电网企业电子会计档案管理研究

2022-09-24程华龙陈胡嵘汪全雨俞惠园

中国管理信息化 2022年12期

程华龙，陈胡嵘，汪全雨，俞惠园

（国网安徽省电力有限公司，合肥 230000）

0 引言

在大数据、云计算等先进技术逐渐被应用于电网企业的背景下，电网企业进一步变更和优化了原有工作模式。会计电子档案具有无纸化、存储便捷等优势，能降低电网企业财务管理成本，减少资源浪费，显著提升财务管理效率，将大量财务人员从烦琐工作中解脱出来，同时可实现信息资源共享。随着内外环境不断变化，电网企业面临的竞争愈发激烈，其只有充分提高财务管理水平，才能增强自身的核心竞争力，而会计电子档案管理对电网企业提升竞争力至关重要。电网企业的发展受多方面因素影响，其须积极实现会计档案电子化建设，提高企业电子化建设水平，以获得更好的发展。

1 电网企业中电子会计档案特征及其应用价值

1.1 电子会计档案的特征

电网企业要想实现财务管理电子化，必须做好电子会计档案管理，其能真实、完整呈现电网企业经济业务的资料，进一步优化原有资料存储的方式，提高资料信息存储效率和质量。电子会计档案自身特征体现在以下几方面。①环境依赖性较强。电子会计档案主要是以计算机、专业软件为基础，能促进会计档案管理模式的创新，其正式存储过程中对环境、温度等要求较高，环境依赖性较强。②安全与保密性要求高。电子会计档案最为典型特征是信息集中度较高，其对安全和保密要求较高，需企业基于会计数据安全存储、安全应用等要求，不断对其会计档案电子化系统、保密方式进行升级完善。

1.2 电网企业电子会计档案应用价值

随着电网企业不断发展，其财务管理资料和数据呈爆发式增长，加强电子会计档案管理成为必然，电网企业须充分结合实际情况，不断做好电子会计档案管理，为财务管理提供助力。电网企业电子会计档案应用价值体现在以下几方面。首先，节省电网企业管理成本。电网企业在开展财务管理工作过程中，应用电子会计档案管理模式仅需投入购买计算机、专业软件的资金，能节省大量人力、物力和财力，进一步降低电网企业实际管理成本，将更多资金投入其他工作。其次，节省财务人员的档案查找时间。电子会计档案管理符合电网企业发展要求，其能将会计档案进行合理分类存储，财务人员通过电子化搜索功能即可完成会计档案信息查找，保证查找的档案更具精准性，节省大量时间。最后，保证会计档案完整性和安全性。电子会计档案可将多种信息技术深层次融合，利用云存储方式来保存会计档案，减少外界因素对档案的影响，保证会计档案信息完整性和安全性。

2 电网企业电子会计档案管理存在的问题

电网企业电子会计档案管理作为一项长期性、综合性工作，需多个部门做好协调配合和支持，这样才能充分发挥电子会计档案优势，获得更好的管理成效。当前，电网企业内部相关会计信息爆发式增长，电子会计档案管理存在诸多问题，具体体现在以下几方面。

2.1 电子会计档案管理基础条件不佳

电网企业在电子会计档案实际管理中，需要多方面基础条件作支撑，以保证会计档案管理实现电子化、信息化。在当前电网企业电子会计档案管理中，其配套的基础设施不足，缺少相应的软硬件基础设施、局域网络，如计算机老旧、软件系统质量差，这一定程度上会影响会计档案电子化管理成效。

2.2 大数据技术应用水平低

当前，部分电网企业在会计档案电子化实际管理中，大数据技术应用水平较低，内部收集信息能力有限，有些档案仍以纸质版形式存在，若进行使用和登记保存耗损时间较长，影响会计档案电子化管理效率和质量，影响其内部信息管理规范化和标准化。

2.3 会计信息安全性难以保证

电网企业电子会计档案管理能有效提升财务管理效率及质量，但其也会带来一些风险和问题，其中最关键的是信息安全问题。信息安全是影响会计档案电子化管理的重要因素。随着信息技术高速发展，信息安全问题不断凸显，电网企业在电子化管理中容易受到网络攻击，这给电子化会计档案管理带来数据泄露、被盗取等风险，因此电子会计档案管理人员需要提高警惕性和能力来防范信息风险。

3 电网企业加强电子会计档案管理的策略

3.1 加强基础设施建设，确保实现会计档案电子化管理

电网企业要想实现电子化会计档案管理，必须要加强基础设施的建设，其中主要包含软硬件设施，企业须充分结合实际状况积极购置先进的硬软件设备，为电子化会计档案管理奠定基础。电网企业还要构造良好的电子化环境，为电子会计档案安全性提供保证。一方面，在建设机房过程中，须严格按照相关规范和要求进行建设，促使机房内部网络、硬软件设备均达标，确保其可靠性和安全性。另一方面，在服务器和档案存储器件上，电网企业应积极引入虚拟化技术，保证会计档案虚拟化管理，使档案使用更具便捷性和安全性。另外，电网企业要积极利用先进的技术构建完善的数据库，及时将相关档案信息做好存储，保证电子会计档案统一化管理。

