浅析国有企业档案鉴定工作存在的问题及应对策略

董志梅

（北京航天长征飞行器研究所，北京 100076）

企业档案是记录企业各项经营活动的重要资料，优化国有企业档案鉴定工作，不仅有助于提升企业档案资源的质量，还有助于提升企业档案管理水平。档案鉴定工作是由产生档案的企业组织，以档案规章和本企业的保管期限为依据，分析档案价值，将有留存价值的文件重新整理，对无留存价值的文件进行销毁的管理活动。档案鉴定的目的是优化企业档案资源，提升企业档案资源质量，让其助力企业创造更多的经济效益。档案鉴定工作的质量是衡量企业档案管理水平的一个重要标准。做好档案鉴定工作有利于提高企业档案工作质量，有利于合理配置企业档案资源。由于档案鉴定工作强度大、要求高，成为档案管理工作中最富挑战性的工作。近年来，随着科学技术的快速发展，企业中各类档案数量随之加大。因此，正确处理好档案馆藏数量与质量的关系，档案鉴定工作就显得更为重要。

一、国有企业档案鉴定工作概述

档案鉴定工作是一项贯穿于档案文件生命周期始终的系统性工程，可分为两个阶段：第一阶段是在归档前进行的，即由课题或项目负责人在档案部门的协助下，对将要归档的文件进行鉴定，鉴别文件的价值，确定存舍，并根据文件价值的大小划分其保管期限和密级；第二阶段是在档案管理过程中进行的，其主要任务是对已到保管期限的档案重新审查鉴定，销毁或调整密级，即将失去保存价值的档案挑选、剔除、销毁或降密保管。这两个阶段的鉴定工作是互相联系、相辅相成的。归档前的鉴定是档案管理工作的基础，档案管理过程中的鉴定是前一阶段档案鉴定的继续和完善。筛选文件和划分保管期限是企业鉴定工作的实质内容。档案鉴定工作的重点是要做好内容价值鉴定，通过直接鉴定法、形式鉴定法和条目鉴定法，对档案保管期限，档案真实性和准确性，以及档案密级进行鉴定。国有企业档案鉴定工作流程图详见图1。

图1 国有企业档案鉴定工作流程图

二、国有企业加强档案鉴定工作的意义

（一）档案鉴定工作是合理配置企业档案资源的基础

档案管理工作包括档案的收集、价值鉴定、整理、立卷、保管、提供利用、销毁鉴定、统计等多项内容。其中，价值鉴定作为基础性工作，对提高档案工作的科学管理水平，有效合理地配置档案资源，促进档案管理各项工作有序开展具有十分重要的作用。

（二）档案鉴定工作是决定档案取舍的重要手段

档案鉴定的结果之一就是要剔除那些已过保管期限且无保留价值的档案。档案鉴定工作质量的优劣，直接关系到档案的存毁、档案工作的质量和企业的效益。档案管理人员要树立精品档案的意识，改变只进不出的现象。在具体的档案鉴定工作中，需要鉴定人员准确地对档案的价值进行鉴定，避免偏颇，防止有价值档案流失，真正发挥档案的自身价值。

（三）档案鉴定工作是优化企业档案资源的有效途径

通过对档案的去粗取精、去伪存真，在剔除、销毁无保存价值的旧档案的同时，可盘活馆藏档案资源，使部分企业档案由“死档”变为“活档”，能提升企业档案的质量和利用价值，缓解档案数量多与档案库房和档案设备紧张的矛盾，释放有限的档案存储资源。优化后的档案资源，在方便利用的同时，也最大限度地保证了档案的安全。

三、国有企业档案鉴定工作中存在的问题

（一）档案管理人员管理意识落后

一是部分档案管理人员对档案鉴定工作的目的、内容认识并不到位，普遍认为档案鉴定是在档案保管期限过期后，将它理解为档案管理的最后一个步骤，需要销毁档案时才要做的工作，致使档案价值鉴定工作长期处于滞后的状态。不少企业的档案库房出现爆满，档案堆积如山无处安放的现象。二是部分档案管理人员对鉴定工作的重要性和意义认识不到位。不少档案管理人员的档案鉴定知识匮乏，认为鉴定工作不是档案主业，可有可无，在思想上不重视。

