办公室秘书公文写作能力提升研究

文/永安市人民政府办公室 李荣华

在市场经济体制变革背景下，开展相关业务时承受的压力不断增加。此时，作为重要的职能部门，办公室需要不断优化工作流程、工作模式，辅助领导做好管理决策工作。办公室秘书必须端正个人思想，处理好所负责的各项工作，同时要加强学习，不断提升自身的公文写作能力，确保所传递的信息准确无误，从而为单位的健康发展奠定良好的基础。

一、办公室公文写作概述

（一）类型。公文是一种具有法律效应的书面指令，也可以说是行政命令，一般是由组织机构发布的，主要目的是传递管理层的各种命令，促使相关业务有序开展。从实际来看，公文主要可分为三大类：一是党政机关发布的书面命令，二是单位发布的指令，三是单位使用的书面通知。

（二）要求。1.材料应当真实有价值。在拟写公文之前，应当围绕主题搜集相关的资料，然后据此谋篇布局，确保公文主旨明确、内容完整。在搜集资料时，必须坚持真实、有价值的理念，即公文的内容必须绝对真实和客观，不能刻意描绘人物的心理和主观感受，且选用的材料应当具有一定典型性和价值性，可以更加直观地反映事物本质，同时为公文主旨服务，以保证公文内容的准确性，使之发挥应有的作用。2.主旨必须正确、鲜明。公文的立意应当是正确的，且观点必须鲜明，即公文主旨应当符合马克思主义基本原则，符合社会主义核心价值观，要与客观事实相吻合，避免夸大事实，所表达的观点也要让人一目了然，以便更加迅速地传递信息，凸显公文的价值。3.结构应当合理、完整。在拟写公文时，应当关注组织和构造，依托主旨合理地排布材料，并进行表达，从而形成有机的整体。首先，要围绕公文主旨确定布局，理清写作的顺序和材料的排布方式，合理划分段落和层次；其次，要根据需求确定公文的体式，按照特定的结构来布局，使得内容与形式保持一致，共同展现公文主旨；再者，应当将公文中的要素写完整，即标题、主送机关、正文、发文机关和发文日期等，且要保证结构连贯，使得公文顺利合理、思路畅通，并体现两点论原则。4.用语应当准确、精炼。写作公文时，所用语言要准确，既要符合客观事实，也要有理有据地表达和分析，且使用的语句应当符合当下的语法规范，确保逻辑合理、语意流畅。另外，公文语言要足够精炼，即围绕特定主旨简明扼要地表达，通过认真推敲保留必要的文字、删减多余字句，还要保证表述语言朴实易懂，避免故弄玄虚和堆砌辞藻。

（三）变化。1.写作工具。随着时代的发展与进步，网络信息技术及其产物得到了广泛应用，拟写公文时不仅可以依托手机和电脑快速获取各种信息，也可以搜集到各种公文写作模板，通过参考迅速创造出所需的文章。一方面，写作工具的变化降低了公文写作难度、提升了材料搜集效率；另一方面，新型的工具会制约办公室秘书的思维，即海量的资源中常常会掺杂各种虚假信息，稍有不慎就会导致写作出现问题，且有些秘书会钻科技的“空子”，直接下载网络上的公文，然后稍加修改就进行发布，十分不利于工作质量的提升。2.写作环境。当前社会越发开放，人们的审美能力也在不断提升，那么在写作公文时，办公室秘书应当及时优化个人的思路，在保证公文质量的基础上，根据大众的审美观点对公文的结构、内容等进行调整，使之符合“信达雅”的标准，从而提升公文的普及度，便于更多人从公文中获取关键信息，同时感受到公文的质量。3.写作人群。新时期，公文写作活动不再是办公室专属的任务，而是逐渐普及到各个部门和岗位。这一变化给办公室秘书带来了较大挑战，其不仅需要完成自己分内的公文写作任务，还要去审核其他部门和单位内部写作的公文，这无疑增加了他们的工作量和工作压力。而在此过程中，为了保证所有公文都符合规范并投入使用，办公室秘书必须加强学习，不断提升自身的专业素养。只有这样，才能对其他人写作的公文提出合理建议，帮助他们完成修改任务，保证各项工作顺利推进。

