钉钉在广西高校学生管理信息化建设中的运用——以桂林理工大学南宁分校为例

邹霖敏，陈丽娇

（1.桂林理工大学南宁分校 学生工作部，广西 崇左 532100；2.桂林理工大学南宁分校 基础学科部，广西 崇左 532100）

0 引 言

在党十九大报告中，习近平总书记曾多次提到了“信息化”与“互联网”这两个关键词，提出要善于应用利用新兴互联网技术和信息化手段开展工作。在广西教育事业发展“十四五”规划中，广西区教育厅强调推进教育治理体系和治理能力现代化，健全科学的教育评价制度，提升教育治理效能。

当前高校学生管理问题日益复杂，高校学生管理工作内容日益烦琐，国家、社会与学生家庭对高校学生管理能力提出了更高的期望与要求，高等学校需要进一步做好学生管理信息化建设，转变当前落后的学生信息管理模式。因此，广西高校要结合学校自身实际，因地制宜，利用现有学校管理基础，充分推动以互联网为基础的信息化手段服务高校学生管理，满足高校学生管理工作的需求，推动广西高校学生管理信息化建设，提升学生管理效率，推动学校多部门协同驱动管理，精准开展高校学生的思想政治教育，才能最终实现高校三全育人目标。

广西高校学生管理信息化建设的发展，有利于改善广西高校管理体系，提高广西区内校学生管理效率，提升高校服务学生质量。疫情防控时期背景下，顺势而为，广西区高校开展学生管理信息化建设，改变传统固有高校管理模式，以高速发展的互联网为介质开展学生日常管理。以“无纸化”办公模式开展工作，减少办公纸张消耗，间接延长文件材料储存时间；办公数据文件以数字信号模式，借由互联网，快速传输至各部门科室，实时反馈情况，大大降低以往人工“跑腿”签字审批的时间成本，提升服务学生效率。智能手机的普及，使得学生管理从电脑PC端网上办理业务转变为移动端，充分发挥手机的便携性与丰富功能，为高校开展更深层次高效学生管理工作奠定基础。学生管理信息化有助于高校多部门协同驱动管理，开展专项学生服务与管理工作，基本形成完整学生成长信息数据库，针对性多维度地发挥高校管理育人作用。

1 钉钉平台在我校学生管理工作的应用

2020年新春新冠疫情席卷全球，为更好完成对高校学生身体健康监测，广西区教育厅启用钉钉平台健康打卡表单，要求学生每天通过钉钉平台健康打卡，由高校学工人员汇总上报情况。至此，钉钉平台开始全面应用于广西区内高校。当前进入疫情常态化防控时期，钉钉平台仍旧正常运行，保持学生管理功能，在南宁分校学生群体中保持一定的软件使用率。

1.1 即时通信功能

南宁分校基于钉钉平台，将学生以院（系）、年级、班级为单位，划分出三个层级，以学生学号、身份证号、手机号为个人账号，后台进行统一添加。钉钉平台中同一组织层级人员可在同层级内部自由通信，而管理人员可轻松通过软件搜索，文字或语音联系学生。在后台人员添加过程中，会自动生成班群（即原部门群），同班级同学可以轻松联系到本班同学、辅导员与班主任，不必再用学生个人用QQ等其他通信软件，一一搜索添加好友与建群。此外，钉钉即时通信功能保留显示消息文件是否已被查收，避免发生消息传达不到位的尴尬局面。如图1所示，通过钉钉进行交流，在本人消息下方会显示“已读/未读”，如果在班级群发送消息，会在消息下方显示“多少人未读”。该功能可便捷辅导员掌握多少人未接收到消息，可针对性进行通知与提醒。

图1 钉钉即时通信功能

1.2 健康监测功能

近两年，广西各高校按照广西区教育厅统一布置，开展学生健康监测工作，南宁分校要求全体学生每天按时完成钉钉健康打卡如图2所示，上报个人身体健康检测数据，以及当前所在地理位置信息。

在钉钉平台中，南宁分校每一辅导员作为学生钉钉班级的直接管理者与负责人，每天会对未按时健康打卡学生开展思想教育，并核实当前身体健康情况。学生健康监测数据每一天都会汇总在钉钉平台数据库中，辅导员后台都可轻松导出与处理学生健康监测数据，掌握学生当前健康情况与所在地。正是由于健康监测这一功能的实现，极大减轻南宁分校辅导员每日健康数据收集的难度，减少人工收集数据的时间消耗。借助该钉钉健康打卡功能，南宁分校辅导员曾发现学生在假期期间出现失联情况，及时联系家长报告情况，为后续校园危机事件处理提供先机，化解学校在学生人身事故处理时的被动，强化学校学生教育与管理职能。

