提升秘书口才的策略

文/湖南科技学院文法学院 陈源

秘书口才，指的是秘书所具备的口头表达的才能。当秘书掌握运用口语贴切地表达自己的思想情感的能力时，可以综合反映出秘书的智慧、能力和素养。口才是思想的衣服，能完全表现出一个人的性质品格。秘书这个角色恰恰是在工作中需要与不同的人打交道的，比如客户、领导、同事等等。秘书和各种各样的人接触时所表现出来的口才能力，是很容易被人估定其能力价值的。如果秘书人员说话轻浮，容易被他人认为行为草率，所以秘书人员需要具备良好的口才能力，才可以获得别人的好感和信任。

一、秘书口才运用存在的问题及成因

（一）缺乏调研思考，进言献策方面知易行难。秘书如何进言献策，一直是值得深入探讨和反复总结的话题。秘书在工作中容易染上形式主义的恶习，比如习惯用一些现成的套话来代替自己的语言，说话时没有思想，只把一些流行的名词代入，谈吐之间没有严谨的逻辑。如果秘书不能坚持学习创新，每次作汇报开头是“形势一片大好”，然后就是万变不离其宗的套话，结尾再来一句“争取进步”“再接再厉”之类的话，不能让领导接收到切实生动的内容，更没有独特新鲜的亮点，使人感到单调死板。在现实生活中，这种现象不少，有时并非因为秘书不愿思考，主要的原因大体有两条：一是特殊的政治环境造成不正常的局面，一些机关单位的秘书认为说话也要照套才保险。这样就容易人云亦云，丧失自己独立思考的能力；二是因为秘书对领导传达下来的话没有很好地理解，更没有认真思考，把独特的语言作为自己追求的目标，于是秘书在工作中就会出现成堆成串地套用现成的话。长此以往，秘书的工作能力也会僵化、麻木，不能激发对工作的热情和创造力，更难以从教条的束缚下解放出来。事实上，同一内容的事物，可以用不同的语言形式来表达。如果秘书总是只有几句现成话，没有经过调研更没有思考和创新，难以让领导真正接受秘书的建议。

（二）专业水平不足，措辞使用方面词不达意。日常工作中，我们经常会听到“说话办事不准确、没有条理性”等诸如此类的批评意见。倘若秘书说话不辨词义、胡乱用词，只能使人觉得文理不通，废话连篇。还有的秘书用语喜欢过分雕琢，哗众取宠，喜欢华丽词藻的堆砌，牵强附会的引证和过分进行雕琢粉饰，结果讲起来油腔滑调。要想纠正以上毛病，必须加强遣词造句能力的培养，多读多看，提高表达能力。并且秘书工作用语要少用口头禅，如果秘书知识少，语汇贫乏，老是用某些词语，把口头禅当成习惯用语在正式的工作场合中不慎说出来，则会影响到自己的专业形象。

（三）角色定位不清，表态决策方面过度越位。因为有的秘书具备优异的口才，所以在工作中容易居功自傲，也更加容易在角色定位上犯糊涂。在这其中，责任心缺失和职业道德水准不高是其主要原因，在一些场合中，秘书是需要替领导去表态的，但前提要一切以领导意见为主，不可以自己随意揣测，比如在一些开业庆典时，领导还没有发言，作为秘书就先开始讲话，无疑是喧宾夺主，很大几率会引起领导的不满。并且秘书这种越位表达难以挽回在领导心中的形象定位，因此秘书表达场合越位问题要注意。

（四）语言组织不当，沟通交流方面生硬死板。秘书运用口才时，有一点重要的就是切忌陈词滥调、晦涩难懂。有的秘书在安排工作或者接待时，如果面对非专业的人员说出其难听懂的术语，或者故作高深，文白夹杂，这样的沟通只会影响双方的交流效果。倘若秘书说话时逻辑前后不恰当不严密，容易造成颠三倒四、语言支离破碎的问题。秘书作为专业人员与他人交流时，应在语义上下贯通、词句承前启后的基础上，注意逻辑推理正确规范使用的情况。

