基于信息化平台的高校实验耗材管理与实践

彭丽萍， 熊宏齐

（东南大学实验室与设备管理处，南京 211189）

0 引 言

实验室是高校开展实验教学及科研的重要场所，承担着人才培养、技术创新科学研究等多项重要职能。随着国家“双一流”建设的快速推进，以及高校实验教学改革的持续深化，高校实验教学及科研活动大幅增加，实验耗材需求量越来越大，高校用于购置各类实验耗材的经费也逐年递增。目前许多高校的实验耗材年度采购消耗量达上亿元［1］，我校近5 年来，每年平均采购实验耗材约2 亿元，且年均呈现15%上升趋势。因此实验耗材管理已经成为高校经费及资产管理工作中的重要组成部分，传统的实验耗材管理模式很难适应高校当前实验教学及科研发展的要求，借助信息化平台解决日益突出的管理问题，推进实验耗材采购、审批、使用环节规范化及精细化管理模式势在必行。

1 实验耗材管理现状及存在问题

高校实验耗材具有品种类型杂、消耗数量多、采购需求急、使用周期短、来源范围广、价格差异大等特点，在日常管理中主要存在以下几方面共性问题：

1.1 采购审批流于形式，管理模式难以统一

目前高校实验材料采购基本采取两种模式，由实验室或课题组相关人员自行采购模式或职能部门高度集中采购模式［2］。自行采购方便快捷，能满足不同实验个性化需求，但容易带来随意过度采购，审批流于形式甚至无人把关，造成资源极大浪费；且自行采购多为小批量、多频次采购行为，会产生大量零散的结算票据，后续财务报销事宜占用采购人员大量时间和精力，不利于学校教学科研活动的正常开展。集中采购在一定程度上降低采购成本，易于监管，但势必要设置相关库房，配备相关人员，管理成本加大。同时，在管理中时常出现申报计划随意性大［3-4］，部分耗材挪作它用，经费使用超标等情况，但受制于审核部门缺乏有效的监管手段，对耗材的审核只能是形式审查，无法真正实现耗材经费的精细化管理，造成资源分配不均和无节制消耗［5-6］。

1.2 购置计划缺乏统筹，经费使用难以监管

随着现代科学技术的发展，新技术、新材料层出不穷，很多新型材料单价几千元甚至上万元。随着高校各类科研经费的逐年递增，材料费在经费总量中所占的比例越来越高［7］。相较于仪器设备购置管理，实验耗材缺乏总体购置计划统筹及采购论证，尤其是自行采购模式下各实验室或课题组根据自身需求采购，经费使用难以监管。存在重复购置、利用率低、针对性差、共享程度低等各种弊病，购买后闲置、丢弃等现象时有发生［8］。在高校科研经费和专项经费财务检查和审计过程中，发现实验材料、实验动物和办公物资绝大部分实行自主采购，处于失控状态，没有实施出入库管理，导致虚假采购时有发生，很容易造成资产的流失和浪费，同时带来廉政风险和安全隐患［9～13］。

1.3 耗材种类复杂多样，耗材使用难以追溯

实验耗材涉及学科众多，型号品牌繁杂，且尚无统一的分类标准［14］。有消耗后不能复原、价格高低不同的实验材料，有单价低于千元的低值设备或实验用具，有容易损耗使用期限在1 年以内的易耗物品，也有单价不低于千元但已办理过固定资产登记的设备所需更新的各类配件等。这就要求管理人员应具备一定的专业知识，在采购时能识别耗材品质、了解市场价格，提高采购性价比；在保管时能掌握耗材具体属性，避免耗材存储风险；在发放使用时能根据耗材种类特性做好台账记录，为实验耗材相关管理工作提供有效依据。然而目前在普遍采用的自行采购和自主管理模式下，实验耗材存放地点分散且使用人员多，常有无人记录情况。即使采用了集中采购和统一管理模式，校级管理人员也难以掌握各学科、专业所需的各类耗材特性。

1.4 管理意识普遍淡薄，日常监管难以规范

相对于已逐步构建完善的院、校两级固定资产管理机制，目前高校实验耗材管理意识仍普遍比较淡薄。实验耗材易损易耗，采购频率高且批次多［15］，采购后无需建账、使用后无需报废，全凭实验室自行采购及自主管理，没有院级或校级审批及验收清查，没有清晰的使用台账记录，甚至只需提供采购发票及购销清单即可完成财务报销。为了应对政府会计制度核算方式的变化，部分高校在实验耗材报销时增加了出入库单［16］，但这些出入库单是否依据实际使用情况填写，是否能反应实验耗材的真实使用情况，则需要推行日常监管才能形成规范。