（二）档案鉴定归档前期把关不严

归档前的鉴定工作非常重要，却最容易被忽略。作为工作的前端，只有严格把关，才能为后续工作打下良好的基础。但在实际工作中，部分企业的档案部门并没有真正意识到档案初始鉴定的重要性，没有认真对待档案鉴定工作，有的企业甚至从未开展过归档前的档案鉴定工作。档案管理人员在归档阶段的鉴定并没有真正负起责任，这样势必会给后续的档案鉴定工作增加负担，浪费人力、物力和财力。

（三）照单全收，重藏轻鉴

“丰富”是档案馆藏骄傲的标签，收藏档案多多益善。然而，日复一日，保存不免泥沙俱下。由于丰富馆藏的这种片面认识，盲目地接收本不应进馆的档案，使得档案数量庞大，无形中降低了档案质量。以某航天企业为例：在2015年~2020年的五年间，科研、基建、设备、会计等各门类档案文件归档共计增加54161份，鉴定档案文件（含电子文件）数量仅为1890份（见图2）。这种重藏轻鉴的行为，造成“档满为患、玉石俱存”的现象，导致档案利用效果和档案管理效率低下。

图2 某航天企业档案鉴定情况统计

（四）档案鉴定制度不完善

目前，档案的各种鉴定标准偏重于文书档案，而针对企业科技档案门类的标准制度还相当薄弱。例如，保管期限、密级划分较粗放，条款也过于简略；档案文件只有定密，而没有规范化、制度化的降密和解密要求等。另外，上级档案部门虽制定了相关档案鉴定制度，但在本单位的实际工作中没有详细配套的管理办法或实施细则，可操作性较差，由此导致鉴定工作问题越积越多，管理混杂，成为国有企业档案管理工作中的瓶颈。

四、国有企业档案鉴定实践工作案例分析

某国有航天企业的科研单位的档案主要包括文书、科研、基建、设备等门类档案。以下为其档案鉴定工作的实践经验。

（一）成立档案鉴定工作组

由单位主管领导、总设计师、专业技术人员、项目主管人员、档案管理人员组成档案鉴定工作组，协同合作，运用双重支点方法，对内容和技术进行专业鉴定，综合考量。

（二）制定档案鉴定管理制度

依据国家档案局颁布的标准，该企业制定了《重大项目实施细则》《文书档案管理办法》《科研档案管理办法》《设备档案管理办法》《会计档案管理办法》等一系列档案管理制度，进一步明确规定了档案归档范围、密级和保管期限。

（三）确定档案鉴定范围

该企业以各门类档案归档范围、密级和保管期限为依据，开展档案鉴定工作。根据归档范围，确保档案“归有依”；根据保管期限，确保档案“销有据”。

（四）明确鉴定工作原则

对于归档前的鉴定，是根据各门类档案的归档范围表，进行筛选，甄别，确定档案归档的完整性、准确性、系统性、有效性。对于已过保存期限的档案进行鉴定，则根据各门类档案的保管期限进行鉴别。比如，设备仪器档案保管期限原则上与设备仪器使用寿命相同；基建档案保管期限原则上与建筑物寿命相同；专利证书保管期限原则上以专利保护期限为鉴定依据。但具体问题还需具体分析。比如，科研档案，项目立项及审批文件以保留为原则；项目中期检查报告以保留为原则，项目结题验收报告、工作报告、专家评审意见等以保留为原则。

（五）形成鉴定结论

召开鉴定工作会。在会议结束后，形成鉴定工作报告及鉴定结论，由鉴定工作组组长及相关人员签字。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁处理。

