财务机器人在企业财务活动中的应用探讨

孔令君

(中国电信股份有限公司 湖北财务共享服务中心，湖北 武汉 430000)

近年来，在大数据技术、人工智能技术、云会计以及移动互联技术的快速发展背景下，使企业财务管理的方式方法发生了较大程度的变化。而对于财务机器人来说，则为财务行业及智能机器人行业快速发展的一类衍生产品，在企业财务活动中发挥了至关重要的作用。基于财务机器人处于企业财务活动当中的适用情况考虑：一方面，财务机器人能够对人类的简单动作进行模拟，从而实现重复性操作，在一些简单的财务业务处理上，财务机器人可发挥有效作用，使人工操作带来的误差问题得到有效减少。另一方面，财务机器人在量大、易错的财务业务方面，适用性高，可节约企业财务人力成本及物力成本。此外，财务机器人可实现7×24小时的工作模式，进而大大减轻基层财务工作人员的工作负荷。由此可见，从企业财务活动工作效率及质量提升角度考虑，文章围绕“财务机器人在企业财务活动中的应用”进行分析研究价值意义显著。

1 财务机器人在企业财务活动中应用的前提条件及价值概述

1.1 背景介绍

随着科学技术的不断发展与进步，互联网与传统产业、实体经济的结合不断深入，在大数据、”互联网+“、云计算的推动下，各行各业开始研究智能化的运营模式，机器人流程自动化(简称RPA)为财务共享服务的发展带来了契机，财务共享服务背景下各类业务场景呈现的特点为：一是业务场景复杂、审核要点较多导致单笔处理时长较长；二是基于会计人员职业判断不同，核算标准难以标准化导致信息质量有待提升；三是财务共享中心专业人员的业务支持职能还需加强。

1.2 前提条件

在企业财务活动中，财务机器人的适用性较高，但也需明确相关应用前提条件，即：其一，需具备规范标准的流程；其二，需做好数字化、结构化的数据准备工作；其三，需确保操作环境的稳定性；其四，需确保技术人员储备充足、技术达标等。

1.3 应用价值

在社会经济快速发展的大背景下，企业财务活动越来越频繁，涉及的财务活动内容及类型也呈现出了多样化的特点。如果在此背景下，仍采取传统财务软件和人力作业模式，则会使企业财务活动作业成本增加，且难以保证财务活动工作的效率及质量。而财务机器人的应用，则能够有效解决上述瓶颈。总结起来，财务机器人在企业财务活动中应用的具体价值如下三点。

(1)优化财务活动流程管理。财务企业人的流程管控能力强，发挥其可视性高、可访问性强等特点，能够让相关管理工作人员以管理终端为媒介，实现对财务机器人的实时监控和分配管理，进一步保证财务活动流程管理的精准性。与此同时，利用财务机器人，可使其工作流程模块化的功能有效展现出来，通过在企业财务业务流程当中自动执行命令的方式，将取代传统人工操作模式，进一步使企业财务活动流程优化的目标得到有效实现。

(2)提升企业财务业务处理效率。在企业财务活动工作开展期间，对于传统人工操作而言，难以适应高强度作业方式，但财务机器人则能够进行7×24小时作业，在不间断重复性工作效率方面显著提高，进而使企业财务业务处理效率大大提升。

(3)控制系统维护升级成本，使业务系统之间实现互联互通。对于财务机器人的维护升级成本来说，和财务信息系统比较明显更低，进而能够有效控制系统维护升级成本。并且，财务机器人具备鲜明的自动化特点，整体业务流程操作可自动化进行，使人工造成的失误得到有效避免，并且可以使业务系统之间实现互联互通，详细、完整地记录业务过程相关信息数据，为企业财务业务活动风险的降低及风险源头的追溯提供有效支持。

2 财务机器人在企业财务活动中的具体应用要点分析

如前所述，财务机器人在企业财务活动中的应用价值颇高，而为了使企业财务活动工作效率及质量得到有效提高，还有必要掌握财务机器人在其中的具体应用要点。总结起来，具体应用要点如下。