二、提升秘书口才的策略

从某种意义上来说，秘书的口才艺术是一种深层的文化积累，口才的提高靠的是知识的“厚积薄发”。这就好像倒水一样，如果水壶里只有半杯水，不可能倒出一满杯来。正因为这样，口才的提高需要一个过程，这个过程可能需要经过一段较长的时间。只有不断地从书本上吸收知识，在生活中增长阅历和见识，坚持不懈地练习，秘书的口才水平才能逐步提高。同时，秘书口才能力的提高，既依赖于日常工作中的主观努力，也需要一定的客观条件。从主观上说，既然选择了秘书这条职业道路，从一开始就要树立成功的信心，经常练习，注重表达，不放过任何一次练习的机会。同时，要强化语音能力和准确组织语言能力的训练。从客观上说，要学会为自己创造良好的语言环境，遵循口才训练的程序，提供适宜口语训练的场合。但无论从哪种意义上说，提高口语表达能力的最根本途径都是“积累”“多练”。事实上，如果全部依赖知识积累来提高口才，的确是件很困难的事，如果找到了科学的训练方法，就能取得事半功倍的效果，大大缩短口才提高的过程。下面是行之有效的秘书口才训练方法：

（一）培养秘书灵活缜密的思维。1.进行思维训练法。秘书思维的广度可以决定秘书专业视野和成败，秘书思维的拓展可以让秘书口才更具表现力，也可以使秘书形成一个良好的思维模式。秘书工作中时常会面对突发的或尴尬的场面，秘书需要反应快速，拥有应对自如的能力，因此训练秘书思维的逻辑性和应变性是很重要的，主要可以通过坚持观看辩论比赛和与他人主动交流，面对不同的、新奇的观点去整合分析，重塑自己的思考能力，最后进行实践。塑造秘书的逆向思维也是帮助秘书更好开展工作的重点内容，秘书在思考的时候需要能够打破常规，在领导已经布置的工作中发现新的问题或答案，向领导反馈时需要具有个性和深度的表达，才能展现秘书的专业素养。大部分秘书在担任领导的助手角色时，能够按领导要求循规蹈矩完成工作任务，但如果想把自己的工作做得出彩，实现自己的价值，在辅助领导决策时，运用逆向思维，全面思考问题，从事物的反面考虑，看到领导决策的英明之中也有不当之处，只有这样才能补充、完善领导的决策，真正发挥助手的作用。2.模拟职业情景法。模拟训练是可以飞速见效的一种方法，因为在实战训练时才会发现实际行动会比预想的要困难一些，但可以更好的起到锻炼口才的作用。秘书在职业情景中，可能会接待刁钻的客人，对方的话语和行动都是难以预料的，面对这种情况，只有在和他人一起模拟职业情景中才能检验和提高口才水平。在模拟训练时，秘书的一言一行都要像面对真实工作服务对象一样，力求做到随机灵活。如果在模拟中发现哪方面的表达有不完善的地方，可以及时进行调整，并反复练习。比如有的秘书很擅长做工作汇报，拥有独特的工作技巧，在与上下级沟通中让人感到有距离感，这时秘书需要学习模拟在日常工作中与他人沟通的话术和技巧。只有不断提升自己各方面的口才技巧，秘书在真正身处工作环境中时，才不会出现难以补救的错误。并且模拟情景法是一种锻炼讲演才能的好方法，古今中外的口才大师们都曾运用过这种方法。

（二）储备广博丰富的口才知识。1.注重思想政策学习。秘书理论修养的获得和深化是和学习哲学、学习当代思想政策分不开的，这些理论给人提供了认识世界和改造世界的基本的世界观和方法论。秘书在工作中需要协调处理各方关系，要和各种各样的人打交道，要八面玲珑、面面俱到，更要努力争取和维持专业工作者在能力和身份上的高标准。比如秘书在企业任职时，一项非常重要的工作内容叫做公关，无论是在日常工作中的交流，还是业余时间的交往表达，秘书需要注重与上下级之间、同事之间、客户之间建立好良好的关系，因此秘书必须掌握并不断学习一定的社会学和公关学知识，只有充分认识到人和人关系的重要性，懂得如何与人建立积极和良性的沟通交流关系，才能在与他人的交往中正确运用储备知识，运用合乎分寸、大方得体的语言，从而构筑良好的人际和工作环境。2.运用知识积累法。秘书口才提升的基石是积累知识。即积聚足够的口才内容，语言是以生活经验为内容的，因此，作为秘书，对于在工作中和生活中的所见所闻，都要留心观察思考，发现事物的内在本质及其发展的过程。如果只关注于眼下所看到的，不去进行深入思考和探索，长此以往，秘书表达方面就会出现瓶颈，难以进步。在网络发达的时代，非常多有意义的知识是可以共享学习的，在接收外界媒体传达的信息时，秘书可以把每天看到的好文章进行收藏或者转载，把与自己工作相关的知识进行筛选阅读并系统整理。在与领导或者同事交谈或听演讲时，学习他们优秀的表达方式和技巧，持之以恒地坚持，这样秘书口才所储备的内容就会日积月累丰富起来，口才运用能力也会得到很大层次的提升。长此以往，秘书在工作中可以出口成章，与他人交流沟通时有条有理，所表达的思想内容也会随之丰富。秘书需要做一个方方面面的有心人，注重知识的积累运用。秘书在提高口才运用能力的同时，会具备更长远更敏锐的格局，从而进一步提升专业方面的整体素质。

