“十五”以来档案数据工作目标任务及演进

刘志岩

摘 要：文章探究“十五”以来档案数据工作目标任务及演进规律，在对“十五”以来各个五年计划规划中数据工作目标任务进行梳理比较后，指出“十五”以来档案数据工作按照从数据库到档案数据再到数据档案的节律推进，档案数据化、数据档案化和数据能力建设是“十四五”期间档案数据工作高质量发展的核心内容。

关键词：档案数据；目标任务；演进节律

自2001年《全国档案事业发展“十五”计划》提出“完善全国明清档案资料、民国档案资料、革命历史档案资料三个目录中心的数据库建设”[1]的数据工作目标以来，“十一五”至“十四五”全国档案事业发展的各个五年规划均对档案数据工作提出了目标、任务和要求，为规范档案数据处理活动、保护档案数据安全、促进档案数据开发与利用、保护公民个人及组织机构档案数据合法权益提供了参考依据。本文通过系统归纳、梳理、分析“十五”至“十四五”期间全国档案事业发展的各个五年计划规划中有关档案数据工作内容的变化，勾勒我国档案数据工作发展脉络和趋势，探寻档案数据工作演进规律，聚焦档案数据工作核心内容，希望为完善我国档案资源建设和管理提供思路。

一、 “十五”以来我国档案数据工作发展特点及规律

档案数据工作是档案基础性工作之一，始于档案统计、档案数字汇集。本文讨论的档案数据工作特指档案信息化建设中的档案数据库、档案数据、数据档案三个方面。

1. “十五”——单库·起步

所谓“单库”，指单一的目录数据库建设。《全国档案事业发展“十五”计划》中三个目录数据库建设[2]，成为列入档案五年计划规划的第一项具体数据任务，对档案工作、档案学研究意义重大。在档案管理方面，表明“数据工作”已经进入管理层的视线，开始受到档案工作计划规划的规制和指导。在档案学理论研究方面，档案“数据工作”的加入，拓展了档案学研究领域。

2. “十一五”——多库·进馆·灾备

《档案事业发展“十一五”规划》中数据任务分布在信息化、档案移交进馆、安全保管与保护和档案科研四方面。档案信息化方面，数据库建设从“十五”期间单一的“目录库”扩展到“全文库”“多媒体库”等多种数据库。档案进馆方面，全文数据开始成为机关、团体、企事业单位依法按期向国家档案馆移交档案的内容。电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆则标志着进馆档案由单一纸质进入电子、纸质双套制阶段。档案安全保管与保护方面，一是数据安全成为档案安全的组成部分，二是建立数据备份和灾难恢复机制。档案数据工作从数据库阶段，开始进入档案数据阶段。数据存储技术研究纳入规划范围，表明档案数据工作进入应用与研究同步的新阶段。

3. “十二五”——库管·归档·安全

《全国档案事业发展“十二五”规划》中数据任务分布在信息化、档案馆、档案移交进馆三方面。档案信息化方面，再次聚焦“数据库”，强调计算机网络设备和数据库建设，同时要求配备和开发档案数据库管理系统。档案进馆方面，进馆内容上与“十一五”任务相同，仍要求电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆。但涉及的归档机构范围，剔除了企事业单位，只涉及机关、团体。其调整的原因，笔者认为《档案事业发展“十一五”规划》和《全国档案事业发展“十二五”规划》中所说的档案馆，是指地方国家综合档案馆。依照现行法律法规，只有机关、团体须依法向综合档案馆移交档案，而企事业单位没有向综合档案馆移交档案的义务，即便是需要移交，也是向企业事业单位自身档案馆移交。全文数据进馆，事实上就是数据归档。而数据归档之后成为数据档案，全文数据进馆意味着档案数据工作从档案数据阶段进入到数据档案阶段，从档案数据化转向数据档案化。《全国档案事业发展“十二五”规划》中数据任务最大变化有两处：一是档案馆单独成为任务主体和对象；二是任务指向“数据安全”。从档案数据化转向数据档案化，对档案工作來说，丰富了档案来源。在档案学理论研究方面，“数据”的加入，扩大了档案的属概念，如有学者认为“大数据都是档案”，这也对档案界提出了更高要求，使档案界必须更新升级对档案概念的认识并积极思考未来对大数据的监督管理问题。[3]

