大数据背景下档案数据安全存储及管理策略

边颖

摘  要：大数据技术应用于档案建设管理中，可以在档案管理中起到积极的辅助作用，最大化地将档案信息资源的价值发挥出来。 结合当前的大数据背景，该文对档案管理中规范化建设的必要性进行了简单分析，在阐述当前档案规范化建设面临的新要求的基础上分析了当前建设中面临的几个方面的问题， 基于此提出规范化建设的对策，为当前大数据背景下提高档案管理的规范化、信息化程度提供参考依据。

关键词：大数据背景;档案数据安全存储

引言

随着数字化时代的发展，数据信息化对档案管理工作发挥着越来越重要的作用，社会各界也逐渐重视综合档案的信息化管理，合理利用综合档案资源能够为社会各类工作和活动的开展提供有效的基础信息资源。社会各界的综合档案采用信息化管理方式，能够为社会的发展建设提供有力保障，而社会各界要想使综合档案资源的管理更加科学、有效、规范，就必须在数字化时代的发展背景下，加强对社会各界综合档案管理信息化的建设。

1档案的规范化建设中面临的问题分析

1.1档案的规范化建设中相关机制不完善

在档案的管理中， 有的人员对档案的规范化建设缺乏全面的认识、还不够重视，一直存在档案的规范化管理工作的实施应该由档案部门内部来落实的思想， 对档案规范化管理方面需要的资金及技术投入不足，基础设备方面的建设比较滞后，加上相关人员的专业技术水平不高， 致使档案规范化管理工作难以取得明显的进展。有的档案部门缺乏协同意识，在推进规范化建设过程中缺乏与其他相关部门的联系及合作，导致收集的档案信息零散、时效性不强，加上归档分类不及时等， 对后期档案信息的规范化整理不利。 目前不少单位未建立起完善的档案管理体系，在大数据背景下未积极主动去适应、不能为信息化档案规范化管理制度体系的构建提供支持，导致工作开展中相应的依据不足而影响规范化建设的进程。

1.2档案管理的数据分析和信息化建设不足

一些档案管理部门在实施档案的规范化建设过程中，虽然引进了必要的基础设备及技术，但是由于存在不重视信息化建设、 管理人员思想观念落后等问题，档案的规范化建设及管理进程缓慢，引进的先进设备难以发挥出相應的作用。 有的档案管理部门在整合资源信息方面能力不强， 难以深度挖掘出档案资源中的深层次信息， 对档案部门服务能力及水平的提高不利。当前大数据时代背景下 5G 技术得到了快速的发展， 未来档案管理部门为大众提供服务方式主要往电子服务方向发展，部分信息化、规范化建设还比较落后的档案管理部门难以适应此种发展趋势，与经济社会发展的需求不相适应， 势必会大大降低档案管理部门的服务能力及水平。

1.3档案信息化人才短缺

在社会各界开展综合档案管理信息化建设工作的过程中，信息化专业技术人才是建设的必备因素之一。然而当前社会各界在进行综合档案管理信息化建设时，具备专业信息化技术以及计算机技术的人才较少，使档案信息化建设的工作无法正常开展。很多原有的综合档案管理人员，在入职档案管理岗位前没有接受过专业的信息化技术以及计算机技术的培训，缺少对信息化技术的认知，更严重的是，许多社会团体或组织在社会的综合档案管理中，聘用知识水平较低、年龄较大的员工作为综合档案管理部门的管理人员，整个档案管理部门只有极少部分人懂得基本的计算机或者信息化的相关知识，导致档案管理信息化建设的进程缓慢。

1.4综合档案管理信息化建设缺乏安全性

由于部分社会团体或组织在综合档案管理信息化建设中，出现信息化网络不完善、信息化手段落后、信息化专业建设人员不足等问题，导致社会各界综合档案管理信息化建设中的综合档案信息资源缺乏一定的安全保障。与传统的纸质形式保存方法相比，信息化的综合档案管理工作需要满足更多条件，以保证信息化管理工作的正常运行。综合档案管理信息化除了要重视对综合档案资源的保护，还要重视对综合档案信息资源的安全建设。然而许多组织或团体在建设过程中忽视了综合档案信息化的安全建设，综合档案资源的数据易被人篡改和删除，影响了社会各界综合档案资源的完整性，阻碍了综合档案信息管理化的建设进程。

