广电档案数字化建设与管理探讨

文/梁 涛

当今社会，人类正在进入信息化时代，数字化正在影响和改变着人们的生活和工作，数字化管理的方式也在不断进步与发展。当今，信息技术给各行各业带来了新的发展契机，加强档案信息数字化建设与管理，能够为广电单位提供长久、稳定、可持续的发展。在广电档案管理中，将数字技术渗透其中，可以促使档案建设和管理效率得到提高。有鉴于此，笔者结合工作实践，对广电档案数字化建设与管理的现状进行分析，从而对广电档案的数字化建设与管理的有效策略进行探讨

近年来，国家经济建设和科学技术的飞速发展，推动了社会的不断进步，也推动了数字化信息技术在各行各业管理中的广泛运用，广电档案数字化建设也是如此。时下，广电档案管理的工作量比较大，信息的保密性、安全性要求比较高，因此，其工作的难度比较大，将数字化技术融入到其中可以有效提高档案管理的工作效率和水平。在互联网的大环境下，档案的载体需要得到改变，从传统的纸质载体向电子化、数字化、信息化载体转换。档案数字化建设可以有效促进档案事业的发展，提高档案管理和服务水平，此为新时代档案发展的必然趋势[1]。

一、数字化档案管理概述

数字化档案通常是指不同的档案信息内容通过计算机技术将其以数字化为载体进行数据信息储存，形成各种庞大的数据库，从而实现计算机对档案信息的保管、加工、传输以及利用等，也就是将传统纸质材料的文件资料转化为电子形式的资料进行管理。这种形式能够有效减轻档案管理工作人员的负担，不断优化调整档案管理模式，实现档案数字化管理，促使档案管理向统一化、标准化发展。数字化档案管理特征鲜明，一是档案信息主要以数字化的形式呈现；二是数字化档案管理可以通过互联网实现信息的共享；三是实现了档案信息的线上服务，可以利用互联网进行信息的查询和利用；四是数字化档案信息的标准化、规范化、统一性，能够提高使用价值。通过大力推进广电档案信息的数字化建设，能够促进广电档案资源的开发和利用，有效提高档案的应用率[2]。

二、广电档案的数字化建设与管理的重要性

我国早在2002年就制定了《档案信息化建设实施纲要》，2020年又对《新档案法》进行了修订，并于2020年1月1日起正式施行，推动了档案的数字化建设和管理进程。随着社会的发展，人们的生活和工作已经进入到了信息化时代，这也给人们的生活和工作带来了巨大的影响和改变，同时也对广电档案管理工作带来了较大的挑战和冲击[3]。如何在信息化时代确保广电档案管理工作科学、有序地展开，是当下档案管理工作需要解决的问题。在信息技术的支持下，档案管理工作必须加强档案信息资源的建设与整合，不断丰富档案信息资源库，提高其资源的利用率，推动传统档案资源向数字化、网络化转换。

（一）实现档案数字化管理，可以将档案信息更好地保存

档案的管理在推动人类文明的基础上有着至关重要的作用。档案也是人类社会重要的实践产物，是人类文明成果的鉴证。随着数字化时代的到来，人们获得知识的途径变得越来越广泛，更加倾向于通过视频、图文、声音等来获取信息。数字技术的使用可以更好地收集、存储、处理庞大的信息资源库。实现档案的数字化管理和建设，能够促进信息资源的保存，推进陕西广播电视台的快速发展。

（二）实现档案的数字化管理，有利于信息资源储存和整合

将档案管理向数字化发展，可以有效将庞大且复杂的信息资源转化为可度量的大数据，再利于数字模型对这些大数据进行转换和整合处理。数字化技术作为提高档案管理效率和质量的重要手段，能够推动广播电视台加速转型。

（三）实现档案的数字化管理，可以提高档案利用率

加强档案数字化管理，能够让广播电视台相关人员更加便捷、迅速地查阅档案，减少在传统档案查询中翻阅纸质文件时带来的困扰，这种数字化档案的管理能够让工作人员打破时间、空间、地域的限制，从而大大提高档案利用率。

（四）实现档案的数字化管理，能够提高经济效益

广播电视台传统的档案管理模式使用效率低、需要耗费大量人力物力以及时间，这给广播电视台增加了档案管理的人力和经济成本。而数字化档案管理，可以用电子档案代替纸质版档案，不但能够节约档案保存所需要的占地空间和费用，还能最大限度地帮助广播电视台节约人力、物力、财力，从而提升广播电视台的经济效益。

