浅谈中石化财务共享模式下会计凭证附件的标准化建设

| 刘震 江秋峰 王强

中国石油化工集团公司（以下简称“中石化”）是一家在国内、国际有重大影响力的跨国石油化工企业集团，其成员企业分布全球各区域，所属分、子公司多达数百家。面对日益激烈的市场竞争和经济全球化的巨大挑战，中石化提出“建设世界一流能源化工公司”的发展方向和“建设世界一流财务”的财务工作目标。为了加快实现集团战略目标，强化集团财务管控，提高财务能力建设，加快财务管理转型，实现由过去的“分级管理、分开核算”转变为“分级管理、集中核算”的财务管理新模式，2012年，集团公司党组提出“财务共享服务先行，抓紧推进相关工作”的总体要求，采取“先试点再推广”的方式，从财务共享入手，逐步扩大共享范围，持续推进业务流程标准化、规范化建设。2013年筹建财务共享服务中心，2017年8月正式成立共享服务公司，从2013年启动财务共享建设，历经8年实践和探索，已初步建成覆盖全部直属企业、涵盖5个业务线条的多功能一体化共享服务业务运营体系，在服务支持集团战略和企业转型发展方面发挥着积极作用。

财务共享成立的目的是通过对管理、流程和技术的优化，将所属公司会计核算、资金结算及报表编制业务分离出来，由共享按照统一流程、统一标准进行集中处理，增强企业的管控能力，有效降低企业经营成本，推动企业财务转型发展。因会计核算从企业转为财务共享集中处理，对凭证附件的审核是财务共享核算工作关键的一环，200多家上线企业，对同一性质的业务附件的规范存在差异，凭证附件标准化建设成为共享和企业共同面临的问题。A公司在财务共享服务建设试点阶段，遇到规范凭证附件的问题，通过探索财务共享服务的组织和运行管理模式，理清了各层级、各部门间的职责界面，在共享的支持下，初步完成了业务报销附件的标准化梳理，并在A公司所属20余家二级单位应用，提高了企业和共享的运行效率，加快推进了A公司财务管理转型。

一、凭证附件标准化建设的必要性

共享服务是中国石化构建“一基两翼三新”产业格局中新经济的重要组成部分，2021年，集团公司党组强调“打造共享服务升级版，推动支撑业务自立发展”。“十四五”期间，共享服务公司将聚焦客户价值最大转变、业务运营从标准化、流程化、向自动化、智能化转变，服务客户从集团内部为主向内外双轮驱动转变，队伍建设从优化人力资源向增值人才资本转变，大力构建以财务共享、HR共享、IT共享、商旅共享及党务共享五大业务为主的共享服务产品体系。

推进会计凭证附件标准化建设，可助力推进共享服务的“升级自立”，提升客户满意度、推进共享服务智能化建设、打造增值财务人才队伍，使企业经济活动规范有序运行，有效防范财务风险，确保内部控制目标的实现。

1．提高核算质量和效率，提升客户满意度的需求。财务信息是对企业经济活动的客观反映，为使财务信息客观真实地反映经济活动的全过程，在财务共享模式下，凭证附件成了规范核算业务的重点，进行凭证附件标准化建设，可提高业务核算质量；财务共享现有200余家上线企业，各企业业务附件标准有差异，在标准化的业务处理流程下，出现问题概率较高的是凭证附件问题，共享人员常因附件问题与企业财务人员反复沟通。推进凭证附件标准化建设，可提升核算质量和效率，提升客户满意度。

2．推动共享服务智能化发展的需求。“智能共享”是共享公司的建设目标之一。“享当当”RPA（机器人流程自动化）产品是共享服务公司基于提升标准化、重复性、不均衡、及时性要求高、数据搬运等场景业务的效率和质量研究，自主开发的技术产品，目前已在250个业务流程中使用179个“端到端”的机器人，效果表明，相比人工，“享当当”的效率是人工的数倍甚至是数十倍。在推广“享当当”RPA带来高效率的同时，对涉及核算环节的RPA，需标准化凭证附件作为支撑，以保障自动制证的准确率，实现“智能共享”又快又好发展。

