分析信息技术在疾控中心档案管理中的应用效果

周宇

（辽宁盘锦检验检测中心/盘锦市疾病预防控制中心，辽宁 盘锦 124010）

疾控中心的职责是防控各类疾病、伤害等，创设良好环境，促进社会和谐稳定，保障国民的身体健康和生命安全[1]。疾病档案管理为疾控中心的重要工作之一，疾病档案可充分反映疾病流行病学特点、发病进展等情况，可为疾病的防治提供参考依据，故其管理质量好坏直接影响疾控中心工作的正常运行[2]。既往档案管理工作以手工操作为主，因档案收集、整理、归档等工作均单纯依靠人力完成，给管理人员造成较大的工作负担，且档案资料查询极为不便，信息难以实现共享，故运用传统管理方法的工作质量不佳[3-4]。近年来，档案管理工作逐渐向信息化转变[5]。为降低管理人员工作压力，提高档案管理质量及效率，本疾控中心自2019年5月起运用信息技术对档案进行管理，并通过建立健全的信息化档案管理机制，加大基础设施建设等，本研究旨在探讨信息技术统计管理的应用效果，现报道如下。

1 资料与方法

1.1 临床资料 选取2018 年9 月至2019 年3 月本疾控中心应用传统方法管理时统计管理的496份档案作为对照组，另选取2019 年5—11 月应用信息技术时统计管理的497份档案作为研究组。本疾控中心共有档案管理人员35 名，其中男12 名，女23 名；工作年限1.5～7年，平均（4.25±1.69）年；学历：高中或中专5 名，大专17 名，本科及以上13 名。档案管理人员在2018 年9 月至2019 年11 月均未出现岗位调动、离职等情况，均对本研究知情同意并自愿签署知情同意书。纳入标准：档案信息真实准确，且档案资料齐全完整。排除标准：短期管理的档案，管理时间＜1年。

1.2 方法 对照组采取传统手工操作的方式对档案进行管理。研究组凸显信息技术的地位，应用信息技术进行统计管理，具体运用方法如下，①资料扫描：利用信息技术，扫描疾控中心档案，将纸质档案电子化，以便于存储，并利于确保档案信息安全。②档案查询：将电子化后的档案编号，建设电子档案数据库，以实现档案信息的便捷查询。③共享利用：电子档案还可实现档案信息共享，不同部门或个体有相关方面的信息需求时，可通过查询信息快速获取所需的档案资料。具体运用策略，①建立健全的信息化档案管理机制：疾控中心应依照相关法规及现阶段工作的情况构建科学化的档案管理机制，使其有效贯穿于档案收集、整理、保管、利用等工作环节。同时，使相关人员认识到此管理机制在档案管理中的重要作用。②加强基础设施建设：为更好地利用信息技术，在档案管理工作中需以软件系统、硬件设施为依托，创建强大的信息管理系统。如优化资源配置，购置先进的设备设施；建立完善的数据管理系统，及防火防盗报警系统。此外，注重档案资料监测，及时了解档案的保管、利用等情况，以提升管理水平。③提升档案管理人员专业素质：为保证信息化档案管理工作顺利进行，要求管理人员具备较高专业素养。故疾控中心应重视对管理人员的培训，通过集体授课、自学、外出进修等方式巩固与强化管理人员专业知识及计算机技术的掌握程度。另外，加强职业道德教育，增强其工作责任心，严格按照相关要求开展本职工作，并主动为档案管理的信息化建设提供好的建议，以确保管理工作更好地开展。

1.3 观察指标 比较两组档案管理质量、整理一次档案耗时、档案利用率、档案管理人员理论知识及操作技能水平。①档案管理质量依照上级领导自制标准进行评判。档案管理质量分为优、良、差3 个级别，优：档案保存完整，排列有序，且管理中未出现其他差错；良：档案保存完整，档案管理中未出现其他差错，但在排列有序性方面有所欠缺；差：档案管理中出现差错。优良率=（优+良）例数/总例数×100%。②统计两组整理一次档案耗时，③统计两组档案利用率。档案利用率指在一定时间内被提供利用的档案数量在馆藏档案总量中的占比，档案利用率=被提供利用的档案数量（卷、册）/馆藏档案总量（卷、册）×100%[6]。④通过书面测试及操作技能考核的方式了解信息技术实施前后档案管理人员理论知识、操作技能达标情况。理论知识、操作技能评分各50 分，≥30 分时为达标，否则为未达标。

