区域性卫生科教信息管理系统建设探索

王 晨 周玄韵

上海市浦东卫生发展研究院，上海 200129

2020 年全国卫生健康科教工作会暨加强生物安全和科研管理工作电视电话会议上，国家卫生健康委党组书记、主任马晓伟出席会议并讲话，提出“充分发挥科技教育对卫生健康事业发展的引领作用”。如何对卫生科教工作全过程进行管理，使各级管理者及广大卫生技术人员高效完成科研工作的各阶段任务，已成为地方卫生行政管理部门的一项繁杂且至关重要的任务。同时，精准化评估各单位的科教管理水平、科研创新能力、科技影响力等，也是衡量各单位综合实力的一个重要因素。

2019 年，上海市浦东新区卫生健康委员会（以下简称新区卫健委）启动“浦东新区卫生科技项目评审系统”优化升级项目，着手打造全新的“浦东新区科教兴医信息管理系统”。上海市浦东卫生发展研究院（以下简称浦东卫发院）作为新区卫健委直属事业单位，秉承服务广大卫生工作者的理念，结合自身特色和优势，承担项目建设和日常管理的任务，在构建区域性卫生科教信息管理系统开展卫生科研、人才、学科全生命周期管理及依托该系统开展单位科教评估等方面积累了大量实践经验，本文拟就上述内容进行探讨，以期为同行带来一些启示，为区域性卫生科教信息管理系统的构建提供建议。

1 科教兴医信息管理系统的建设背景

上海市浦东新区区属卫生单位包括三级医院6所、二级医院10 所、社区卫生服务中心47 所、专业公共卫生机构6 所、直属机构7 所、市属三级医院9 所、其他部门及社会办医疗机构医院97 所。随着计算机、通讯、网络技术的深入发展和广泛应用，在当前形势下，医疗卫生行业构建一套完整、应手的卫生科教信息管理系统已成为必然趋势。上海市浦东新区财政每年为新区卫健委划拨科教专项资金，重点立项并资助区域内所有单位的学科建设、人才培养和科研项目。早在2012 年，新区卫健委就已开发建设“浦东新区卫生科技项目评审系统”并投入应用，实现申报材料线上传递、专家远程或现场评审的功能，取得较好的反馈效果。

随着卫生科教工作的深入开展，工作效率低下、管理效能不足，项目流程化管理缺失、实施过程有效监管薄弱、数据整合利用能力有限、决策无可靠数据支撑等问题也逐渐显现。由此，构建一套基于全流程信息管理的卫生科教专门系统，以强化对卫生科研项目的全过程控制，实现对项目全生命周期的管理势在必行。“浦东新区科教兴医信息管理系统”的建设将为上海市浦东新区医疗卫生和人才发展提供重要的保障，为提高全区卫生科教管理水平发挥积极作用。

2 科教兴医信息管理系统建设的基本原则

2.1 依据相关工作制度进行顶层设计和模块构建

科教兴医信息管理系统建设的目的是为新区卫健委立项资助的学科、人才和科研项目提供服务，并为新区卫健委对区属卫生单位的科教工作统筹管理提供支持。依据新区卫健委制定的相关文件中的具体条款定义系统模块及条目细节。根据各类项目不同的申报条件和考核指标，自动生成不同格式、内容的申请书和专家评审表等相关模板，甚至职称和年龄等字符也做了申报限制关联。

各种文件中不涉及的内容及无需新区卫健委直接干涉的层面，不纳入系统建设范畴。如在经费管理方面，与许多学校和医院将具体经费管理流程纳入自建科研管理系统不同。本系统只涉及新区卫健委文件中已明确的各类项目资助经费配套比例、经费科目、拨付方式及审计要求等，有关预算经费具体提取报销流程则不在系统内体现。

2.2 按照项目全生命周期流程构建流程化系统

随着信息化管理的普及，科教兴医信息管理系统的管理内容从最初的仅记录项目基本信息，逐渐发展为项目申报、立项、中期管理至结题的全生命周期管理。首先是申报阶段。各类学科、人才、科研项目申报批次建立，申报通道开启，申报者进行在线申报，申报者所在单位和上级管理部门依次进行形式审查。申报结束后，新区卫健委在系统专家库组织挑选专家对申报项目进行评审。评审通过者进入立项阶段。在新区卫健委补充经费和编号信息后，立项项目的负责人填报“计划任务合同书”，同时提交开题有关信息，立项者所在单位和上级管理部门审核通过后进行开题，并上报开题内容。中期管理分为两大部分：一是在项目实施过程中，项目的相关信息可能发生变更，由项目负责人提出项目变更请求，经立项者所在单位和上级管理部门审核通过后，系统会自动记录所有变更内容；二是根据项目的进展情况和要求，新区卫健委可对项目组织中期检查，通过系统对需要中检的项目负责人发送项目检查提示，项目负责人收到信息后填写并提交中期检查报告，上级管理部门审核通过后完成项目中期检查，检查意见会立即反馈。最后是结题阶段。需在“计划任务合同书”的时间要求内按期结题，项目负责人通过系统上传结题材料，立项者所在单位和上级管理部门依次进行内容审核。审核通过后，管理部门在系统专家库组织挑选专家对项目进行结题评审。顺利结题的项目由管理部门填入审计后资金信息，转入成果登记流程，直至完成任务。

