浅谈县级档案馆数字化建设中的问题及解决方案

文·冷向阳 张媛

随着社会经济的飞速发展，多数人已经习惯通过上网的方式去获取自己所需要的信息，实现信息共享成为档案行业迫在眉睫的任务。现全国正在推进智慧城市建设，档案馆也紧跟信息时代的发展步伐，逐渐实现一体化预约、办理业务，做到“掌上通”“码上查”等线上一条龙的利用服务。但就县级档案馆而言，信息在共享过程中依旧存在着很多阻碍，需要档案部门加以研究和解决。

一、县级档案馆数字化建设发展历程

随着国家、省、市档案局、馆对县级档案馆建设的推进，全国建成数字档案馆、智能档案馆的数量也在逐年递增，仅烟台市通过数字档案馆验收的就有两家，其余的县级馆也基本完成了数字化的扫描工作。

（一）标准规范发展历程

1999年我国出台档案著录规则，县级档案馆开始进行目录著录工作，某种程度上可以算是档案数字化的起步。当时的软件系统功能单一，对于查阅、统计等延伸功能没有展开研究，因此系统利用率较低、价值不大。2017年正式形成了纸质档案数字化规范，之后又陆续出台了录音录像、口述、缩微、OCR识别等数字化工作的规范，近年又出台了政务服务电子文件归档、档案数字服务外包工作等标准，档案领域逐渐形成了相对系统的档案数字化专业技术规范，数字档案馆建设逐步走向正轨。

（二）县级档案馆数字化历程

2013年，国家、省、市档案局正式开始推进数字档案馆建设，县级数字化档案馆建设也逐步启动。至2016～2017年，县级馆馆藏档案的扫描、加工工作基本结束，先进的档案馆已实现了数据挂接。此时，对照数字档案馆建设的细则进行研究对比，我们发现在政务系统这一模块中，县级档案馆确实不存在优势，因为当时县级还没有大规模的政务操作系统，若要求县级档案馆投入大量资金购买软件自己建设数字档案馆，无论从资金还是条件上都不现实，因此县级数字档案馆建设工作就暂缓下来。

二、县级档案馆数字化现状

（一）数字化档案质量不佳

2014年起，县级档案馆档案数字化前处理工作蓬勃开展，但由于受当时扫描技术、规范要求等限制，数字化成果现在来看质量并不高。比如，当时技术条件下扫描文件的分辨率仅为200DPI，该标准在现在看已经无法满足规范要求，而现有技术又无法对分辨率进行升级改造。因此，在目前县级数字档案馆建设中，这些质量不达标的数字化档案成了县级数字化档案馆建设中的鸡肋。

（二）数字化系统软件不统一

县级档案馆经济好发展快的地区资金充足，购置的数字系统软件相对先进，而经济基础薄弱的地区，在系统软件的投入上就谨慎得多，这就导致各地区软件不一致。比如莱山、莱州等地投入较大，购置的软件功能丰富，能够满足数字档案馆的功能要求。福山、芝罘等地早期购置的柯兰德、东森等系列软件，功能较为单一，无法实现预归档、线上接收、线上归档等功能，目前也没有搭载政务网实现与各单位的连接，即使将来可以升级端口实现对接，也难免会造成资源上的浪费，加大资金再申请的难度。

（三）陈旧的基础设施与数字档案馆不相融

数字档案馆将以数字形式进行档案管理，而陈旧的设施设备无法以数字形式融进档案管理中。比如老式温湿度计因无法与物联网连接，而不能进入档案环境监测管理系统；空调的使用只有单机版，无法通过温度检测进行恒温调控；老式的密集架需手摇动，无法根据数字定位自动运行等等。

（四）数字化服务公司监管不严

县级档案馆数字化起初，市场上可以进行档案整理、数字化加工的企业凤毛麟角、挑无可挑，在档案数字化加工服务上，县级档案馆只能摸着石头过河，无任何选择权。现如今，第三方服务公司、监理公司越来越多，选择的机会多了，对企业资质也要有更高的标准。但因县级档案馆懂数字化技术的人员缺乏，在甄别服务公司资质、信用、水平时能力不足，选用了一些专业人才不够、实践经验不足的档案服务公司，导致数字化后的档案质量不佳，影响了后期的数字化档案馆建设。

三、数字档案馆建设中存在问题的解决方案

（一）对数字化档案质量进行严格把控

一是把控数字化公司的选择。选择第三方服务公司时，既要仔细考察公司的实力、资质等，还要考察公司的成功案例以及相关档案馆的反馈信息。

二是把控数字化的指标。对数字化指标的衡量不能停留在当时的数字上，而要长远来看，只要数字化结束后，不马上进行数字档案馆的验收，那就应该将标准进行提高，如当时200DPI的标准，就可以适当提升至300DPI甚至400DPI。

三是把控数字化的验收。档案馆在进行数字化验收时，应当要求数字化公司进行前期校验，不仅在软件上进行比对，也要进行人工抽检。针对发现的问题可进行同类型的更改，发现一批改一批，提高工作效率。

（二）尽量保持软件配置上区域一致性

对县级档案馆来讲，购买数字化建设设备是一笔不小的开支。为便于未来数字档案馆的整合发展，同一区域内的县级档案馆起码在数字系统软件的配置上应相对统一，也可以与上级主管部门使用同一家的系统软件，或者至少可以开通接口，便于以后对数据进行有效对接和共享，也便于在数字档案馆建设上相互学习、取长补短、共同提升。

（三）加速改善与数字档案馆不相融的基础设施

对一些已经超过使用年限或存在安全隐患老旧的设施设备，应当摸底登记，交与相关单位进行固定资产报废处理，并及时清理库内的不合格设施设备。要加强与区委区政府沟通，加大资金的争取力度，对陈旧的设施设备进行及时更换、维护。在选购设施设备时，应当注意做好与软件公司的沟通，使设施设备能够在技术层面上达到与软件、系统的相融相通，为数字档案馆建设奠定物质基础。

（四）加强对服务加工公司的监管

县级档案馆要对数字档案馆建设有自己明确的整体规划和目标指向，配备或培养一批对档案数字化建设懂规则懂技术的人才，以便有能力按照标准考察档案服务公司的资质，对选用的档案服务的公司提出具体要求，形成严格的监管机制，促进整体档案服务质量的提升。

综上，县级数字档案馆建设是实现档案信息传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化、提供利用分层化的唯一途径和必然趋势，县级馆应铆足干劲，克服自身问题，高标准建成数字档案馆，实现传统档案向电子档案转型，实现传统档案管理向智慧档案管理升华，实现信息孤岛向信息共享的转变。