财务共享、业财融合与智能财务<br/>——云端财务共享模式的设计与实践

财务共享、业财融合与智能财务
——云端财务共享模式的设计与实践

2022-08-07中国航空油料集团有限公司杨朝均

管理会计研究 2022年4期

文 · 中国航空油料集团有限公司杨朝均

一、引言

企业财务共享服务中心（Financial Shared Service Center，FSSC）在我国已经运行较长时间，作为企业管理制度安排与财务管控模式的发展，取得的成效有目共睹。其实，以前的财务共享服务基本原理是一种以事务性处理（Transaction Processing）功能为主的共享服务，核心是财务人员与财务业务处理的共享。这种财务共享模式已经被广泛认可。但在当今“互联网+”、大数据、人工智能时代，现行这种共享的深度与广度有待持续开发，优化设计。本文探讨的是财务人员共享升级到知识共享的新模式。

(一)现行财务共享服务模式存在的短板明显

传统财务共享资源主要以财务人员共享为主，包括场所共享、设备共享等，这种共享主要以提高资源使用效率来降低成本。传统财务共享业务主要以财务业务共享为主，并通过一些共享的表单、流程等来促进财务业务规范化。但和企业生产经营业务关联性差、流程集成度不高，和企业业务的信息共享不够，在在线控制、业务驱动财务、财务反映业务的时效性、业财融合度等方面还不够。从目前实施情况来看，中国企业的财务共享中心在业财融合方面存在不少短板。①财务部门与业务部门的“语言”不畅通，工作重心不一致。财务部门一直习惯用“晦涩”的会计语言和僵化的会计规则来“表达”与“沟通”，工作重心是业务活动所带来的收入、成本、利润、风险等。而业务部门习惯用业务中和技术上的词汇与语言，一般只关注本部门经营业绩效益。由于“语言”不通、“心态”不一致等，财务共享的落实业财融合就缺少文化基础。②企业内部数据标准化程度不够，信息孤岛现象严重，极大地限制了业财融合的深度和广度。尤其是集团跨行业、多业态、跨地区、跨国经营，且集团内部既有上市公司、非上市存续企业等，给财务共享系统标准化流程、推广范围和标准化业务处理质量带来了许多困难，致使集团内部标准化覆盖面有限，深度较浅。③财会人员业务经营能力存在短板。大部分财会人员对公司业务经营，尤其是供应链管理不熟悉。他们通常以满足会计准则、外部信息披露为导向，多涉及报销凭证、ERP会计核算、事后财报分析等基础工作，对于业务经营的进展、竞争优势、潜在风险、商业计划安排、产品开发、客户关系等业务前端的关注程度不够，导致会计数据与财务报告对业务的赋能乏力。④信息化建设的前瞻性不够，数据后台的协同性欠缺，数据中台质量不高，严重影响共享平台运营效率。

（二）云计算技术为财务共享服务升级提供了强大支撑

云计算（Cloud Computing）是分布式计算的一种，基于互联网和虚拟技术，可将虚拟化资源及数据提供给用户。本文所指的“云端”是指以云计算为主体的互联网虚拟服务。根据云端提供的资源不同，可以分为IaaS、SaaS和PaaS等。其中，IaaS（Infrastructure as a Service）是指基础设施即服务，即指提供存储、计算能力的服务，集中集团、分子公司所有软件和硬件资源，避免多次重复投入的同时产生规模化集群优势。SaaS(Software as a Service)是指软件即服务，是由软件服务商或供应商将软件统一部署在服务器上，负责前期运行的投入和实施、后期的管理和维护等一系列服务,用户可以通过轻量的客户端接口（如web浏览器）或程序接口从各种客户端设备访问应用程序。PaaS（Platform as a Service）是指平台即服务，是通过互联网发布应用系统和相关服务的模式。它把平台和开发环境嵌入云中，使用或开发人员可以通过平台即服务对应用系统进行修改或升级,分布在不同地区的开发人员或团队可以通过平台即服务方式共同完成软件的开发,针对企业财务提供的服务主要有财务数据处理平台、财务数据分析平台、财务数据安全保障平台和财务软件开发平台等。对于企业而言，通过云计算，可以使用大量分布式计算取代本地计算机，可从远程服务器获取所需要的存储能力及计算能力。通过云计算方式，企业集团可以低成本、高效率、高灵活性、高集中性使用云端资源。云计算也就日趋成为企业会计信息处理和财务管理的主要模式。