2.1 在费用报销流程中的应用要点

在企业财务活动中的费用报销流程工作开展期间，因关系的人员比较多，且财务共享服务、财务机器人的应用频繁，所以把控财务机器人在费用报销流程中的应用要点非常有必要，具体应用要点包括以下三点。

(1)接收报销单据。在费用报销流程当中，发票属于非常重要的一项内容。从现状来看，大多数企业采取的是纸质发票，而在纸质发票处理期间，例如：邮寄、录入、粘贴、报销等，容易引发损坏、遗失、弄虚作假等相关问题，进一步使企业资源成本费用增加。在合理应用财务机器人的基础上，由财务工作人员对相关单据、发票进行统一收集整理，然后通过财务机器人进行OCR扫描、自动识别，进一步通过分析、汇总、分发传递，在自动生成报销单据的基础上，由相关报销工作人员登录企业内部的报销平台，对提交的报销信息合理选取，进一步可提出相应的保障申请。

(2)智能审核费用报销、制证。在报销相关单据前期，需要企业财务共享服务中心稽查部门执行相应的真实性排查处理作业；基于排查期间，需对财务共享中心收支数据库系统、企业财务系统中与单据相关的数据信息进行自动汇总处理；基于数据一致性对比分析的基础上，确保对账一致之后，向财务部门转入；然后利用大数据及时将记账凭证自动生成出来。对于财务机器人，则针对确认无误的凭证执行相应的审核操作，审核内容包括：报销标准的审核、发票真伪的审核、预算控制的审核等。在审核任务执行完毕之后，对审核结果详细记录，然后及时向相关部门反馈。

(3)自动付款。经审核的报销单，可以在系统内部使付款单以自动的方式生成出来，进一步到资金结算处，由该处易付款单信息在指令池中自动生成出相应的支付指令为参考依据，传输至核算处，然后在核算工作人员仔细审核付款金额、账户信息以后，审核通过后，即由资金结算部门收到相应高的付款提示，按照规范流程完成后面的自动付款操作。此外，财务机器人还能够对财务进行自动化处理，并生成报告，以此使费用报销工作准确、高效完成。

2.2 在资金管理流程中的应用要点

在企业财务管理工作开展期间，资金管理是非常重要的一个环节，且资金管理的内容繁多，涉及专项、流动、固定三大资金管理。将财务机器人应用到企业财务资金管理过程当中，需明确管理细节流程，具体包括以下两点。

(1)银企对账。在银企对账期间，采取财务机器人提升柜面管理系统运行效率。进一步在网银中选择相对应的银行对账单，并在财务核算系统中选择相关财务数据，在核对双方面数据的基础上，核对完毕，使余额调节表自动出具。上述操作流程循环反复进行，直到全部银行账户核对完成。

(2)支付指令查询。基于资金支付指令发出之后，由财务机器人对支付结果进行制动查询，进一步可利用邮件的方式，及时反馈查询结果，以此保证支付指令查询的客观性及可反馈性。

2.3 在税务管理流程中的应用要点

从目前来看，在企业财务活动中的税务管理流程，通过财务机器人的应用，能够发挥出显著的作用，且财务机器人在其中各个环节的应用均较为成熟，具体为以下四点。

(1)纳税申报。对财务机器人流程自动化工具加以应用，经技术人员预先设置好的脚本，自动登录财务系统之后，针对固定该资产子账目与试算平衡表进行抓取操作，并在国税系统中将增值税认证证据导出来，进一步导出财务数据等相关税务申报的数据基础等。

(2)税务数据获取及维护。提集团企业下属各子公司的基础信息为依据，进一步利用财务机器人对企业的纳税申报底稿进行编制。

(3)涉税数据信息核对。基于财务机器人的应用条件下，对会计差异、税务、预缴税金、进项税数据差异等需调整的信息，以前期设置好的规则进行合理化调整。同时，对预设好的校验公式合理应用，通过财务机器人对税务科目、财务科目等信息实施数字校验处理，在校验完毕之后，在财务机器人的应用下，把获取的数据传输当统一的文档当中，并由相关工作人员对这部分数据信息进行审查、核对处理。