2 实验耗材信息化平台构建流程

按照教育部和财政部1984 年颁布的《高等学校材料及低值品、易耗品管理办法》中对材料、低值品及易耗品的范围规定，结合高校实验耗材的实际使用情况，学校逐步推进规范化、精细化管理实验耗材，主要是指在教学科研过程中使用的各种实验材料、低值品、易耗品，以及已办理固定资产登记但后续需要更换的设备配件等。近5 年来，学校基于信息化管理平台，不断研究探索，逐步构建了一套行之有效的经费负责人、学院、学校三级实验耗材管理机制。

2.1 平台设计理念

实验材料及化学品管理平台设计理念：①为学校师生和供应商搭建一个便捷、顺畅、高效的实验耗材采购服务平台，减少线下审批环节，增加统一结算服务，缩短师生报销时间，提高管理服务效能；②为学校职能部门及院系单位开展实验耗材的日常监管和数据统计工作提供技术支撑，构建院、校两级在线审核机制，逐步规范细化实验耗材的采购内容管理，并通过财务信息对接后的统一结算服务，进一步加强实验耗材的经费使用管理。

2.2 平台基本架构

实验材料及化学品管理平台包含了实验材料采购与管理、化学品（含生物试剂）采购与管理两个子平台，各子平台都具有在线商城采购及线下自购备案两种管理模式，且都包含三类主要功能，即：基础信息管理、采购订单管理、数据查询统计。这三类主要功能中按照学校对实验材料、化学品的具体管理要求分别设计各自的管理模块。实验材料及化学品采购、审批及结算管理流程如图1 和图2 所示。

2.3 平台实现功能

（1）用户功能模块的个性化便捷操作。①个人中心。添加手机号码，可用于接收订单相关短信提示；添加身份证号码及上传身份证件照片，可用于自动生成易制爆化学品采购审批所需备案资料。②角色切换。登录平台后默认为普通用户，院、校两级管理员由超级管理员配置权限，具有多重角色的用户可以在后台快速切换。③平台切换。实现实验材料和化学品子平台之间，前台商城页面和后台管理页面，以及原有平台信息查询的快速便捷切换。④授权功能。教师可授权学生采购经办人权限；经费负责人可授权其他教师代为负责经费支付审批权限。

图1 实验材料采购、审批及结算管理流程图

（2）与财务信息对接及预约单联网功能。经办人在线采购过程中可以实时从财务系统中读取经费账号相关信息（若经办人不是经费负责人，则可以使用“他人代付”功能）。在线订单生成后，财务系统根据订单冻结对应额度。经办人确认收货并同意付款后，平台供应商汇总全校对应订单开具发票、打印清单，学校管理部门定期汇总并核实各类票据，打印具有预约单功能的结算单，替代师生统一办理财务结算事宜。

（3）手机端及电脑端二维码联管功能。对易制毒、易制爆管制类化学品以及一般危险化学品，采用全生命周期进行管理，利用二维码技术全程管控到采购、储存、领用、回收等各个环节。手机扫码操作方便，电脑端同步实现联管功能，平台可查询统计全校危险化学品的实际使用情况。

图2 化学品采购、审批及结算管理流程图

（4）采购合同的在线生成及审批功能。在线采购订单或线下自购订单总额大于等于2 万元时，平台中可以参照学校物资购销合同模板自动生成对应的电子版采购合同，并和订单一起流转至在线审批流程，由所在学院、实验室与设备管理处相关管理人员及分管领导进行在线审批，进一步推进实现电子化审批模式，免去师生跨校区办理采购合同线下审批时的辛苦奔波。

（5）同类材料使用台账推送审批功能。各级管理员在线审核采购订单时，可实时查看采购人已购实验材料、同种化学品等使用台账，根据实际使用情况可对采购订单进行驳回或通过，以推进完善实验材料及化学品的出入库规范管理，避免出现随意采购及超量长期存储等行为，提高经费使用效益。

（6）实验室信息及收货地址审批功能。对全校涉及采购化学品、生物试剂、气体、实验材料的实验室采集基础信息，将实验室、房间、教师负责人的信息一一对应管理，建立实验室信息库。实施收货地址在线备案登记，各学院管理员根据其房间具体情况在线审批。尤其是涉及易制爆、易制毒管制类化学品采购及使用的实验室需满足相关管理要求及防范措施后方可开通对应采购权限。