图2 钉钉健康监测功能

1.3 线上教育教学功能

为配合疫情防控时期健康管理规定，减少不必要人员流动、禁止人员聚集，高校教师以线上会议、讲座、课堂等形式开展各项教育教学活动。南宁分校学生每日使用钉钉健康打卡，平台已具备校内学生使用量与活跃度，利用其与同组织成员可自由通话、可发起群聊、共享屏幕等特性，学校教师利用钉钉可以很便捷地召开线上会议、讲座与授课，如图3所示。当前，钉钉平台会议可在电脑、手机客户端相互切换，网络延迟较小，会议通话质量较佳，基本满足高校日常会议需求。使用线上教育教学功能，是疫情时期下形成一种具有开拓性教育教学模式，钉钉平台线上授课成为分校线上教育教学工作应急方案之一。

1.4 会议发布与考勤功能

南宁分校管理部门或班级通过专人在钉钉日程设置会议工作，按照预定计划在钉钉中设置会议日期时间、地点以及会议成员。此项设置会在会议前通过钉钉平台将预定会议发布，以“Ding一下”的形式发送到会议成员钉钉APP，提醒参会成员会议时间及地点，减少遗忘会议的情况发生。南宁分校充分利用钉钉平台，会议时公布会议二维码进行扫码签到，不需要烦琐而费时的点名流程，便可掌握缺席人员信息如图4所示。

图3 钉钉线上教育教学功能

图4 会议发布与考勤功能

1.5 立足我校校情需求拓展个性审批功能

基于钉钉平台当前学生使用率，结合钉钉平台的可拓展性，桂林理工大学南宁分校针对分校需求，开展了一系列基于钉钉平台在高校学生管理领域的应用探究，推动校园学生管理无纸化进程发展。通过钉钉平台应用功能拓展，一方面减轻广大学生管理教师人员负担，从日常坐班、签字、审批解脱；另一方面便利各项事务审批，加快学生管理事务效率。

我校在钉钉系统设置有专职管理人员，可根据我校的学生使用需求进行设置。目前我校已经开发设计了25个表单如图5所示，用于不同情境下学生管理需求。总体而言，以上这25个表单可以划分为：请假与外出事务申请类、日常登记备案类、毕业离校手续类、信息报送类。

在同行评审结束之后，相关美国国立卫生研究院中心还将对拟资助课题进行一系列评估，包括与美国国立卫生研究院资助原则的一致性、课题经费预算评估、申请人课题组织管理系统评估、申请人能力评估、与公共政策及需求的一致性评估等。

学生们最常使用的是请假与外出事务申请类，在无纸化办公倡议和特殊时期减少人际接触要求的双重目标要求下，电子学生事务审批单应运而生，符合学生与教师的共同需求。南宁分校使用电子学生事务审批，实现了学生事务申请不限定时间、不跑腿签字、不费时费力的目标，轻松异地完成申请。

以学生请假外出学校驻地为例，使用纸质请假条需跨越数栋、找寻多部门负责人签字盖章。改用电子审批单后，学生按照审批单规定内容填写，详细叙述外出事由，提供有效证明或家长知情同意书等佐证材料照片或者扫描件，提交后申请便会按照指定路线进行审批，也可在线提醒审批人审批，省时省力。

以学生因发热等情况入住学校健康观察点为例，当学生满足解除健康监测的条件后，学生便可在线提交解除申请，附上核酸报告阴性证明，经学校医务人员钉钉审批后，学生便会收到通知，可自行解除健康观察，相关消息也会以钉钉平台为媒介，抄送到辅导员处。

以学生晚归宿舍登记为例，传统纸质登记都是学生在宿舍管理员处纸质登记，需要人工汇总，且每个星期仅报送一次到辅导员处。南宁分校改用钉钉晚归宿舍钉钉登记，当学生填写并提交完相关信息后，辅导员钉钉平台上便会收到消息提醒，有学生出现晚归的情况，可以当即联系学生核实情况，为何出现晚归情况，做好学生思想政治教育工作。

以学生毕业离校手续为例，取代传统纸质手续，解决学生因疫情或其他原因无法返校办手续的困扰，疏导学生在某个环节出现拥堵扎堆情况，部分离校工作前置，分批完成。以2021年毕业季为例，南宁分校近5 000名毕业生顺利离校，未出现流程手续复杂，未存在离校审批费时造成不良影响的情况。

此外，为了做好学校对重点地区旅居史学生的管控，南宁分校要求学生返校前需要钉钉申请返校，说明清楚居住地、返校行程安排，并上传对应健康码、行程码等截图，由辅导员进行审批，持审批单方可进校。通过电子审批单，谁审批谁负责，落实工作责任，提升辅导员工作严谨性，严防出现涉疫学生返校等影响学校疫情防控大局的情况，筑牢疫情防控防线。

