Focus-PDCA模型在降低医疗设备两周未完修率中的应用

程世园 密伟凡 翟俣程 郑文闻

0 引言

近年来，随着我国医疗卫生事业的迅速发展，医疗设备的正常使用已经在医疗卫生工作中起到了举足轻重的作用，可提高临床诊疗人员的工作效率，创造良好的社会效益[1]。而医疗设备维修一直都是医学装备部门的重要工作之一，是保障医疗设备正常运行的重要环节[2-3]。目前我国基层医院医疗设备维护维修状况不容乐观，仪器发生故障后，售后服务与大医院相比不够及时到位，致使故障仪器待修时间大大延长，严重影响了基层医疗机构医疗设备的日常运转。若无法保质和及时维修医疗设备，对临床的诊疗工作具有严重影响，延误患者的就诊与治疗[4]。因此，如何有效提高医疗设备维修及时性成了医院设备科质量改进的项目之一。

1 Focus-PDCA模型

戴明环(plan do check action，PDCA)是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，其将质量管理分为四个阶段，即Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查) 和 Act(处理)。Focus-PDCA模型则是美国医院组织于20世纪90年代创造的一项持续质量改进模式，其在PDCA循环基础上更细化地分析事件、流程的各环节，主要包括查找(find)、组织(organize)、明确(clarify)、理解(understand)、选择(select)、计划(plan)、实施(do)、查检(check)和执行(act)9个步骤[5-6]。

2 应用

2.1 F阶段：发现问题

在长兴县人民医院设备科2018年维修总结报告中，医疗设备的长时间周期的维修给临床诊疗服务的及时性、合理性带来了一定的不便，影响了临床的工作效率和患者的信任度，同时降低了设备科的临床满意度。因此，为了保证患者诊疗的及时性，决定使用Focus-PDCA模型改善医疗设备的两周未完修情况。

医疗设备两周未完修：医疗设备从临床报修后到设备恢复正常使用这段时间超过两周，不包含计量设备投入使用前重新计量校准的时长。

2.2 O阶段：成立质量改进小组

成立质量改进小组，设立组长1名，负责提供完成项目所需资源；总结改进成果。辅导员1名，负责制定活动计划、组织改善计划、跟踪项目进展。组员5名，负责数据收集、解析及对策制定、对策实施及效果验证。小组成员采用头脑风暴的方式选出PDCA主题，即降低医疗设备两周未完修率。

2.3 C阶段：明确现行流程和规范

(1) 改善前维修流程：PDCA小组调研维修现行流程并绘制流程。

(2) 现状调查：组员搜集了2019年一季度的维修记录，统计出一季度超出两周维修时间的达48例，一季度总维修量912例，占比5.26%。汇总出各类不及时主要原因为后续跟踪不积极、备件供应不及时、业务能力不足、厂家响应不及时、厂家技术垄断、原厂维修流程长和设备反复维修等。

表1 2019年一季度超两周维修汇总

(3) 目标设定：依据选题的组能力70%计算目标值。

目标设定公式：目标值=现况值-改善值 =现况值-(现况值×改善重点×组能力)=5.26%-(5.26%×79.17%×70%)=2.34%；

现况值=48/912=5.26%；

改善幅度：(现况值-目标值)/现况值×100%=55.51%。

2.4 U阶段：原因分析

组员根据现状调查，从4个主要原因(后续跟踪不积极、备件供应不及时、业务能力不足、厂家响应不及时)，依据设备、人员、方法、环境4个方面绘制鱼骨图，如图1所示，通过组内投票得出九大真因。分别为联系时段不合理、无统一管理、原厂维修流程冗长、工程师无准确记录、配件库乱找不到配件、工程师不主动更新知识、培训不用心、设备科催促不积极、厂家配合度低。

图1 医疗设备两周未完修原因鱼骨图

进行真因验证，绘制柏拉图，如图2所示。依据80/20法则选出需要整改的主要原因为后续跟踪不积极、备件供应不及时、业务能力不足、厂家响应不及时四类。

2.5 S阶段：对策拟定

组内成员再次进行头脑风暴，针对4条真因提出改进对策，采用评价法对可行性、经济性、效益性进行评分。拟选出9条对策，由于对策间存在共通性，最终确认的对策为4条：外修设备遇节假日提前联系；优化维修记录模式；设立备件分区管理；科务会进行维修经验交流。

