基于Web的医院进修申请管理系统的设计与应用

王越，刘璐瑶

（1.华中科技大学 同济医学院附属同济医院宣传部，湖北 武汉 430030；2.华中科技大学 同济医学院附属同济医院护理部，湖北 武汉 430030）

0 引 言

医院进修教育是医学继续教育中的重要内容，是提升临床医务工作者医学理论水平和业务水平的一种医学继续教育模式，也是临床医务工作者更新知识、学习新理论的重要途径。传统的进修申请管理采用人工方法，申请者需要先联系工作人员获取申请表，提交表格以及相关的证件，然后由医院管理人员进行审核记录，最终电话通知通过审核的申请者前来报名。整套流程冗余复杂，工作量大，档案信息采用纸质保存，管理效率不高。同时管理人员为减轻工作量，往往将一段时间内的申请集中处理，申请者与管理员进行信息交换没有统一的途径，造成了申请者获取信息滞后，甚至会出现错过报道日期的情况。种种原因造成传统方式只能适用于小规模进修申请管理工作。

当前医院接收全国范围内进修的医务人员，传统模式面对大量且逐年增加进修申请难以为继。与此同时信息化管理已经深入医院管理的各个层面，信息化程度是评价一家医院服务水平的重要指标。医院的信息化建设对进修申请管理工作提出了新的要求，因此建设一个信息化系统来取代传统手工模式管理进修申请工作迫在眉睫。

1 进修申请管理系统设计与实现

1.1 需求分析

设计进修申请系统的目标是打通进修申请以及进修生信息管理的线上流程，以取代传统模式，达到医院进修申请管理的效率化、信息化、集成化、无纸化。根据医院进修申请工作的实际情况，系统采用基于Web技术的解决方案，需要满足以下需求。

1.1.1 全流程线上管理

系统的主要用户是全国各家医院的临床医务人员，用户群体大，计算机水平参差不齐，要对这些用户的进修申请进行信息化的管理，需要从全局的视角出发考虑，设计一个标准化、规范化，包含整个进修申请过程中全部流程的系统，以实现进修申请的全流程线上管理。

1.1.2 高扩展性需求

系统需要根据实际使用情况以及管理者的要求对相关功能进行增加或者删除，并能在后续使用过程中与其他系统对接，需要系统具有较高的扩展性。

1.1.3 跨平台性需求

随着以智能手机为代表的移动端设备的普及，能够在移动端上运行，意味着用户能随时随地打开系统提交申请，不需要专门寻找PC设备进行操作。即符合互联网技术发展的潮流，又能够提升医护人员的使用系统线上申请的意愿。

1.1.4 易用性需求

系统的目标用户大部分是非计算机专业人员。页面设计需要简洁、美观、易用，提示语要细化全面，帮助用户方便快捷地完成申请。

1.1.5 可靠性与信息安全需求

医院作为一个特殊的服务机构，其构建的计算机系统容易成为网络攻击的目标。系统在搭建过程中应充分考虑其对外界攻击的防御能力，以及被攻击之后的容灾与备份恢复能力。同时，系统使用过程中需要用户上传敏感信息，需对该部分信息进行加密、脱敏处理，确保信息安全。

1.1.6 成本控制

系统成本包括制作系统的经济成本、用户的使用成本，以及系统运行的运营维护成本。专门设计一款APP来实现进修申请管理，不仅经济成本较高，用户也需要下载注册，因此采用基于Web的解决方案设计系统。

1.2 流程分析

系统主要流程包括进修申请流程、后台审核流程、报到流程，具体流程如图1所示。

图1 进修申请管理流程

1.2.1 进修申请流程

进修生使用PC端或者移动端进入系统发起进修申请，按照要求填写信息，主要包括身份信息（姓名、身份证号、联系电话、邮箱等）、学历信息（毕业院校、毕业时间等），工作信息（现工作单位、职称、执业证书编码、执业资格证书编码等）、财务信息（用于财务报销）、进修信息（进修开始时间、进修时长、进修结束时间）、图片资料上传（进修申请表、执业证、学位证、身份证、证件照）。

系统对身份信息、学历信息、工作信息、财务信息、进修信息进行格式校验，并使用醒目字体及颜色对不合规格的信息进行提醒。对图片资料则采用示例图片的方法为进修生提供正确样式。申请提交后，系统根据需求科室拟录取人数以及已录取人数判断该科室录取人数是否已满，并弹出相关提示信息。

1.2.2 后台管理流程

管理人员首次进入系统管理后台，需对系统进行相关配置，例如进修科室以及录取人数设置，医联体医院数据库维护。通过进修生信息管理页面管理人员可以查看进修学员上传的信息，并进行审核。对于审核通过的进修学员，系统通过数据联动判断其单位类型是否为合作的医联体医院，管理人员则需要输入报道时间、进修费用等信息。由于医院对合作的医联体医院有费用减免政策，管理人员审核完成点击确认提交时，系统弹出窗口展示单位信息、费用信息并提示确认信息是否无误。最后系统生成入学通知书并通过邮件发送给进修学员。