4. “十三五”——建库·管理·建章

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中数据任务分布在数据库、信息化、档案安全三个方面，较《全国档案事业发展“十二五”规划》略有变化。数据库建设方面，从利用服务需求出发，提出建立国家层面的重点档案文件级目录数据库和专题库。数据库建设从“全”“多”再上一个台阶，进入“精”“专”层面。信息化方面，强调应用、标准、开放。应用指大数据应用，以提高档案馆业务信息化和档案信息资源深度开发与服务水平；标准指制定数据归档标准，以提升电子档案管理水平，档案数据工作进入数据库、档案数据、数据档案同台的新阶段；开放指数据开放。档案安全方面，强调建立档案数据安全管理制度，表明档案数据不再仅仅是档案实体的附属品，而是档案信息的新承载形式。

5. “十四五”——体系·归档·攻关

《“十四五”全国档案事业发展规划》中数据任务分布在治理体系、资源体系、信息化、科技创新四方面。体系建设涉及治理体系、资源体系。治理体系上，一是加强重点领域档案工作监管；二是创新档案业务监督指导方式；三是将数据归档列入档案主管部门与业务主管部门的监督指导范围。三项工作合一说明数据已经成为档案的重要来源，数据档案属于档案的子集。资源体系上，将数据库建设聚焦在专题数据库中的重大历史事件、重大活动、突发事件应对活动三个专项子库上，迈入“专题数据子库”阶段。信息化方面，一是完善档案信息化发展保障机制；二是加强电子文件归档和电子档案移交接收，完善机制、流程，推进数据归档，解决归档难题；三是加速数字档案馆（室）建设。档案科技创新，是《“十四五”全国档案事业发展规划》任务新重点：一是聚焦大数据环境中电子文件与电子档案一体化管理、档案数据治理研究；二是加大结构化数据归档等技术攻关。

总之，“十五”以来档案数据工作目标任务，总体上沿着数据库建设到档案数据再到数据档案的顺序梯次推进。每一梯次又遵循由少到多，由浅入深，由单到多，由多再到专、精的规律。任务与研究互动，点面结合是最大的特点。

二、 “十五”以来档案数据工作目标任务归集、演进、展望

1. “十五”以来档案数据工作目标任务归集

通过对“十五”以来档案数据工作目标任务的梳理，其可以归集如下：《全国档案事业发展“十五”计划》是数据库任务起始，从档案馆目录数据库任务起步，开启档案数据工作新纪元。《档案事业发展“十一五”规划》是档案数据任务起始，数据库工作全面推进，以七项任务爆发式开启档案数据规划。《全国档案事业发展“十二五”规划》是数据档案任务起始，数据库、档案数据工作持续推进。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》是大数据任务起始。大数据以两项任务进入档案数据工作的范畴，成为档案五年规划新的关注点。《“十四五”全国档案事业发展规划》是数据治理任务起始。数据治理以研究性任务第一次进入五年规划体系。档案数据工作除了继续深耕信息化领域，在治理体系、资源体系、科技创新和国家记忆工程上不断拓展。

2. 档案数据工作演进规律

从前述归纳的内容中，提炼出数据库、档案数据、数据归档、大数据、数据治理五个热词。由于大数据在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《“十四五”全国档案事业发展规划》中属宏观性、研究性任务，数据治理在《“十四五”全国档案事业发展规划》中属研究性任务，不具备在全国特别是基层的实际操作性，不宜列入实际任务范围。由此，可以认为“十五”以来档案数据工作主要围绕开始早、数量多、持续时间长的数据库、档案数据、数据归档三个任务关键词展开。表1为“十五”以来各个五年计划规划中数据库、档案数据、数据归档三个任务关键词出现的先后顺序和使用频率列表，可以清晰地看出“十五”以来档案数据工作具有“起始有先后、前后有叠加、内容有变化”的规律。

