做好专题档案工作 服务企业高质量发展

■国网浙江省电力有限公司诸暨市供电公司 季亚飞 侯志光 陈佳楠

专题档案可以很好地满足企业对重大事件、活动的档案管理需求。国网诸暨市供电公司为更好发挥档案价值，建立了“枫桥经验”“疫情防控”等专题档案，本文以此为例，探索企业专题档案管理策略，为企业专题档案工作提供有效参考。

企业专题档案的特点

材料关联性强。不同于其他类别档案，专题档案的材料都来源于同一主题，内容关联性强、体系较为完整。比如疫情防控专题档案材料都是在疫情防控工作中形成的会议纪要、政策文件、员工健康数据、外出审批单、返岗申请单等，在内容上具有极强的关联性。

载体形式多样。专题档案载体形式多样，所有其他类别的档案都可以成为专题档案的一部分。例如，电力践行“枫桥经验”专题档案的收集范围包括政府部门和本单位内部下发的纸质文件、电子文件，在具体事例中形成的照片、视频、员工及群众口述材料等。

管理统一集中。在传统的档案管理模式中，诸暨市供电公司将档案资料按照其形式分散到不同的卷宗中，如“枫桥经验”专题档案中的纸质材料文件会被归入到文书档案中，视频、影像等被归入到电子档案或照片档案中，一些荣誉奖杯、奖牌等被归入实物档案中，如果想要查找相关材料，就需要到各个类别的档案类目中去检索查找，增加了档案利用的难度。而专题档案将其归为一类，其中相同类别的放到一起便于查找与使用。

征集范围广泛。专题档案增加了档案资料征集的深度，与该主题相关的所有材料均可以正常归档。传统的档案材料征集针对某一部门，仅征集特定类别的档案，而专题档案则是面向企业所有职工和部门，有的甚至还包括企业外部群众团体，类别也多种多样。例如电力践行“枫桥经验”专题档案，除了收集各部门单位形成的通知、会议记录、活动方案等文件材料，以及有关枫桥经验的声像材料及实物档案，还会向员工及用电群众征集电力践行“枫桥经验”的素材。

归档周期不确定。传统档案的收集完成可能以上一年度、季度或月度的材料归档完成为标志，但专题档案却无法明确具体的完成时间。对于一些临时性的大型活动、会议可以在其结束后一段时间作为档案收集完成的时间，但像电力践行“枫桥经验”专题档案，属于一直在进行中的事件，每年都会形成大量的文件、照片和其他档案，并且不能预期其结束的时间。又比如疫情防控专题档案，在建立之初并不知道疫情什么时候会结束，而且随着疫情的发展，防控措施和政策也都会发生相应的改变，档案的材料也随之在不断增加，我们无法在短期内判断疫情完全结束的时间。因此，专题档案的归档周期具有不确定性。

企业专题档案的价值体现

企业档案是记录企业发展过程的重要载体，是企业文化的重要组成部分，在一些企业作出重大决策时，也会参考档案记录的重大事件，专题档案可以使决策者更好地了解过去某个事件或活动的来龙去脉，从中可以吸取的经验教训，可以沿用的优秀做法。2023年是“枫桥经验”60周年，国网诸暨市供电公司开展“枫桥式供电所”创建工作，“枫桥经验”专题档案提供了大量的素材与资料，为枫桥式供电所创建提供了有力支撑。

企业专题档案的价值主要体现在以下几个方面。

服务科学决策。企业在发展过程中遇到的问题很多是重复性问题，但由于人员更替，当前的管理者在解决类似问题的时候需要重新拟定方案。专题档案的建立可以帮助管理者从以前的案例中寻求解决经验，或从中吸取教训，从而更好地解决问题。

助力档案宣传。专题档案记录的都是对企业有重大意义的事件或活动，可挖掘其宣传价值，更好地为企业服务。国网诸暨市供电公司通过举办主题展览、组织收看枫桥经验主题教育讲座、开展线上档案知识答题等形式，讲述了电力践行“枫桥经验”的历程及成果，提升了全体职工的档案收集意识，推动公司档案管理水平再上新台阶。

提升企业文化建设。企业文化是一个企业的灵魂，越来越多的企业开始重视企业文化建设，专题档案收集的企业重大历程中形成的资料加以提炼，可以作为企业文化的重要组成部分。在宣传企业文化时，既保证了真实性，又具有独特的内涵，对内可以提升员工的归属感与自豪感，对外彰显企业的深厚底蕴与文化传承。

企业专题档案管理策略

由于企业专题档案与传统档案在形式上、特性上都有较大差别，因此，应当根据其特性，总结管理经验，形成一套有别于传统档案的管理方式。

提高专题档案收集意识。（1）档案工作人员要增强对企业重大事件的敏觉性，能够清楚地认识到哪些是对企业有重大意义的，有保存价值的档案资料。（2）要对各部门兼职档案员进行系统培训。兼职档案员是企业档案工作正常开展不可缺失的部分，部门提供的材料是档案材料的重要来源之一，兼职档案员的水平直接影响档案收集工作的质量。（3）要广泛开展档案宣传，让更多的人参与到档案工作中来，提高个人的档案收集意识，真正做到颗粒归仓。

加强专题档案管理前置。企业专题档案管理应做到提前介入。特别是对企业发展有重大意义的会议或活动，应提前参与到可以提前制定专题档案管理方案。国网诸暨市供电公司严格按照“四参加”要求，落实档案人员参加重要工程开工会，参加科研课题鉴定会，参加基建工程启动委员会及竣工验收会，参加设备开箱验收或引进项目设备的接收会。确保重大事项有档案人员参与。此外，对于一些紧急事件和活动，虽然不能提前介入，但可以在事生后进行补充通知，要求相关部门做好档案保管和移交工作。

明确专题档案管理方案。专题档案依然要坚持科学的分类原则，明确专题档案收集归档要求，对专题档案载体格式、移交时间、移交方式等进行说明，并根据各部门实际情况制定移交清单，便于档案的整理和保管。国网诸暨市供电公司制定了专题档案整理和保管方法，将档案管理嵌入各业务规范与管理环节，按照“谁主管、谁负责”的原则，抓好业务文件归档与档案管理，公司各部门全员参与，共同做好档案工作。纸质档案材料采用按件整理方式，既满足上级档案整理要求，也符合专题档案自身特性，同时实行实体和电子两种载体档案双套制归档的制度。

构建专题档案数字资源。档案信息化是公司信息化建设的重要组成部分，国网诸暨市供电公司提出档案信息系统功能需求，并参与研发与实施的全过程管控，组织协调系统建设工作，推动信件及存量业务信息化系统与档案信息系统贯通，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。同时，公司建立了档案安全信息防护、转换、迁移策略，实施异地备份，确保档案资源安全。档案资源数字化有效提高了检索便利度，使档案查找更精准，档案利用更高效。国网诸暨市供电公司也会继续努力提升档案服务质量，为企业高质量发展提供强力支撑。