（三）把握秘书上传下达的分寸。1.认清身份职责。作为秘书，有时候说的话代表着领导的想法，因此秘书讲话前需要整理一下自己说话的要点，这样才不至于说话像一盘散沙，让人抓不住头绪。有时候多说多错，不要把心思用在所谓华丽的辞藻的罗列上，重点不在词语声音，而是应该集中在于说话的内容和思路上，秘书的说话风格有时会被人连带认为是领导的行事风格，因此秘书更要谨言慎行。2.注意时间场合。秘书专业人员的口才表达是秘书职业技能的一种，这种能力也是在一定的工作环境下进行的。无论是说者还是听者，处在这样的特殊环境之中，必然受到这一环境的制约。比如在接待重要客户和安排公司内部会务工作时，秘书所面对的对象不同，也需要运用不同的话语和表达技巧。在特定的场合中，秘书口才要因地制宜才能发挥适当的效果。因此，秘书在表达时应当注意场合的时间氛围。比如在从事正式的公务活动的场合，通常秘书人员说话要斟酌字句、准确规范，在非正式场合，秘书可以用平易、通俗的话语。当然，无论是正式场合还是非正式场合，说话的逻辑性非常重要，要让人一听就明白，“突出重点，确保扣题……提倡长话短说，反对套话废话”，给人清晰明了、思维敏捷的好印象。

（四）掌握出口成章的口才技巧。1.表达要言之有物。秘书表达要有内涵，不能只说大话套话。比如秘书和领导出差去广告公司拜访，首先可以不表明合作的主要目的，而是先和对方通过巧妙的谈话尽量把广告对于商业的重要和其运用的方法说出，用实际的话语引起对方的兴趣，达到自己的目的。2.现场实践锻炼法。当秘书有机会去和陌生人相识时，就要抓住机会锻炼自己。因为在与陌生人的聊天中，需要比和老朋友谈话时更加留心，因为对另一方不甚了解，所以不得不重视专注任何可能得到信息的线索。与之交谈的对方的声调、眼神、对方开口时最初的几句话以及他和别人谈话的态度，这些细节性的东西，都包含着帮助认识他的有效线索，而掌握了更多的认识对方的有效线索，则无疑会增强与对方交谈的勇气，并使得谈话圆满成功。这一方法能够有效提高秘书的口才。

（五）树立亲切友好的口才形象。1.采取态势训练法。在秘书口才中，辅助语言是重要的一环，如果运用得当，举手投足就能传情达意，为语言的表达产生锦上添花的效果。秘书的态势技巧包括容貌、仪表、服饰等等，这一些虽然是外在因素，但是在某种程度上也反映着秘书的文化素养和审美，所以秘书应该善于利用仪容来为自己的口才表达服务。2.培养礼仪训练法。语言表达的外在形式是秘书提升口才能力值得注意的一点，在表达时显露于外、可以被他人观察到的语气、表情、眼神以及任何形体动作都可以展示出一个秘书的形象素养，所以秘书礼仪是秘书必修的一门专业课。在与不同习俗的人交往时，秘书必须提前了解人们的习惯和禁忌事项，掌握基本的礼仪知识。秘书如果只会使用机械刻板的语言或是举止生硬木讷，自然难以让他人产生结交的兴趣。秘书掌握礼仪知识的学习方式有参加专业讲座和一对一实践，在实践中学习基本的接待礼仪，介绍他人的礼节以及工作电话用语等等，坚持服务导向，了解各种礼仪后，在口头表达中恰当运用。秘书在表达时结合顺畅的语言、得体的礼仪和亲和的气质，才能展现出最好的口才。显然，一个懂礼有礼的秘书更受人欢迎。