图5 学生事务审批单

1.6 服务学生事务管理构建学生管理数据库

南宁分校在日常学生管理工作中，通过设定日常管理登记备案类审批单，收集学生基础信息、寒暑假放假外出去向信息、晚归情况与事由、学生当前定位、校门口进出记录、学生安全承诺书等，逐步搭建完成学生管理数据库，强化对于学生行踪、安全教育记录进行存档。

为强化辅导员下宿舍进行检查，留存相关检查证明材料，及时汇报宿舍检查情况，也专门设置宿舍安全审批单，即时汇报提交宿舍检查过程中发现的问题。后期，负责老师通过后台数据导出，能轻易整理好相关数据与情况。基于手机与电脑端口联动，辅导员下宿舍检查，亦可轻松核对学生情况，有无请假、有无外出、检索学生基础信息。不存在不是自己学生，不知道有没有请假等情况。学生提交钉钉请假条时，辅导员会在请假条中看见该学生以往请假情况，掌握学生实际情况，有效避免学生管理事务中每逢放长假学生纷纷请丧假的滑稽情况发生。

南宁分校在钉钉平台集成相关了相关工作，实现学生管理一站式。当开展学生工作需要时，可通过后台数据系统，导出学生相关资料信息，掌握学生基本动态，近期行踪轨迹，形成学生独立人物“画像”，便于针对开展后续工作。

1.7 多部门协同驱动管理持续推动校园安全稳定

基于钉钉平台开展学生管理工作，将传统管理模式转变，南宁分校各部门基于钉钉平台，轻松获取学生管理数据，了解学生当前实际情况。

南宁分校基于钉钉平台，完成学生外出实习管理，教务部门根据钉钉数据定位，判断学生是否按照要求，实际参加实习工作，有无私自离开工作地点等情况；根据数据库，检查学生提交的外出实习材料是否完备，相关材料以电子文档形式保存在数据库中。课堂请销假管理，学生在钉钉发起学生请假审批，辅导员审批后可将审批单通过钉钉平台发送至对应专任课教师销假。学生宿舍后勤管理方面，后勤与学工部门根据钉钉数据反馈，掌握学生宿舍情况，有无物品报修等情况；如有学生晚归通知，辅导员可以在学生进行晚归登记后，第一时间得到通知。

借助钉钉平台，南宁分校多部门协同驱动管理，全方位强化服务管理能力，持续推动校园安全稳定。

2 钉钉平台在高校学生管理信息化建设所面临的挑战

钉钉平台因新冠肺炎疫情原因进入高校校园，但由于其平台本是专为企业管理员工设计，此前并未在高等学校学生管理中发展，因此钉钉平台在高校学生管理信息化建设中面临学生管理应用功能欠缺，学生信息数据库关联性低，多部门协同管理不紧密等挑战。

2.1 学生管理应用功能欠缺

钉钉平台此前主要是应用于企业管理，对职工考勤、差旅管理、消息通知、工资计算等功能已设置好完备且美观的管理应用，可以高效完成各项企业管理事务。但是针对学生群体的学生管理应用仍旧有所欠缺，且每个学校实际需求情况不一，需要针对性开展相关应用管理的设计。当前高校管理人员对于钉钉平台管理应用开发投入精力较少，且软件操作能力有限，熟练度有待进一步提升。对于实施学生管理信息化建设而言，当前高校的关注度与重视程度是远远不够的。学生管理应用功能欠缺，使用灵活度不足等，是钉钉平台在高校学生管理信息化建设所面临的最大挑战。

2.2 学生信息数据库关联性低

钉钉平台使用的是阿里云数据库，主要是应用于企业管理，面向群体较为广泛，使用群体人数数量也巨大，其数据库可以储存大量数据，且下载管理方便。但学校并未充分开展数据库工作，较难针对性进行钉钉数据库的构建，数据关联性较低，无法构建较为完整的学生信息数据库。这对于高校学生管理部门开展后续精准管理、精准帮扶无法提供较好数据支撑，仍然较易存在数据与数据之间关联性不足及大量有效数据被废弃的情况，亟须解决。

2.3 多部门协同管理不紧密

当前钉钉平台在广西高校中的主要应用是学生健康管理，由学生工作部门进行实际管理与操作，其他部门对于该平台使用率较低，对相关部门工作开展无较好帮助，因此并未能形成有效的高校多部门协同管理功效，其本质根源也是管理应用开发不足，仍需提升平台功能开发。

3 结 论

将钉钉平台运用于广西高校学生管理信息化建设，有利于学工系统解决日益复杂的学生管理问题，高效便捷地完成各项学生管理工作，更能为多部门协同驱动管理提供有效途径。桂林理工大学南宁分校立足学生管理工作的实际情况，基于钉钉平台，开展钉钉应用功能拓展，进行各项学生事务电子审批，建立学生管理数据库，推动多部门协同驱动管理，精准开展高校学生的思想政治教育，实现三全育人目标。但是当前钉钉平台应用于高校学生管理信息化建设时，仍存在一定问题与挑战，需要进一步研究解决。