五、国有企业加强档案鉴定工作的应对策略

（一）建立档案鉴定工作管理体制

国内外经验表明，企业档案鉴定批准处置权的集中，有利于保证文件价值评判的全面性、专业性。专门的鉴定机构和人员的设置，有利于对档案鉴定工作的宏观控制。企业可以尝试设置档案鉴定工作委员会，主管档案鉴定工作。成立相关的档案鉴定小组，由项目负责人、单位主管领导、专业技术人员、档案人员等组成，主要负责档案鉴定及销毁的审定工作。实行专人负责制，负责档案鉴定销毁工作，负责起草档案鉴定工作计划，制定计划表，确定鉴定工作循环周期。撰写、提出档案鉴定销毁意见和具体实施方法，并提交档案鉴定工作委员会领导审批，确保鉴定工作高质、高效、有序开展。

（二）培养高素质的鉴定人才

档案价值鉴定工作是一项专业性、技术性很强的业务工作。档案人员不但要掌握专业知识，熟知档案业务，还要不断地学习与档案有关的知识，丰富鉴定经验。因此，注重和培养高素质的鉴定人才是企业档案管理工作中的重点。档案鉴定人员要有计划地进行系统的知识更新学习，可通过自主学习、鉴定培训、经验分享、参观等多渠道不断扩展自己的知识面，提升自身的综合素质。熟练掌握档案鉴定的标准和专业知识，了解被鉴定档案产生的背景，使用全面的观点来鉴别档案。

（三）采用先进的档案鉴定方法

传统的档案鉴定大多采取内容判定档案价值的方法。当前，大量电子文件的产生具有不同于传统档案的新特点，其鉴定方法也必然要发生改变。建议采取国际上认可的双重支点方法——内容鉴定与技术鉴定并用。用内容鉴定解答“哪些文件需要保存”问题，用技术鉴定解答“这些文件应当保存多长时间”问题。内容鉴定是核心，包括归档前鉴定和到期鉴定。前者是划定文件的保管期限，后者是确定是否有继续保存的价值。技术鉴定是保障，主要对电子文件信息的真实性，对传统档案有效性进行检测。从档案归档之初，就要对进馆档案进行全方位把控，并将双重支点法贯穿于档案的全生命周期。

（四）完善档案鉴定标准制度

档案的鉴定需要依据不同的鉴定标准，全方位审视档案本身的特点。单一的鉴定标准往往无法判断档案的真正价值。因此，企业需根据自身的特点，采用“多元化”的鉴定标准开展档案鉴定工作。制定鉴定标准，应以反映企业生产研制活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合工作性质、活动范围和所处背景，同时考虑责任者、密级、产生时间、名称、外形特征等因素。档案鉴定标准的完善、工作程序的优化可以促进鉴定工作的标准化和规范化。针对企业科研档案、质量档案、基建档案等重点门类，应制定出便于档案鉴定工作开展的工作程序、操作实施细则，使其具有可操作性，减少鉴定人员的主观随意性，使鉴定工作的各个环节都有法可依。

（五）创新鉴定工作技术手段

面对巨大的档案鉴定数量和现在档案文件电子化的发展趋势，手工鉴定已难堪重负，要突破传统的档案鉴定手段，利用电子文件管理系统、档案数据库等现代信息技术辅助档案鉴定已成未来发展的趋势。采用先进的互联网、大数据技术，将大量的电子文件整合为一个完整的档案管理平台，利用电子文件管理系统自动鉴定功能进行档案鉴定工作，将是未来鉴定工作的研究方向。未来档案鉴定范围将不在限于存毁处置，电子文件和档案信息化的技术鉴定也都将“涌”入。原文数据库和档案数字化的应用将为档案鉴定工作带来无限发展空间。

六、结语

档案鉴定是档案管理工作十分重要的环节。档案鉴定工作对于档案管理效率的提升和档案资源配置的优化，具有重要意义。积极采用信息化、数字化的管理方式和手段，定期对档案资源进行鉴定优化，是今后打造“货真价实”的精品档案的重要措施。