2档案管理规范化建设的对策

2.1构建大数据档案管理模式

大数据时代下，档案管理人员应不断更新工作习惯和方法，寻找获取和管理档案信息的新方法，使档案管理方式多样化，明确档案管理的工作方式。作为具体管理任务的一部分，档案管理人员应制定工作计划，积极开发全面的数据管理模式，并为合并和处理档案信息制定严格的标准。此外，通过对相关数据实施精细结构化管理，计算机的计算能力不断提高，从而可以高效地处理大量文件信息。为了进一步细化档案管理，最大限度地发挥档案信息实际处理的有效性，受影响的部门必须尽可能改进系统。为了规范和提高档案管理的效率，受影响的地区还应更加致力于执行档案管理任务，并不断提高档案管理人员的责任意识，以便创造良好的职业生涯，从而能够更好地应对档案管理任务。

2.2提高档案数据质量

在对档案文件进行数字化时，应严格控制质量，确保文件数据的真实性，提高文件信息的准确性。档案管理的软硬件设备应不断更新，以确保大量数据客观、真实、准确，并能够清晰地再现档案管理所需数据的基本状态。第二，在数字化文件的时候，你要优化文件转换，让文件转换更高效，尽量减少文件数字化误差。它还加快了文件数字化的速度，改进了文件清理的基础，确保了法规遵从性以及适当和规范的文件管理，验证了审查文件管理操作的基础，并提高了文件管理的标准化。最后，创建一个无缝的文件管理任务链，加强文件管理质量标准，制定更完善的文件管理方法，细化文件管理的各个方面，提高对文件管理的问责和质量的认识。

2.3提高建设人员的信息化建设意识

在社会各界的综合档案管理信息化建设中，提高管理人员的信息化建设意识极为重要，只有管理人员的信息化建设意识得到提高，社会各界的综合档案管理信息化建设工作才能够顺利开展，并持续向前发展。促进管理人员综合档案管理理念的转变，使他们能够从传统的综合档案管理理念向信息化综合档案管理理念转变，从而实现社会综合档案管理的信息化建设目标。

2.4建立可行的综合档案管理信息化网站

网站是人们在互联网畅游中经常使用的信息查询工具，因此，社会各组织应该建立可行的综合档案管理信息化网站，为各组织综合档案信息的上传和查询提供一个有效的媒介，使群众能够在网站中快速、便捷、准确地查询到所需要的相关档案信息，帮助人民群众更加全面地了解社会的发展等信息，提高综合档案资源的利用价值[1]。

2.5强化档案数据安全

在大数据的背景下，不仅关乎文件的有用性，还关乎文件管理的安全性。应仔细分析与档案数字化相关的风险，特别是加强数据库建设、监测档案信息、建立档案信息预警机制、及时控制转移档案时的风险以及优化档案数据的风险评估[2]。

结束语

大数据时代， 信息数据使得档案管理工作更加复杂化， 档案管理工作面临着各种问题与挑战。而基于大数据技术的档案管理模式，处理方式发生了巨大的改变， 与传统管理方式相比有着显著的不同， 这对档案管理人员也是一种全新的挑战。 因此， 档案管理人员要积极掌握和探索现代化管理手段，更好地应对新时代下的档案管理工作[3]。

参考文献：

[1]钟小梅.大数据背景下档案数据安全存储及管理策略[J].现代企业，2022（04）：23-24.

[2]郑盛楠.大数据背景下档案规范化建设研究[J].文化创新比较研究，2022，6（04）：106-109.

[3]王林娜，孙智宏.大数据背景下的档案数据安全存储与管理[J].教育教学论坛，2018（29）：14-15.