高职大学生公寓管理信息系统设计及功能分析

李慧婷

（德州职业技术学院 山东省德州市 253034）

近些年来，随着高职院校不断扩招，在校学生人数也是越来越多，在此背景下对学生的管理也成为了需要重视的问题，尤其是在学生公寓管理方面，传统的人工管理已经无法保证学生公寓管理工作的正常运行。为了实现对学生更好的管理，高职院校需要积极建设起安全性、实用性、完善性更高的公寓管理信息系统，这样一来能够减少人工管理的时间和成本，且更好的提高管理的效率。

1 高职学生公寓管理信息系统的设计意义

高职院校是我国开展职业教育，培养职业人才的重要场所，学生作为高职院校的主要服务对象和管理对象，学生在校的三年间除了学习活动外，生活上的活动场所主要集中在学生公寓中，于是为学生提供良好的生活环境也成为学校的重要工作和责任。近些年来随着我国高职院校的发展和扩招，学生人数也呈现直线上升的趋势，学生人数大量增加下也对传统的学生公寓管理工作带来了一定的冲击，在很大程度上加大了公寓管理的难度。在信息技术不断发展的背景下，设计出适合高职公寓管理的学生公寓管理信息系统，不仅能改变传统公寓管理方式中管理成本高的现状，还能节约管理时间，并提高管理效率，从根本上实现对学生公寓的现代化和科学化管理。

2 高职学生公寓管理信息系统的设计及功能分析

2.1 系统设计

2.1.1 设计原则

高职学生公寓管理信息系统，采用的是B/S结构的应用服务器，此服务器的优点众多，为了发挥其优势需要不断的扩大并挖掘其应用深度，所以说在设计系统时要用先进有效的结构，让系统能设计的更加符合管理者和学生的需求，因此在设计学生公寓管理信息系统时必须要遵守以下原则：

（1）实用性。对于任何一个信息系统来说，实用性是系统设计的必须原则，如果一个系统不能给用户完成任何事，那么只能说这个系统只是摆设而已。

（2）安全性。学生公寓管理信息系统主要是在网络中进行运行的，再加上网络上存在很多不安全的因素，因此该在使用系统的过程中必须要注意网络、用户、数据和系统的安全性。

（3）适应性。一个系统的好坏与否，在很大程度上要看这个系统在使用过程中的适应性，如果系统在离开了原本的网络环境下就无法运行，那么就代表这个系统在使用方面存在一些局限性，对于一款好的系统，必须要进行不断的完善和不断的适应，才能保障系统的扩展使用。

2.1.2 设计目标

高职院校中设计学生公寓管理信息系统，主要是为了减少人工管理的工作量，节约管理成本和时间成本，高职学生公寓管理人员能够通过登录系统后，采集管理系统，并随时查询公寓的实际情况，以及公寓的管理和访问信息，这样一来便能够对各种公寓管理数据进行管理和处理，还能够根据不同的查询条件，对相关信息进行进一步的查询，这样一来从根本上减少了公寓管理方面财力和人力的投入。设计出的高职学生公寓管理信息系统，不仅操作简单，而且系统功能更加强大，适用于各类高校的学生公寓管理。

2.1.3 功能需求分析

本系统广泛适用于高等院校、中学、职校、技校等单位用于学生宿舍、公寓的信息化管理工作。包括学生基本资料管理（含相片信息）、寝室财产管理、寝室号自动生成、住宿缴费管理、来访管理、学生夜归管理、请假离校和毕业离校处理、信件快递收发管理、电费管理、水费管理、空房统计、调房管理、违纪管理、卫生管理、货物出楼管理以及以上数据资料的修改查询、打印导出等等。

