视频会议系统在企业中的应用

赵延娟

中海石油气电集团有限责任公司 北京 100028

引言

现代科技的发展及应用，使企业的运营生产效率得到了有效提升，而视频会议系统就是现代科技在企业中应用的典型代表之一。视频会议系统在企业中应用，可帮助企业在数据共享方面突破时间及空间的限制，实现数据的实时共享，从而为企业稳健快速发展提供保障。为了使视频会议系统在企业中实现进一步的优化应用，下面就其展开详细论述。

1 视频会议系统概述

1.1 视频会议系统构成

对于视频会议系统而言，其主要是由多点控制设备、视频会议终端设备和数字传输网络3部分内容组成（如图1所示）。其中，多点控制设备主要是用来选取数据及信息流广播，然后利用多路音视频等方式进行交互及储存等，以达到对不同会议进行有效控制的目的，进而保证视频会议可以正常开展。视频终端设备是与参加视频会议人员直接接触的部分，其主要是用来对高清摄像头等收集的视频信号及麦克风收到的音频信号等做压缩编码处理，然后形成综合数字信号传输出去。数字传输网络则主要是用来传输各种数据信息的网络，其主要可提供卫星电路、isdn电路以及ddn电路3种传输电路，且这3种传输电路均可支持H.323协议。另外，视频会议系统除了可以进行视频、音频传播和数据信息共享之外，也可以利用传输网络对所需的文档与电子白板等进行异地传输，以满足企业会议开展的各种需求[1]。

图1 视频会议系统架构图

1.2 视频会议系统在企业中的积极作用

结合实践来看，视频会议系统在企业中的积极作用主要集中以下两个方面：

1.2.1 视频会议系统的应用可方便企业工作及降低企业运营成本。因为应用视频会议系统后，可以实现异地实时开展会议，企业不用在为组织开展会议组织购买相应的用品或租赁场地等，员工也不用赶时间回来开会，节约了往返时间及差旅费等，也提高了企业的运行效率。

1.2.2 视频会议系统应用可以优化、密切企业内部的交流及沟通，增强企业的凝聚力。通过视频会议系统，企业内部人员的沟通不用在受时间及空间限制，可就工作需要实现随时随地的沟通交流，提高员工日常工作效率的同时，也可增强员工间的凝聚力[2]。

2 视频会议系统的核心技术分析

2.1 H.323协议

传统的视频会议系统一般都是基于H.320协议建设而成的，而H.323标准是基于TCP/IP网络组织建设而形成的一种新型视频会议协议标准，其中涉及的内容比较多，综合来说主要有会议终端设备、网关、音视频及数据传输设备、网络接口和网络控制设备等。H.323协议主要是通过实时传输协议和实时控制协议来对视频会议系统中的音频、视频数据进行传输及控制。并主要参考H.261、H.623、H.264 3种标准来对视频进行编码，参考G.711、G.722、G.729 3种标准来对音频进行解码。而对于网络层音视频数据传输而言，则是在用户数据包协议的基础上，优先传输音频数据。

基于H.323标准建立的视频会议系统有着明显优势，可以在同一网络环境下同时组织开展多个独立会议，并可通过多点控制系统对会议进行多点管控。简而言之，就是H.323标准可以适用于多个网络体系结构，且具有良好的网络独立性。同时，H.323可以提供更多电路交换链接来进行视频会议，从而实现多点会议直播及信息传输。然而H.323也存在一定的不足，即H.323协议比较烦琐且复杂，去网上拥塞控制系统，服务质量不是太高，同时运行效率比较低、可扩展性也比较差[3]。

2.2 音视频编解码技术

对于视频会议系统而言，音视频编解码技术是不可缺少的核心技术，该技术的应用质量直接影响了视频会议的质量。因为采集到的原始音视频数据及信号在数量上是非常巨大，需要经过压缩、解码之后转变成相应的数字信号，才能进行传输及保存，这样可以有效节约存储空间，并加快信息传输效率。目前国内视频会议系统中应用的视频编码技术，主要有H.261、H.263、H.264、MPEG-2和MPEG-4等等，应用的音频编码技术主要有G.711、G.722、G.723、G.729和MP3等等[4]。

3 视频会议系统在企业的具体应用

目前就企业应用视频会议系统的现状来看，其具体应用主要体现在以下4个方面：

3.1 远程会议的应用

远程会议是企业中应用视频会议系统最为常见的方式之一。特别是在市场经济不断深化发展的背景下，企业间的竞争愈发激烈，企业为了可以在市场竞争取得优势，就需要就企业的经营及发展组织开展大量的会议，协调和团结企业上下形成一股绳，为企业运营发展奋斗。远程会议的应用可以帮助企业有效减少各种会议组织的时间成本及资金花费，并且可突破时间及空间的限制，极大地提高了企业组织开展各类会议的效率，利于加快企业稳健发展[5]。