（1）起始有先后。从各任务关键词出现的时间看，“十五”以来档案数据工作任务，是遵循数据库到档案数据再到数据归档（数据档案）的先后顺序递进式开展。之所以首先是“档案数据库”进入五年规划，笔者以为，一是档案工作实践的需要。档案信息化建设工作实践始于档案管理，而档案管理离不开目录检索，因而档案目录数据库建设进入五年规划成为必然。二是档案数据库的概念含义较明晰且学界对档案数据库建设统一规划多有研究探讨。如早在1992年冯惠玲、李华就指出：“档案数据库建设无统一规划。”[4]而此时数据档案和档案数据的概念含义并不清晰。虽然1981年就有学者提出：“数据档案是科技档案的一个重要组成部分，是科技档案的主要内容之一。”[5]但这与现在的数据档案概念有相当大的差异。档案数据与数据档案真正进入五年规划则是档案信息化建设由档案管理层面进入到档案信息层面实践需要的结果。档案数据概念成熟于对计算机加工处理档案信息，即传统载体档案数字化的认识；数据档案概念成熟于对计算机产生的数据归档，即数据档案化的认识。这既符合新事物发展的规律，也符合对新事物认识的规律，也是档案工作实践的实际反映。

（2）前后有叠加。“十五”以来档案数据工作任务，遵循数据库、档案数据、数据归档（数据档案）、大数据、数据治理的先后顺序展开，但相互之间没有明显的阶段性划分。先出现的任务关键词在后面的规划中与后出现的任务关键词并存，相互有叠加。因为对这些内容的认识也是一个逐步的过程，这一过程并不是泾渭分明的，而是相互叠加、逐步深入。

（3）内容有变化。从档案规划任务内容来看，整体上是在不断充实变化中发展。以数据库任务为例，从目录数据起步，经过全文数据库、多媒体数据库，到专题数据库，再到专题数据库中的专项数据库。类型逐步增加，内容逐渐丰富。伴随档案数据任务的良好延续性，档案五年规划中的数据任务总量呈现出明显的上升趋势。数据档案逐渐成为档案的主要形式之一，档案数据工作也逐渐成为档案工作的重要任务。档案大数据、档案数据治理内容也在不断变化充实。

3. 档案数据工作展望

遵循档案数据工作演进规律，聚焦档案数据工作核心内容，是档案事业高质量发展的重要保障。通过对“十五”以来档案数据工作目标任务梳理归集，总结演进规律，在厚植资源、优化管理、高效服务的愿景下，档案数据工作应重视“一库两化三能”全面發展。“一库”指数据库建设，“两化”指档案数据化和数据档案化，“三能”指档案资源整合能力、档案服务能力和档案治理能力。

（1）数据库活力不减。数据库建设是档案数据工作基本建设，将是一个长期甚至永久性的工作，随着国家经济社会发展对档案工作的需求和数据库技术更新发展而不断扩充。需要有长期作战的心理准备及充足的人力、物力、财力准备。

（2）档案数据化持续推进。档案数据源自存量档案的数据化，是档案信息化进程中的主要任务之一，工作较为繁重，存量纸质档案目录数字化、全文数字化是一个长期持续的过程。

（3）数据档案化方兴未艾。数据档案源自增量数据的档案化。在数据成为档案重要来源的今天，对档案工作全流程各环节发起挑战，需要推进各级各类档案馆与其职属范围内的业务系统实现无缝对接。而档案数据化与数据档案化整体上又反映出档案馆的资源建设与整合能力。

（4）大数据应用提升服务体验。大数据应用依托档案数据库建设和档案数据化与数据档案化两极“加持”，反映出档案工作者应用新技术与提供档案服务的能力。提升大数据应用能力，可使利用者无论何时、何地、何处都能快速准确查阅所需档案信息，大幅提升利用者的服务体验。

（5）数据治理推动转型升级。档案数据治理是指档案部门、社会组织和公民等多元主体协同合作，依据一定的法规标准，充分利用大数据等现代信息技术，对档案数据生成、收集、管理、存储、利用整个生命周期进行科学规范的全程管理，挖掘档案数据价值，满足社会利用需求，实现档案数据善治的活动和过程。[6]其既是档案数据工作的重要环节，也是档案治理的组成部分。档案数据治理能力的提升，将有效推动档案事业转型升级。

注释与参考文献

[1][2]全国档案事业发展“十五”计划[N].中国档案报，2000-12-14（001）.

[3]何嘉荪，谭建月.档案概念再认识——大数据引起的思考[J].档案与建设，2017（8）：4-6，10.

[4]冯惠玲，李华.档案工作现代化的重大课题——论档案计算机检索的数据准备[J].档案学通讯，1992（1）：41-45.

[5]汤其强.谈谈数据档案[J].档案工作，1981（3）：19-20.

[6]金波，杨鹏.大数据时代档案数据治理研究[J].档案学研究，2020（4）：29-37.