数字化背景下基于ERP优化升级会计信息化流程再造研究★——以B公司为例

夏小华 黎传熙

（1.东莞市贝特利新材料有限公司 2.广东理工学院经济管理学院）

一、引言

财政部2021年12月发布的《会计信息化发展规划（2021—2025年）》提出：“十四五”时期，我国会计信息化工作的总体目标是，服务我国经济社会发展大局和财政管理工作全局，以信息化支撑会计职能拓展为主线，以标准化为基础，以数字化为突破口，引导和规范我国会计信息化数据标准、管理制度、信息系统、人才建设等持续健康发展，积极推动会计数字化转型，构建符合新时代要求的国家会计信息化发展体系。由此可见，其中一项主要任务就是深入推动单位业财融合和会计职能拓展，加快推进单位会计工作数字化转型。通过会计信息的标准化和数字化建设，推动单位深入开展业财融合，充分运用各类信息技术，探索形成可扩展、可聚合、可比对的会计数据要素，提升数据治理水平。这一规划也为企业进行会计信息化建设指明了方向和路径。

工信部2021年11月发布的《“十四五”信息化和工业化深度融合发展规划》中披露信息技术在制造业研发设计、生产制造、经营管理等关键业务环节广泛应用，全国工业企业经营管理数字化普及率达68.1%，五年内增加13.2个百分点，制造业数字化转型不断加速。并提出到2025年，企业经营管理数字化普及率达80%。

截至2021年，全国软件和信息技术服务业规模以上企业超4万家，累计完成软件业务收入94 994亿元，同比增长17.7%，两年复合增长率为15.5%。表明近年我国工业企业信息化、数字化转型加速，普及率显著提升，企业信息化投入不断加大。但同时我们不能忽视，从企业经营管理模块来看，信息化水平差异巨大，生产制造、物流配送管理等与财务管理密切相关模块的低普及率严重影响和拖累了财务部门在数字时代的财务职能发挥。如表1所示，客观上表明大部分企业的财务管理信息化还是停留在初级阶段，财务管理与业务管理脱节，流程断点，未实现业务、财务之间的流程贯通，与国家会计信息化发展规划的目标差距明显，无法满足穿透式监管和审计从企业数据生产系统中获取底层数据的需求。

表1 2018年企业各经营管理模块信息化水平情况

中小企业已然成为中国经济发展的主力军，呈现出集团化、品牌化发展的趋势，在国内多地经营设厂，以满足不断变化的市场和客户需求。但同时，企业管理的层级和维度增加，管理粒度变小，决策链拉长，资源无法有效调配，对客户需求的响应开始迟缓，加上当前新一轮新冠疫情给企业运营和员工带来影响和挑战，企业管理层的认知和诉求也在变化。因疫情导致的区域封闭、员工隔离、居家办公、预算有限、资源短缺以及管理层面临的其他压力，财务信息化管理需求和痛点集中暴发，一些公司已被迫转向通过提高信息化水平来应对企业对财务部门日益增长的要求。在此背景下，结合信息技术和工具，进行管理变革和流程再造，以适应新形势下的企业发展是此时大部分企业的必然之选。信息技术基础上，以提高企业资源效能为系统思想，为企业提供业务集成运行中的资源管理方案。除包含生产计划、制造、财务、销售、采购等功能外，还有质量管理，研发管理，业务流程管理，产品数据管理，存货、分销与运输管理，人力资源管理和定期报告系统。其发展历程如图1所示，当前ERP集信息技术与先进的管理思想于一身，是一种现代企业的运行模式，是企业在信息时代生存、发展的基石。

2.流程再造

流程再造由美国的迈克尔·哈默（Michael Hammer）于1990年在《再造：不是自动化，而是重新开始》中首次提出。企业再造的重点在于选定对企业经营极为重要的几项业务流程加以重新规划，以求其提高营运之效果，其目的是为了在成本、质量、对外服务和时效上达到重大改进。通俗来讲，所谓“流程再造”，就是以工作流程为中心，重新设计企业的经营、管理及运作方式，在新的企业运行空间条件下，改造原来的工作流程，以使企业更适应未来的生存发展空间。图2展示了企业流程再造的完整框架，它以一种再生的思想重新审视企业，并对传统的管理学赖以存在的基础——分工理论提出了质疑，是管理学发展史中的一次巨大变革。

二、理论基础、文献回顾与研究创新

（一）理论基础

1.ERP

ERP企业资源计划，指建立在

图1 ERP的发展历程

图2 企业流程再造框架

3.企业信息化

企业信息化实质上是将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化，通过各种信息系统网络加工生成新的信息资源，提供给各层次的人们洞悉、观察各类动态业务中的一切信息，以作出有利于生产要素组合优化的决策，使企业资源合理配置，以使企业能适应瞬息万变的市场经济竞争环境，求得最大的经济效益。应用的企业信息化管理系统主要有：ERP企业资源管理系统、MES制造执行管理系统、PDM制造过程数据文档管理系统、CRM客户关系管理系统、OA协同办公系统等。