3.2 远程教育的应用

在企业运营发展中，对员工进行教育培训是必不可少的工作，但是传统的线下教育培训方式不仅要花费时间及资金协调场地，而且也会耽误工作时间。而通过应用视频会议系统进行线上远程教育，可以有效减少不必要的花费，并且使员工可以随时随地地在线学习，而企业也可以通过员工线上打卡情况来实时监督员工的线上学习情况。这样线上远程教育可以有效减少企业教育培训的时间及资金成本，且对提高员工综合素质有着积极影响。

3.3 协调工作的应用

在企业中应用视频会议系统，可以有效协调企业内部工作，使各项工作得到明确分工，效率得到有效提高，进而有利于提高企业的运营管理水平[4]。通过视频会议系统，企业的相关人员可以就实际工作中的重点、难点进行实时交流，从而可以协同努力制定出解决工作重难点的措施，优化工作质量。另外，企业的管理人员也可运用视频会议系统的桌面会议技术实时传输及分享相应的数据信息，协调企业的各项工作开展[6]。

3.4 行政会议的应用

企业中应用视频会议系统可以有效提高行政管理效率，促使企业能够更加高效优质的运转。具体来说，在企业内容通过视频会议系统可以使上级和下级实施实时面对面的信息沟通及交流。同时，管理者也可以通过视频会议系统给员工下达工作任务，并说明工作标准及要求等，而且管理者也能通过视频会议系统实时监督员工工作的实际完成情况及进度，推动企业各项工作的都能如期保质保量完成。

4 视频会议系统在企业中应用的现存问题及改善对策

对于企业而言，应用视频会议系统虽然可以提高员工的工作效率、加快企业稳健发展，但是视频会议系统实际应用中也遇到一些问题，影响了视频会议系统的使用效果。因此，企业要正视视频会议系统应用中的不足及问题，制定有效对策防止问题发生或解决问题。

4.1 视频会议系统对网络的稳定性要求高

企业组织开展视频会议通常都是不是固定的，但是即便是只开展几十分钟的视频会议，也会产生大量的数据交流，这就需要稳定的网络做保障。但是实际视频会议中时常会出现网络不稳定，而影响视频会议质量。为此，企业应适当组建适合自身的网络设施，并做好维护，保障网络设施始终正常运行。同时，企业也应对视频会议的相关文件进行备份，保障企业员工在因网络不稳定而错过视频时，也可以通过备份文件了解会议内容。

4.2 视频会议中的回声过大

企业在开展视频会议时，时常会出现回声过大的问题，这就会导致会议中员工听不清内容，从而出现接收信息丢失的问题，不利于企业相关工作的开展。导致回声过大的原因主要是大多企业的视频会议场所都是由多功能会议室改造形成的，空间比较大，易导致现场安装的麦克风无法正常收音，从而出现回声过大的问题。为此，企业在建设视频会议场所的时候，应选用功能优良的数字音频处理器，或对会议室做相应处理，减小回声过大的问题，保障视频会议中音频清晰且流畅，提高视频会议效果。

4.3 视频会议系统缺乏相应的功能

对于大多企业的视频会议系统来说，系统通常只是具有视频会议的功能，而不具备传输指定文件、视频及信息等功能。即企业在进行视频会议的过程中，其中所涉及的各种信息资源都是处在一个开放的状态下，无法进行指定文件或视频传输。这样虽然能够保障视频会议的公开性及透明度，但是也会使得整个视频会议中缺少员工间的自主讨论，甚至有些员工会紧张拘谨，始终充当一个被动的角色，不主动表达自己的观点及看法，视频会议中缺乏活跃性，也会影响企业的健康发展。为此，企业根据需要适当地在视频会议系统中增加一些功能，比如通信功能，使得员工在视频会议中可以进行必要的讨论及交流，提高员工参与度的同时，也可使整个视频会议在活跃的气氛中结束。

5 结束语

综上所述，视频会议系统是现代计算机网络技术发展的产物，其有效应用对企业运营发展有着深远意义。但是企业也正视视频会议系统实际应用的中的不足及问题，根据自身运营发展需求，不断优化及完善视频会议系统，才能有效促使视频会议系统真正发挥其作用，帮助企业提高运营管理效率的同时，合理的降低各项运营发展成本，增强企业的核心竞争力，进而实现长久稳健的可持续发展。