二、在业财融合中推进财务共享的转型升级，云端财务共享应运而生

在较长时间里，企业的财务和业务部门独立运作，并行施策。在当今互联网+云计算时代，业务驱动财务的智能型财务的推行将让业财融合得以更好地实现，也是财务共享服务转型的有力抓手。云端财务共享或者云端智能财务共享，采用业财融合模式，以业务为中心，通过业务和财务知识共享，业务用户和财务用户协同处理各种业务。

（一）云端财务共享模式的基本主张

云端财务共享模式通过知识的抽象和应用，形成不同类型的业务流程、关键指标、表单内容、控制点、数据验证模型、流程繁简选择逻辑、流程触发控制逻辑等。综合分析财务知识和会计准则，形成处理不同业务的会计处理数学模型，协同控制业务流程、提取业务数据，实时进行财务凭证记账处理，形成实时财务报表。财务报表分析采用数据逐级钻取，从汇总数到明细数、财务凭证、业务类型和具体业务,财务分析和财务管理方便快捷。数学模型、知识库和典型业务流程等通过云端共享，使集团内各类企业和集团外部同类企业共享同等服务。

云端财务共享与传统财务共享的主要区别是共享资源类型不同、共享经济效益不同和业务处理效果不同。云端财务共享实质是人工智能程序的共享，以及配合人工智能程序运行的业务流程库、财务流程库、财务知识库、会计准则应用库等数据资源的共享，共享使用成本低，业务处理一致性会更好，业务处理效率高。传统财务共享主要是财务人员共享，以及场所、设备等资源的共享，共享使用成本相对较高，业务处理一致性会受到共享财务人员业务水平影响，业务处理很难做到立即响应。

通过云端财务共享平台，企业可以自由交换各种业务信息和财务信息，并可与企业内外部信息进行实时交换。财务共享中心的服务由传统的交易性工作，延伸到更多高价值的企业经营管理工作，如资金集中管理、企业风险管理、税务管理等，而这些高价值的服务需要更多与管理会计和业务的融合。可以说，云计算技术促进了企业业财在深度、广度和强度上持续融合。

（二）业财融合集成设计

云端财务共享的依托是智能财务的实现。智能财务的基础是业财融合，业财融合的核心是生产经营业务与财务业务的集成、业务流程与财务流程的集成、业务数据与财务数据的共享。智能财务利用业财融合的共享业务数据进行业务分析和财务判断，完成自动记账和财务报告。通过流程集成和业务集成，实现财务与业务的数据共享，实现数据不落地和财务与业务数据口径统一，实现财务业务伴随生产经营业务实时处理，实现财务报告实时反映企业经营、生产运作和财务状况等多维情况。

在框架设计与集成布局方面，云端财务共享的要领包括以下三方面。

1.业务流程集成与驱动

流程采用业务流触发财务流、财务流控制业务流的流程集成方式。流程触发方式主要有：①财务人员或业务人员通过智能合同分析，触发采购流程、销售流程、租赁流程等，采购流程、销售流程触发库存管理流程和财务流程等，租赁流程触发资产管理流程、财务流程等。②业务人员录入和执行采购订单、销售订单，触发合同识别、库存管理流程和财务流程等。③在供应链优化方面，共享的智能财务通过对数据的分析及时做出反馈。财务人员根据降本增效的要求，基于供应链各个关键环节财务数据进行优化，并通过与供应商的协商降低成本，最大限度发挥其作用。包括优化改造关键流程，尤其是针对应付账款流程，企业应当充分利用现代科技手段，对原始凭证进行电子单据传输或扫描上传，由财务共享中心进行集中处理。在对账龄分析进行优化时，应该进行分类并编制相应报告，根据具体情况进行相应处理。对于应收账款流程，企业应着重于财务管理的深层次开发运用，以彰显财务共享平台的独特优势，尤其是对于一些可供标准化的重复性工作，如核销环节和对账环节。④基于业务流程的现金流入与现金流出。企业投资、经营等业务触发财务流程、资产管理流程、投资管理流程等。针对费用报销流程，提供即时在线沟通协调功能，把控各业务单元或职工的处理时间，提升财务共享平台的运作效率；嵌入任务管理模块，利用智能财务机器指导业务人员填报表单，查询处理进程和结果；升级企业OA系统与财务共享集成，使企业业务审批与业务活动和财务活动流程衔接、数据共享，实现即时审批、在线审批和即时处理，并提供更加便捷的操作。