1.2.3 报道流程

学员通过系统查询页面输入身份证号查询自己是否通过审核，同时查询页面提醒学员入学通知书已发送到邮箱中。学员按照入学通知书中规定的日期前来医院进修办公室报道，通过扫描现场二维码，在智能手机上确认申请信息无误，系统后台自动将报道状态改为已报到。

1.3 系统技术实现

进修申请管理系统采用B/S结构，数据库服务器与Web服务器分离部署，保证数据不暴露在外网中，降低数据泄露风险。进修申请页面使用HTML+CSS+JavaScript技术保证页面稳定性，管理后台页面使用STL标准模板库技术实现多种功能。系统整体架构和技术架构如图2、图3所示。

图2 系统整体架构

图3 技术架构图

1.3.1 数据库设计

系统数据库采用SQLServer 2008数据库，使用关系数据库模型，数据库的实体包括申请表（Application）、科室（Department）、毕业院校（School）、工作单位（Hospital）四张表格。其中Application表是系统的核心数据单元，用以存储用户在前端填写的申请信息。其余三张表则作为数据字典，为用户提供相应规范性信息的录入，为后续进修生发票管理、结业管理提供正确、规范的数据。Department、School、Hospital三个实体与Application之间采用一对多关系。

1.3.2 数据传输功能

数据传输功能是系统的核心功能，需要保证数据的规范性、完整性、准确性、安全性。

数据传输功能主要由AJAX技术实现、AJAX全称异步JavaScript和XML，是一种在无需重新加载整个网页的情况下，能够更新部分网页的技术，使用GET和POST方法调用相应的API接口就能在浏览器和服务器中完成数据的获取以及上传。在本系统中，进修学员在获取申请页面时，浏览器通过GET方法从数据库服务器中获取工作单位字典、毕业院校字典、进修科室等数据，供进修学员选择以保证数据的规范性。学员将数据填写完毕后，在页面中点击提交后，浏览器则通过POST方法将数据传输到服务器端并保存到数据库。同时，系统的数据库服务器实体独立于Web服务器，二者之间通过医院防火墙进行加密通信，保证了学员提交的敏感信息不被泄露。

1.3.3 后台数据管理功能

入学通知书的生成以及发送是系统实现全流程无纸化的关键步骤。入学通知书由个人入学通知书、单位通知书、入学注意事项三部分组成。运用ASP.NET技术将学员姓名、入学时间、进修时长、进修费用等数据替换到预先设置好的模板文档中，然后将其转化为PDF文档并存储到服务器中，保证通知书的真实性、有效性。入学通知书的则通过服务端的SMTP邮件服务发送到学员邮箱中，不需要管理人员下载到本地再通过个人邮箱发送。同时，管理后台还提供进修生数据的筛查、导出等功能，帮助管理人员对数据进行归档、整理、分析、总结。

2 系统应用效果

系统应用界面如图4所示。

图4 系统应用界面截图

2.1 提升工作效率

进修申请管理系统投入使用4年来，平均每年接收申请信息2 000余条，是传统模式的4倍左右；管理人员花费在单个进修流程中的平均工作时间由1小时左右降到10分钟。降低了管理人员的工作强度，提升了工作效率和管理水平。

2.2 保证信息的准确性

系统前端申请页对申请者进行文字、图片提示，对录入数据进行校验；管理人员对申请信息进行审核筛选；录取学员报道时需在手机上对个人信息进行核实；以上三条措施确保了录入信息的准确性。

2.3 无纸化档案管理

整个流程均在线上完成，管理人员无须打印保存纸质档案，既节省了办公用纸，又利用信息化的优势，解决了传统模式下纸质档案难以整理、保存、查找的问题。

3 结 论

进修申请管理系统的应用利用信息化的优势打破了传统人工模式中的医院管理者与进修学员之间的信息藩篱，为双方提供了便利。然而系统功能停留在申请阶段，无法管理学员在院内的工作以及学习情况。针对这种情况，系统需要对功能进行以下扩展以满足新的应用场景下的需求：其一是与医院其他系统互联互通，例如OA系统以及评分考核模块，学员报到后，系统将学员信息推送到OA系统中并生成工号，方便学员在医院开展工作。学员完成院内考评后，将考评成绩导入到系统中，为进修生的结业管理以及临床科室进修工作的评估提供依据；其二是多维度、多形式的数据展示功能，目前系统的数据报表主要以Excel表格的形式导出展示，不够简洁、直观，对数据采用可视化技术处理，通过折线图、柱状图、饼状图等方式对数据进行展示，有利于管理者实时了解进修工作情况。

医院进修管理工作是医院教学工作的重要组成部分，系统的建设不能一蹴而就，只有根据实际工作中发现的问题，不断对系统进行优化和改进，才能建成一套适应自身需求并兼具自身特色的现代化医院信息化进修管理模式。