（7）在线商城规范平台供应商管理。筛选优质的供应商进驻实验材料及化学品平台，为师生提供便捷、顺畅、高效地服务。建立平台供应商信息库，对其在线商城销售权限实行分类分级管理。为规范平台供应商销售行为，制定《东南大学实验材料及化学品管理平台供应商管理（暂行）办法》。

（8）信息筛查及各类数据统计功能。平台中可按全校、单位、实验室以及教师、供应商等可进行分类查询统计，并根据学校实际工作需要不断完善相关信息查询功能。借助信息化平台完善实验材料及化学品的信息筛查和追根溯源，及时掌握全校采购总体情况以及各类统计数据，为学校相关管理决策及教学科研可持续发展提供真实有效的数据支撑。

3 管理机制及统一结算实践情况

3.1 采购及审核管理机制

实验材料及化学品管理平台与学校数字化校园信息门户基础建设紧密结合，同步师生用户统一身份认证信息，推行经费负责人、学院、学校三级审核管理机制，对接财务管理系统经费信息实现预约单联网功能，为师生用户在线采购实验耗材提供统一结算服务。目前学校实验耗材采购及审核管理机制中主要包含以下6 类人员，各类人员分工明确、职责清晰。

（1）采购经办人。一般为在校师生，根据教学或科研实验需要在线选购实验材料、化学品，收货时负责验收耗材实物，日常使用耗材时负责做好台账记录，供应商统一开票前负责在线确认收货及确认付款。

（2）经费负责人。若采购经办人为经费负责人，则在线采购时可自行从财务系统读取经费卡信息，财务系统根据订单金额自动冻结对应额度。若采购经办人名下无经费卡，使用“他人代付”功能后，则需由经费负责人在线审核订单，并确认用于统一结算的经费卡支付信息。

（3）平台供应商。安排专人响应学校采购订单并及时备货，待校内各级审核通过后方可发货；当采购经办人确认收货及确认付款后，汇总全校多个在线采购订单定期统一开具发票及打印清单，为统一结算做好票据准备。

（4）学院管理员。负责在线审核本单位师生实验材料、化学品采购订单内容、采购合同内容等。若本单位涉及化学品采购，还需负责审核本单位师生化学品收货地址是否符合实验室安全管理规范等。

（5）校级管理员。包含保卫处管理员、设备处管理员、设备处分管领导，负责在线审核全校实验材料、化学品采购订单内容、采购合同内容以及实验耗材经费使用监管等。

（6）系统管理员。负责平台日常运行管理，配置各级角色管理权限，发布学校实验耗材管理相关工作通知及公告，负责平台操作功能及服务流程优化，负责与学校财务等职能部门协调沟通，做好全校统一结算服务及管理等。

3.2 统一结算的管理实践

（1）传统结算模式。同一供应商需根据采购订单分别对师生用户多次开具发票及清单，每位师生用户需反复多次收取票据、办理签字盖章、逐一预约报销，多次跑财务处结算，甚至因资料或手续不全而需多次往返财务处才能顺利报销。

（2）统一结算模式。同一供应商只需对采购订单统一开具发票及清单，由校级管理人员定期一次性汇总全校结算单并代替师生至财务处办理统一结算，无需每位师生再自行一一收票、签字盖章、预约及跑财务处结算。

相比传统结算模式，统一结算模式减少了师生用户结算预约办理环节，大大地节约了师生跨校区跨部门办理审批报销等业务时间，同时可进一步加强经费使用管理，并为学校管理提供有效数据支撑。

统一结算周期学校根据采购订单以及平台运行情况，可以分为周结、半月结、月结、季结等，目前采取周结方式，即1 周1 结或1 周多结，每周平台供应商按学校/学院/实验室或课题组的实际采购订单开具发票并打印清单，统一提交给学校职能部门，管理人员每周查收并核实在线采购订单票据，通过平台打印具有预约单功能的结算单，汇总后将全校结算单交至财务处办理统一支付。统一结算周结数据统计图如图3 所示。

4 结 语

结合高校实验耗材管理现状，总结实验耗材采购及审核管理经验，基于信息化平台探索高校实验耗材三级管理机制，与学校财务系统进行信息对接，实现了全校实验耗材从采购、审核、使用到结算的全过程监督管理，推进了实验耗材的规范化管理及服务，切实为师生用户提高办事效率。借助信息化平台的查询统计功能，职能部门可及时掌握全校实验耗材采购及经费使用情况，为学校相关管理决策及教学科研可持续发展提供真实有效的数据支撑。