2.业财全面集成

业财融合的基本前提是从价值创造与管理的视角对企业碎片化、断点式、迂回式的业务流程进行重塑和再造，换言之，倡导以价值链梳理业务流程与经营体系。为此：①要站在企业整体的高度，将各价值生产环节视作一个整体，财务和其他管理职能则作为围绕价值生产各环节的信息处理和反馈机制。也就是说，企业的信息系统必须打破固有限制，将业务活动的识别、确认、计量，以及数据的采集、处理和传递等活动拓展至整个价值生产流程。②在参考同行业企业运营状况、相关法律法规准则的合规要求以及本企业运营特点的基础上，对价值生产流程进行梳理、重组和再造，摒弃那些不能创造价值及与税法、会计准则等相抵触的业务环节，保留与价值生产密切相关的重要环节，这样能极大地提高企业的资源使用效率，减少不合理的损耗。③采取合理方式将信息系统完全嵌入价值生产各环节后，企业在执行业务活动时，相关的业务数据也被信息系统及时采集。这种通过业务规则和信息处理规则生成信息的系统结构，能够将以前分散的信息和数据在逻辑上集中，支持不同层次、综合性的信息需求。经过标准的编码和业务事件规则对业务数据、财务数据、管理数据的综合采集和存储之后，所建立的综合数据库能够实现数据同源和共享。

从内容上分析，业财融合与数据集成的主要业务有：①采购业务处理。输入采购订单，审核采购订单，采购订单收货（含服务）等。②库存业务处理。包括收、发货，库存物资移库、盘点、直接消耗、报废等。③销售业务处理。包括输入销售订单，审核销售订单，销售订单发货（含服务）等。④应收应付处理。包括收到应收账款处理，支付应付账款处理，预收、预付处理，应收应付冲抵(清账)处理等。⑤企业经营业务处理。包括现金流入处理，现金流出处理，含生产消耗、办公消耗、人员工资、缴纳税费、资金管理等。⑥期末业务处理。包括财务期末处理，自动记账，辅助结转，按期计提，生成财务报表等。

3.职能管理功能的集成

在云端财务共享模式下，企业管理集成的主要功能有：①客户与供应商管理。包括客户、供应商维护，客户、供应商授权管理等。②合同及订单管理。包括智能合同识别，合同、订单审核，合同履约及管理等。③物资管理。包括物资分类，物料编码，库存管理等。④资金管理。包括现金管理，银行存款管理，应收、应付管理等。⑤资产管理。包括资产分类，资产编码，资产折旧、摊销，资产调拨，固定资产维修，使用权资产管理，资产处置等。⑥财务管理。包括会计核算，成本管理，税务管理，财务报表等。

以此为基础的财务共享平台下的业财融合可以达到更新的程度。一方面，财务共享平台有效整合了各种会计信息，从而减少了信息淤积或信息残缺；另一方面，财务共享平台的实施意味着整齐划一的信息标准，提升了企业业务的标准化、流程化，为业财融合的实施提供了信息保障。

（三）财务共享的智能云端设计

云端财务共享的核心是智能财务机器人的共享，核心设计就是智能财务设计，即在云端财务共享平台中完成相关业务原始单据的填写及审核后，共享的智能财务即能自动完成一般事务性财务工作。要实现云端财务共享，一是要利用互联网+云计算和大数据在云端搭建财务共享信息平台，二是要设计和实现智能财务，并使之能在云端共享。

1.云端财务共享信息平台设计

云端财务共享信息平台是依托智能财务处理利用云计算完成，知识库和用户数据利用云端大数据存储和管理，通过互联网让用户可在任何地方使用云上共享资源，随时随地处理和记录各种业务。