二、新时期办公室秘书公文写作存在的问题

（一）存在明显的程式化问题，缺乏创新意识。公文有其特定的格式与写作规范，但写作时不能只关注这一问题，还需根据实际要求对公文的内容等进行优化，采用不同的话术进行表达。然而，很多办公室秘书在实际写作公文时，都将重点放在了格式上，且十分倾向于套用过往写过的公文，直接在上面进行修改。这种情况下，写出来的所有公文都有相同的“外壳”，写作的思路也是固定的，而且很容易将不同主题的公文混淆，进而出现明显的程式化问题。在长期套用的过程中，秘书的思维会受到制约，个人的创新意识难以发展，进而影响其公文写作能力的提升。

（二）机械培训，办公室秘书实践经验不足。从实际来看，很多办公室秘书初始时并不具备公文写作能力或经验，大都是入职后通过参加单位组织的培训活动进行学习的。在此期间，秘书虽然可以储备丰富的理论知识，了解更多公文写作方面的技巧，但也会因为缺乏实践而难以掌握有效的公文写作方法，即便后期真正投入到工作之中，也无法立足实际来写作，总会下意识地套用所学理论，导致写出来的公文不符合要求，或是缺乏新意，继而影响公文写作能力的提高。

（三）知识储备量不够，无法满足多元写作需求。拟写公文需要丰富的知识储备，要及时了解各种新事物，具备开放的思维和广阔的视野，还要基于单位的业务进行学习，了解更多业务知识，而后在拟写公文时更加得心应手。然而，很多办公室秘书在实际工作中缺乏自主学习的动力，对各种知识的涉猎不够，没有认真研究本单位的各种业务，所以在写作公文时缺乏外部资源的支持，难以保证公文的质量和水准。

三、提升办公室秘书公文写作能力的策略

（一）立足实际搜集丰富的资料，保证信息源的准确性。作为新时期的办公室秘书，应当基于公文写作要求，及时搜集各种有价值的资料，保证信息的广泛性与真实性，从而提升公文的准确性，更为高效地传递各种信息。为此，秘书需要具备开阔的视野，善于从不同角度入手搜集资料，且要广泛涉猎，在针对性学习中储备更加丰富的知识。首先，办公室秘书应当利用闲暇时间多读书，尤其要阅读一些与单位业务相关的书籍和资料，从中提取对单位有利的材料，将其记录下来，并通过后期整理，形成优质的素材，便于在写作公文时根据需求取用。其次，办公室秘书要善于在工作实践中搜集资料，如记录每一次会议的主要内容和相关活动的具体流程，要多了解各部门负责的业务、特点等，还要对所搜集的资料进行分类整理，做到心中有数，而后合理应用到公文写作活动之中。再者，办公室秘书需要关注行业相关的新闻、法律法规、重大会议或活动，及时提取关键的素材，并整理出对应的文件，据此更新以往的资料，保证时效性和准确性，而后再于公文写作中进行灵活运用。通过广泛搜集资料，可以充实办公室秘书的头脑，便于他们在实际工作中根据需求进行应用。同时，能够激活秘书的思维，使他们在不断整合中积累丰富的经验，逐渐形成良好的迁移能力和创新意识，有助于提升其所写公文的准确性和专业性，推动其能力稳定提升，并为单位提供科学的参考，辅助增强发展成效。

（二）围绕公文主旨拟写草稿，凸显规范性和完整性。公文是十分正式的文件，必须规范和完整，所以为了避免出现失误，保证公文的准确性，办公室秘书必须要提前围绕公文主题拟写草稿，以此优化秘书的思路，使之在正式写作时从更加全面的角度入手，保证公文的质量。当然，写完公文之后，办公室秘书需要认真检查和修改，并对照草稿梳理公文的主要内容，及时删减不必要的语句、补充遗漏的内容，同时对公文语言进行优化，使之更加精炼、简洁，便于他人一目了然，迅速获取关键信息。通过拟写草稿，可以进一步完善公文写作的流程，同时优化办公室秘书的写作思路，提升其工作效率和质量，从而潜移默化地增强他们的公文写作能力。