2.6 P阶段：计划阶段

按照5W1H分析法，即原因(why)、措施(what)、执行时间(when)、负责人(who)、地点(where)、如何执行(how)拟定对策实施计划，对各个对策制定详细的实施方案并分阶段严格执行[7-8]，详见表2。

表2 实施计划表

2.7 D阶段：实施阶段

(1) 优化维修记录模式。与管理软件公司合作，开发维修跟踪需求功能，在专用显示器上动态显示设备维修信息及耗时，实时滚动；在外修设备管理功能上，详细记录科室、设备信息、维修方、时间等信息，定期追踪外修设备是否寄回。

(2) 设立备件分区管理。备件仓库进行分区域管理，并贴上标签方便查找使用；设立专人管理备件仓库，定期进行巡查，如遇库存不足及时补充，预防紧急情况下无备件供应产生的不良影响。所有备件出入库进行准确登记(科室、出入库配件名、时间、经办人签字)。

(3) 科务会进行维修经验交流。每月科务会中新增维修经验交流等相关业务学习内容，组员之间以PPT授课、讨论会等形式交流日常工作中发生的经典维修成功案例，邀请设备厂家针对设备故障处理、常见问题等相关内容进行培训。

(4) 遇节假日提前联系。节假期间需要外部维修或者配件的设备提早与厂家或维修方联系，及时处理；其次工程师需要提前进行临床科室巡检，询问临床是否有相关需求；再者节假日前对本科内的物资进行盘点，常规型配件如发现备货不足应立即进行备货。

2.8 C阶段：效果确认

本次活动目标达成率109.59%，改善幅度60.84%。其中，改善效益包括不及时维修带来的人力成本损耗和延长设备生命周期的经济效益。

根据对策实施后监测区间2019年9～11月医疗设备两周未完修设备统计，见表3。与实施PDCA循环法前相比较，实施后跟踪积极性、仓库配件的库存情况、设备厂家响应的及时性等方面都取得了较大的改善。

表3 2019年9～11月超两周维修汇总表

2.9 A阶段：执行阶段

此次PDCA循环的应用，对科内维修流程进行了极大的改善，见图3。通过工程师的故障确认、维修是否产生备件及备件库存情况、厂家维修超过一定周期处理方案、送修登记等几个方面进行优化，最大程度保障了维修的及时性。

图3 改善后维修流程

3 结果

(1) 有形成果：对策实施后，监测2019年9月至2019年11月医疗设备两周未完修率从改善前的5.26%下降至2.06%。

(2) 无形成果：通过PDCA循环活动，极大程度提高了组员的积极性、自信心、品管手法、团队合作能力和独立解决问题的水平。

4 讨论与结论

结合医院持续质量改进工作的开展，将质量管理工具运用于医疗设备的日常管理中，是规范医疗设备管理流程、创新医疗设备管理模式的有效途径。本次借助Focus-PDCA模型建立质量改进小组，制定项目计划，运用鱼骨图、柏拉图等多种质量改进工具深度解析医疗设备两周未完修率高居不下的根本原因，根据分析制定对策并实施，使得故障医疗设备能够及时有效修复，缩短了医疗设备的维修时间，提高了医疗设备的开机率及使用率。

现如今，医疗设备的维修主要为医院自修、原厂维修、三方维修的三种维修模式，在大环境冲击下，医疗设备自主维修虽然反应迅速、维修成本低廉，但是受到技术、资料、配件等诸多因素限制[9-10]。本次质量改进活动，主要对日常维修维护工作中工程师的主动性、业务能力及科内维修配件储备等可行性较高的方面进行改进，但是业务能力提升需要长期的知识储备和经验积累；另一方面，本次项目中所发现三方反应慢和厂家维修流程长等问题，本次改进效果有限，需要更广泛更专业的讨论研究。