施的核心方向。

毫无疑问，“一人一档”能够助力安全生产工作，它是企业关于“人员”安全生产管理的重要工具，是企业安全生产管理核心竞争力之一，它更能够帮助我们实现安全生产的精准管理，值得仔细研究和认真使用。