转变会议模式加速数字化进程

姜南

近年来，受持续的疫情影响，MICE行业也迎来一系列新的变化。会议活动面临延期、取消或移址，会议方案变得更为灵活，会议模式更加多元化。

增加完备的疫情防控方案

中旅国际会议展览有限公司总经理助理任晶晶在采访中表示，疫情之后，主办方或PCO在策划MICE方案时，需要考虑增加疫情防控方案，包括各地防疫政策、取消条款、疫情预案、会议举办地突发疫情管理方案和第一时间疏散与会人员等内容。

她举例补充道，因防疫要求，与会者参会及用餐需间隔就座，在咨询会议场地和餐厅规模时，也要考虑这些要求，寻找更合适的场地；会议期间常备消毒用品，签到台会提前准备消毒湿巾和带客户LOGO的口罩等，做好防疫工作的同时也起到了品牌宣传的作用；会场等公共区域提前做好消毒工作，会议车辆服务前与服务后须及时消毒，服务人员要求疫苗接种证明及核酸阴性证明，大型会议提前联系各地核酸机构进行上门核酸服务等。

拥抱数字化，实现资源共享

任晶晶坦言，2020年以来，新冠疫情打破了会展行业的平静，行业类会议持续受到疫情影响，行业城市会议的办会模式也发生了巨大变化。国内会议受与会人数限制，规模缩小，会议举办数量在疫情平稳期激增，会议举办模式也由单一城市举办转向多地联动，线下线上相结合，而国际业务出现了暂缓搁置的现象。在此背景下，中旅会展依旧凭借专业品牌以及在行业内积累的口碑和信任，承接了境外参展项目等境外会议。她说，“我们一直对国际业务恢复充满信心，并以卓越的业务能力为国际业务恢复做好准备。”

“为更好服务外部客户，除了要做好传统的接待服务，中旅会展也坚定了数字化改革的决心。”任晶晶说道。

她表示，疫情期间，中旅会展结合传统操作优势，打造CMMS会议管理系统，建设配套的资源中心，業务系统上线后，可实现线上报价及结算，线上审单，增强合规透明度。资源采购方面，中旅会展CMMS会议系统可实现线上资源采购，进行无纸化办公，打造绿色会议，为可持续发展贡献力量。同时中旅会展也在加速数据化、信息化进程，维护现有市场，提升服务能力、拓展更多业务领域。

在开发会议管理系统的同时，中旅会展作为中旅旅行所属全资子公司，依托中国旅游集团和中旅旅行内部资源优势，打造CMN网络成员体系，搭建可覆盖全国的会议服务网络，满足企业客户城市会议类的需求，实现MICE的资源共享。

线上结合线下，降低成本

讲到线上会议活动预案，任晶晶说道，疫情常态化下，线上结合线下的办会形式越来越受主办方青睐。在受邀嘉宾生活的省会城市集中举办小型线下会议，通过多地连线的方式，进行线上的交流沟通，既可以让部分人员在减少流动的前提下实现面对面交流，也减少了交通成本，实现节能减排。从整体预算方面来看，由于规模的缩减，单个会场的成本会下降。人员跨省间的流动减少，从而降低了大交通的成本。

延期或改变举办地视具体情况而定

任晶晶认为，面对突发疫情，主办方选择延期还是改变举办地，这两种情况都可能出现，主要根据各地防疫政策以及主办方活动安排需要视情况而定。如果时间档期不能更改，且原举办地取消条件宽松，则选择改变举办地的可能性较大，而当原举办地取消条件较苛刻，且多地散发疫情，则主办方会选择延期举办会议或者改为线上会议。

谈及会议延期或取消对参会、参展嘉宾带来的影响，任晶晶表示，会议延期或取消会对参会、参展嘉宾带来一定影响，但从防疫需要出发，参会、参展嘉宾会比较理解和配合。在会议活动开始前，应协同主办方提前与参会代表沟通与会要求、防疫政策，如遇参会代表所在城市突发疫情，则第一时间做出预案，改为线上参会或从其他城市邀请嘉宾。