企业项目合同管理的财务信息化建设

史晓艳 中国化工信息中心有限公司

一、项目合同管理企业财务信息化建设的重要作用

(一)提升财务核算效率，提高财务核算准确度

在大数据、互联网的时代，企业处在变化复杂的经济市场环境中，需要处理的业务财务数据呈爆炸式增长。财政部发布了《企业会计准则第14号—收入》准则，要求境内企业最迟于2021年1月1日起开始施行新收入准则，新准则提出收入确认的“五步法模型”，从“识别合同”到“确认收入”，无不将合同条款的约定作为收入确认的重要考虑因素，因此，项目合同财务管理难度、复杂度、重要度大幅提升。建立项目合同管理财务信息化系统能有效弥补人力的不足，通过自动化、智能化、标准化管理提升财务核算效率，提高财务核算准确度。

(二)穿透业务财务管理，提升管理精细化水平

企业项目、合同管理作为比部门更细化的管理维度，贯穿于生产、销售、研发、库存、人力、财务等各个环节，可以说管理好每一个项目、每一个合同，就管理好了企业的经营业务。建立项目合同系统可实现对项目合同全过程管理，将战略目标、计划分解细化到单个项目合同管理上，将标准化、规范化的项目合同管理活动由管理层推广至业务基层，实现“一竿子到底”的穿透式管理模式，提升企业管理精细化水平。

(三)提高数据处理能力，辅助管理层分析决策

当前数字化背景下，管理层的决策越来越依靠财经大数据分析结果，对数据报告全面性、完整性、及时性、准确性更加关注。按照传统方法收集汇总、筛选整理、统计分析的数据报告，耗时长、时效性差、历史数据统计困难，已经不能满足管理层及时决策需求。企业建立项目合同管理信息化系统可以有效提升数据处理分析能力，利用大数据分析和挖掘技术提升对财务数据分析和处理的效率，为企业各项决策的制定提供科学、准确的数据报告。

(四)系统固化制度流程，降低企业财税风险

企业为了实现内控风险管理的需求，降低企业经营财税风险，会定期制定或修订相应的管理制度并对现有的流程梳理、分析、优化。为了巩固一个阶段的管理成果，需要对制度流程进行固化，而巩固最好的手段就是信息化。企业建立项目合同管理信息系统，相关的制度、流程、资源就按照以固化的软件系统运转和配置，从“人控”到“机控”降低企业财税风险。

二、项目合同管理企业财务信息化建设存在的问题

(一)企业信息化建设蓝图缺失、不明确、不清晰

有些企业的信息化建设顶层设计不明，企业信息化建设蓝图不明确、不清晰，表现出系统建设的随意性、盲目性，信息化建设缺乏系统性、全局性和前瞻性，没有时间表和路线图。信息系统建设各责任部门各自为政，建设多个彼此独立的系统或系统重复建设。

(二)项目合同管理与企业其他系统之间存在“信息孤岛”问题

有些企业的信息化建设未能统一设计、管理，新上线的项目合同管理系统的建设未能从全局考虑，项目合同管理系统与企业各系统之间彼此独立，主数据不统一、接口不畅，业务基础数据重复录入，信息不能共享与交互，“信息孤岛”问题严重。

(三)项目合同管理信息化建设与实际业务脱节

有些企业的项目合同管理信息化建设主要由IT技术人员主导，关注系统实现技术、产品功能、软件先进性和完备性，而常常忽略了“要解决什么问题？要提高那些方面的效率？要实现什么样的管理目标？”等最主要需求。在信息化建设初期，没有经过详细的业务需求调研，没有研究、分析项目合同管理问题的症结，只是用系统的处理逻辑和功能去生搬硬套企业的项目合同管理流程，把手工处理变为计算机处理，完全基于软件功能的实施，而不是基于流程优化、管理提升的实施，与实际业务严重脱节。

(四)项目合同管理信息化建设“重上线、轻运用”