(4)发票真实性验证。在发票真实性验证之前，需严格按照“纳税申报→财务处理→开具增值税发票”工作流程进行作业，然后利用财务机器人对发票的真实性进行验证，比如：基于国家税务总局全国增值税发票查验平台，将发票信息输入，然后进行查验，在验证完毕之后，由机器人自动记录、反馈验证结果。

3 财务机器人在企业财务活动中应用的优化策略分析

结合上述分析，对财务机器人在企业财务活动中的具体应用要点有了深入的了解。而从企业财务活动效益提升角度分析，还需掌握财务机器人在其中应用的具体优化策略。总结起来，具体优化策略如下。

3.1 加强财务机器人软件设施维护

基于财务机器人运营过程中，软件工具能够发挥出显著的作用。在软件控制的基础上，能够在软件中将辅助核算编码与分录摘要编码规则制定出来。由此可见，做好相关软件工具的日常维护、控制工作，能够使软件突发性故障的发生得到有效避免。但需注意的是，财务机器人与人工操作比较，具备数据录入准确性高、人力成本低双重优势。一方面，在数据准确性方面分析，由财务机器人接收准确、完整的信息数据后，能够保证自动录入准确率完全达标。但是，由于特定指令为财务机器人批量操作的关键，倘若在运行过程中出现错误指令的状况，则财务机器人基于运行过程中会把错误指令传至企业，使企业造成一定程度的财务信息损失及经济损失；另一方面，基于人力成本降低层面分析，财务机器人可以进行7×24小时作业模式，使人工成本得到有效降低。然而，在长时间不间断工作模式下，易导致计算机硬件使用寿命缩短，使计算机软件的正常、稳定运行受到一定程度的影响。针对这些情况，从企业角度分析，便需投入充足的资源，包括人力、物力、财力三方面的资源，并做好财务机器人软件工具、计算机硬件设施日常维护作业，通过构建健全的《软件工具维护日志》，使计算机软件的日常维护能够有据可依。此外，在财务机器人软件设施维护活动开展期间，需加强财务部门与IT部门之间的沟通协作，以此使财务机器人软件设施维护工作效率及质量得到大幅度提升。

3.2 做好运营阶段反馈收集工作

在现代科学技术逐步进步及发展的大背景下，诸如人工智能、大数据、移动互联网等技术越来越成熟。对于企业而言，在财务活动开展期间，则需重视财务机器人的应用，并利用合理科学的现代化科学技术，使财务机器人运行得到有效改进。其中，在企业财务机器人优化过程中，收集运用阶段的反馈信息为非常重要的一项工作。为了做好运营阶段反馈收集工作，企业业务工作人员需对企业战略目标的变化详细了解，同时了解企业业务领域扩展情况，然后以企业业务流程为依据，结合企业财务处理流程及相关法律法规等，使企业账务处理工作的开展能够有据可依。同时，企业IT工作人员，需对相关部门技术反馈存在局限性的软件工具，并由相关部门及时改进，使软件工具对财务运营的影响得到最大化降低。此外，企业管理工作人员，需重视企业内部问题反馈机制的健全，在构建健全的《运营阶段问题日志》基础上，详细收录相关工作人员反馈的问题，相关问题通过项目负责人复核之后，由管理层进行商议，作出最终的决策，以此使运营阶段反馈收集工作效率及质量得到全面提升。当然，还有必要以反馈结果为依据，对财务机器人配置进行优化调整，进而使财务机器人在财务活动中的应用价值得到最大化的发挥。

4 结论

综上所述，财务机器人在企业财务活动中的应用价值显著，可合理科学地应用到费用报销、资金管理、税务管理等流程当中。当然，为了提升财务机器人的应用价值，还有必要配置数量充足、技术水平高的专业人员，对财务机器人的软件设施日常维护加以负责；同时，对财务机器人运营过程的反馈信息进行全面收集，进一步结合反馈结果，对财务机器人的配置进行合理调整，以此全面提升财务机器人的应用价值，并促进企业财务活动管理工作质量效益的全面提升。