3.2 建立电子会计档案管理系统

为保证内部电子会计档案高效应用，电网企业应建立电子会计档案管理系统，充分利用互联网技术，将业务部门准备移交的电子会计文件和其他数据信息动态化传输至电子会计档案系统。电子会计档案管理系统能动态化地将数据信息资料存储于数据库内，进而完成档案组卷、出入库及归档等工作，实现对电子会计档案的全过程管控。一方面，电子会计档案管理系统核心功能在于充分完成电子会计档案信息收集、汇总和利用等工作，该系统内部包含档案管理、安全管理等功能模块。电子会计档案管理系统能实现统一化管理，其将纸质原始凭证利用影像子系统进行扫描之后，再做好归档工作，将其传递至会计档案管理系统内部实现统一化管理。另一方面，其内部含有会计档案管理模块功能，可充分实现电子会计档案全生命周期管理，保证档案管理效率和质量。

3.3 注重档案分类整理，建立完善的检索体系

电网企业会计档案精细化分类管理十分重要，有助于管理明晰化，以及后续应用高效化，而且构建相应的检索体系是会计档案电子化管理的重要内容。高效的检索体系可使相关人员短时间内获取相关档案信息，能极大满足电网企业建设中对数据的需求，为电网企业良好发展提供有效支撑和保障。电网企业在会计档案电子化管理中，要将档案进行分类，应按照不同基准，保证档案分类、管理实现一体化，促使档案管理更具规范性，为实现档案电子化建设奠定基础。电网企业应对档案实际数量、状态等基本情况进行全方位记录，并将档案进行专题分类和记录。由于档案分类方式较多，电网企业须结合实体档案信息，依照时间、区域等做好分类整理，根据会计人员使用档案的实际情况和习惯，增设完善的分类检索图，同时为保证后续同种档案资料的添加，应适当存留相应的空间。此外，档案分类管理应满足相关规范和要求，保证电子会计档案收集、存储等环节符合要求，以提升档案数据利用率。会计档案电子化管理过程中，为保障后续查询的高效性和便捷性，电网企业应增设相应的档案属性模块，促使管理更具规范性。

3.4 做好会计档案的扫描和存储工作

当前，电网企业会计档案电子化管理处理过程中涉及多个处理环节。首先，在会计档案正式录入管理系统之前，须及时做好档案扫描处理工作，利用专业的工具并根据我国相关档案数字化加工规定开展扫描工作，如针对老旧资料可利用扫描仪进行扫描。其次，做好电子会计档案存储媒介的选取。电网企业应充分结合实际状况选取存储媒介，要使用专项工具进行存储，这样可进一步延长电子档案使用周期，且能保障内部数据信息的可靠性和安全性。

3.5 加强电子会计档案安全管理

3.5.1 完善会计档案电子化管理制度及标准

完善的会计档案电子化管理制度能为各项工作落实提供保障，因此电网企业须充分结合实际状况不断优化、完善相关标准，并制定监督制度来保障该制度和标准的实施，促使电子会计档案管理更具规范性、标准性。电网企业应根据档案管理部门状况，将其岗位职责划分明晰，并实行责任制，完善档案整理、移交、统计等流程和保密制度，充分利用制度来约束相关人员的行为，减少人为操作引发的信息安全问题。首先，建立完善的档案信息共享机制。积极利用先进的技术，打造新的信息管理平台，建立完善的档案信息共享机制，为相关人员应用档案提供便利，同时保障档案信息使用过程中的安全性。其次，建立完善的档案管理制度。基于会计资料档案基本管理要求，建立完善的档案管理制度，相关人员严格依照相关要求开展管理工作，保证各环节工作规范化、标准化，提高电子会计档案管理水平。

3.5.2 制定完善的电子会计档案安全管理防护措施

在电子会计档案管理过程中，电网企业要制定完善的电子会计档案安全管理防护措施，积极进行设备升级，完善安全管理制度，保障会计档案数据信息从初期收集到最终存储各环节的可靠性、安全性。另外，电网企业可使用先进的技术构建电子会计档案安全防护模型，用于判定电子档案是否被修改，并在第一时间标识相应的修改部分，保证电子会计档案信息可靠安全。

3.5.3 增强电子会计档案管理人员保密意识

在电子会计档案管理过程中，管理人员素养直接关系到管理成效。当前，电网企业档案管理人员长期对会计档案缺少保密意识，因此企业须积极明确管理人员专业素养的薄弱点，有计划、有针对性地开展相关培训工作，注重提升档案管理人员道德素养，使其不断增强自身素质和保密意识，严格按照相关要求开展各项工作。具体来说，电网企业可根据档案管理人员实际情况，采用多元化的培训方式，增强人员的数据安全意识和保密意识，使其认识到档案信息泄露的严重性，在工作中确保电子会计档案的信息安全。

3.5.4 设置网络访问权限

随着互联网和各类先进技术不断普及、推广及使用，电子会计档案安全性须得到足够的重视，电网企业须将安全防护重点放在网络布设方面，设置网络访问权限，保障档案信息安全。电网企业可根据内部员工的岗位职责，给予其相应的访问权限，其登录过程中需输入账户和密码，且保证访问人员只能进入可访问的区域，以此增强档案信息的安全性。另外，积极做好网络连接访问控制，应对服务器登录用户进行控制，精准辨识非法用户，并确保网络专网专用，减少外界干扰。为从根本上避免病毒等干扰，电网企业须做好动态化监控，及时进行病毒查杀和设置防火墙，定期做好系统升级，防止档案数据信息出现泄漏。为增强电子会计档案安全性，电网企业应及时做好备份工作。