有些企业项目合同管理信息化建设考虑成本和资源限制，比较重视快速实施和系统的上线运行，但不重视上线之后系统的运行、升级优化、数据管理，导致投入重金建设的系统要么被束之高阁、使用率底，要么系统运维不力、使用体验差，要么无人管理、数据混乱，这些问题都会给企业带来很大的经济损失，导致系统建设失败。

三、某企业项目合同平台财务信息化建设成功实施案例

(一)某企业项目合同平台财务信息化建设的背景

某企业是国内领先的信息咨询公司，经过几十年的发展已通过 OA系统的建设，实现了部分项目合同管理业务的信息化，如立项、合同文本的审核审批以及发票登记和往来款项的登记，有效支撑了公司经营业务的运转。

但企业合同缺乏全生命周期管控，合同管理只有前端的签订和审核，缺失后端对合同履约情况的管控，尤其不能统计真实应收账款情况；项目合同业务执行情况未知，无统一系统统计和监控项目合同执行情况；财务部门因无法获得合同执行数据，对收入的确认无法符合新收入准则核算要求；各事业部合同管理水平不一。

(二)某企业项目合同平台财务信息化建设的目标

项目合同管理平台是为财务人员进行后端合同履约情况的管控，强化对项目合同执行情况的管理，降低经营、财税、合规风险而打造的合同全生命周期管理系统。通过对项目合同数据的挖掘和分析，监控项目合同执行过程，真实反映企业的真实经营情况和财务情况，辅助管理决策，促进企业管理层、职能部门、各事业部项目合同管理业务的协同。

(三)某企业项目合同平台财务信息化建设的功能模块

1.项目管理：项目新增、项目列表、项目节点更新、项目执行情况展示；

2.合同管理：合同新增、合同列表、合同收付款节点预警、框架协议展示列表、合同执行情况展示；

3.报表管理：项目财务状态统计分析、项目实施进程展示、涵盖OA财务全流程数据报表导出、项目合同数据可视化报表导出、数据筛选；

8）沥青路面施工必须有施工组织设计，并保证合理的施工日期。不得在最高气温低于10℃以及雨天、路面潮湿的情况下施工。

4.系统管理：项目类型与节点配置、项目分级与级别从属配置、币种汇率(外币折算)配置；

5.预警管理：根据项目合同预警条件进行逐项检查，对时间/金额偏差进行提示和告警，包括：项目结束时间超期预警、项目节点超期提醒、项目收支情况提醒、合同收付款超期提醒、合同结束时间超期预警等；

6.主数据管理：用户管理、组织架构查询与基础信息查看，角色管理、客户管理；

7.接口管理：同OA系统进行财务与项目合同数据对接，调用UUM系统用户接口导入用户数据，对接事业部项目数据，合同附件传输对接。

图1 项目合同管理平台功能

(四)某企业项目合同平台财务信息化建设的价值分析

1.运用信息化平台标准嵌套制度、流程，对项目合同运营节点检查反馈，及时统计提示收付款项，规避合同重复付款和应收未收的资金风险、应付未付的法律风险，降低企业经营、财税风险。

2.项目合同系统充分整合OA系统、财务系统、业务系统资源，从合同起草、审批、履行到统计等环节，形成实时数据资源获取并同步多系统流程，形成数据联动提升企业项目合同管理工作效率。

3.通过项目合同管理平台大数据分析，实现基于平台的业务管理优化。通过对业务运营、收付款款、开具发票、外采资源等进程的监控和数据统计，实时管理项目合同进程，实现业务管理的优化。

5.促进企业管理层、职能部门、各事业部项目合同管理业务的协同，通过数据挖掘和分析，监控项目合同执行过程，辅助管理决策，打造管理层、部门层的多层面数据平台，实现项目合同宏微观资源共享。

四、项目合同管理财务信息化建设的对策建议

(一)建立信息化系统强化项目合同财务全生命周期管理，实现项目合同的闭环管理

1.建立信息化系统加强项目立项、合同签订的财务审核。财务人员从项目合同建立初期就参与管理，提出财税方面的建议：设计优化项目立项审核表、合同审核表，在项目立项时对项目可行性进行财务数据分析、项目盈利性测算，在合同签订时对合作单位资信情况进行审核、合同金额、结算条款、涉税条款等进行审核。运用信息化系统在此阶段能够提升效率，例如在项目立项审核时，参考历史同类项目的财务情况进行审核；在合同签订时将标准化合同嵌套至信息化系统内，直接生成合同审核表。