3．为共享“升级自立”培养增值服务财务专业人才。当前，共享公司淄博服务部出现高层次财务专业人员短缺的情况，进行会计标准化附件建设，取消企业审核节点，实施RPA、三单匹配等智能化的核算模式，使共享人员从重复性、技术含量低的工作转向审核、报表等工作，不断提升财务专业能力；标准化凭证附件的实施，可提高核算准确率和效率，使共享人员有更多时间进行管理咨询、数据分析等增值服务方面的学习，为共享的“升级自立”储备增值服务财务专业人才。

4．基于内部财务控制，防范核算风险的需求。会计核算是企业内部控制的方式之一。会计核算集中到财务共享统一处理后，由于各企业业务报销附件的标准不统一，各分子公司对集团统一部署的财务政策解读存在差异，导致政策很难得到完全贯彻执行，会计凭证附件标准化建设可将各企业与集团公司会计政策最大程度达到统一，充分防范企业内控风险。

5．实现企业财务转型的需求。标准化凭证附件可助力企业取消审核节点，助力共享提供高效准确的优质服务。目前，齐鲁石化、川维化工、燕山石化已取消企业审核节点，其他上线企业也将陆续取消企业审核节点。取消企业审核节点可推进企业财务的实质转型，使企业财务专注于公司预算、生产分析、管控、资本投资项目和资产运作效率监控等价值管理工作，站在战略管理的高度，全面提高企业财务管理的能力。

二、会计凭证附件标准化建设的具体措施

如果把财务共享服务中心比作一个大的平台，那么标准化凭证附件就是支撑这个平台的支柱之一。标准化凭证附件建设内容主要有两个方面:一是依据集团公司会计政策、会计手册等规章、制度，设计纲领性的会计凭证附件模板；二是结合企业经济活动的特点，建设包含企业个性的标准化凭证附件模板。主要措施如下：

1．建设统领性标准化附件模板。2021年，共享公司淄博服务部根据《会计基础工作规范》（财政部第98号令），结合集团公司下发的《财务共享服务业务操作规范（2020版）》，以凭证附件更加具有通用性、简洁性、适用性为原则，真实反映业务实质，实现炼化企业凭证附件标准化管理，编写了《炼化板块凭证附件标准化模板》讨论稿。《炼化板块凭证附件标准化模板》按照业务流程，以业务单元为基础，整合各企业典型附件样式，将凭证附件按照重要程度分为ABCD四类，A类是核心凭证附件，B类是重要凭证附件，C类是一般凭证附件，D类是企业为满足内控、审计需要的非核算必需的凭证附件。《炼化板块凭证附件标准化模板》为推进A公司会计凭证标准化附件建设起到了参考指引作用。

2．系统工程，团结协作。A公司是集团内部炼化板块首家费用报销（ERS）系统试点和推广应用企业，财务共享上线时取消了企业财务初审环节，按“业务提交、共享制单”模式，优化财务共享业务流程，制定财务共享业务提交附件标准及业务提交附件模板，启动会计凭证附件标准化建设项目。首先，由共享人员与A公司财务人员组成项目团队，对企业的经济活动的进行梳理，对各项业务特点进行归纳和总结，从业务面临的内外部环境入手，对各种业务核算的风险进行分析，制定相应的应对措施和整体策略，以此来设计各经济活动所需的凭证附件。参照集团公司会计政策和制度，对现有的规范业务附件的规章制度进行核查更新，对未规范的业务附件建立规章制度。其次，由专人负责汇总上述资料，召开内部研讨会，对每项经济活动的业务流程，以及重要风险点进行论证，优化业务流程，使标准化会计凭证附件既有规范业务、防范风险的作用，又不影响企业各项经济活动的正常运行。最后，对每个重要经济活动报销的凭证附件进行统一规范，形成可执行的标准模板，供企业和财务共享人员在平时工作中查阅使用。会计凭证附件标准化建设是一项系统工程，项目的完成离不开共享和企业财务人员的共同努力，充分体现了“共享和企业是一家”的团结协作精神。

3．建立标准的业务提交清单和业务提交模式。标准化的会计凭证附件模板需要标准化的业务提交清单和业务提交模式，上线初期，财务共享制定了《财务共享业务提交清单》、《财务共享业务提交附件及顺序要求》等制度规范。其中《财务共享业务提交附件及顺序要求》涉及对公费用报销业务的140余项费用，对各项费用明确了业务提交的凭证附件类型及扫描摆放顺序，对需要领导签字审批的附件作明确说明，并有针对性地编制了不同业务的附件模板，便于业务人员使用，为企业会计凭证附件标准化建设的成功奠定了基础。