云端财务共享的信息平台应该就是打造高质量的企业数据中台。通过梳理企业业务场景，确定数据与业务场景的对应关系及业务场景的优先级，整合企业的运营数据、产品技术数据、后勤和供应链数据等，对各前台业务（数据应用和开发、战略创新等）形成强力的支撑，保障前台一线业务活动更敏捷，企业能更快速地适应瞬息万变的市场。数据中台是通过优化数据模型和数据标准，打通企业内部的数据孤岛，对海量数据进行采集、存储、加工和处理，提升数据质量、确保数据安全、提供快速数据应用。通过综合分析财务数据和业务数据的共同价值，探索新理念的应用场景，提供更多速度更快、质量更高的精准数据服务。通过规范数据标准、制定数据安全和隐私策略，采用去中心化的数据定义方法，解决数据质量和数据安全问题。通过对业务数据和财务数据的深度分析、对新业态的探索，提供更多智能财务处理、企业管理分析和预测的算法工具，逐渐提升企业数据资产价值。

企业业财融合型云端财务共享平台可以采用SaaS的形式，以物理层作为基础，向上还包括数据层、业务层和应用层等。其中，物理层为企业共享财务云端提供基础网络、信息安全、数据加密和数据搜集等方面的支持。在业务流程中获取的各类信息和数据，经过采集、筛选、清洗和处理后全部存储于数据库中。基础数据经过处理和加工后将分门别类地在数据层得到管理，包括客户数据、供应商数据、财务数据、交易数据等。业务层包括企业业务经营、会计处理、商业分析、决策支持等系统，分别针对不同的管理重点和业务经营者的数据需求。应用层中，不同授权用户（含非财会人员）可通过电脑或手机端口访问不同的资源，获取其所需要的信息和数据。

为了能使企业财务共享服务中心更好地履职，引入云计算技术，生成新应用模式。云计算在财务共享服务中心使用的两个非常重要的模块，分别是客户端和云端。客户端只是一个端口，主要用于给用户提供信息，用户可在此接口内获得准确信息。云端有着复杂的云结构，由网络服务层、数据管理层、应用支撑层和应用层共同构成。其中，网络服务层主要用于提供网络服务，并通过网络地址、邮件与网络存储进行优化。数据管理层主要用于提供准确信息，服务于财务共享服务中心。应用支撑层是提供信息的一项重要渠道，这些信息用于网络维护与信息共享。应用层与客户对接，符合客户标准，并不断改进与完善安全管理等服务。

在云端财务共享模式的构建中，财务部门应主动施策构建企业级数据图谱：新的系统应该能够深入分析影响公司经营的核心变量，对多变量同时变化下的经营指标进行叠加、跨周期测算，增强总体模型与实际应用场景的契合度。该图谱可以明确业务逻辑，提炼数据元素形成清晰的数据关系，增强全业务场景梳理；通过持续抽象提炼，对各业务标签构建可视化的信息图谱。该系统要基于实际需求开展场景化模拟测算，动态展示并应用测算结果，增强依托模型指导实践的能力。

2.智能财务的架构

智能财务是将各种企业业务及会计准则和常用会计实践等进行融合，以业务为中心，通过人工智能方法的信息技术处理，完成各种业务形态所需的自动会计处理。嵌入智能财务的云端财务共享平台让用户感觉随时都有一个云端的财务共享中心为其服务，当企业提交业务原始单据后，财务共享中心立即完成事务性财务工作。

（1）运用云计算技术和理论，将财务服务进行分布式服务处理，云端财务共享服务中心的办公模式被虚拟化，共享中心的服务人员可在不同物理地点协同办公，还可使用移动设备进行移动办公，财务共享服务中心岗位（业务）将被切片使之虚拟化。财务共享中心不再是一栋大楼或办公区域，以及一个个的办公隔断，财务服务人员可以专职，也可以兼职。他们都是财务共享服务中心的虚拟员工，都可从共享中心的任务池中获取工作，并在规定的时间内按标准完成工作。

（2）智能财务是将企业复杂且多态的业务化繁为简，归纳为典型的企业生产经营常见业务，以业务形态与用户交流，嵌入自动化财务处理后，共享给用户使用。智能财务可以首推以业务、项目、预算、合同为主线，按照业财、支付、系统三融合原则引入付款订单。按照有预算不超支、无预算不开支管控要求，建立付款订单与预算自动校验机制。全寿命周期完整反映该订单年度预算执行、月度预算申请、业务报账审批和付款执行全过程。业务和财务部门可实时查询付款订单执行状态，实现全流程信息共享。

