基于互联网技术的智慧会议系统构建思考与应用探索

刘鸿鹍 何思源 李文奎

内蒙古中电物流路港有限责任公司赤峰铁路分公司，内蒙古 赤峰 024050

0 引言

在信息科技飞速发展的时代，从高质量、可持续发展的角度来说，企业竞争力不仅表现为规模体量与经济效益，更体现在管理创新、科技应用、信息化建设等科技创新能力和应用水平方面。融合现代信息科技创新应用，提高信息化管理水平，是有效提升企业效率和核心竞争力的重要手段。因此，企业根据当前信息化管理工作中存在的问题和不足，探索符合自身信息化建设的措施和路径，并加以实践。

本文以内蒙古中电物流路港有限责任公司赤峰铁路分公司为例，对大中型现代国有企业的办公管理信息化的现状进行了全面深入的调查研究，梳理分析了当前信息化建设所处的阶段和需求，阐明了在新冠肺炎疫情常态化和移动互联网高速发展的新形势下，传统的会议管理模式已不能有效支撑和促进公司各项工作和业务的进一步发展。针对该公司管理信息化建设的现状和管理需求，以精简会议成本、优化会议流程、提高会议质量与效率、增强会议专业性与灵活性、提升会后决策部署有效督查落实等为目标，通过深入了解互联网、物联网、移动通信等技术应用现状，探索性地提出了新型智慧会议系统的具体需求、功能构思和特点表征。

1 传统会议管理模式存在的问题

公司的正常运转需要在一定的组织架构和领导下将工作要求层层下达直到落实，大小不同、内容各异的活动往往需要以会议的形式进行协调安排。举办会议是办公室的核心管理业务，是现代企业管理的重要手段，是统一思想、协调矛盾、集思广益、安排部署工作的重要形式。随着我国经济的高速发展，各类企业业务活动也越来越丰富和多元，新冠肺炎疫情发生以来，各种会议活动尤其是线上会议的需求越来越强烈，会议数量和规模极速上升，在企业运转和办公室管理工作中占据举足轻重的地位，与基于互联网技术的线上智慧会议相比，传统的会议管理模式存在以下几个方面的问题和不足。

（1）会议前期准备工作量大。传统会议一般采用人工通知的方式，通过公告、QQ群、微信群、电话、短信等方式通知参会领导和人员，如果参会人数太多，工作量会非常大，并且不能确保是否准确传达到每一个人。在每次会议准备阶段，都需要将会议材料打印并制定成册，材料准备环节多且过程繁杂，既增加了会议的工作量，又浪费了大量的纸张，产生了大量会议垃圾。

（2）资料信息保密性差。会议资料在印制过程中，需要经过打印、校对、复印、装订、分发、收回、废弃（销毁）等全生命周期，对于重大事项决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用等保密性较强的“三重一大”类议题资料，传统会议由于纸质材料的使用和经手环节多，使得保密性较低。

（3）灵活便利性差。传统会议灵活性差体现在3个方面：一是会前临时调整烦琐，会议活动由于需要预先安排，在正式召开前，往往会有一定的变化和调整，在遇到会议时间、会议地点、参会人员变化调整时，需要会务人员技术调整并通知到每位与会人员，通知过程较为烦琐、容易出现通知不到位的纰漏；二是会议进行期间新增议题灵活性差，会议临时增加讨论议程和事项，传统会议中会议材料的临时分发会令工作人员手忙脚乱，会议参与人员不能及时了解议题更新和相关补充材料，导致会议效率和质量降低；三是涉及会议表决投票等环节，传统会议选票分发、回收、统计等工作烦琐，投票结果滞后延时。

（4）会议材料不便保管查阅，会议决策难以持续跟踪。传统会议相关纸质材料和信息整理归档工作琐碎复杂，需要占用一定空间长期保存，存在相关文件分布零散、需定期防霉防潮，以及查阅统计费事耗力、精确度低等问题；其次传统会议相关纪要材料管理粗放，会议决策事项的落实情况难以查询统计，执行进展难以全面追踪核查。

2 智慧会议系统整体功能需求与构思

会议规模的持续增长、会议形式的丰富多样，使得传统会议方式越来越难以满足大型现代化企业对会议的需求，传统会议和节奏快速的工作需求之间的矛盾愈加凸显。随着互联网技术、移动通信技术、云计算技术的不断发展和有效应用，基于现代信息技术和人工智能的智慧会议系统逐渐在不同领域得到了应用。本文基于内蒙古中电物流路港有限责任公司赤峰铁路分公司管理现状、核心业务发展和各种会议需求，提出了符合该公司的智慧会议系统建设的思考和设想。