（二）文献回顾

通过搜索CNKI发现，国内研究探讨企业利用ERP和流程再造理论进行会计信息化实现业财融合的实践研究文献较少。截至2022年初，有相关文献174篇，其中学术期刊49篇、学位论文121篇、会议2篇、特色期刊2篇。

当前研究主要集中在两大方面：其一，理论层面，一些学者从会计信息系统的设计方面进行的研究，如杨周南教授在2004年所著《会计管理信息系统》和庄明来教授在2002年编写的《会计电算化》，均是从会计信息系统分析和设计角度，全面论述会计信息系统各个模块的设计理念、数据流程、业务流程。其二，实践层面，一部分研究根据诺兰模型对我国企业会计信息化发展的阶段进行情况分析，发现问题，提出改善方案和未来发展方向及建议；一部分研究集中探讨在企业信息化过程中具体实施ERP的方法、策略和风险点。和国内研究相比，国外的会计信息化发展相对比较成熟，根据CMA的报告，大部分企业已经完成信息化阶段，正在向数字化转型，50%以上企业正在推进或已落地实施大数据建设。

（三）研究意义与创新

本文旨在通过阅读相关文献资料，充实理论。重新规划设计业务与财务核心流程，分析如何基于ERP系统实现业财融合，以及在ERP系统中对规划设计业务和流程进行实操测试，关注过程中发现的漏洞或问题点，并针对性提出优化方案。

在财务管理模块信息化应用达到84%，而生产制造管理信息化应用只有18%的现实情况下，本研究探讨运用ERP和流程再造理论，实现业务模块与财务模块数据互通，建立财务数据标准和系统架构，提升企业整体信息化水平，对中小企业会计信息化建设有重要的现实意义。

三、研究设计

（一）案例选取

本研究以金蝶云星空V7.7企业版为基础平台，首先，根据流程再造方法梳理分析将企业流程划分为从线索到收款、请购到付款两大核心主干流程，同时将ERP系统中的业务单据与OA进行对接关联，与审批流绑定；其次，对业务单据中的数据进行标签化、颗粒化，建立财务大数据收集标准，形成可扩展、可聚合、可比对的会计数据。

当前国内金蝶、用友等厂商提供的ERP软件功能已经覆盖制造业经营管理中的方方面面，如图3所示，各业务管理模块与财务管理模块通过单据链和流程紧密连接，数据互通，能够很好的服务于企业内部管理需求，但是这些软件功能、单据内容、流程和设计逻辑基本上都是满足基础的通用需求，实施时需要结合企业实际管理水平、应用环境进行相应的客户化二次开发，以形成契合个体企业运营管理特征的ERP实施方案。

因此，需要运用流程再造的理论和方法，对企业各方面的工作流程进行梳理分析，识别出如采购、仓储、制造、研发、销售等价值链上与财务管理密切相关的核心主干流程、并结合ERP信息化逻辑进行重新规划。研究基于能够实现业务数据与财务数据互通互链的信息化工具ERP软件作为研究对象，结合企业流程再造理论和方法，探索应用ERP软件实现会计信息化，实现业财融合，并形成具体的、可落地、可实施的方案和建议。研究以生产企业B为案例，对其企业经营状况进行介绍，在深入了解其经营流程和信息化管理情况的基础上，确认当前经营管理流程的不足，然后以金蝶云星空ERP为信息化平台，探索财务信息化流程再造，并提出建议。

（二）案例背景与问题分析

B公司2000年成立于中国改革开放的前沿广东省广州市，现发展成为在全国拥有三大生产基地和5家公司的小型集团化企业，总占地350余亩，拥有60多项授权发明专利，年销售额6亿元，主要从事用于消费电子产品的化学品研发、生产和销售，产品服务于联想、华为、三星等国内外企业，用于手机、笔记本电脑、平板等产品的生产制造。近年随着公司业绩的提升，生产基地的扩大，客户需求的变化等，公司会计信息化管理方面的瓶颈开始显现。

图3 ERP系统中主要业务模块与财务管理关系示例图

1.软件功能无法满足财务集团信息化管理需求

公司早年上线的ERP以满足单个主体财务核算的需求为出发点，结合单体工厂业务流程进行配置，且各工厂ERP系统完全独立、多个账套，无法满足集团化财务管理诉求。集团内各主体间的交易日益频繁，依然采用供应链模块的采购订单和销售订单流程交易，流程冗长效率低下，财务成本无法支撑多组织销售报价的业务需求，同时还有会计科目层级和会计政策不统一，归集口径不一致，报表缺乏横向可比性等问题。