（三）积极参加各种学习培训活动，在交流中完善个人思路。在具体工作中，办公室秘书要积极学习，不断为自己“充电”，只有这样，才能提升自身的综合素质，以便更好地适应工作需求。首先，办公室秘书要积极参加单位安排的公文写作培训活动，在此期间积累丰富的知识，同时了解更多新的公文写作要求，据此反思个人的工作实际，及时改进不足，力求在现代化改革工作中提升自身的公文写作水平。其次，要注重自主学习，即发挥自身的主观能动性学习与公文写作有关的知识与技能，且可以在单位的安排下与其他办公室秘书进行交流，围绕各自拟写的不涉密的公文分享写作心得、写作经验，在互相借鉴中积累丰富的经验，同时可以现场实践，重新围绕相同主题拟写公文，然后再次分享，并深入探讨，及时把握自身的不足和对方的优势，从而完善个人的公文写作思路。此外，办公室秘书的学习还包括拟写公文之前围绕相关主题开展的学习活动，即提前了解活动的内容、目的和涉及的其他知识，而后据此进行写作。例如，当围绕公文写作工作组织了主题为“提升政治认同，合理构思公文”的活动时，办公室秘书需要提前通过学习了解公文写作过程中的“政治认同”方面的知识，从而把握正确的方向，同时要对个人的写作技巧进行总结，而后在活动中进行分享，及时吸收有价值的信息，不断完善个人的认知体系与写作思路。当然，在长期的公文写作中，每个办公室秘书都会形成一套独特的写作方法，可在学习和培训活动中进行展示，并听取他人的意见，及时改进不足、创新创造，从而顺利提升办公室秘书的公文写作能力。

（四）深入一线进行交流考察，强化公文创新能力。高质量的公文离不开丰富理论知识和高超写作技巧的支撑，也与现实生活密切相关，要求写作者必须立足现实，秉承客观、理性的原则进行创作，同时要考虑受众的能力与素养，在保证公文水准的同时更加高效地传递信息。鉴于此，办公室秘书必须具备实践意识和良好的观察能力，即利用闲暇时间深入一线了解各种业务、各个岗位的个性特点等，然后据此揣摩公文中的话术，确保更加高效地传输各种指令。另外，办公室秘书要做好常规考察工作，即关注不同部门负责的业务，了解基本的信息，而后在拟写公文时根据实际情况下达指令，同时积极创新，逐步形成富有特色的公文写作风格。例如，在汇报出差经费工作时，办公室秘书需要深入基层，获取一手信息，同时登记比较重要的事项，而后基于准确的数据信息来拟写公文，同时融入创新理念，以便更加完整地呈现相关内容。通过深入一线进行交流考察，可以丰富办公室秘书的体验，使他们获取到更加真实的信息，然后进行自主揣摩、整合，在探索中得出更为完整的结论，并据此展开创新应用，从而拟写出更加优质的公文。

（五）突出公文的思想性，提升办公室秘书写作水平。公文应当有其明确的观点和思想，既要客观地发布指令，使更多人了解需要做的事情，也要体现人文内容，便于他人从公文中提炼思想主旨，据此优化个人的工作理念、工作方式，从而在改进自身不足的过程中提升工作质量。首先，写作公文时，办公室秘书要认真思考，联想同类公文的观点、结构与主要内容，初步确定写作的方向和要点，提取出精炼的主题。其次，要认真思索，即从同类公文中挖掘闪光点，分析语言和文笔的优势，并将精彩的语句摘录出来，作为接下来写作的参考素材。最后，需要基于同类公文挖掘核心思想，同时经过提炼与整合形成新的思想，并联系个人经验和工作实际提出全新的观点与思路，据此展开写作。经过前期的整合与思考，公文的质量会不断提升，且能够体现出思想性和创新性，有助于更加准确地传递信息，切实彰显办公室秘书的公文写作水平。

四、结语

总而言之，公文写作能力是办公室秘书必须具备的一项技能，与其工作质量有着直接的关系。新时期，公文写作要求发生了显著变化，所以各机关、企事业单位的办公室秘书应当立足本职岗位，明确工作重点，同时积极研究新要求和各种重要文件，不断丰富自身的理论知识，并掌握更加多元的写作技巧，然后在实际工作中正确应用、灵活创新，以便形成良好的公文写作能力，及时传递准确的信息，从而促进各部门通力合作，为单位的可持续发展创造有利的条件。