2.1.3.1 管理员系统功能

人员信息管理：管理学生和管理员账户的信息，修改更正账户信息，维护账户安全和有效性，删除过时账户。

宿舍信息管理：添加宿舍楼和宿舍的具体使用信息，保证资源与实际使用情况的一致。

宿舍安排管理：将学生安排入住到宿舍的信息录入和管理，同时修改宿舍资源的使用情况。

违纪信息管理：管理员将一些同学的住宿违纪行为录入系统，予以警示，必要时可以取消其入住资格。

维修信息管理：管理员查看学生提交的需要维修的信息，及时处理维修情况，保证宿舍正常使用。

意见信息管理：学生会将住宿的意见反映给管理员，管理员在此查看意见信息反馈给学校管理人员予以解决。

公告信息管理：此模块用于发布管理方面的一些通知信息，方便学生查看和了解公告。

出入信息管理：对于学生贵重物品，离校情况以及来访人员需要录入登记详细事由，以防发生什么安全隐患后可以方便调查。

如图1所示，为管理员视角的功能实现图。

图1：管理员视角的功能实现图

2.1.3.2 学生系统功能

个人信息管理：学生需要维护自己的账户信息准确，经常更换账户密码，以免账号被盗。

违纪信息管理：学生可以查看到自己是否有违纪情况被管理员记录在案。

维修信息管理：学生提交需要维修的具体维修信息，查看维修信息处理情况。

意见信息管理：学生在此编辑自己的意见问题，提交反馈给管理员查看。

查看公告信息：学生查看管理员的公告，了解管理员重要的通知信息，保证信息的高效传播。

2.1.4 设计结构

高职学生公寓管理信息系统的模块功能结构图，主要从日常管理、系统管理、系统参数等模块阐述了系统的各个结构，并根据设计的原则和目标，一一描述了系统下的不同模块，且不同模块的不同功能。详情见图2。

图2：学生公寓管理信息系统的模块功能结构图

2.1.4.1 日常管理

学生公寓管理信息系统的日常管理模块的功能如下。

（1）新生入宿：在公寓系统的管理模块中，新生入宿是一个比较重要的部分，当高职学生来校报到之后，就可以到公寓管理处进行登记，公寓管理人员就能够通过新生入宿功能在信息管理系统中录入学生的基本信息，包括公寓信息、姓名、性别、电话、学院、专业、年纪、班级等，从而确定新生入住，在信息管理系统设计时要充分考虑到SAAS技术原则，全面提高新生的入住体验。

（2）在宿学生管理：全面并统一对宿舍学生进行管理，包括学生宿舍信息、毕业时或中途迁出、灵活查询信息等功能。

（3）来访登记：来访登记功能主要用于对公寓外来访客的信息进行登记，主要包括来访人的姓名、访问时间、身份情况，还包含了受访者的姓名、信息等。在信息管理系统的日常管理模块中，会对访客来访的时间和离开时间，自动填写为录入信息的时间，从而能够有效保证录入信息的准确性，更减少了人员采集信息的工作量，最高程度的提高了管理效率。

（4）来访记录管理：来访记录管理功能主要是用于对外来访客人员信息的修改、删除等操作，并能够通过来访记录管理功能在多种情况下进行有效查询。

（5）添加扣分记录：在管理信息系统设计的前期，了解到在学生宿舍的日常管理中，可以添加扣分记录功能，更有效激发学生对宿舍环境的管理。对每个宿舍的日常情况进行评分，其中主要包括卫生打扫、守纪遵章等项目，并让管理人员随时记录宿舍的表现得分情况，信息中还包含了公寓房间号、扣分及原因、得分值、得分原因、检查日期等，根据每个宿舍在当月的得分情况，可以奖励表现良好的宿舍。

（6）扣分记录管理：在扣分记录管理功能中，能够对管理信息系统中已经录入的宿舍扣分记录进行修改、删除、查询等操作。

（7）每日一记：该功能是公寓管理人员的每日值班记录，记录内容主要包括当天值班的人员、天气、日期、内容等。

（8）值班记录管理：该功能主要是提供对值班记录的修改、删除、查询等功能。

2.1.4.2 系统管理

学生公寓管理信息系统中系统管理模块的各项功能如下。

（1）公寓楼管理：公寓楼管理功能中主要是实施对公寓楼的管理，这是公寓管理信息系统在工作管理前必须进行的一项工作，公寓楼管理功能中能够全面添加公寓的各种信息，包括公寓楼名称、层数、其他信息等，在管理功能模块中可以有效修改并删除公寓楼信息，也可进行查询。

（2）房间管理：在添加管理公寓这一部分之后，随后可以对公寓房间进行进一步的管理，其中先添加房间的房间号，主要是用于新生在入住后添加的房间号的操作，可对房间号进行添加、修改、删除、查询等。整体上来讲，房间管理中添加房间就是选择好公寓的楼层和房间后，在房间管理功能中输入房间中各人员的信息，然后对房间信息进行修改，并根据实际入住的情况，让宿舍管理人员进行全面管理，让他们能够更快速和简单的找到对应的房间信息，并通过多种途径的查询，能够直接查询到公寓房间中共住了几名学生、公寓楼层、公寓房间号、公寓空床的床号等。

（3）学院管理、专业管理、年级管理：这三项功能也是管理信息系统中的重要功能，在系统当中添加学生的学院信息、专业信息和年级信息，能够更好的对学生进行管理，更完善了学生的信息，规范了系统数据的格式，也便于更好的管理。

（4）管理员管理：管理员管理功能是对学生公寓管理信息系统的使用者进行管理，在该功能中，能够对管理人员进行全面的管理操作，比如修改、添加、删除等，而且宿舍管理人员也能够通过管理员管理功能来设置登录管理的权限。