会议是有组织、有领导、有目的的议事活动。它在限定的时间和地点按照一定的程序进行，一般包括议论、决定、行动3个要素。基于主要会议的基本流程和程序，智慧会议系统应该根据需要满足会前筹备策划、会中管理服务、会后跟进督办等3个会议过程的功能需求。会前筹备策划模块需要具有会议室管理、会议计划与预约、会议通知等功能；会中管理服务模块需要具有会议报名、自动签到、会务信息推送等功能；会后跟进督办模块需要具有会后材料汇总、纪要推送、会议决策督办等功能，各功能模块如图1所示。

图1 智慧会议系统各模块功能架构

2.1 会前筹备策划模块功能

2.1.1 会场信息维护

系统管理员对本公司可调度的会议场地和资源，对每个会议室的地点、环境条件、空间面积、电气设备、会议桌椅摆放布局、可容纳参会人数等资源条件信息进行统计，将信息录入此模块的输入界面并维护，为会议举办者根据会议需求选择合适的会议室提供数据和信息参考。

2.1.2 会议计划

系统管理员可以根据本公司和各部门年度、季度、月度工作计划，将会议计划提前录入系统，以减少会议筹划与工作计划的冲突，并及时准确了解各部门待开、未开、已开会议情况。

2.1.3 会议预约

会议主办部门根据会议方案和会议主题，在系统中选取会议形式、参会人群、会议时间等选项或关键词，系统自动匹配推荐符合条件的会议室，精准快速地完成会议场地的预订。

2.1.4 会议通知发送

系统可基于预约会议时输入的会议主题、会议形式、参会人员等信息，自动推荐合适的通知模板，在通知模板基础上输入主要议程、联系人等其他会议通知要素信息，快速形成会议通知。通知可通过邮件、短信、微信、OA系统等方式进行群发，或通过导入参会人员联系方式，点对点重点通知提醒重要与会人员。同时会议通知模块应该具有会议消息提醒功能，可以根据需求设置提前一天、会议前若干分钟等，及时提醒与会人员参会。

2.2 会中管理服务模块功能

2.2.1 会议报名回执

参会人员接到会议通知后，可通过PC客户端、OA系统进行报名，也可以通过手机APP、微信小程序或手机扫描二维码等多种方式进行会议报名和参会确认，系统自动统计会议通知已读人数和报名人数。

2.2.2 电子自动签到

系统需要具备电子自动签到功能，管理人员可以设置会场指定范围内与会人员基于手机定位位置签到（通过手机APP签到）、微信扫码签到、人脸识别签到、后台标记签到等功能。

2.2.3 住宿信息管理

系统通过读取报名回执内容，汇总分析参会人员的住宿信息需求，包括是否入住、住宿天数、房间号、离会时间等信息，为会务组开展客房预订、餐饮安排、车辆接送等工作安排提供信息参考。

2.2.4 交通保障管理

工作人员通过此模块录入会务保障车辆车牌、驾驶员、座位数等信息，维护参会人员的车辆接待信息，并通过系统实时掌握车辆的运行信息，智能安排统一调度会务车辆，以达到车辆资源利用的最大化。

2.2.5 会议现场管理

参会人员可通过此功能查看会议议程、会议进展、会议材料等信息内容；参会领导、嘉宾等还可通过此模块进行会务沟通、呼叫工作人员、现场找人等。同时该模块需要具有电子投票、民主测评、现场调研、方案评审等功能。

2.2.6 餐饮服务管理

会议工作人员通过此模块汇总会议期间与会人员就餐信息和需求，如就餐人数、就餐形式（桌餐、自助）、餐饮个性化需求等信息，便于及时通知餐厅提前准备餐饮餐品，并能够做到在每餐开始前将用餐地点、时间等通知提前发送至每位参会者。

2.3 会后跟进模块功能

2.3.1 信息整理

通过多种终端应用配合，实现会议设备、会议相关资料等资源统一管理与信息整合，还可以实现资料共享、任务派发、成果沉淀、会议数据统计、会议视频自动录制、会议发言讲话文本生成等多项功能，方便因故未实时参会人员会后了解会议内容和要求。