4．统一凭证附件的标准。凭证附件的标准化建设以存在制度盲区、附件与《炼化企业标准化会计模板》有差异的经济活动为基础，首先梳理出重点的费用，包括：印刷费、运输费、业务招待费、差旅费、职工教育经费、警卫费、环保费、劳动保护费等30余项；其次对每一项费用所涉及的不同情况进行细分，例如，将职工教育经费分为五类，包括购买培训资料、内部培训考试、培训中心、外出培训、印刷；最后根据经济活动的业务流程以及法律法规，集团公司政策文件精神，规范各项费用的会计凭证附件清单和内容，对于同一性质业务，统一附件标准、对于必要的附件作明确规定，去除非必要的附件。例如，业务招待费标准化附件是发票、费用结算单、业务招待安排申请单；因会的业务招待费须有会议安排申请单，有纪念品的须有纪念品申领单。职工教育经费-印刷费的标准化会计凭证附件清单包括发票、印刷业务事前申请单、印刷业务结算明细表。

5．加强业务指导培训，建立案例库。首先，A公司将凭证附件标准化的实施细则统一整理，作为财务共享核算的参考文件，例如，《A公司印刷业务管理细则》是对印刷业务附件标准化的规范，《A公司会议费管理细则》、《A公司业务招待工作管理细则》、《A公司差旅费管理实施细则》等都是对相应业务的标准化附件的规范；其次，对财务核算中比较常见且重要的费用报销业务进行标准附件的归类，开设以“对公报销审核业务交流”为主题的培训课程，系统讲解各项规范标准产生的原因以及蕴含的财务政策原理；最后，共享和企业收集核算中容易出错以及易产生争议的附件审核点，建立日常业务典型案例库，双方定期召开会议进行研讨，对案例进行讲解剖析。

6．建立长效机制，确保凭证附件标准化建设有效执行。凭证附件标准化建设是一项长期而艰巨的系统工程。在实践应用中，由于炼化企业业务种类齐全，凭证附件种类繁多，集团公司政策文件时有变动，导致凭证附件标准化的管理带来较大的难度。在日常核算中，共享人员发现A公司标准凭证附件执行过程中的问题，采用记录总结的方式，将问题及时反馈A公司，配合A公司及时改进凭证附件的标准，以确保标准化凭证附件长期有效执行。

三、取得的主要成效

1．高效准确的优质服务提升客户满意度。对凭证附件标准的规范，消除了财务共享业务处理过程中不增值或低效的沟通环节，为财务管理的全流程高效控制提供了可能，使业务处理流程更加规范化、制度化，为企业提供了高效率的服务；参照标准化会计凭证附件进行业务处理，实现了业务在企业内部控制下的核算流程，降低了业务差错，提高了业务处理质量，为企业提供高效、准确的优质服务，提升了客户满意度。

2．防范企业财务风险,降低共享核算风险。会计凭证附件标准化建设在企业与集团公司会计政策统一的前提下，将标准化凭证附件贯穿于共享的整个核算过程中，相当于对流程中的各环节施以严密的风险识别、预警机制，实现了企业由“事后响应”向“全程控制”的转变，降低了企业财务风险，也降低共享的核算风险。

3．推进企业财务实质转型。推进标准化凭证附件建设，共享对企业各项业务的核算更加标准化、规范化，前期，A公司取消财务初审后，平均节省A公司财务人员8%的工作量，业务处理时效提高20%。有一套完整的标准化凭证附件作为保障，A公司已取消财务人员后置环节的审核，使财务人员更多地参与企业预算和决策分析工作，提升企业财务的价值管理和价值创造能力，推进了企业财务实质转型。

4．提高共享价值创造能力,拓展增值服务。共享要持续的运行发展、凸显财务共享服务价值，除了提升服务质量，还要求管理的不断创新和思维方式的不断转变。标准化会计凭证附件可将共享人员从繁琐的日常业务中解脱出来，转向财务共享的专业化、高效化运作的能力建设，从而能够应对新的变革要求，提高价值创造的能力,拓展增值服务。