通过统一的信息化管理平台实现项目全过程管理，可提高项目管理效率，规范项目过程管理，在记录项目基本信息的同时，确保信息完整准确地记录及安全高效地处理。

2.3 帮助系统内各类用户角色有效处理繁杂工作

针对上海市浦东新区的特点，科教兴医信息管理系统在一定程度上模仿国家自然科学基金委员会旗下的科学基金网络系统的主要用户角色，包括项目申请者、评审专家、基金管理者和依托单位管理者，在系统设计中充分考虑以上各类用户的需求和不同用户之间的信息交流。项目管理的业务流程中涉及的人员极其广泛，系统会按照用户类别进行分级、分类管理，即使同为管理者也分为普通条线管理权限、主管级管理权限和高级管理权限，分别具有不同的操作权限及范围。在自身角色赋予的功能和任务下，系统会采用合适的信息化数据管理方式，实现对数据的统计分析、查询、审核、智能判断、限制逻辑错误等，帮助各类用户角色开展相关工作，一方面能够保证每个项目管理环节中各类信息处理的及时性，实现自动化办公模式；另一方面能够确保准确掌握项目实时进展情况，得到更加有效的信息。

2.4 实现对数据的多维度利用

信息系统的特点就是在使用中会产生大量的数据，这些数据不加以科学利用，不仅是系统的冗余，而且还会占用系统资源成为负担。科教兴医信息管理系统在个人、单位和新区卫健委3 个层面上提出数据利用方案，层面间又通过“激励”机制建立良性发展的模式。

在个人层面（主要指项目负责人及其团队），项目进行过程中会产生各类成果，包括新立项目、论文、著作、专利、转化、奖项、学术任职、教学经历等，这些数据不但可作为个人科教绩效信息得以被提取，还可同时添加至单位的绩效数据库。

在单位层面，个人负责的新区卫健委项目的验收情况会转化成单位的项目按时验收率、验收通过率、实际经费使用率等成为单位科教管理评价的组成部分。除上述与新区卫健委项目有关的成果内容外，系统还设置了主动上传本单位员工其他各级、各类科教成果的功能，用以充实单位的科教成果，提高单位的科教绩效。

在新区卫健委层面，可随时通过系统查看、复核各单位上传的数据，保障内容的真实性、可靠性、公平性。且系统会自动计算各单位的科教绩效分值，不仅能获得年度委属单位的科教考核结果，还能同步推导出次年各单位的可申报名额。这种带有竞争性“激励”的方式，不仅保障数据的准确性和及时性，提高监管有效性，还可促进个人和单位更好地完成本级项目。

3 科教兴医信息管理系统的建设框架

3.1 系统建设硬件基础

为满足上海市浦东区域内众多区属、非区属卫生单位及所有卫生系统员工的实际需求，科教兴医信息管理系统需要设计和建设成为一个基于浦东新区卫生信息网，同时兼顾基于Internet 的类似于开放式的科教管理服务平台。

基于上海市浦东新区卫生信息网，在当前新区区属卫生单位之间已经架构一个独立的物理城域网，并逐渐扩展至区域内非区属的大中型医疗机构。与此同时，随着Internet 的普及，能够借用Internet通讯为新区内的医疗卫生人员提供基于Internet 的远程服务。鉴于上海市浦东新区卫生信息网内外网物理隔绝的客观现状，科教兴医信息管理系统利用现有的vpn 通道，使用内、外网2 个系统服务网关，同步用户认证信息和工作信息，见图1。

图1 科教兴医信息管理系统基本构建框架

3.2 系统开发环境

系统用户采用WINDOWS 7.0 及以上操作系统；系统开发工具采用新型J2EE 构架作为基础内容，以B/S 模式作为辅助，有效巩固自身功能及效率，WEB 中间件采用Tomcat 7 提供服务；数据库平台应用MYSQL5.7 适用浏览器，包括Internet Explorer 8.0及以上其他浏览器。