2.3.2 纪要自动生成与推送

可基于人工智能、语音语义自动识别技术，支持会议纪要快速生成，第一时间推送给相关参会人员查看，对接相关任务与工作。对于工作部署类会议，该模块能生成可追踪任务流程、工作要求和时间表，便于会后各部门迅速执行，有利于督导验收部门按照时间节点验收工作进展和成果。对于极其重大的决议，快速生成公文，有效传达会议精神。

2.3.3 会议决策督办

可以根据会议纪要将任务分给各部门及具体负责人，相关责任人分派任务，明确具体责任人、完成截止时间等。被分配到任务的人员可以在“任务管理”中随时查看自己的任务及执行状态。相关督办人也可以在“督办管理”中进行督办，达到督办在线跟进、会后工作高效执行的效果，提升会议质量和工作效率。

3 智慧会议系统特点表征

现代大型企业的智慧会议系统应该充分满足企业各项业务活动和工作的需求，合理应用当前较为成熟的互联网、5G通信、云计算、人工智能等新技术，无缝融合企业已有的相关信息化平台。该系统需具备以下特点。

3.1 适应各种不同类型的会议

智慧会议系统应能根据会议内容和形式的需求，灵活提供多种解决方案。应能在平台上选择和组织召开不同类型的会议：既可以是内部常规会议，也可以是对外开放会议；既可以是线上线下结合会议，也可以是纯网络会议；既可以是紧凑型限时集中会议，也可以是松散自由随意型会议；既可以是传统型规范会议，也可以是网络创新型会议。

3.2 支持会议办理的深度专业化与灵活性

智慧会议系统需要基于大量参会与办会的经历与案例，充分利用大数据技术、人工智能技术反复优化与提炼，从会议方案策划、会议筹备，到现场管理、参会细节，再到会议落实、历史查询，力争做到全面、专业、精准，通过知识呈现、流程引导、模板示范让会议管理者达到“新手易上手、老手更专业”的效果。

3.3 会议全程网络化、数字化

充分发挥网络的作用，从会议计划到方案审批，从会议筹备到现场开会，从会议结束到会后落实督办，充分利用网络通信、移动通信、数据统计、智能分析等各种信息技术手段，通过互联网、物联网有效连接，使会议在网络的支撑和智能终端的控制下，实现对会议的无纸化、数字化管理，让会议更有效率、更有效果。

3.4 提升办会、参会人员信息应用与处理能力

智慧会议系统需要关联一切与会议相关的资源、数据、项目进展、管理、审批，按需求添加相关技术和第三方应用。智慧会议系统还需要具有电子投票、电子签到、会务通知、呼叫服务以及阅读审批等会务功能，让会议数据流转、任务执行更高效，从而扩展参会人员获取信息途径，增强相关人员信息处理能力以及应对不确定突发问题的能力。

3.5 支持全终端、多系统运行

智慧会议系统需要做到支持手机、电脑、PAD平板、会议设备等全终端的集成互通，能够打通PC客户端、手机APP、Web浏览器、H5等不同软件平台，做到让会议管理者、会议人员根据工作需要、信息化条件差异，灵活自由地选择会议设备和软件平台，随时随地参与会议。

3.6 贯穿各种不同网络应用

智慧会议系统能够基于外网与内网，开展离线保密会议与在线互动会议，提供本公司职工与服务对象、内部机构与外部组织、本平台用户与同类平台用户、本平台与第三方平台的互联互通解决方案，做到用户协同、数据协同、应用协同，保证组织之间、人会之间、会文之间、会事之间全面互联互通。

4 结语

纵观人类社会发展历程，国家之间的竞争本质上是科学技术的较量，任何国家都无力阻止科技创新所引发的社会变革。科技创新是增强经济竞争力的关键，对国家战略能力的提升和长久的发展具有极大的推动作用。在信息科技飞速发展的时代，企业唯有坚持科技创新和科技应用，才能充满生机活力、高效运转，才能跟上时代的步伐、进入快速发展的轨道。

随着云计算与人工智能等技术的发展，移动终端更加集成且智能，智慧会议系统也随之逐渐兴起，成为企业会议系统的优先选择。智慧会议系统充分利用现代互联网、移动通信、大数据、云计算等新技术，对会议资源管理、会前筹备、会务落实、现场组织、参会服务、会后管理、分析汇总、任务督办的全流程进行技术实现和支撑，实现全功能的组织、管理与服务。智慧会议系统有效地丰富和拓展了传统会议的功能，相信其在支撑起企业会议管理运行的基础上，能够实现会议的提质增效，提高企业整体效益，拓展核心业务活动，提升企业竞争力，最终实现企业的长期高质量发展。