航空产品型号档案归档过程中存在的问题及对策研究

李金雁

摘要：航空产品型号档案（以下简称型号档案）的重要作用在于保证产品研制质量可控、过程完整，实现设计有依据、制造有根据、试验有判据、结果有证据、过程有数据，最终将航空产品型号档案的价值体现在科研、生产各项活动中，为航空工作提供有力支持和保障。本文笔者首先对型号档案的定义进行了阐述。其次，对型号档案在归档工作中存在的问题进行了分析和总结。最后，提出做好型号档案归档工作应采取的有效对策。

关键词：航空产品;型号档案;产品数据管理系统

1航空产品型号档案的定义

航空产品型号档案是指在航空产品科研、生产过程中形成的、具有保存价值的图样、表格、文字、数据、声像等各种形式、载体的文件材料。2型号档案归档工作存在的问题及原因分析型号档案虽然经过长期的归档保存，但由于管理和人为因素，归档过程中仍然存在着以下几点问题。

2.1档案员对应归档的具体文件不明确

型号档案的主管档案员，对应归档的具体文件不明确。在文件的形成单位归档时，档案员根据《文件材料归档范围及保管期限表》确认是否需要移交归档，有一份归一份，档案员属于被动归档，不能保证归档单位归档的成套文件是否具有完整性、系统性。

虽然型号档案的《文件材料归档范围及档案保管期限表》覆盖面广、内容全面，但档案员对应归档的具体文件仍不明确，其主要原因为档案管理缺少复合型人才，档案员不参与也没有参与型号研制工作的能力，现有的档案管理人员基本上只具有档案管理相关技能，缺乏航空知识的储备，不了解各型号产品的差异性，不清楚各型号需要编制的文件有哪些。

2.2档案形成后不及时归档

项目档案延期归档，甚至出现档案丢失的现象，主要是由于管理人员在思想上对型号档案归档工作重视程度较低，经办人员归档意识淡薄，认为档案室收集档案没有用处，档案留存在自己手中才能发挥作用。目前，部分档案采用产品数据管理系统，进行档案电子签署和归档，有的经办人在进行电子签署完成后默认为完成了型号档案归档工作，没有提交归档流程，造成没能及时完成档案归档工作。另外，航空产品型号档案管理制度不完善，内容中没有对型号档案的归档时间提出具体要求。

2.3不归档档案原件，只归档复印件

型号档案归档存在只归档复印件、复刻件的现象，主要是归档承办人员对航空产品型号档案管理制度欠缺深入学习，不了解文件归档须归档原件;另外，少数工作人员认为档案原件对自己还有用处，故只向档案室归档复印件。

2.4产品数据管理系统员工使用不熟练

产品数据管理系统归档文件经常出现模板错误、签字不全、信息缺失、页眉信息错误等问题。出现问题的主要原因是员工使用产品数据管理系统不熟练，在文件电子签署过程中流程和格式模板选择错误。

2.5归档文件上发放单位填写错误

归档文件上发放单位填写错误，没有按照航空产品技术资料发放定额进行编制。发放定额规定，如果航空产品型号档案无需发放，只需档案室存档，发放单位只需标记无;如果发放定额内有该文件，则按照发放定额规定发放，文件上发放单位要标明按规定;如果发放定额内没有该文件，但编制者确定有必要发放，需要把发放的具体单位详细列明。

文件上出现发放单位填写错误的原因主要是文件的编制人员对航空产品技术资料发放定额进行详细地学习与研究不到位，有的作者是通过以往经验对文件的发放单位进行确定;此外发放定额还会根据公司实际需要及时的进行调整，宣贯工作没有及时到位。

3型号档案归档工作存在问题的解决策略

型号档案归档过程中虽然存在着问题，但也不是不能解决的难题，大都为主观因素，可以进行解决，以下是针对上述问题提出的具体措施。

3.1提高档案意识，重视档案归档工作

型号档案归档工作是档案开发利用的基础，是型号档案管理的重要环节。提高对型号档案归档工作的重视，一是强化组织领导，提高对档案归档工作重要性的认识，从档案分管领导，到办公室负责人层层都把型号档案归档工作作为重要工作推进，加强管理与监督，确保归档工作有序;二是加强对档案工作人员职业信念，加强档案队伍建设，提高档案技能和水平。

3.2培养复合型档案人才

型号档案的归档工作需要发展一批复合型人才。复合型人才需要专业跨度大、管理水平高，知识结构合理，不仅要具备扎实的档案管理知识，还要掌握一定的航空制造知识，例如航空概述和发展历程、航空科学基础和技术体系理论知识、航空武器装备谱系及型号研制国标军标等专业知识、研究方法、经验教训等等，并能熟练运用信息管理的技术和工具，具有较高的信息化水平，同时要人际关系能力强，注重人性化管理，才能参与到航空产品的研制过程中，有助于档案员了解型号档案具体的归档内容。

3.3加强产品数据管理系统（PDM）培训和指导

产品数据管理系统有助于促进型号档案归档工作向前延伸，变被动为主动。必须加强对员工的产品数据管理系统相关知识和技能培训，尤其是宣贯档案电子签署过程中流程和格式的选择，弄清各种格式的区别和用途，提高业务水平，适应产品数据管理系统带来的档案管理方式的转变。

3.4修定并严格落实航空产品型号档案管理制度，加大宣贯力度

航空产品型号档案管理制度应对归档文件材料范围、归档时间和归档要求均做出明确规定，各单位业务部门按照规定，结合产品研制情况，对应立卷归档的文件材料进行接收。同时对单位业务部门的型号档案归档工作开展培训，要加大依法归档的宣传力度，促进各单位对档案归档具体要求的理解，提高型号档案归档质量。

3.5结合工作实际，及时修订和宣贯航空产品技术资料发放定额

结合实际需要，及时开展航空产品发放定额的修订，确保发放的文件符合各部门的使用需求，保证有需要的部门有资料可用，不需要的部门不会接收额外文件。此外，开展对航空产品发放定额的宣贯工作，在发放定额修订后，对修定内容及时宣贯，使文件编制者及时了解发放单位的变化情况。再有，还要对新上岗的员工及时开展发放定额的宣贯工作，确保文件编制者可以按照发放定额编制文件，确保归档文件的发放单位准确。

结束语

总之，型号档案归档是航空产品型号档案管理工作的重要环节，本文通过深入分析航空产品型号档案归档过程中存在的问题，找到了通过提高档案意识、培养高层次复合型人才、加强产品数据管理系统（PDM）培训和指导、修订并严格落实型号档案制度和航空产品技术资料发放定额等解决措施，从而进一步推进航空产品型号档案利用的可靠性，最大限度地实现档案工作价值，为主线工作提供有力支持和保障。所以，提高型号档案归档工作水平有着极大的必要性。

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