（3）财务管理的重心是资金管理，智能财务要着力打造一体化资金调控平台，运用大数据技术和可视化实时展示方式，建立资金调度、运营分析、全面监测、全景展示功能于一体的资金调控平台，实现资金业务全天候、全方位、全流程监控和调度。与此同时，开展资金支付智能监控，针对资金实时监控系统发现的大额支出、重复支出、超期备用金等风险预警事项，建立财务部门与业务部门、内控审计分层分级监控机制和工作规范，动态开展资金支付智能监控，并督办各单位核查处理、整改落实和改进提升。

（4）为了深度推进业财融合，嵌入智能财务处理要在以下几个业务模型着力，包括但不限于合同处理业务模型、现金流入业务模型、现金流出业务模型和库存消耗业务模型。这些企业内部经常性的管理内容，首先要做到易于与用户交互和方便自动化财务处理。

（5）智能多维度、可视化财务分析系统。随着云计算的深化落实，企业财务分析不能仅局限于会计数据的单维度分析，而要进一步提高财务管控能力，实现多维度财务分析。比如建立健全财务风险管控能力、建立健全全面预算与绩效管理体系、建立健全集团资产管理体系等，为财务管理决策支持提供更有力的支撑。智能财务要充分展现企业多业态、多用户、跨区域、跨组织、全业务的有效融合，实现业务流、资金流、税务流和信息流的“四流”合一、数据可视化和交互型分析模式。

（四）云端财务数据资源的充分共享

云端财务共享的主要资源有：①企业基础数据。包括员工、客户、供应商、物资分类、物资编码、资产分类、会计科目等。②企业业务数据。包括合同与订单数据、生产与销售数据、库存量价数据、资产与设备数据、业务执行数据、财务处理数据、经营综合数据等。③企业业务流程。包括采购流程、销售流程、资产租赁流程、库存管理流程、财务核算流程、资产管理流程、投资管理流程等。④数据分类与标准。包括财务与业务数据口径、业务表单、数据唯一性、数据验证等。⑤智能机器人。包括虚拟财务人员、虚拟经营管理人员、虚拟稽核人员、虚拟审计人员等。

三、云端财务共享应用场景与效果

按照上述云端财务共享的理念和设计搭建的云之枫云端财务共享平台，让初创企业、小微企业甚至个体商户都能享受到大型企业享有的财务服务，让非财务的业务人员也能处理财务事务，无须财务人员和财务专家在线参与服务，大大降低了平台运营成本。

（一）主要应用场景

云端财务共享平台提供丰富的应用场景，可根据企业业务和需求进行选择和优化，下面介绍典型的采购业务和销售业务处理云端场景。

1.采购业务

①采购人员按共享表单格式和数据验证要求录入采购订单。②采购部门审核采购订单。③财务人员对订单进行预付处理。④后勤人员进行收货或暂估收货，共享的虚拟财务人员进行库存商品、应付账款、进项税自动记账，并进行库存核算。⑤后勤、采购或财务人员进行发票审验，共享的虚拟财务人员对进行库存商品、应付账款、进项税进行自动调整记账。⑥财务人员对预付账款、应付账款进行清账处理。

2.销售业务

①销售人员按共享表单格式和数据验证要求录入销售订单（合同），共享的虚拟财务人员按新收入准则进行合同识别。②销售部门审核销售订单（合同）。③财务人员可对订单进行预收处理。④后勤人员进行发货或暂估发货，共享的虚拟财务人员依据合同识别结果，对库存商品、发出商品、合同资产、应收账款、主营业务收入、主营业务成本、销项税、应收退货成本、预计负债、受托代销商品、合同取得成本、合同履约成本等进行自动记账，并进行库存核算。⑤后勤、销售或财务人员进行商品控制权转移确认，共享的虚拟财务人员对发出商品、合同资产、应收账款、主营业务收入、主营业务成本、应收退货成本、预计负债、受托代销商品、合同取得成本、合同履约成本等自动记账。⑥后勤、销售或财务人员进行发票审验，共享的虚拟财务人员或进行对合同资产、应收账款、销项税等进行自动调整记账。⑦财务人员对预收账款、应收账款进行清账处理。

在云端财务共享平台的业务处理中，业务人员按照共享表单要求填报业务数据，共享的虚拟审核人员同步审核填报数据，共享的业务流程自动推送业务数据到下一流程节点，并同时推送业务数据到云端财务共享中心。云端财务共享中心的虚拟财务人员自动完成即时财务记账和报表处理，业务人员、财务人员和管理人员共享业务和财务数据，管理报告实时展现。