1.4 统计学方法 采用SPSS 20.0统计学软件分析数据，计量资料以“±s”表示，组间比较采用t检验，计数资料以[n（%）]表示，组间比较采用χ2检验，以P＜0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 两组档案管理优良率比较 研究组档案管理优良率为95.16%，高于对照组的73.99%，差异有统计学意义（P＜0.05），见表1。

表1 两组档案管理优良率比较[n（%）]

2.2 两组整理一次档案耗时比较 研究组整理一次档案耗时为（5.91±1.41）min，短于对照组的（22.27±3.49）min，差异有统计学意义（t=96.882，P＜0.05）。

2.3 两组档案利用率比较 研究组档案利用率为95.98%（477/497），高于对照组的71.98%（357/496），差异有统计学意义（χ2=106.328，P＜0.05）。

2.4 两组档案管理人员理论知识、操作技能达标率比较 研究组档案管理人员理论知识、操作技能达标率均高于对照组（P＜0.05），见表2。

表2 两组档案管理人员理论知识、操作技能达标率比较[n（%）]

3 讨论

我国各类疾病的档案日趋增多，使疾控中心档案管理工作强度逐渐提高。因传统落后的档案管理模式已不能适应当前疾控中心业务的需求。为顺应时代发展大势，亟需优化及改进疾控中心档案管理模式[7-8]。近年来，随着网络信息化建设进程的加快，信息技术已融入社会生活的各个领域，档案管理领域亦不例外[9]。本研究分析信息技术在疾控中心档案管理中应用的效果，以期为提升档案管理水准提供理论依据。

3.1 借助信息技术可提高档案管理工作效率 传统档案管理工作的依托为纸质媒介，并以人工方式进行收集、整理、保管、统计、查阅等。这种管理模式的实效性欠佳，同时，存在高人力资源投入而回报率低的问题。而在利用信息化技术改革档案管理模式后，将纸质档案进行电子化存储，可扩充档案的存储数量，也便于及时整理档案资料，从而提高工作效率，并最大程度避免人力资源浪费[10-11]。本研究结果显示，研究组整理一次档案耗时短于对照组（P＜0.05）。姚红石[12]亦表明，信息化技术优化了档案使用方法，可改变管理效率低下的缺陷，提高管理人员的工作效率。佐证信息化档案管理可显著缩短档案整理时间，提升管理工作效率。

3.2 信息技术可提高档案管理质量 疾控中心的档案数量颇多，且不同档案于信息内容存在较大差异，因此，档案管理工作较为繁琐、复杂。在采用传统管理模式时，由于人为的局限性，易导致某环节出现疏漏而影响管理质量[13-14]。另外，纸质档案不易保存，由于火灾、水灾、人为搬迁等缘故，可能导致档案遗失或数据资料缺损。而信息技术可将档案管理工作由手工的整理、收录转为自动化信息管理，对于提升管理质量具有重要作用。本研究结果显示，研究组档案管理优良率高于对照组（P＜0.05），与叶志远[15]研究结果基本一致。分析原因为，通过建立电子化档案，可弥补纸质媒介为依托档案管理的缺陷，保证档案资料得到安全、完整保存[16]。且依托计算机强大的功能，只需几个按键操作，便可实现档案资料的自动整理归档，可减少人为因素造成的差错[17]。

3.3 信息技术可提高档案利用率 传统档案管理时，因受到时间、地点的限制而导致档案利用率低。而进行信息化管理后，通过建立档案电子化数据库，可方便管理人员及其他人员随时随地查询档案信息，获得所需的资料。同时，因网络信息储备丰富，不仅能实现对国内疾病信息的快速查询，还有利于获取国外疾病信息。故借助信息技术可为信息化档案的充分利用提供便利[18-19]。本研究结果显示，研究组档案利用率高于对照组（P＜0.05）。提示通过利用信息技术可显著提升档案利用率。且有研究表明，利用信息技术可通过实现信息资源的有利共享而大大提高档案利用率[20]。

3.4 应用信息技术还能提高档案管理人员业务能力 档案管理人员大多是由行政后勤、医技等部门转岗而来，文化程度参差不齐，流失率高，对档案管理影响较大[21-22]。而实施信息化管理后，注重对档案管理人员的业务技能培训，并通过职业道德教育提高其职业素养，更好地坚守本职工作，且可促使其主动进行业务学习，从而使档案管理人员的业务能力，与金丹等[23]研究结果相似。

综上所述，信息技术应用于疾控中心档案管理中，有利于提高档案管理质量及工作效率，提高档案利用率，并显著增强管理人员业务水平。本研究不足之处在于缺乏多层次的综合研究，调查指标较为简单，导致研究结果较为片面。因此，后续将选取更多样化的指标来对档案管理效果进行综合评价。