三、广电档案数字化建设与管理的有效策略

（一）不断完善的档案数字化管理机制

在推进档案数字化建设时，要强化档案管理人员的数字化意识和水平，还要不断完善档案数字化机制。首先，需要深入挖掘广电内部的经营发展情况，并且针对国家档案管理相关法律法规展开研究分析，结合实际情况制定符合国家法律规范和广电发展需求的管理机制。其次，完善健全各项管理机制，特别是档案数字化管理制度，有效督促档案管理人员利用信息技术加快对广电内部资料的优化整合，科学处理各类矛盾问题。最后，在档案管理制度的完善中，要明确档案管理工作的重要性，提高档案管理工作人员的管理和责任意识，制定明确的问责制度，使其在开展档案管理工作时能够时刻规范自己的言行，提升管理水平和效率，从而加快档案数字化建设的进程[4]。

（二）加强对档案数字化管理技术的优化

随着网络信息技术的发展，档案管理必须与时俱进，不断完善和优化管理技术，并加强对档案数字化的建设。目前，我国广电系统对档案数字化管理提出了更高的要求，但基于当前制度、技术的滞后性，需要吸纳先进的数字化技术和专业技术人才，对档案数字化管理技术进行不断的优化和改进。首先，广播电视台档案管理部门需要大力加强对档案数字化管理的建设，给予相应的研发和建设资金作为支持和保障，积极汲取先进的信息技术，并对软硬件系统进行优化调整，以确保广播电视台档案数字化建设的设施设备得到优化。其次，在进行广播电视台档案数字化管理建设时，不仅要结合国家制定的相关技术标准和规范，还要结合广播电视台档案数字化管理中出现的具体情况，针对两方面情况来制定出符合广播电视台自身发展需求的技术标准和规范细则，以便能够促进其档案管理模式的进一步优化。最后，加大对相关专业技术人员的引进，加强对现有技术人员的专业技术培训，以便及时掌握市面上先进的信息化技术和设备，打造一支专业性强、综合素质高的档案数字化管理人才队伍，从而提高管理效率和水平。

（三）加强广电档案数字化管理的规范性、统一性

广电要想进一步发展，就要科学合理地利用信息技术，充分发挥档案数字化管理的作用，有效提高档案管理的利用率和管理效率。在进行档案数字化管理时，需要将档案进行统一和规范，以便后期及时查阅。首先，将传统的纸质档案信息进行数字化扫描录入，并对信息资源库进行分类，认真做好接收、整理、分类、鉴定、统计保管等工作。其次，结合广电的具体情况和需求，将所有档案的录入格式进行统一化、标准化，以便档案工作人员提高录入效率和质量。再次，对档案数字化管理设立统一的规范制度，根据档案的来源、档案的类型、档案的存档格式等进行统一规范。最后，还需要加强相关部门人员的法律规范意识，根据规定的程序标准来推进各项档案信息管理工作，最大化地提高档案信息管理工作的效率和质量。

（四）提高数字化技术，加强档案数字化安全防范

随着信息化、数字化技术的不断发展创新，加强对广电档案数字化技术的开发与创新以及安全防范工作，可以促进广电档案数字化管理的安全性、可靠性、保密性。利用信息技术可以将广电档案数字化信息数据库的访问权、下载权、更新权进行有效控制和限制，提高其安全性能。在登录访问广电档案信息管理平台时，还要设置一些操作性强、可进行有效身份验证的步骤和认可信息。这里不仅要对用户的登录名和密码进行验证，还要对其电话号码、口令等进行验证和限制，以确保用户的真实信息，确保档案安全性。与此同时，也可以控制其档案数字化管理平台的访问登录时间，规定只能在相应的时间段内访问登录和查阅信息。还可以对用户和档案信息内容进行分类，不同等级的用户对广电档案信息库的访问权限不同，每个等级的用户所能查阅的档案信息内容也不同。例如，广电档案管理的从业人员，他们能访问的权限就要高一些，相对来说其档案信息的保密程度也要高一些。普通员工的访问查阅权限就要低一些，通常是一些保密性不强的内容。利用这种分层式的档案信息管理方式，可以有效杜绝防范信息的泄露，一旦出现信息泄露问题也能够根据泄露的信息内容追查源头，锁定泄露信息的相关人员，进行相关责任的追究，从而提高档案信息的安全性、可靠性，提升工作人员的保密和管理意识[5]。

总而言之，随着科学技术的飞速发展，网络电视、移动平台等新型传媒形式的出现，推动了数字化信息的广泛使用和推广，这有利于促进数字化信息技术实现其社会价值和经济价值。数字化信息技术目前已经发展成为现代社会中主流的技术种类之一，将其引入到广播电视台的档案信息管理中，有助于实现档案数字化管理的模式，从而提高广播电视台档案管理的质量和效率，全面推动我国广电单位档案管理向数字化、智能化方向的发展。