事业单位人事档案管理信息化发展的思考

汤玲丽

摘  要：事业单位开展档案管理活动的过程中，能够利用信息技术优化档案管理的环节和模式，既有效提升单位档案管理的效率，能够有效消除人工操作失误的概率，提升工作质量。信息化背景下，事业单位要适应数字化时代、网络化时代的发展需要文章论述了事业单位人事档案管理信息化发展的价值导向，提出事业单位要打造人事档案信息化管理系统，通过培训教育增强工作人员的业务能力，保障人事档案信息安全完整，加大数据库建设力度，及时更新信息化设备。

关键词：事业单位;人事档案管理;信息化发展

前言

事业单位是现代化建设、提供公共服务的重要力量。其人事档案管理具有非常关键的作用。当前我国事业单位正不断利用信息化技术，加速提升人事档案管理能力和水平。事业单位要认识到档案管理信息化在提升人力资源水平中的價值和意义，切实把握该领域的发展状况，找出存在的主要问题，采取针对性的策略，做好人力资源管理信息化工作，使事业单位更好地服务于现代化建设的需要。

1事业单位人事档案管理信息化发展的价值导向

事业单位利用各种信息技术开展人事档案管理的过程中，可以提升人事档案管理的规范化、科学化水平;全方位提升工作效率，改善工作氛围。这是因为，以互联网、大数据技术为基础的人事档案管理工作，能够高效率、深度分析和充分挖掘人事档案的信息和资料，快速查询和检索所需要的人力资源信息。以往的人工档案管理相比，人事档案信息化切实减轻了工作人员的工作压力，不必整日埋头于简单化、重复化的琐碎信息中，能够提升人事档案信息的可靠性和精准度。它也可以促进事业单位信息化的发展和建设，改善事业单位人力资源管理水平。它可以动态展现人员流动的具体情况，各类人才负责开展公共服务的具体情况，找出人力资源与事业单位发展不相适应的部分，通过各种培训、讲座和训练活动，提升人力资源经营管理的实效性。它也可以帮助事业单位精准分析下一步的人事管理发展规划，制定更科学的发展中战略。为此，它需要有序开展绩效管理评估，推动员工参与人事培训，公开公平公正进行人才晋升选拔评等，因此，事业单位要充分利用信息化技术，做好自身人力优质资源的储备和管理，不断提升人力资源管理活动的实际效果。

2事业单位人事档案管理信息化发展的路径选择

2.1增强工作人员业务能力

事业单位要切实提升档案管理人员的信息化能力，大力培养和提升他们的专业技能，他们不但要举办高水平的档案管理基础能力，又要敏于学习更多的信息技术，提升应用信息化技术的能力。而且，事业单位要结合档案管理信息化的具体发展状况，聘用和引进专业化、高水平的数据管理技术人才。他们要利用数据挖掘技术，发现大数据信息背后的人力资源管理问题，找出更多线索，反馈给事业单位的相关部门和员工，强化培训教育，增强员工队伍的综合素质。

2.2打造人事档案信息化管理系统

事业单位要打造人事档案信息化管理系统，发挥整个系统的信息化技术优势，提升人事档案管理的科学性和实效性。这种人事档案管理系统具有很强的专业性，可以有效利用大数据技术、数据挖掘技术等，借助发达的电子扫描系统，快速完善员工的各种档案资料。它可以使事业单位随时随地获取员工的人事档案信息和资料，实现档案信息的动态化管理。事业单位在人事档案管理中，通过打造和完善信息化管理系统，可以有效保障事业单位日常管理和使用各种人事档案的需要，有效及时地记录相关部门和人员查询、借阅职工档案的信息，随时检索和查询所需要的人事档案信息，以智能化方式科学运用这小子人事档案资料。如此一来，事业单位的人力资源管理效率得以有效提升，人事档案管理的实效性才能逐步提高。

2.3保障人事档案信息安全完整

从制度层面来看，应构建完善的人事档案信息安全标准体系，持续健全人事档案信息安全的制度规则。要有效规范档案借阅制度，打造科学的档案数据恢复和备份机制，以保证档案信息使用存储安全。从安全意识来看，要强化档案管理人员的技术培训和信息安全教育，强化他们的信息保密理念，增强使用信息安全技术的能力。从档案信息储备来看，要分别存储信息档案和纸质档案，并做好相应的备份。要有力开展信息安全技术培训和安全教育，强化员工们的信息保密意识，增强他们安全使用信息的技能。

2.4加大数据库建设力度

切实依据相关要求构建数据库，为事业单位打造规范化、科学化的人事档案数据库。在档案入库之前，应该对档案信息进行科学鉴别，保证档案信息处于可控制之下，便于快速检索和方便，它也有利于降低入库成本。此外要密切挂进驻数据库建设中的权限管理，保证能够安全有效利用这些档案信息。从档案信息修复文档来看。在开展人事档案管理活动的过程中，要充分把握好档案搜集、生成、归档、验证和利用等每多个环节。而且，管理人员修复与核查人力资源档案时，应真正做到及时修复或者更正，并和纸质档案相互比较，强化人事档案的准确性、真实性以及权威性。

2.5及时更新信息化设备

人事档案信息化管理活动中，事业单位应及时更新相关的信息化设备，强化技术创新力度。这是因为，事业单位逐步提升人事档案管理能力的过程中，要结合所处行业属性，形成规范化的档案处理流程，按照科学计算投入所需要的建设资金，为人事档案管理信息化建设提供可靠的物质保证。在此过程中，人力资源部门要引进更多的信息化硬件、软件设备，深入分析存在的主要问题。从资金投入来看，一些事业单位的软件系统没有及时升级，它们要加速更新人事档案信息化管理的硬件设施和必备软件。充分利用大数据、云计算等先进技术，它们也是优化人事档案管理流程，释放巨大技术优势，提升人力资源管理水平、增强事业单位公共服务能力的“利器”。

结语

信息化社会快速发展，事业单位要不断利用各种信息化技术，打造人事档案信息化管理平台和系统，快速处理越来越复杂、越来越多的人事档案信息和资料。未来它要充分利用大数据技术、互联网技术的多重优势。还要重视人事档案信息化的长期建设需要，引入更多高水平人才，培养档案管理人员的信息化专业能力，持续提升人事档案管理管理效率和能力。

参考文献：

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