2.1.4.3 系统参数

服务器参数和空间占用量：这两项功能主要是用来检测学生公寓管理信息系统的服务器参数的情况，将检测到的参数数据供给公寓管理员进行参考。

2.2 系统数据库设计

在公寓信息管理系统中，模型是管理系统的基础，通过建模能够来把复杂的信息简单化描述，这样一来能够让管理信息系统的结构变得更加简单。管理信息系统在设计中重视数据库的设计，通过描述用户的需求来与用户之间进行不断的交互，从而建立起完整的数据模型，完成对管理信息系统的数据处理和数据储存。

2.2.1 数据库表设计

学生公寓管理信息系统比较复杂，在数据库设计过程中必须要考虑到系统的实际发展需要，并在设计中必须要让数据库模型能够满足学生的管理需求，模型除了能够反映各个子系统的静态信息之外，更需要反映出一些动态信息。根据学生公寓管理信息系统中数据库的设计原则和特点，进一步设计出符合系统的数据库表结构，包括公寓信息、操作员信息、学生信息等。

3 高职大学生公寓管理系统主模块结构设计

3.1 公寓管理系统查询模块功能

这一模块要让学生在入住后，在数据库中及时存入学生的入住信息，按照输入条件可以进行查询。针对学生信息表，能够结合学号姓名来查阅相关信息，对于公寓楼信息表，也可以输入公寓楼号进行查询，及时掌握学生入住情况。针对宿舍信息表，可以输入楼号和公寓寝室号来查询，了解公寓中的借物情况、水电使用情况等。

3.2 公寓管理系统信息维护模块体系设计

针对学生的信息进行采集，在数据库中存储，在需要修改的情况下，可以及时人工添加和删除，也可以进行信息修改和更新，为管理员和用户查询提供可靠依据。在该模块设计中，需要解决一些技术性的问题，要有效将VB和SQL Server数据库对接，需要通过ActiveX控件中的Adodb连接，设置数据库类型，选择相应的服务器名，和访问时使用的用户名及密码，做好相应的数据库名设计，这样就可以实现有效的数据库连接了。其次，需要保证输入的信息能够在数据库中有效存储，可以通过ActiveX控件使用，设置相应的属性，建立起其和数据库的有效连接，在借助相关程序，存入数据库，进行数据的刷新操作。因为刚输入的数据在数据库中还没有显示出来，所以在进行数据预览前，进行数据库案件信息添加，对程度实施单步操作，在预览之前进行参数刷新，这样可以确保这一问题解决。

4 高职学生公寓管理信息系统的实施和应用

高职学生公寓管理信息系统是否能顺利实施和应用，不仅是依赖于信息技术的支持，而需要在系统实施应用过程中制定严格的管理标准来保障系统的合理应用。

4.1 系统实施

学生公寓管理信息系统按照系统运行环境、程序编写调试、系统改造使用等进行慢慢的实施。

（1）系统运行环境。按照系统的设计原则和设计需求，准备好计算机软件设备和硬件设备，并全面搭建好系统在运行过程中所需要的软件平台和硬件平台。

（2）程序编写调试。系统的程序设计是按照系统的设计要求来确定的，程序员按照设计的要求和规定，运用编程语言来实现对各个子系统、子模块的编程工作，在编写完成后还需要进一步进行程序调试，从而发现在程序内隐藏的各种问题，并进行及时的解决。

（3）系统改造使用。这是该系统实施的最后一项任务，主要包括准备数据、数据编码、设置参数、录入数据等多项工作，在系统正式使用之前，必须要经过一段时间的试运行，从而判定系统是否存在问题。

4.2 系统应用

学生公寓管理信息系统，是对住校高职学生在公寓内的有效管理，主要包括打扫卫生情况、奖惩情况、夜间归寝情况等信息，并且能够对统计到的数据进行全面的处理和分析，从整体上形成一个管理链，将学生在公寓内的管理融合为一个整体，从而完成公寓管理信息的工作。管理信息工作是一项漫长又复杂的工作，不能求快、但求准，更需要按照一步一步的工作程序来进行管理，学生公寓管理信息系统的应用中，主要是采取积极的管理方法，改变了管理模式，从而进行全面的管理应用。该系统以实用性、安全性、适用性等基本原则，结合学生的实际情况，选择了合适的技术进行管理，在节约管理成本和时间的基础上更加注重管理的实用性，这样一来能够在系统应用过程中避免出现管理不当的现象，所以说该系统在逐渐投入过程中，逐渐完善、逐渐应用，并在不断的应用过程中积累对高职学生公寓的管理经验，从而更好的提高高职学生公寓管理信息系统的水平。