2.建立信息化系统加强项目合同执行履约过程的管理。通过企业销售系统、费控系统、采购系统、人工时系统、财务核算系统与项目合同系统进行实时交互，共享企业财经数据，结合业务工作进度进行项目合同管控，对阶段性收付款、收入成本确认等进行财务数据跟踪，设置业务和财务检查点及检查条件，对超期的情况进行预警，降低项目合同管理风险。

3.建立信息化系统加强项目合同关闭评价的管理。按照预算和计划的项目完成时间和条件，监督管理项目的关闭，核对检查需关闭项目财务情况，评价项目经济效益；按照合同约定和业务计划的合同完成时间和条件，监督管理合同的关闭，核对检查合同的财务条款是否都已执行完成。对严重超期的项目合同进行预警，提示相关业务和监管部门做进一步管理。

(二)设计服务企业战略的信息化建设蓝图，项目合同系统建设前期充分进行需求调研、后期持续优化系统，实现项目合同业务管理与财务管理的融合

1.企业信息化是为实现企业战略目标服务的，要进行企业信息化规划与建设，一定要明确企业的战略目标。企业信息化建设蓝图以企业的业务战略为顶点，搭建信息化建设的基本框架，描绘企业信息化建设门户、业务管理系统、数字化运营平台、办公、人事、财务及决策支持等系统架构。项目合同管理系统只是企业信息化建设的一部分，要符合企业总体战略目标和企业信息化建设蓝图设计建设方案。

2.项目合同管理信息化建设需要在前期对企业项目合同管理现状做详细的需求调研分析，得出合理的评估报告，找出问题症结所在，设计符合业务和财务管理要求的系统，必要时可进行业务流程再造。具体的调研方式可以通过资料收集、问卷调查、内外部面对面访谈等形式进行。

3.项目合同管理系统上线后，要持续关注系统使用情况，根据业务财务需求不断优化完善系统功能，及时核对系统内各类数据，保证系统数据准确性、完整性。根据系统统计分析结果进行企业业务管理与财务管理的沟通交流，促进企业管理水平的提升。

(三)打破“数据孤岛”，实现各系统的互联互通、数据共享，提升项目合同管理业务、财务数据价值，打造项目合同管理数据驾驶舱

1.项目合同管理信息化建设打破“数据孤岛”，要统一企业的主数据，对组织、人员、客商等数据进行统一，做到主数据的标准化；要秉承经济效益原则，与企业各系统做好数据接口，实现系统间互联互通、数据共享。

2.项目合同管理信息化建设要做好数据采集、汇总、分析，建好企业项目合同数据资源池，将实用、有用、要用、需管理的数据集中到数据资源池内，经过专业的财务分析，挖掘项目合同数据价值。

3.通过建设数据管理驾驶舱，将采集到的数据结合财务管理应用需求进行形象化、直观化和具体化的展示，提升财务管理水平，为决策制定提供准确、可靠的数据支撑。

(四)加强项目合同管理财务信息化制度、机构、人才建设，形成项目合同财务管理保障机制

1.建立完善项目合同管理财务信息化制度是保证工作规范有序开展的重要措施。财务信息化制度包括岗位责任制度、系统软硬件管理、系统数据信息管理、系统安全管理等。

2.设置专门机构或专门人员负责财务信息化工作，为信息化人才的发展营造良好的内外部环境，定期对财务信息化人员进行相关的培训，构建信息化人才建设梯队。

五、结语

在“互联网+”、大数据等科学技术不断发展的时代，企业应重视加强项目合同管理的财务信息化建设，充分发挥信息化技术高效、准确、共享优势，降低企业项目合同财务管理风险，赋能企业高效发展。■