2.财务流程与业务流程未能有效的线上融合

财务职能仅限于事后核算，对于公司业务的事前事中参与较少，ERP、CRM、OA等系统中业务流程与财务流程脱节，形成断点。采购、生产、仓储、销售、研发等业务流程中的单据遗漏重要的财务会计信息要素，数据无法互通互联，大量业务系统的单据和数据需要手工处理后才能被财务管理系统使用，直接导致财务人员账务核算效率低下，财务数据无法满足可扩展、可聚合、可比对的大数据分析与决策要求。

3.财务内部控制体系没有融入业务流程

公司发展之初面对激烈的市场竞争，需要快速响应客户需求，同时人员少，一人多岗，未能充分考虑企业内部控制规范的要求，所有流程以简单快速为出发点，导致内控严重缺失。如销售报价、销售合同审批权限不合理；信用管理流程缺失，增加应收账款风险；ERP系统单据自制自审；研发立项程序和项目资料缺失；财务无法及时准确核算项目的研发投入等。

四、案例探讨与解决方案

B公司会计信息化流程再造的主要目的是数据互通互联，实现业财一体化，实施过程中将ERP作为企业信息化的基础平台，CRM、SRM和OA等信息化软件是财务流程和业务流程融合落地的主要载体和工具。

基于B公司规模不大、业务变化快，处于成长期的特征，在会计信息化全景规划的基础上，先搭建与主业相关的核心系统，从核心流程入手打通业务与财务之间流程连接，逐步提高会计信息化和数据标签化程度，同时流程的优化要以公司整体最优，而不是局部最优为原则。根据流程再造理论，减少流程冗余环节和非增值节点，提高流程效率，将企业流程划分为从线索到收款、请购到付款两大核心主干流程，同时将ERP系统中的业务单据与OA进行连接，与审批流绑定。此外，对核心业务单据中的数据进行标签化、颗粒化，建立财务大数据收集链，形成可扩展、可聚合、可比对的会计数据。

（一）结合信息化软件的流程管理逻辑对岗位职责分工进行优化

全新升级后的金蝶云星空V7.7 ERP能够实现多组织、跨组织核算，系统以单据来驱动业务流程，需保证实物流和数据流的统一，而在当前的岗位设置和职责分工下根本无法实现。以仓库销售出库为例，此前设置仓库账务助理岗位，负责依据发货通知单下推生成并打印销售出库单，以发起销售出库流程。设置仓管员岗位，负责依据打印的纸质销售出库单执行实物装车发货任务，这种分工必然导致ERP系统数据信息流滞后于实物流，导致ERP系统存货结存数据无法及时更新，影响销售人员对客户订单交期的评审。利用升级后的ERP条码功能，通过仓管员发货装车时扫描货物条码发起销售出库流程并自动审核记账，可实现实物流和数据流的统一，将账务助理的岗位职责与仓管员进行合并，同时减少了账务助理岗位人员成本支出。

（二）以财务数据需求为核心，对业务流程和单据进行优化

从财务数据需求出发，对业务系统流程单据信息进行全面检查，补充完善财务所需的关键信息字段，将财务核算体系整合到采购、销售、生产等供应链流程单据，实时反映、分析和监督业务过程，实现业务、财务之间的流程贯通，保证信息在流程中双向顺畅传输，提升财务数据质量、价值和可用性。例如在系统增加研发项目清单和研发项目投入预算信息，在研发领料单上增加研发项目字段，领料时选择对应的研发项目，则系统自动生成记账凭证时可直接将费用归集到具体研发项目，并可直接产生研发项目实际投入和预算对比分析报表。

（三）将内部控制嵌入到关键业务流程，确保内控管理的有效落地和执行

充分利用信息技术进行数据的多源集成，实时提供内控流程管理所需信息，比如将费用预算数据集成到费用报销单，实时呈现费用报销人各费用项目的预算总额度及可使用的剩余预算额度，强化预算的过程管理；通过集成快递公司的电子运单到ERP销售出库单据，实时更新物流信息,销售人员方便快速追踪订单交付进展，财务人员可据此准确进行销售收入确认，审计人员则可据此进行收入环节的审计测试程序；销售订单提交审批环节关联客户信用数据进行校验，信用额度超标、货款逾期的客户订单无法提交申请流程，同时展示具体的原因信息，落实信用管理的过程管控；信用评估环节，自动获取第三方信用调查机构出具的客户信用报告信息展示在信用评分单据里，为客户信用评分提供了客观、高效、翔实的信用资料。