4 科教兴医信息管理系统的实现及应用

4.1 用户表示层实现

本系统的设计采用三级管理模式，即个人、管理员和系统管理员三级用户。

4.1.1 个人用户 分为项目申请者（负责人）和评审专家两大类。项目申请者只能由所在单位的管理员进行添加，不能自行注册，登录后可自我维护信息。为确保每位项目申请者在系统内的唯一性和信息安全，统一规定单位添加项目申请者使用上海市继续医学教育账号作为登录名，项目申请者（负责人）将通过系统历经项目管理的整套流程，所提交的书面材料均由系统自动生成带流水号和水印的PDF 文件，保证真实性和可靠性；为保障专家库的保密性和准确性，评审专家均由上海市浦东卫生发展研究院主管角色的管理员来添加，登录名采用专家的联系电话，添加字段除姓名、单位、科室等普通信息外，将所属专业精确到四级。在选择评审专家时，只有与被评审的项目组专业相符，专家才会自动显示以备选。

4.1.2 管理员用户 分为单位管理员和新区卫健委管理员，其中新区卫健委管理员又分三级，包括浦东卫发院各条线角色（学科建设、人才培养、科研项目、成果经费、绩效统计）和主管角色及新区卫健委处室角色。单位管理员指项目所在单位的管理员，其权限和功能有：①添加本单位的个人用户（主要为项目负责人）；②审核项目申请者（负责人）在系统中提交的所有信息，并上传至浦东卫发院各管理条线等待确认；③第一时间获取上级反馈意见，并将不符合要求的材料退回至项目申请者（负责人）进行修改；④根据本单位规模，在最大权限范围内创建若干个同级或低级的管理员，分工协作；⑤上传资料，填报科教成果。浦东卫发院各条线管理员角色主要职责是根据系统工作流程审核各类材料，对于需修改的，填写意见后退回，单位重新提交后再次审核，如此反复直至符合要求。根据实际要求，部分审核工作条线管理员有确认通过的权限，其他的需要继续提交至上级主管角色进行复核后再通过。浦东卫发院主管角色负责对条线管理员已审核通过的内容进行把关，并有查看、复核涉密数据（如专家评审结果、单位年度科教考核分值）的特殊权限，上述内容经主管角色确认无误后提交给新区卫健委处室角色。新区卫健委处室角色是最高级别的业务管理员，是重要单项业务流程的最后确认者，只有经过最后确认，项目的全生命周期流程才能继续。

4.1.3 系统管理员用户 是系统中的超级用户，初始化产生，主要负责系统数据维护、参数的设置等。

4.2 业务逻辑层模块

从时间维度来看，科教兴医信息管理系统以项目申报、立项后任务计划书填写、开题管理、中期检查、验收管理、成果登记、成果展示、经费拨付、统计管理九大功能为核心展开，充分考虑项目实施过程中偶发的修改/中止需求，匹配制度管理、用户管理、系统管理等基础性功能，并实现归档统计、数据分析、辅助决策和智能查询等数据分析管理功能。

从纵向流程管理来看，按照工作实际设立相应角色，在项目不同流程节点，分别赋予其不同的功能和处理权限，管理逻辑层层分明，负责内容清晰明了，见图2。

图2 科教兴医信息管理系统项目全流程管理图

4.3 业务管理流程设计

科教兴医信息管理系统以“学科建设”“人才培养”“科研项目”三大需要进行全生命周期流程管理的条线为主，三者共同的业务模块主要包括项目申报、立项、开题、中期检查、验收、经费拨付、成果登记。另外，科教考核也是本系统的一项主要功能模块。科教兴医信息系统的建设立足于系统内多数据共享，实现各业务模块内的数据互联互通，杜绝信息和数据孤岛的存在，降低工作量，实现效率最大化，并按照工作实际设计一系列业务管理流程，见图3，界定各类用户角色的使用权限，保证过程管理的关联性、有序性和便捷性。

图3 科教兴医信息管理系统全生命周期流程设计图

5 结语

上海市浦东新区科教兴医信息管理系统于2019年正式投入使用，经历了各类项目的评审、立项、开题、中期检查的业务流程，并完成每年的科教成果统计和年度科教考核任务。上线以来，广大项目申报者和各级管理者直观地感受到该系统可显著节省流程时间，提高工作效率和准确性。作者还对2021年参加评审的专家共131 人进行问卷调查，结果显示，科教兴医信息管理系统使用的总体满意度达到100%，其中很满意达75.57%；另外，82.44%的专家使用过类似的科研管理系统，相较于其他系统的相对满意度（最高5 分）达4 分以上为100%，达5 分有86.11%。同时专家们希望该系统将全流程管理、界面舒适度、响应流畅性及平台移动化等方面作为下一步的努力方向。

科教信息管理系统的建设不是一蹴而就的，需要不断探索和完善，以促进卫生科教事业的不断发展。上海市浦东新区科教兴医信息管理系统的建设为区域性科教信息系统的构建提供了一个实践探索的生动案例。顺应时代的发展、技术的革新、管理思维的进化，本系统还在持续进步，期望能为上海市浦东新区广大医护人员的科教工作及浦东新区医疗卫生事业的发展发挥更大的社会效用。