（四）统一各信息系统同类基础档案信息的入口

基础档案信息是各种单据的核心要素，直接关系到财务数据的准确性和可比性。统一基础档案信息入口可以保证信息的及时准确唯一，这是会计数据可扩展、可比对的基础。比如部门和人员信息由人事部门在CHR中新增和维护，客户档案资料在CRM中建立和更新，物料信息在PLM中新增和维护等，而以上新增或更新数据的申请流程则对接到OA中进行审批，申请批准后，基础信息自动写入到ERP等各种需使用该基础信息的软件中。

五、研究发现与研究成果

经过财务信息化流程再造，主要成果反映在两大核心主干流程，一是线索到收款，二是请购到付款。

如图4所示线索到收款流程，从销售线索的发现到交易实现后的最终收款，通过由上到下的单据层层链接，以单据驱动流程，以流程驱动业务，打破了传统的单纯以业务为出发点的流程设计逻辑。将财务职能中信用管理、成本核算、收入确认、应收款管理、销售发票、销售收款等与业务流程和单据紧密关联，财务系统根据业务单据自动生成会计记账凭证，财务报表数据与业务数据可追溯可验证。如图5所示请购到付款流程，从需求请购开始到交易完成后的财务付款，在价格审批环节比对年度预算中的目标采购单价，实现预算与业务过程管理，将付款信息实时反写到采购订单，协助采购人员进行采购过程管理。此流程将预算、存货核算、采购发票、应付款管理、采购款等与业务流程和单据紧密关联，同理实现财务系统根据业务单据自动生成会计记账凭证。

通过这两个流程，事实上形成了覆盖会计信息输入、处理、输出等各环节的会计数据标准，建立一套较完整的会计数据标准体系。主要特性如下：

（一）充分利用信息技术手段，将多种软件进行对接，实现内外部数据的及时自动获取更新，准确记录和传递，为财务信息化建立了高效及时准确的数据链条，极大提高了财务核算效率。如通过销售出库单集成第三方物流信息和客户签收信息，财务收入确认的时点更准确快速，通过完善各种原始单据里面的会计科目、核算维度等字段，设置凭证生成规则和模板，在单据审核后可自动生成会计记账凭证，高效快捷。

（二）通过关联成本、利润、信用、收款等会计信息到相关业务单据，将财务部分职能前移到相关业务岗位，提升了会计数据服务于价值创造的能力；同时也实现和完善了财务对业务的实时关注，参与到企业经营过程，财务了解经营，理解业务，更有针对性地提升对公司经营决策的财务支撑能力。

（三）实现财务和业务数据的标准化，多系统内外部数据的互通整合，构建了多来源、多维度、标签化的大数据库，通过数据分析报表快速获得数据，实时反映结果，让数据能在期望的时间内以恰当的方式准确呈现，财务数据价值得到有效发挥。

图4 线索到收款全流程业财单据链接图

图5 需求到付款全流程业财单据链接图

六、研究结论与启示

信息化对中小企业而言是一种新工具，是让企业突破瓶颈，获得新发展的新途径与新视角，而对于企业管理者或员工来说，信息化实施的同时进行流程再造亦是自我的突破与变革，识别和解决建议如下。

（一）企业管理者是否真的能接受信息化带来的流程变革

流程再造意味着习惯、技能甚至权力与职责的变化，一方面，员工的接受、理解和配合程度预示着变革阻力的大小，另一方面，管理者的决心或者态度决定着流程再造的成功与否。流程再造后，业务单据的格式内容以及审批节点等都可能发生变化，员工需要学习适用甚至改变工作习惯，甚至部分人员因岗位职责兼并而失业，这很容易产生抵触情绪，这里需要公司对员工进行充分的培训和沟通，管理者积极参与和使用新的流程，在带头引导员工时，给员工带来一种受领导重视和关注的氛围。而作为管理者自身需要坚定决心，认识困难，财务信息化流程再造也许会带来短期的不安和抵触，甚至会短时间影响业务的执行，但长远来看，会提升企业的财务对业务的支撑能力，帮助企业获取更好的收益。

（二）信息化和流程再造都需要专业人才支撑和持续的投入

每个软件系统都要专业人才进行实施和维护，这直接影响项目的进展与结果。当今市场上与企业需求相匹配的信息化人才非常稀缺，企业应提前做好人才规划与储备，培养合适且专业的信息化人才。软硬件则是人力成本支出之外的最大投入，需要较大的资金，建议在企业效益较好、业务稳健的情况下推行。

（三）财务人员要转变认识并主动学习更多的信息化知识和技能

财务是企业信息化推行的前沿阵地，更是大多数中小企业会计信息化的主导者，其认知和见识一定程度上影响企业会计信息化的水平。很多财务人员受单纯财务功能软件甚至EXCEL的影响颇深，对业务流程缺乏理解，处在狭隘的会计核算和数据报表认知中，成为了会计信息化的阻碍。主动学习，提升技能，转变认知，财务人员才能在数字时代迎难而上，立于职业发展的新高度。